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クラウドPBXのビックリ機能紹介!ビジネス業界の新時代幕開け

クラウドPBXのビックリ機能紹介!ビジネス業界の新時代幕開け

この記事のもくじ

クラウドPBXには、利便性の高い機能が8つあります。

「クラウドPBXならでは」の機能です。

クラウドPBXには、「実際どんな機能があるのか?」「導入するメリットがあるのか?」といった疑問を持つ方も多いでしょう。

そこでこの記事では、「クラウドPBXの機能」について解説します。

具体的には

  • クラウドPBXの仕組みは従来のPBXとどう違うのか?
  • クラウドPBXならではの8つの機能とは?
  • クラウドPBXの機能を活用した「ならではの特徴」は?
  • 機能が優れた厳選クラウドPBXとは?

といったクラウドPBXの機能に関する疑問を全て解消できる内容になっています。

実際にクラウドPBXの導入を検討している方は、導入前に確認しておきたい事項ですね。

クラウドPBXとは?どんな仕組みなのか?

クラウドPBXとは、スマホ・PCに内線・外線・転送とオプション機能を利用可能にしたクラウドサービスです。

クラウドサービスは、インターネットを利用して「クラウド上(ネット上)にデータの保存・共有」「インターネットでソフトウェア・サービスを利用」ができるサービスのこと。

代表的なクラウドサービスでは、『Google drive』『iCloud』などがあります。

クラウドPBXと従来のPBXの違いはこのクラウドサービスを利用した「インターネット回線」なのか、「固定電話の回線網」なのかどうかです。

従来のPBXは、固定電話の回線網を利用してオフィス内の電話機でのみ内線・外線・転送機能を利用可能にする装置です。

クラウドPBXがインターネット回線であることで、従来のPBXではなかったさまざまな機能が利用可能になりました。

具体的に、クラウドPBXを導入するには「スマホにアプリのインストール」と「クラウドPBX専用のアダプターをオフィスに設置」するのみで可能です。

従来のPBXでは、大規模な設置・配線工事が必要でした。

つまりクラウドPBXは、「スマホのアプリ」からインターネットを介して「クラウドPBXに接続」して、内線・外線・転送などの機能を利用できるのです。

クラウドPBXの主要な8つの機能を紹介!

クラウドPBXの主要な8つの機能は

  1. 社外でも会社の固定電話番号で外線
  2. 社外でも社員間で無料内線
  3. お持ちのスマホにビジネスフォン以上の機能を付与
  4. 「自動音声案内機能」で着信を鳴り分け
  5. 「顧客情報自動表示システム」でスムーズに電話対応
  6. 「自動音声録音機能」で大切な情報を聞き逃さない
  7. 「GPS付き勤怠管理システム」で勤怠がらくらく
  8. 「ネットFAX機能」はスマホで確認・印刷ができる

といった「クラウドPBXならでは」のメリットです。

ぜひ参考にしてみてください。

社外でも会社の固定電話番号で外線

クラウドPBXなら、「オフィス外でも会社の固定電話番号で外線を利用」できます。

従来のPBXでは、配線でつながれたオフィス内の固定電話機・ビジネスフォンでのみ外線を利用していました。

しかし、クラウドPBXはインターネットがつながればどこでも利用可能。

例えば、営業でまわっている最中もオフィスに戻って電話をかける必要がありませんし、現場担当者が顧客と直接電話でやり取りができます。

その他にも、担当者がオフィスに不在時でも外出中の社員へ顧客からの着信を取り次ぐことができます。

その結果、外出の多い社員のいる企業は「業務効率・生産性の向上」が期待できます。

また、利用できる電話番号は基本的に

  • 市外局番(東京03・大阪06)
  • フリーダイヤル(0120・0800)
  • IP電話(050番号)

