クラウドPBXについて知ろう

クラウドPBXの機能とは｜ビジネスフォンと違う？疑問を5分で解消

従来のビジネスフォンとは違い場所を問わずスマホを使って電話応対ができる、全く新しい電話サービス「クラウドPBX」。

導入にあたり、以下のような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、基本機能からオンラインならではの便利機能まで、クラウドPBXの魅力を具体例とともにご紹介します。

自社に適したクラウドPBXを導入する際のポイントも解説しますので、ぜひ最後までお読みください。

クラウドPBXとは？従来のビジネスフォンとの違いを解説

クラウドPBXとは、PBX（電話交換機）をクラウド化し、インターネット上で通話・通信を行えるようにしたサービスです。

従来のビジネスフォンの場合、PBXを社内に設置して配線工事をしなければならないため、導入までに費用と時間がかかります。

事業拡大・縮小・移転の際にも、電話機や回線の増減、配線工事が必要になり、運用面でも手間やコストが発生します。

一方でクラウドPBXは、クラウド上のPBXを利用するため、安価かつ迅速に導入できます。

またインターネット環境があれば場所を問わず利用できるほか、電話機だけでなくスマホやPCでも利用できる点も大きなメリットです。

クラウドPBXの仕組みやメリットについての詳細は、以下の記事もご覧ください。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

