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大企業もクラウドPBXを導入すべき!知る人ぞ知る効果的な活用法

大企業もクラウドPBXを導入すべき!知る人ぞ知る効果的な活用法

この記事のもくじ

あらゆるビジネスシーンにクラウド化の波が押し寄せています。
その中でも特に注目が集まっているのが、ビジネスフォンのクラウド化です。

大企業のネットワーク担当者様においては、次のような考えもあるかもしれません。

「ウチの会社は、ビジネスフォンが数千台もあるから、例え便利なサービスであっても簡単に切り替えはできない」
「今の業務にはビジネスフォンが欠かせないから、しばらくは様子見をしたい」

しかし、そのような考えは非常にもったいないものです。
むしろ、大企業だからこそ強く実感できるクラウドPBXのメリットは少なくありません。

この記事では、ビジネスフォンやクラウドPBXの営業歴16年の私、五十嵐が大企業にこそおすすめしたいクラウドPBXの活用法について解説します。

クラウドPBXで大企業が失敗しないために

今更言うまでもないことですが、企業活動において通信機器は命綱のようなものです。

通信が機能しなければ、顧客や取引先とつながることができなくなり、大損害や機会損失を生んでしまうためです。
大企業の場合は、たとえ短時間でも回線が切れたり不安定になったりしてしまうと、その損害は数百万・数千万円以上の額になってしまうことも。

回線が切れるのはやや極端な例ですが、新たな電話設備を導入する際にはやはり失敗を予防することから考えていく必要があります。

ビジネスフォンのクラウド化(=クラウドPBXの導入)を検討する場合にも同様です。

※クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、従来は社内に設置する装置であるPBXの代わりに、クラウド上の仮想クラウドPBXにアクセスすることでビジネスフォンを利用できる仕組みのことです。

クラウドPBXでは、電話回線工事・PBX機器の購入・ビジネスフォン電話機の購入など従来のビジネスフォンでは必要だったことが全て不要です。
また、スマートフォンやPCをビジネスフォン端末として利用できることやビジネスツールがオプションで利用できることなど、クラウドPBXならではのメリットも存在します。

クラウドPBXには、様々な業者からサービスが提供されているため、どの業者のサービスを利用するかによって満足度が大きく異なります。

安く見えても中小企業向けのサービスだったり、必要な機能が搭載されていなかったりすることもあるため、まずは慎重にサービスを検討することからスタートしなくてはなりません。

大企業がクラウドPBXを利用するメリット

そもそも、クラウドPBXはなぜ、注目されているのでしょうか?

「注目されているとはいっても、利用者の大半は中小企業でしょ?」

といった考えを持っている方もいるとおもいますが、移動通信サービス5Gの運用スタートやクラウドPBX機器メーカーの技術開発などの後押しもあり、クラウドPBXを導入する大企業が増えてきています。

まずは、クラウドPBX導入のメリットを6点紹介します。

スマホが内線化できる

クラウドPBXの最大の特徴は、スマートフォンをビジネスフォン端末として利用できることです。
イメージとしては、スマホ内線化をすることで、どこでもビジネスフォンが利用できるようになります(インターネットに接続できることが条件)。

アプリを利用するだけで、スタッフのプライベートスマホがビジネスフォンとして利用できるようになり、社用携帯の貸与や通信費の負担が不要になります。

(社用携帯の貸与→クラウドPBX導入のメリット)

  • 従業員は、営業外出時にプライベート携帯と社用携帯の2台持ちをする必要がなくなり、移動が手軽になります!
  • 社用携帯のインターネット接続先の制限やアプリのダウンロード制限、社用携帯利用に関するルール作り・運用が不要になります!

(プライベート携帯の通信費用負担→クラウドPBX導入のメリット)

  • クラウドPBX使用分は自動的に会社側に請求されるため、使用者側も経理担当者側も手間が軽減される<

スピーディな事業展開が可能

クラウドPBXは、社内にPBXを設置する必要がありません。

クラウド上の仮想PBXにアクセスすることでビジネスフォンの機能が利用できるため、PBXの管理・メンテナンスを自社で行う必要がありません(管理・メンテナンス業務は、クラウドPBX提供業者側にて行われます)。

また、回線を追加したり機能を追加したりする際にも、従来のビジネスフォンではPBXの工事や設定変更が必要でしたが、クラウドPBXではサービスの申し込みをするのみで手続きできるので、手間も費用もかかりません。