など主要な電話番号の大半が利用できます。

さらに、電話番号の継続が利用できるクラウドPBXもあります。

しかし、「利用できる電話番号」や「電話番号継続のできるクラウドPBX」はメーカーによって異なります。

導入を検討しているクラウドPBXメーカーに、「問い合わせ」して確認することをおすすめします。

社外でも社員間で無料内線

クラウドPBXでは、社外でも内線を利用して無料で連絡が取れます。

従来のPBXでは、配線でつながれたオフィス内の電話機同士でしか利用できませんでした。

しかし、クラウドPBXはインターネットを利用しているため、社外でも社員間の無料内線が利用可能。

例えば、営業マンや多くの社員が頻繁に外出する場合、社員間の連絡・コミュニケーションに電話を利用するシーンが多くなりますが、無料内線で「通話料を大幅削減」できます。

その他にも、複数の支社がある企業では、支社間の連絡もクラウドPBXの無料内線で利用できてコスト削減可能です。

もちろん、海外に支社がある場合にも利用できます。

つまり、社員間の業務連絡やコミュニケーションには「全くコストがかからなくなる」のです。

お持ちのスマホにビジネスフォン以上の機能を付与

クラウドPBXは、「スマホ・PC」を利用して内線・外線・転送など電話機能を利用できます。

もちろん、新しくクラウドPBX用のスマホを新規購入する必要はなく、すでにお持ちのスマホにアプリをインストールするだけで「ビジネスフォン以上の機能」を付与できます。

