クラウドPBXが大企業に選ばれる理由とは？7つのメリットと選び方
社員のスマホがビジネスフォンの代わりになり、電話業務の効率化につながる「クラウドPBX」。
中小企業をはじめあらゆる規模の会社が導入を進めていますが、実は大企業こそクラウドPBXを導入すべきです。
国内外に複数の拠点を持つ大企業にとって、通信費の削減や業務効率のさらなる向上につながるなど、多彩なメリットがあります。
本記事では、大企業がクラウドPBXを導入するべき理由を、選び方のポイントや導入時の注意点とともに解説します。
この記事のもくじ
大企業も導入を進めるクラウドPBXとは？
個人事業主から大企業まで、あらゆる規模の企業が導入を進める、新しい電話サービス「クラウドPBX」。
クラウドPBXとは、クラウド上に構築したPBX（主装置）を利用して通話・通信を行うサービスです。
従来のビジネスフォンのようにオフィス内にPBX（主装置）を設置する必要はなく、インターネット環境さえあればどこでも利用できます。
また利用できる端末は電話機だけではなく、スマホ・タブレット・PCなど豊富。
さらにビジネスフォンの基本機能の他に業務効率化につながるさまざまな便利機能が使えるなど、利便性の高さが注目されています。
主に中小企業やスタートアップ企業が利用するイメージのあるクラウドPBXですが、実は国内外に複数の拠点を持つ大企業こそ導入するべきです！
本記事を通して、業務効率化やコスト削減につながるクラウドPBXの魅力をお伝えしますので、どうぞ最後までお読みください。
なお、クラウドPBXの基本情報を詳しく知りたい方は「【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説」をご覧ください。
従来型のビジネスフォンとの違いについては「クラウドPBXの構成図・仕組みを解説！従来型との違いやメリットは？」でも詳しく説明しています。
大企業がクラウドPBXを導入する7つのメリット
大企業がクラウドPBXを導入するメリットとして、以下の7つが挙げられます。
- 工事不要×BYODで導入が容易
- 国内外の拠点間が内線通話になりコスト削減
- 在宅ワーク・リモートワーク推進に最適
- 事業環境の変化や従業員の増減に柔軟に対応可能
- 業務効率化につながる便利機能が充実
- 管理者・経理担当者の負担軽減
- BCP対策として効果的
ここでは、それぞれのメリットを詳しく解説します。
工事不要×BYODで導入が容易
1つ目のメリットは、工事不要×BYODで導入が容易であることです。
クラウドPBXは、PBX（主装置）の設置や電話配線の必要がなく、大規模な工事が不要のため導入までのスピードが速いのも魅力です。
また、BYOD（社員が個人用の端末を業務利用すること）で、社用スマホ・PCの貸与が不要に。
社員にとっては複数台の端末を持ち運ぶ必要がなくなり、企業にとっては端末購入や維持にかかる費用を抑えられるメリットがあります。
導入がスピーディかつ低コストなクラウドPBXは、大企業にとっても導入しやすいサービスだといえるでしょう。
国内外の拠点間が内線通話になりコスト削減
2つ目のメリットは、国内外の拠点間が内線通話になりコスト削減につながることです。
従来のビジネスフォンでは、支社・支店ごとにPBX（主装置）を設置し、主装置と接続した専用電話機同士でのみ内線通話が可能でした。
クラウドPBXの場合は、PBX（主装置）がクラウド上に構築されているため、物理的に場所が離れていても無料で内線通話ができるようになります。
専用アプリをインストールした端末であれば、拠点が異なるオフィスや外出先でも内線扱いとなり通話料はかかりません。
またサービスによりますが、海外に対応している場合は、海外支店とも無料の内線通話が可能です。
国内外に複数の拠点を持つ大企業の場合、クラウドPBXを導入することで、拠点間の通話・通信費を大幅に削減を期待できます。
在宅ワーク・リモートワーク推進に最適
3つ目のメリットは、在宅ワーク・リモートワーク推進に最適であることです。
昨今の「働き方改革」や新型コロナウイルス感染拡大を機に、在宅ワーク・リモートワークを取り入れる企業が増えています。
しかし、スタッフ間のコミュニケーション不足や勤怠管理が難しいなど課題が多く、実現できない企業も少なくありません。
クラウドPBXは、インターネット環境さえあればスマホ・PCながビジネスフォンとして使えるようになるため、在宅ワーク・リモートワークの推進に最適です。
場所を問わずに利用できるクラウドPBXは、オフィス外で働くスタッフとも無料の内線通話が可能で、気軽にコミュニケーションが取れます。
また勤怠管理ツールやグループウェアなど便利機能を活用することで、必要な情報を共有し効率的に業務を進められます。
事業環境の変化や従業員の増減に柔軟に対応可能
4つ目のメリットは、事業環境の変化や従業員の増減に柔軟に対応可能なことです。
経営状況に応じて、事業の拡大・縮小や移転など何らかの変化が生じるケースがあります。