BCP対策に効果的

クラウドPBXはBCP対策にも効果的です。

BCP対策とは、大規模な自然災害やテロ、疫病の流行などのリスクが生じた際にも根幹業務を継続するためのルールや機能を作成し、準備しておくことです。
2020年に新型コロナウイルスの脅威により、多くの企業で在宅勤務や時間差勤務が導入されていますが、このようなリスクをあらかじめ想定しておき、リスクが生じた際にスムーズに業務を移行できるよう整えておくことがBPC対策です。

クラウドPBXは、以下の点でBCP対策に効果的です。

・社内にPBXの設置が不要
→災害などにより社屋が倒壊するなどの大ダメージを受けても、ビジネスフォンの機能を継続できます(クラウド上の設備がダメージを受けた場合にはクラウドPBXの機能が利用できなくなるリスクはありますが、大半のクラウドPBXは災害対策を行っているため、自社設備よりも安全性が高められます)

・スマホ内線化
→スタッフが会社に出社できなくても、自宅などで会社の電話を受発信できます
→スタッフ間の業務連絡や安否確認が実行可能です

・各種ビジネスツール
→クラウドPBXのオプションとして提供されているグループウェアや社内チャットなどの機能を使って、業務を遂行することができます

世界中どこでも格安通話が可能

海外拠点のある企業や海外出張が多い企業では、海外と日本国内との通信費が高額になってしまうケースがあります。

クラウドPBXの場合・・・

  • 自社スタッフのやり取りは、国外であっても通信費無料で内線通話可能
  • 外線であっても、格安のIP電話の料金体系が適用

例)ひかり電話の国際電話通話料(アナログ回線との比較)

通話先 1分あたりの通話料(ひかり電話) 1分あたりの通話料(アナログ回線)
アメリカ合衆国 9 40円~
中国 30 80円~
ドイツ 20 60円~
シンガポール 30 110円~
タイ 45 110円~
韓国 30 80円~

セキュリティを高めることができる

クラウドPBXでは、手軽にセキュリティ対策が実行できるというメリットもあります。

  • クラウド上で電話帳を管理(端末に情報を入力しなくても良いため、紛失時の情報漏洩リスク対策ができる)
  • クラウドPBX提供業者にて、ネットワークのセキュリティ対策が実行される
  • 自社にPBXを置かなくても済むため災害対策を実行することができる(→「2-4.BCP対策に効果的」にて解説)

月々の契約料のみで、セキュリティのサポートまで受けられるため、手軽にセキュリティを高めることができます。

大企業がクラウドPBXを利用するデメリット

以上のようにクラウドPBXには、大企業にとっても溢れるほどのメリットがあります。
その一方で「メリットがあるのならデメリットもあるのでは?」といった不安が頭をよぎりますよね?

確かに、クラウドPBXにもデメリットがないわけではありません。
この章では、特に大企業がクラウドPBXを導入する際にデメリットとなりうるポイントを紹介します。

事業者によっては品質面で不安が残る

クラウドPBXが人気の高いサービスだからこそ、多くの事業者が参入しています。
その中には、残念ながら品質面や運営面にておすすめできない業者が存在するのも事実です。

そもそも、クラウドPBXの技術は非常に専門的です。
インターネット通信の高速化やインターネットツールの発展などを背景に、専門業者が長年の研究・開発・改善を経て、従来のビジネスフォンと同程度の音質や途切れにくさを実現し、現在の技術水準まで高まったという背景があります。

しかし、特に「安さ」のみをアピールしている後発企業においては、研究開発の実績やノウハウを持っていないため、やはり技術面や運用時のサポート面では大きな不安が残ります。

特に、大企業においては、電話回線が短時間止まってしまっただけでも多額の損害や、多方面での信用低下を招いてしまうリスクがあるため、技術・運用面で不安の残る業者はお勧めできません。

対策としては、業者選定の際に以下の点に注目することです。

  • 豊富な実績を持っている(導入企業数・事業の継続年数)
  • サポート体制が整っている

デメリットというほどではありませんが、クラウドPBXに切り替えると既存のビジネスフォン機器は不要になります。
→クラウドPBXでは、従来のビジネスフォンのような置き型電話機を設置することは可能ですが、従来のビジネスフォンとは別物のSIPフォンという端末です。