従来のPBXでは、固定電話機でしか利用できませんでした。

しかし、クラウドPBXはインターネットがつながるスマホ・PCで利用可能になったのです。

そのため、従来のように「固定電話機の購入費用」が不要になりました。

正直、固定電話機を合わせた従来のPBXの導入費用は目安として「3台で40,000円~」と高額で痛い出費でした。

その点、クラウドPBXはお持ちのスマホで使用できるため、「電話機端末本体購入費は0円」です。

「自動音声案内機能」で着信を鳴り分け

クラウドPBXは、内線・外線・転送などの主機能以外にもオプション機能の利便性が高く、豊富な種類があります。

従来のPBXでは内線・外線・転送の3つの機能のみのPBXが大半でした。

もっとも、従来のPBXは「固定電話の回線網」を利用していたため、その他のオプション機能の使用ができませんでした。

しかし、クラウドPBXではインターネットを利用することで電話機能以外の便利な機能を利用可能になりました。

中でも、「自動音声案内機能」は非常に優れた機能です。

「自動音声案内機能」とは、「〇〇の方は1を、××の方は2を押してください」といったようなアナウンスを流す機能のことです。

この機能によって、顧客からの着信時に電話内容を分けて「ダイレクトに担当者へ電話をつなげる」ことができます。

顧客からの着信をとって、担当者へつなげる事務スタッフなどの「中継役が不要」になるため、業務効率・生産性が向上します。

さらに、着信が多い場合にも1件1件をスムーズにさばいて、難なく電話に対応できますよ。

「顧客情報自動表示システム」でスムーズに電話対応

クラウドPBXには、オプション機能で「顧客情報自動表示システム」がついています。

「顧客情報自動表示システム」とは、顧客からの着信時にスマホやPCの画面に自動でその顧客の情報を表示する機能です。

従来のPBXでは、そもそもスマホやPCなど画面のある機器を用いないため、機能として利用できませんでした。

顧客情報自動表示システムを活用することで、毎回顧客情報を探す手間を省いて業務効率・生産性を向上可能です。

他にも、顧客が待つ時間を省きスピーディーに対応できることで、顧客満足度も向上しますね。

クラウドPBXメーカーによっては顧客情報自動表示システムがついていないメーカーもありますので、注意してください。

「自動音声録音機能」で大切な情報を聞き逃さない

クラウドPBXには、オプション機能として「自動音声録音機能」がついています。

「自動音声録音機能」は、顧客との電話を全て録音することができます。

もちろん、発信した場合でも着信した場合でもです。

また、録音したくない電話があれば録音しないこともできます。

自動音声録音機能によって、「言った・言わない」のトラブルを回避することや、出先で着信した場合に電話内容が複雑でメモが必要な場合もメモ代わりとして利用できます。

他にも、後から録音した音声を聞き返して、電話対応力の向上にも利用できますよ。

ちなみに、録音した音声はスマホやPCなどでどこでも確認ができます。

「GPS付き勤怠管理システム」で勤怠がらくらく

GPS付き勤怠管理システムで、勤怠を簡単につけることができます。

GPSで管理しているためどこで出退勤したのかわかります。
そのため、営業先・顧客訪問先から直接帰宅できる「直行直帰制度」の導入も可能です。

その他、テレワークで出退勤をつける際にも便利ですね。
この機能は、多様な働き方を促進するオプション機能になります。

「ネットFAX機能」はスマホで確認・印刷ができる

クラウドPBXには「ネットFAX機能」もついています。

さらに、クラウドPBXの「ネットFAX機能」は一般的なものより利便性が高いです。
「ネットFAX機能」とは、スマホやPCなどからインターネットを経由してFAXを受発信できる機能です。

従来のFAXは、いちいちUSBにデータを移行して複合機(FAX)に挿して送信をする必要がありました。

また、受信時にもいちいち印刷して内容を確認する必要がありました。
しかし、「ネットFAX機能」ではスマホやPCから複合機(FAX)にデータを送って送信できます。

ボタン一つでほんの1分足らずで送信可能です。

また、受信する際には印刷しなくてもPDFデータとしてスマホ・ PCで内容を確認できます。

そのため、ペーパーレス化も実現可能。
そして、クラウドPBXの機能と合わせることで「外出先でもFAX内容を確認」ができます。

さらには、外出先でもメール感覚でFAXを送れます。
もちろん、外出先でFAXを送っても、受信側・相手には従来の一般的なFAX同様に送れます。

クラウドPBXがデータを変換してくれるイメージですね。

この「ネットFAX機能」が利用できるクラウドPBXは限られますので、メーカー比較の際はオプション機能も注意して見ることがおすすめです。

クラウドPBXならではの特徴

クラウドPBXの機能を利用した「ならでは」の特徴をご紹介します。

「クラウドPBXならでは」の特徴は

  1. 導入コストの大幅削減
  2. テレワーク・多様な働き方を推進
  3. 回線数・端末数の増減設定がらくらく
  4. 最短即日導入可能

といった4つの魅力的な特徴です。

従来のPBXでは不可能であったさまざまな特徴があります。

クラウドPBXの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

導入コストの大幅削減

クラウドPBXの導入コストは、安いメーカーで「完全無料」です。

また、一般的なメーカーでは10,000~20,000円程度で導入できます。

もちろん、設置費用やクラウドPBX専用のアダプター代・設定・アカウント発行費用など全て含めた金額です。

この低価格さは、インターネット回線を利用しているために実現できた価格で、従来のPBXでは不可能でした。

というのも、従来のPBXでは「大規模な設置・配線工事」が必要であったため、「工事費用」「工事する業者さんの人件費」「電話機や配線など諸々の購入費用」などがかかったからです。

そのため先ほども説明した通り、従来のPBXでは目安として「3台で400,000円以上」もかかってしまいました。

その点、クラウドPBXではインターネットを利用するため、これらのコストが不要になるのです。

テレワーク・多様な働き方を推進

クラウドPBXを導入して、「テレワーク」や「多様な働き方」を導入している企業もあります。

例えば、クラウドPBXの機能を利用すると

  • 自宅でもどこでも「会社の固定電話番号」で受発信できるため出社不要
  • 社員間の連絡は「無料内線」でコミュニケーションを取れる
  • 「GPS付き勤怠管理システム」で出退勤管理も可能