そのようなときでも、クラウドPBXは特別な機器の設置・撤去の必要がなく、業者を呼ばずに柔軟に対応できます。
また従業員の増減に関しても、社員の端末にアプリをインストールするだけなので、新たに端末を購入する必要はなし。
さらに移転時には会社の代表番号がそのまま使えたりと、クラウドPBXは経営状況に合わせて柔軟に対応できる点が大きなメリットです。
業務効率化につながる便利機能が充実
5つ目のメリットは、業務効率化につながる便利機能が充実していることです。
クラウドPBXには、従来のビジネスフォンに備わっている基本機能に加えて、クラウドを活かしたさまざまな便利機能が使えます。
これらのほかにも、複合機なしで使える「ネットFAX」や顧客情報を画面に表示させる「CTI」など、ビジネスをサポートするさまざまな便利機能があります。
クラウドPBXで利用できる機能や便利な使い方を知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
管理者・経理担当者の負担軽減
6つ目のメリットは、管理者・経理担当者の負担軽減につながることです。
たとえば「Web電話帳」を活用することで、電話番号・顧客情報・名刺データなど、大量の情報をクラウド上で一括管理できます。
社員それぞれが管理するとミスが起こりがちな顧客情報の管理も、効率的かつ正確になり、トラブルを防ぐことができるでしょう。
またクラウドPBXの導入は経理担当者の負担軽減にもつながります。
たとえば従業員に携帯電話を貸与またはBYODを採用する場合、業務とプライベートでの利用分を請求書や明細で確認しなければなりません。
しかし会社番号で発着信できるクラウドPBXなら業務利用分が自動的に会社へ請求されるため、経理業務も効率化が実現します。
BCP対策として効果的
7つ目のメリットは、BCP対策として効果的であることです。
BCP（事業継続計画）とは、災害など緊急時に損害を最小限にとどめ、重要な業務を継続できる計画・対策を立てること。
たとえば地震によりオフィスがダメージを受けても、クラウドPBXはインターネットを利用したサービスであるため、電話業務を継続できる可能性が高くなります。
また専用アプリをインストールした端末はビジネスフォンとして使用でき、インターネット環境下にある社員間の連絡が途絶えることはありません。
大企業がクラウドPBXの選び方で失敗しないためのポイント
クラウドPBXの提供事業者は数多く、サービスの品質や内容もそれぞれです。
ここでは、大企業がクラウドPBXの選び方で失敗しないためのポイントを、大きく4つに分けて解説します。
実績豊富でサポート体制が万全かチェックする
まずは、必ず実績豊富でサポート体制が万全かチェックしましょう。
導入実績が豊富な事業者は、使い勝手がよく信頼できるサービスを提供していると期待できます。
自社と類似する企業への導入実績があれば、経験やノウハウをもとに的確な提案をしてもらえるかもしれません。
また、導入後のサポート体制を確認しておくことも大切です。
万が一のトラブル時に迅速な対応をしてもらえないと、電話業務が滞ってしまい、取引先からの信頼を失うことにもなりかねません。
大企業として積み重ねてきた信頼に傷をつけないためにも、万全なサポート体制を提供する実績豊富な事業者を選びましょう。
通話品質・音質が高く快適に使えるかチェックする
大企業がクラウドPBXの選び方で失敗しないために、通話品質・音質が高く快適に使えるかもチェックしましょう。
IT技術の進歩や5Gの導入により、クラウドPBXの音声品質は従来のビジネスフォンと同等またはそれ以上のレベルにまで進歩しています。
しかし実際の通話品質・音質は、提供事業者と利用場所のインターネット環境により差が出ます。
通話中に音声が途切れるような場合は、業務に支障が出たり顧客からのクレームにつながったりするリスクがあるため注意が必要です。
クラウドPBXのなかには、トライアルで実際に通話品質や使用感を体験できるサービスもあるため、積極的に活用するとよいでしょう。
複数の社員に実際に使用してもらい、フィードバックを参考にしながら自社に適したサービスを選びましょう。
企業の規模に見合った料金設定かチェックする
さらに、企業の規模に見合った料金設定かチェックすることも大切です。
オフィス内にPBX（主装置）など機器の設置を必要としないクラウドPBXは、従来のビジネスフォンと比較して初期費用を抑えられるメリットがあります。
しかし、月額料金などランニングコストが発生するため、実際にかかる費用をシミュレーションして比較検討することは大切です。
クラウドPBXは、導入規模や利用する機能、プランに応じて価格帯が変動する場合もあります。
よって自社と同規模の企業の導入実績などを参考にしながら、適切な料金設定で費用対効果が得られるサービスかを確認しましょう。
業務に必要な機能が備わっているかチェックする
そのほか、業務に必要な機能が備わっているかチェックすることも大切です。