不要になったビジネスフォンは、撤去するのが一般的ですが、社内のPBXと配線でつながっているので、撤去作業が一般の方にとってはやや厄介です。
また、撤去を業者に依頼するときには、費用が掛かるケースが一般的です。

私がクラウドPBXの導入をする場合、配線などは床下に残したまま、ビジネスフォン機器のみを撤去します。

配線を残しておく意味は2点です。

  1. 万が一、従来型のビジネスフォンを再び接続しておきたくなったときに、配線を利用してすぐに接続することができる
  2. 床下の配線は、インターネット回線・電話回線・延長ケーブルなど様々な配線があるため、電話回線だけの撤去工事をしようとしても、他の回線を抜き差しする必要が生じ、その際に抜いてはいけないケーブルを抜いてしまうといった「事故」が生じるリスクがある

大企業に見合ったクラウドPBXとは?

これまでに紹介した内容を踏まえて、大企業に見合ったクラウドPBXとはどのようなものなのかについて解説します。

サービスを導入する際には、規模・用途に合ったものを選ぶことが重要なので、ぜひ、自社の状況と照らし合わせながらチェックしてください。

音質が優れている

ビジネスフォンとして満足して使用するためには、音質の良さが不可欠です。
音質が悪くて通話が途切れてしまったり、通話内容を聞き直したりを繰り返していると、著しく業務効率がダウンしてしまいます。

音質の良いクラウドPBXを選ぶ際のコツは、光回線の仕組みを利用したクラウドPBXを選ぶことです。

営業担当からのワンポイントアドバイス
クラウドPBXには、インターネット光回線を利用したタイプのものとIP電話の仕組みを利用したタイプのものとがあります。
IP電話を利用したタイプのものは、アプリをインストールするだけで手軽に導入できますが、通話品質についての規定が設けられていないため、品質はマチマチです。
光回線の仕組みを利用したものは、通信規格が厳しく設定されており、技術的にも高速光ファイバーを利用しているため、従来のビジネスフォンと同等の通話品質が保たれています。

拡張性が高い(回線数の制限がない)

「新たなプロジェクトを立ち上げたい」
「人員の増員に伴い、ビジネスフォンの数を増やしたい」

企業活動の中で、急遽、電話回線数を大きく増やしたい場面が生じることは珍しいことではありません。

従来のビジネスフォンの場合、主装置ごとに電話の接続回線数が決まっているため、大幅に回線数を増やす場合には、主装置の入れ替えが必要になることがあります。

このとき、数十万円以上の主装置の購入と、旧主装置とビジネスフォン端末との電話回線の取り外し工事、新主装置とビジネスフォン端末との電話回線接続工事など、費用も手間も大掛かりなものとなってしまいます。

そこで、クラウドPBXなら・・・
と言いたいところですが、クラウドPBXの場合であってもメーカーによっては契約回線数の上限が設けられているケースがあります。

大手企業の場合は特に、将来的な用途の変更や拡張を見越して、十分な契約回線数を持つメーカーのクラウドPBXを契約しましょう。

高機能・多機能であること

せっかくクラウドPBXを利用するからには、機能面にもこだわって選びたいものです。

スマホの内線化や従来のビジネスフォンの基本機能については、大半のクラウドPBXに搭載されていますが、多機能なクラウドPBXにはビジネスツールともいうべき様々な機能が利用できます。

(クラウドPBXで利用できる機能の例)

→ビジネスフォンとしての機能

  • IVR(自動音声ガイダンス)
  • CTI(着信時に、氏名や住所などの発信者プロフィールをPC画面に表示させる機能)
  • 自動録音機能

→ビジネスツールとしての機能

  • 社内チャット
  • グループウェア

実績豊富な運営者を選ぶ

上述の通りクラウドPBXの技術は非常に専門的であるため、安心して導入できるのは実績が豊富な企業です。

  • どれだけの導入実績があるか?
  • クラウドPBXなどの通信事業を何年間行っているのか?