などの理由からテレワークを導入しやすい環境を構築できるのです。

従来のPBXでは、電話を取るためだけに出社する必要がありました。

クラウドPBXを導入することで、「残業代」や「通勤費用」も削減できます。

これからの時代は、テレワーク・多様な働き方が必要とされますので、ぜひクラウドPBXで電話環境を構築することをおすすめします・

回線数・端末数の増減設定がらくらく

クラウドPBXでは、インターネットを利用しているため、「回線数や端末数の増減変更」が簡単にできます。

実際、ユーザーはブラウザ上のクラウドPBX用マイページで回線数・端末数を変更するのみです。

また、インターネットを利用しているため、クラウドPBXメーカー側も簡単に変更設定ができて、反映が数時間で可能です。

従来のPBXでは、変更に「大規模な配線工事」や「電話機の購入」などが必要で、コストが非常に高額でした。

そして大規模な工事から、変更までに目安として3週間程度かかってしまいました。

そのため、従来のPBXでは変更の申請から反映までギャップがありましたが、クラウドPBXでは数時間で変更可能なため業務を停滞させることなくスムーズに変更できるのです。

将来的に、増員や企業規模を拡大する場合には非常に便利ですね。

3-4.最短即日導入可能

クラウドPBXでは、あらかじめ「PBX機能」をクラウド上(ネット上)に構築しているため、「アカウント発行」や「各種設定」をするのみで簡単に導入できます。

そのため、導入は早いメーカーで「最短即日」です。

もっとも、遅いメーカーでも2〜3週間程度で導入できます。

具体的には、先ほども説明した通り、「スマホにアプリをインストール」して「クラウドPBX専用アダプターを設置」するのみです。

手順もシンプルで

  1. 問い合わせてプランを決定
  2. 本申し込みをしてアカウント発行
  3. スタッフがアダプターを設置・設定して利用開始

といったわずか3STEPのみで可能です。

イベント企画や急遽支社を新設する場合などの電話環境構築にも、クラウドPBXは対応できます。

高機能なおすすめクラウドPBX3選!

ここまでクラウドPBXの機能性について解説してきましたが、クラウドPBXメーカーによって機能性もさまざまです。

もっとも、クラウドPBXメーカーは数十社ありどのメーカーにするか悩むと思います。

そこで、「機能性」を重視してクラウドPBXメーカーのおすすめ3社をご紹介します。

おすすめの3社は
OFFICE PHONE
トビラフォン
Clocall(クラコール)

といった3つの機能性の高いクラウドPBXです。

OFFICE PHONE

『OFFICE PHONE』は、機能性が業界トップクラスのハイスペックさを持ち、さらに導入・運用費用は非常に低価格な特徴を持つクラウドPBXです。

機能性で『OFFICE PHONE』ならではの魅力といえば

  • 最短即日開通、アプリに登録するだけ簡単設定!
  • 電話番号継続可!市外局番(03・06番号)、フリーダイヤル利用可能!
  • プロからのサポートでクラウドPBXだけではなく、ビジネスやオフィス機器全般についても相談可能!
  • 19年にわたる自社独自の研究開発により、従来のビジネスフォンと変わらないクリアな通話品質!

といった特有の優れたメリットを持っています。

もちろん、先ほど説明した「オプション機能」の

  • 自動音声案内機能
  • 顧客情報表示システム
  • 自動音声録音機能
  • GPS付き勤怠管理システム

といった全ての機能を利用できます。

『OFFICE PHONE』がこれらの優れた機能性を持つ理由は、「19年以上にわたるクラウドPBXの自社独自研究・開発」をしているからです。

この自社独自開発から、「余計なクラウドPBX開発を外注するコスト」を省いて、「高機能・低価格」を実現させました。

その他にも、自社開発であることから外注などの余計なステップを踏まないことで、「機能アップデートの早さ」「不具合時の対応の早さ」が非常に優れています。

また、自社で研究開発をしている優れたIT専門のスタッフが常駐していて、抜群のサポート体制でサポートしてくれます。

そして、コスト面では

  • 初期費用・導入コストは完全無料0円!
  • 月額料金は3,400円〜!
  • 1端末98円〜増加可能!
  • 固定電話への発信は「8円/3分」、携帯電話なら「15.4円/1分」!
  • 半分以上のオプション機能を無料で提供!