クラウドPBXでスマホを内線化！3つのメリットをご紹介

クラウドPBXの最大の特長は、スマホをビジネスフォン子機として活用し、内線通話ができることです。

ここでは、クラウドPBXでスマホを内線化する3つのメリットを解説します。

メリット①どこでも無料で内線通話できる

クラウドPBXでスマホを内線化するメリットの1つは、インターネットがつながる場所であれば、どこでも無料で内線通話ができることです。

テレワークや外回り営業で外出中の社員は、個人のスマホを使ってオフィス内の社員と内線通話が可能。

会社にかかってきた電話をダイレクトに取次ぐことができるため、顧客の待ち時間短縮にもつながります。

さらにクラウドPBXなら、国内外を問わず全ての拠点間の内線化が可能に。

テレワークの導入など拠点に縛られない働き方を検討している企業にとって、クラウドPBXは最適なソリューションになるでしょう。

メリット②出先から会社の電話番号で発着信できる

クラウドPBXでスマホを内線化する2つ目のメリットとして、出先から会社の電話番号で発着信できることが挙げられます。

オフィス不在時の顧客とのやり取りも、スマホを使って会社の電話番号で対応可能です。

個人の携帯電話番号を教える必要はなく、仕事とプライベートを分けられます。

また、電話の取り逃しによる機会損失の防止にもつながります。

会社の代表番号を使用することは、顧客に安心感を与え、ブランドイメージを維持する点でも大切です。

クラウドPBXで会社の電話番号を引き継ぐ方法や具体的なメリットについては、以下の記事もご覧ください。

クラウドPBXで代表電話を受発信！番号そのまま、スマホで使える

メリット③社用携帯の貸与が不要になる

クラウドPBXでスマホを内線化する3つ目のメリットは、社用携帯の貸与が不要になることです。

専用アプリをダウンロードするだけで、社員個人が所有するスマホやPCが、会社用電話として使えるようになります。

つまり会社用の携帯電話が不要になるため、端末の用意や修理にかかるコストを節約できます。

また社員は、社用携帯とプライベートのスマホを2つ持ち歩く必要がありません。

業務での電話使用分とプライベート利用分の仕分けも簡単にできるため、経理上の処理もスムーズです。

クラウドPBXの機能一覧①従来の基本機能編

クラウドPBXは、基本的に従来のビジネスフォンに搭載されている機能をすべて利用可能です。

ビジネスフォンからクラウドPBXに移行しても、既存機能が使えなくなることはないのでご安心ください。

クラウドPBXで使える従来の基本機能は、以下の3つです。

ここでは、各機能の詳細を1つずつ解説します。

内線機能

内線機能とは、PBXを経由することで公衆電話網を使わずに通話できる機能です。

オフィス内の各電話機に内線番号が割り振られ、番号をダイヤルするだけで通話できます。

離れた部署に連絡したり、別フロアの社員と会話をしたりする場合に、通話料なしで利用できるビジネスフォンの基本機能です。

クラウドPBXを導入しても、内線機能は通常通り利用できます。

既存設備との併用も可能で、「使い慣れた電話をそのまま使用したい」社員がいる場合でも安心です。

前述のとおり、クラウドPBXでは国内外を問わず、すべての拠点を内線化できるため、通話料金の大幅な節約につながります。

外線発着信

外線発着信とは、NTTやプロバイダから取得した電話番号でやり取りする通話のことです。

クラウドPBXを導入した場合も、通常通り外線発着信の機能を使えます。

その上、スマホ・PCなどをビジネスフォンとして使用して、オフィス外でも場所を問わずに外線発着信が可能。

例えば海外対応のクラウドPBXの場合だと、国際電話を使用せずに、国内での発着信扱いで外線通話ができる点も大きなメリットです。

社外でも外線を受けられるということは、従来のビジネスフォンの「転送機能」も不要で通信コストの削減につながります。

保留・パーク保留機能

保留機能は、担当者に電話を取り次ぐ際に、一旦待機状態にする機能です。

担当者への取り次ぎや何らかの確認が必要な場合に、こちらの声やオフィス内の雑音が聞こえないようにできます。

パーク保留機能は、パーク保留ボタンを押した電話機以外からでも、同じパーク保留ボタンを押すだけで通話できる機能です。

近くにいる担当者に口頭で、または別フロアの担当者に内線で「○番に○○様からお電話です」と伝えることで、スムーズに取り次ぎができます。

クラウドPBXでも、保留・パーク保留機能を従来のビジネスフォンと同様に使用可能です。

加えてインターネットがつながる場所であればどこでも内線通話ができるため、転送・取り次ぎがスムーズに行えるようになります。

クラウドPBXの「転送・保留」機能についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

クラウドPBXで転送コスト削減＆業務効率化！従来との変化とは

クラウドPBXの基本機能②オンラインならではの機能

インターネット環境を利用するクラウドPBXは、従来のビジネスフォンにはない、オンラインならではの幅広い機能を利用できます。

例えば以下のような機能を活用することで、業務効率化につながるでしょう。

ここでは、各機能の詳細を解説します。

ビジネスチャット・グループウェア

クラウドPBXでは、通話以外のオンラインコミュニケーションも利用できます。

ビジネスチャットは、業務用に特化したチャット機能です。

あいさつ文からはじまるメールと比較して、テキストの簡略化が可能でなためスムーズなやり取りができます。

画像・動画・Excel・Word・PDFなどファイル添付もでき、グループ内で迅速な情報共有が可能です。

グループウェアは、社内のさまざまな情報を共有できる機能です。

各社員のスケジュール・業務進捗情報・各種マニュアル・顧客情報などを共有することで、不必要な確認作業を大幅に軽減できます。

オンラインコミュニケーションによる迅速な情報共有は、会議の頻度減少や納期の認識違いを防止し、業務効率化につながります。

Web電話帳

Web電話帳は、クラウド上で社員や顧客の情報を保存・管理・共有できる機能です。

連絡先データを手動で管理するには手間がかかりますが、Web電話帳ならクラウド上で一括管理できるため、管理者が操作すれば素早い情報更新が可能。

Web電話帳に登録された電話番号であれば、端末に登録していなくても着信情報が表示されるため、電話応対に大変便利です。

また不在着信があった場合でも、発信元の情報が履歴に残るため安心です。

さらに名刺をスキャンしてクラウド上に保存できる「名刺管理機能」や、重複した情報を統合する「名寄せ機能」といった機能が使えるサービスもあります。

クラウドPBXのオプション機能③便利機能を手軽に利用可能

クラウドPBXでは、従来のPBXでは高額だったツールも手軽に利用できます。

オプション機能は、事業者によって標準装備されている場合と有料で提供されているものがあります。

有料オプションの場合も、クラウドPBXでは基本的に安価な月額で利用できるのが大きなメリットです。

オプションで提供される便利な機能には、以下のようなものがあります。

ここでは、各機能の詳細を解説します。

通話録音機能

通話録音機能は、通話時の会話が自動でクラウド上に保存される機能です。

自動録音で手間がかからず、複数の拠点間で録音データの一括管理が可能に。

録音データ以外にも、通話開始時間・通話時間・相手先電話番号情報などが含まれ、簡単に検索と確認ができます。

通話録音機能は、顧客との会話を聞き直して情報を確認したい場合に便利です。

ビジネスにおいて、記憶違いや認識の相違による「言った」「言わない」のトラブルは珍しくありません。

通話記録があれば、会話内容を把握して速やかにトラブルに対応できます。

IVR（自動音声対応）

IVR（自動音声対応）は、自動音声案内で一時対応を行い、問い合わせ内容に応じてそれぞれの担当者や部署へ振り分ける機能です。

「○○のお問い合わせは1番」のように要件によって適切な案内ができるため、担当者への取り次ぎや転送など、無駄な作業を削減できます。

またIVRは、間違い電話やセールスの電話への対策にも効果的で、無駄なやり取りの削減にもつながります。

「本日の業務は終了しました」など自動音声で応答できるようにすることで、営業時間外にかかってくる電話への対応も可能です。

CTI（顧客情報表示）

CTI（顧客情報表示）は、着信時にオペレーターのパソコン上に顧客情報を自動で表示する機能です。

応答前に顧客情報を把握できるため、名前や会員番号を聞くなど、無駄な質問の時間を削減できます。

また顧客情報は社内で簡単に共有できるため、担当者以外のオペレーターもスムーズに応対可能です。

顧客へのスムーズな対応は満足度向上につながる上に、着信1件あたりの電話対応時間が減り、大幅なコスト削減も実現します。

クラウドPBXでCTI機能を活用するメリットや具体的な利用シーンを知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