といった導入実績に注目して業者を選ぶことが重要です。

顧客サポートの充実した運営者を選ぶ

クラウドPBXを導入する際には、トラブルが発生しないことが最優先ですが、万が一のトラブル時に迅速な対応が取れるかどうかということも非常に重要です。
そして、残念ながらクラウドPBXでは「導入後に満足できるサポートが受けられなかった」という声がしばしば聞かれます。

保守サポートの体制が整っている業者を選ぶことが重要です。

結論:大企業にはOFFICE PHONEがおすすめ

以上の5点を、全て満たしたクラウドPBXが「OFFICE PHONE」です。

(OFFICE PHONEの特徴)

  • 19年にわたる技術開発・クラウドPBX事業の運営による豊富な実績
  • 20,000社以上の企業へ導入
  • NTTのインターネット光回線を利用した高品質・多機能なサービス
  • 専門のコールセンター対応
  • 業界最安値OFFICE PHONEは契約1台あたり99円~

OFFICE PHONEは、ビジネスフォンや複合機などのOA機器の設置での実績が豊富なベルテクノスが運営しているため、既存のビジネスフォンの撤去やインターネット配線の整備などのネットワーク周りのことは、ワンストップで任せられます。

大企業でのクラウドPBX活用術

最後に、大企業がクラウドPBXを活用するための秘訣を4点紹介します。

ここに紹介する活用術をうまく利用すれば、心理的にも業務的にも大きな負担を感じることなく、クラウドPBXを導入していただけるはずです。

スモールスタートで導入する

大企業では、会社全体のビジネスフォンを一斉に入れ替えようとすると、機器の台数が数百台・数千台に及ぶことになり、入れ替え作業の負担はもちろんですが、リスクの想定や対策に多大な手間が生じてしまいます。
また、万が一想定していなかったリスクが生じた場合、対応が後手に回ってしまい、おおきな負担がかかってしまう可能性もあります。

これらのリスクを抑えるためには、プロジェクト単位など、最小限のロットからクラウドPBXの導入をスタートすることです。

利用者に使用感や便利な面・不便な面を確認しながら、改めてリスクを洗い出した後で進めていくとスムーズです。

従業員のBYOD用に活用する

営業スタッフや管理職者など、プライベートのスマートフォンを特に多く業務利用しているスタッフの方がいると思います。

しかし、プライベート端末を業務利用するのは、セキュリティの面でやや不安が残ります。
特に、スタッフが自宅で作った資料の送受信などに、フリーメールなどのプライベートアカウントを使用することは、情報漏洩の大きなリスク要因になります。

クラウドPBXを導入した場合は、資料の送受信や情報伝達のために個人のアカウントを経由しなくてもよくなるため、セキュリティを保ちつつ、BYODを推進することができます。

リモートワーク・在宅勤務スタッフに活用する

リモートワークや在宅勤務を活用する場合、以下の問題点が生じることがあります。

  • スタッフ間のやり取りに通信費が発生してしまう
  • コミュニケーションが疎遠になり、スタッフが疎外感・孤独感を感じてしまうことがある
  • 資料の共有や送受信のためのツールが必要になる

スタッフ個人のスマホにクラウドPBXのアプリをダウンロードすることで、これらの問題を一気に解決することができます。

店舗間連絡用に活用する

店舗間や支社間など、離れた拠点間は、従来のビジネスフォンでは外線で通信するしかなく、通話料が発生してしまいます。

クラウドPBXを導入すると、離れた拠点間でも無料での内線通話が可能になるため、コストメリットを実感しやすくなります。

特に店舗の場合には、従来のビジネスフォンや家庭電話のような置き型の電話を置かなくても、店舗用のスマホを置くだけでビジネスフォンとして利用できます。

また、店舗では予約の内容確認の際に、自動録音機能にて内容確認をするといった使い方もできます。

まとめ

クラウドPBXは、大企業にも中小企業にもおすすめのサービスですが、これまではどちらかといえば中小企業への導入が目立っていました。

その背景には、必要な機器の台数が多く、切り替えの際に業務への影響が大きく生じる大企業は、様子見をする企業が多かったという点が挙げられます。

しかし、インターネット技術や機器の機能の発展、5GのスタートなどクラウドPBXの技術開発を後押しする要因や、働き方改革や新型コロナウイルス対策によるテレワークの推進など、クラウドPBXの導入を後押しする要因が2019年・2020年に立て続けに起こっています。

また、コスト削減やビジネスツールとしてのメリットなどは、中小企業以上に大企業の方がメリットを最大限活用できる面もあります。

クラウドPBXを導入の際には、OFFICE PHONEのように実績があり、品質の確かなサービスを利用することをおすすめします。
この記事を参考に、ぜひ導入を検討していただけたら幸いです。

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