といった非常に低価格な料金体系を設定しています。

「機能性の高さ」と「コストの安さ」の費用対効果を重視する方には、『OFFICE PHONE』がおすすめですよ。

詳しくはこちら:『OFFICE PHONE

トビラフォン

『トビラフォン』は、「電話環境の効率化」に定評のあるクラウドPBXです。

電話環境の効率化の中でも、「迷惑電話フィルタ」が非常に優れています。

『トビラフォン』の「迷惑電話フィルタ」は、「99%の迷惑電話検出率」を誇り「0.2%以下の誤検知率」で迷惑電話をブロックします。

つまり、単純計算で100件の迷惑電話のうち1件のみしかかかってこないということです。

この1件は、まだ新しい迷惑電話で把握できていなかった電話番号などでしょう。

ちなみに、『トビラフォン』の迷惑フィルタは「迷惑電話リスト」なるものをスタッフ自らが作成して、それらの電話番号から着信が来ないように設定されています。

また誤検知率とは、この迷惑電話リストなるものに「この電話は別に着信してもいいでしょう」とクラウドPBX利用者・ユーザーが判断した割合です。

またクラウドPBXの他の機能性では

  • ユーザー目線の使い勝手が良いアプリ
  • クラウド上で顧客情報などあらゆるデータを管理
  • 着信時に電話帳に登録されている事業者名を自動表示
  • 電話帳になくてもトビラフォンに登録されている事業者も自動表示
  • 迷惑電話の危険性を感知して通知
  • 通話録音サービス

といった電話環境の効率化を図る機能がたくさんあります。

「トビラフォン」は精密な機能性を誇ります。

迷惑電話フィルタをはじめオプション機能で「電話環境の効率化」を目指す方には、『トビラフォン』がぴったりです。

詳しくはこちら:『トビラフォン

Clocall(クラコール)

『Clocall(クラコール)』は、「ビジネスフォン機能の低コスト化」が特徴的なクラウドPBXです。

もっとも、『Clocall(クラコール)』は非常に低価格でクラウドPBXの機能を利用できることが「ならでは」の魅力です。

具体的には、スマホアプリで内線・外線など一般的な機能をはじめ

  • 「カスタマーコントロール画面」で自社独自に回線数・端末数など全ての設定がらくらくできる
  • 多忙時には「留守番サービス」が利用できる
  • 「自動音声案内機能」がついている
  • 営業時間外に流す「自動音声案内」も利用できる
  • 「自動録音機能」もついている
  • 通話明細・月額利用料をリアルタイムで確認してコスト管理ができる

といった多彩な機能性を持ちます。

また、料金体系は

  • 初期費用が「完全無料」
  • 基本料金は1端末「月額980円」
  • 6端末以上は定額で「月額4,900円」
  • 固定電話番号利用料は「月額100円」
  • フリーダイヤルは「月額1,000円」
  • その他オプション機能が「500円〜1,000円」程度

といった低価格な料金で導入・運用できます。

もっとも、他のクラウドPBXメーカーなら「導入費用が10,000~20,000円」「月額利用料が5,000円」、その他「端末数」や「回線数」によって料金が変わる仕組みで、一見安く見えるようで高いメーカーが多い傾向にあります。

よって十分なクラウドPBXの機能を利用できて、コストが業界トップクラスに低価格な『Clocall(クラコール)』もおすすめですよ。

詳しくはこちら:『Clocall(クラコール)

まとめ

クラウドPBXの機能には「8つの利便性の高い機能」がありました。

中でも、「オフィス外でも内線・外線を使えること」と、「多彩なオプション機能」が非常に魅力的ですね。

また、それらから「クラウドPBXならでは」の特徴が生まれ、優れた特徴でした。

もっとも、クラウドPBXのメーカーによっても機能性は全く別物ですから、クラウドPBXを導入する際には、ぜひこれらの機能性を参考にメーカーを比較してくださいね。

クラウドPBXメーカーを比較する際は、「高機能なおすすめクラウドPBX3選」も参考に。

中でも、『OFFICE PHONE』の機能性は業界トップクラスに優れていて、おすすめですよ。

詳しくはこちら:『OFFICE PHONE

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