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クラウドPBXで社員のスマホをBYOD化!大幅コスト削減を実現!

クラウドPBXで社員のスマホをBYOD化!大幅コスト削減を実現!

この記事のもくじ

在宅勤務やテレワークなどの働き方の多様化に伴い、BYODの注目度が高まっています。

クラウドPBXを活用して社員のスマホをBYOD化し、コスト削減をしながら在宅勤務などの業務効率化を図る動きが注目を集めています。

BYODとは、社員のプライベートの携帯電話を仕事に活用することです。

ただし、注目度が高まってきているとはいっても、BYODにはコスト削減や業務効率の向上などのメリットがある一方で、情報漏えいなどのリスクはどうなの?といった疑問もあるでしょう。

そういった疑問を解消してくれるのがクラウドPBXです。

ここからは、「BYOD」の解説とクラウドPBXが最適な理由をご紹介いたします。

BYODとは?企業で活用するメリット・デメリット

BYODとは、社員が個人で保有している携帯電話・スマートフォンを職場で業務に活用することです。

BYODは、「Bring Your Own Device(ブリング・ユア・オウン・デバイス)」の略語。

直訳すればBYODは「プライベートのデバイス(電子機器の端末)を持ち込む」という意味になりますが、一般的に個人の端末を業務に活用するときの表現として使われています。

BYODを企業で活用するメリット

社用携帯を貸与する場合と比較したときのBYODの会社にとってのメリットは、以下の通りです。

  • 会社が社員のスマホや携帯電話端末を購入しなくても良くなる
  • 端末の購入費用や維持費(基本料金や端末の修理費用など)のコストを削減できる
  • 管理部門で、スマホや携帯電を管理する業務を撤廃することができる

また、BYODは使う社員にとっても、次のメリットがあります。

  • 携帯電話の2台持ちをする必要がなくなり、手軽に移動できるようになる
  • 普段使い慣れた携帯電話・スマホを利用できるため、業務効率がアップする
  • ITツールなどを合わせて活用すれば、スマホを持つだけで、自宅や外出先などで業務を進めたり資料を共有したりすることができる

会社にとっても社員にとってもこのように十分なメリットがあります。

BYODを企業が導入するデメリット

逆に企業でBYODを活用するときに次のようなデメリットも考えられます。

  • スマホや携帯電話が盗難や紛失にあった際に、情報漏えいのリスクがある
  • プライベートの端末は、セキュリティ対策が甘いケースが多い
  • ビジネス用途とプライベート用途との区分けが難しく、通話料や基本料金の負担額をどうするかの線引きが難しい

また、社員にとっても以下のようなデメリットが考えられます。

  • 持ち帰り残業の発生リスクが高くなる(管理部としては、労務管理の新たなルール作りが必要)

クラウドPBXがBYODに最適な理由

働き方改革や新型コロナウイルス対策などのために、リモートワークを推進するためには、BYODはとても魅力的に感じられるのではないでしょうか?

特に、コストの削減と業務効率化を両立できるという点は、働き方改革を推進するうえでは不可欠です。
だからこそ、デメリットに対する対策が重要な課題といえます。

これらのデメリットや課題は、クラウドPBXを導入することで解決することができます。

クラウドPBXとは、クラウドの仕組みを利用した次世代型ビジネスフォンのことです。
従来のビジネスフォンは、社内に設置したPBXという装置とビジネスフォン機器本体を電話回線で接続しないと、ビジネスフォンとしての機能が一切使用できませんでした。

ところが、クラウドPBXはインターネット上の仮想のPBXに接続をすることで、社内にPBXを設置したり、電話回線工事をしなくてもビジネスフォンとしての機能をほぼすべて利用できるようになります。

クラウドPBXの大きな特徴は、インターネットに接続できればどこでもビジネスフォンの機能が利用できることやスマホやパソコンをビジネスフォンとして利用できることです。