クラウドPBXのCTI機能とは？メリットや導入シーンを解説【業務効率化】

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クラウドPBXの選び方とは？失敗しないための4つのチェックポイント

クラウドPBXはさまざまな事業者から展開されているため、その中から自社に最適なサービスを選ぶことが大切です。

ここでは、クラウドPBX選びで失敗しないための4つのチェックポイントを詳しく解説します。

電話番号ポータビリティの可否

クラウドPBXを選ぶ際に確認したいのが、電話番号ポータビリティの可否です。

ビジネスにおいて電話番号の持つ意味は大きいため、現在使用している電話番号を引き継げるかは重要なポイントです。

クラウドPBXで使用できる電話番号は、大きく以下の3つに分けられます。

電話番号を引き継げるかは、契約するクラウドPBXの事業者やプランによって異なるので、契約前に必ず確認しましょう。

電話番号引き継ぎや新規取得についての情報は、以下の記事をご覧ください。

クラウドPBXで電話番号は変わらない？引き継ぎ条件と3つの注意点

導入費用やランニングコスト

クラウドPBXを選ぶ際は、導入費用とランニングコストも確認しましょう。

導入費用に関して、PBX機器の設置や工事を必要としないクラウドPBXは、数万円程度の安価で導入可能です。

事業者によっては、導入費用をキャンペーン価格で提供する場合もあります。

ここで特に確認が必要なのは、「ランニングコスト」です。

月額料金は利用する人数や使いたい機能などによって大きく左右するため、コストメリットが得られるかシミュレーションするとよいでしょう。

必要機能やオプションの有無

クラウドPBXを選ぶポイントに、必要機能やオプションの有無も挙げられます。

クラウドPBXでは、従来のビジネスフォンで使える基本機能は搭載していますが、その他の便利機能は事業者やプランによって異なります。

よって導入目的に応じて、必要な機能やオプションが提供されているかを確認してから契約をしましょう。

必要機能やオプションが標準装備されている場合と、有料で提供されている場合があります。

また同じ名称の機能でも、具体的な内容や対応範囲が異なるケースもあるため、詳細を確認することが大切です。

たとえば「CTI機能を自社のCRM（顧客関係管理）と連携したい」など、自社システムとの連携が問題なく行えるかも事前にチェックしましょう。

専用アプリの使用感

クラウドPBXを選ぶ際のチェックポイントに、専用アプリの使用感も挙げられます。

クラウドPBXでは、ビジネスフォンとして使用するスマホ・タブレット・PCなど各種端末に、専用アプリをインストールすることで利用可能。

その専用アプリの操作性はサービスによって全く異なるため、可能であればデモなどで実際にお試しして使用感を確認しましょう。

クラウドPBXで電話業務の効率化を実現！おすすめサービスを紹介

便利機能が充実しているクラウドPBXには、大きな導入メリットがあります。
しかし、どのクラウドPBXサービスを選んだらよいかお悩みの方も多いでしょう。

そこでおすすめするのが、導入累計数20,000社の実績を誇る『OFFICE PHONE』です。

OFFICE PHONEでは、ビジネスを効率的かつ生産的にする、以下のような便利機能がご利用可能です。

従来のビジネスフォンにはない、充実した便利機能が使えるクラウドPBX。
さまざまな機能を活用すれば、業務効率化や大幅なコスト削減が期待できます。

しかし、「いきなりビジネスフォンをクラウド化するのは抵抗がある…」という方もいらっしゃるでしょう。

そこでOFFICE PHONEでは、使い心地や通話音質を「無料トライアル」でお試しいただけるので、まずはお気軽にお問い合わせください。

まとめ

クラウドPBXで利用できる基本機能と、オンラインならではの便利機能をまとめました。

新たな時代のビジネスフォンとして注目されているクラウドPBXは、場所を問わずに会社電話番号での発着信や完全無料の内線通話が可能になります。

加えて、オンラインならではの「ビジネスチャット・グループウェア」「Web電話帳」を活用することで、スムーズな情報共有を実現。

「通話録音機能」「IVR（自動音声対応）」「CTI（顧客情報表示）」など、便利機能を使いこなして業務効率化やコスト削減も目指せます。

また、クラウドPBX導入後も従来のビジネスフォンの機能がそのまま使えるため、いきなりビジネスフォンをクラウド化することに抵抗がある方でも安心です。

クラウドPBXの便利機能をお試ししたい方は、「OFFICE PHONE」の無料トライアルをぜひご活用ください！