前述のとおり、クラウドPBXには従来のビジネスフォンの基本機能に加えて、業務効率化につながる多数の便利機能が備わっています。
ただし、機能の種類や内容は提供事業者によって異なるため、事前に必要な機能が利用できるか確認することが必要です。
クラウドPBX事業者によっては、必要な便利機能が標準装備されている場合と、有料オプションになっている場合があります。
また、同じ機能でも使用感や内容が異なるケースがあるため、詳細を把握しておくことも大切です。
導入後に「この機能が使えず困った」「思っていたのとは違う」と後悔することのないよう、業務に必要な機能の確認も忘れずに行いましょう。
大企業がクラウドPBXを導入する際の注意点
大企業が実際にクラウドPBXを導入することに決めた場合、いくつかの注意すべきポイントがあります。
ここでは、クラウドPBXを導入する際の大企業ならではの注意点を大きく3つに分けて解説します。
一気に切り替えは危険！段階的な導入の検討を
大企業が従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ切り替える際は、一気にではなく段階的な導入を検討しましょう。
業務が多岐に渡る大企業の場合、社内の電話システムを一気にクラウド化するのは大きな負担になると考えられます。
予期せぬ不具合が生じると、対応に追われて業務に支障が出る恐れも。
クラウドPBXは、スモールスタートに適したサービスでもあるため、はじめは既存設備と併用しながら切り替えを進めていくことも可能です。
たとえば営業部門やカスタマーサービスなど、特に電話業務を改善したい特定の部署からクラウドPBXへ切り替える方のもよいでしょう。
今の電話番号が使えない場合も？引き継ぎ可能か要確認
大企業がクラウドPBXを導入する際は、電話番号の引き継ぎが可能であるかを確認しましょう。
既存電話番号を引き継げるかは条件によりますが、基本的に、NTT東日本／西日本で取得した電話番号の引き継ぎは可能です。
ただし、機器の設置など不要でクラウドで完結するタイプのクラウドPBXでは、一部サービスを除いて電話番号の引き継ぎができないケースが多いです。
大企業にとって電話番号は「信頼の証」と言っても過言ではないため、今の電話番号やフリーダイヤルをそのまま使用できるかを確認しておきましょう。
セキュリティリスクがともなうため社員教育の徹底を
大企業がクラウドPBXを導入する際は、セキュリティリスクが伴うため社員教育の徹底を忘れないようにしましょう。
BYODは社員が私的利用する端末を業務用に使用するため、端末紛失や情報漏洩のセキュリティリスクがともないます。
そこで、端末を利用する社員に対して、以下のような点を含めてセキュリティ教育を行う必要があるでしょう。
- IDとパスワードは使いまわさない・定期的に変更する
- ソフトウェアの更新を行い常に最新の状態に保つ
- 第三者に端末を貸し出さない
さらに万が一の紛失・盗難に備えて、管理者が遠隔操作でロックできるようにするなど、セキュリティ対策およびルールを決めておくことが大切です。
なお、クラウドPBXそのものはセキュリティ面でも安心して利用できるサービス。
具体的には以下の記事で解説しますので、ぜひご覧ください。
クラウドPBXは導入実績豊富な『OFFICE PHONE』がおすすめ！
最後に、大企業におすすめのクラウドPBXとして、『OFFICE PHONE』をご紹介します。
『OFFICE PHONE』は、個人事業主から大企業まで、規模を問わずに安心してお使いいただける高品質のサービスを提供しています。
大企業にも自信をもっておすすめできる理由は以下のとおりです。
- 安心の実績とサポート体制
- 国内最高レベルの通話品質
- 業界最安値の料金設定
- 他社にはない充実した便利機能
『OFFICE PHONE』は導入累計数2万社を達成し、多くの企業様から高い評価をいただいています。
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クラウドPBXについてのご質問や導入に関するご相談は、ぜひお気軽にこちらのページよりお問合せください！
まとめ
社員のスマホがビジネスフォンの代わりになり電話業務の効率化につながる「クラウドPBX」は、大企業にこそおすすめする画期的なサービスです。
大企業がクラウドPBXを導入することで得られるメリットは以下の７つ。
- 工事不要×BYODで導入が容易
- 国内外の拠点間が内線通話になりコスト削減
- 在宅ワーク・リモートワーク推進に最適
- 事業環境の変化や従業員の増減に柔軟に対応可能
- 業務効率化につながる便利機能が充実
- 管理者・経理担当者の負担軽減
- BCP対策として効果的
業務効率化とコスト削減を実現できるため、これを機に電話環境の見直しを始めませんか？
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