つまり、スタッフ自宅やカフェなどで、社員の携帯電話がビジネスフォンとして使用できるようになるということです。

~クラウドPBXでBYODを導入するケースの具体例

  • スタッフ自宅やカフェなどでも、会社の電話番号で受発信ができる
  • ITツールを活用して、連絡事項のやり取りや資料の共有などをすることができる
  • セキュリティ対策について、クラウドPBXのセキュリティ対策を活用する

クラウドPBXでは、セキュリティ対策はクラウドPBXのメーカーにておこなわれます。
また、プライベートで利用する場合でもアプリを利用するかどうかだけで簡単にプライベートかビジネス通話かを切り分けできます。

※LINEをイメージすると、プライベートとビジネスの切り分けはわかりやすいです。
プライベート→音声発信
ビジネス→LINEのようにアプリを使って発信

普段、音声発信をすれば携帯電話会社から請求が届き、LINEの通話は通話料がかかっていないのと同じように、アプリの使用の有無で簡単に切り分けできるということです。

つまり、クラウドPBXでスマホを内線化することで、これまでのBYODの弱点が解消され、業務効率化とコスト削減の両立を実現できるということになります。

3、BYOD導入のためのクラウドPBXは「OFFICE PHONE」がおすすめ!

クラウドPBXには多数の業者があるため、どのメーカーのクラウドPBXが良いのか分からない、という方も多いと思います。

そこでおすすめしたいのが「OFFICE PHONE」です。
BYOD導入のために「OFFICE PHONE」をお勧めする理由を3点紹介します。

ビジネスフォンとしての確かな実力

「OFFICE PHONE」の品質は、数あるクラウドPBXの中でもトップクラス。
19年に渡り20,000社以上の導入実績を誇る「OFFICE PHONE」は、従来型のビジネスフォンと区別がつかないほどの通話品質に優れています。
セキュリティ対策についても、万全の態勢を整えています。

通信手段として使用する以上は、クリアな音質・途切れない安定性は不可欠なので、ぜひこだわっていただきたいポイントです。

便利なITツールが搭載されている

OFFICE PHONEには、ビジネスに役立つITツールが搭載されています。
特に、BYODと相性の良さそうなツールは、以下の通りです。

・グループウェア
社員間のメッセージでのコミュニケーションや情報共有、仕事の進捗状況の共有などの機能を利用できます。
プライベートのPCやスマホで作成した資料や写真データなどを、リアルタイムでチーム内に共有することができます。

・勤怠管理(月額200円)
スマホでタッチをするだけでタイムカードの打刻をしたり、残業時間が増えてくると警告してくれたりする機能が搭載されています。
テレワークなどの新たな働き方を導入する際の勤怠管理に便利な機能を格安で利用できます。

導入・撤去のプロフェッショナル

「OFFICE PHONE」を提供する「OFFICE110」は、従来型のビジネスフォンやインターネット回線・携帯電話・インターネットセキュリティなど、オフィスの通信機器のプロフェッショナルです。

従って、既存の危機の撤去も、クラウドPBXの導入も安心して任せることができます。

「OFFICE PHONE」導入の場合は、専用のアダプタを社内に設置して、SIPフォン(従来型のビジネスフォンに近い置き型の電話機)やPC・スマホに簡単な設定作業をおこないます(スマホに関しては、ほぼアプリをインストールするのみの簡単設定)。

営業担当者がついて、導入についてもしっかりとサポートする体制を整えているので、インターネットや通信機器の設定作業が不安な方でも安心して導入できますよ。

まとめ

スマホの保有率の増加や働き方改革の推進などを背景として、BYODの導入も進んでいます。

これまでのBYODには、セキュリティ上の不安やプライベートとビジネスの切り分けのわずらわしさなどのデメリットがありましたが、クラウドPBXの登場によりデメリットが解消されました。

BYODに最適なクラウドPBXを選ぶ際に意識したいことは、セキュリティ面で安心でき、通信機器としての実力をしっかりと備えたクラウドPBXを導入することです。

本記事で紹介した「OFFICE PHONE」は20,000社以上が導入した、非常に実力の高いクラウドPBXです。
BYODにより業務効率化・コスト削減の両立を目指す方は、検討されてみてはいかがでしょうか?

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