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クラウドPBXの「通話録音機能」の3つのメリットと導入事例紹介!

クラウドPBXの「通話録音機能」の3つのメリットと導入事例紹介!

この記事のもくじ

クラウドPBXの通話録音機能には3つのメリットがあります。

昨今、IT化が急速に発展していて「face to face」ではなく、電話で営業する企業も増加しています。
しかしその背景にはさまざまな問題があります。

そもそも、顔が見えない接客はトラブルの火種になることも多いですよね。
それらの問題を解決できるものが「通話録音機能」です。

そこでこの記事では、通話録音機能の中でも「クラウドPBXの通話録音」について紹介いたします。

具体的には

  • クラウドPBXの通話録音機能は何が違うのか?仕組みを解説!
  • クラウドPBXの通話録音の3つのメリットとは?
  • 実際にクラウドPBXで通話録音機能を導入した事例を紹介!

といったクラウドPBXの通話録音機能を網羅した内容です。

クラウドPBXの通話録音機能とは?

通話録音機能とは、「顧客との会話を全て録音できる機能」です。
通話録音機能には「オンプレ型」と「クラウド型」の2種類の導入方法があります。

オンプレ型は、録音した通話データを蓄積するためのサーバーを設置して自社でデータを管理する方法です。

クラウド型は、クラウドサービスを利用してクラウド上(ネット上)で録音した通話データを管理する方法です。
特に機械を導入する必要はありません。

クラウドサービスとは、インターネットを介してデータやソフトウェアをネット上(クラウド上)で管理するサービスのこと。
身近なものでは、『Google drive』や『icloud』などがあります。

セキュリティにも力を入れているため、情報漏洩などの心配も無用。

ちなみに、クラウドPBXは「クラウド型」に分類されます。

※PBXとは?

PBXとは、電話機に内線・外線・転送などあらゆる機能をつなげる役割を持つ装置のことです。
電話機の大半の機能を制御することから「主装置」とも呼ばれます。
まさに電話機の脳なるものです。

そのPBXをクラウド化してクラウド上(ネット上)に構築したものが「クラウドPBX」です。
クラウド化することで、大規模な設置・配線工事は不要となり、スマホやPCにアプリをインストールして簡単に導入できるようになりました。

クラウドPBXでは内線・外線以外にも利便性の高いさまざまなオプション機能があります。

そのオプション機能のひとつが「通話録音機能」です。

この利便性の高いオプション機能を活用するためにクラウドPBXに乗り換えた企業も少なくありません。

実際、クラウドPBXのシェアは着々と伸びており、今後もシェアを伸ばすことが予想されます。

クラウドサービスの普及率 参照:総務省「通信利用動向調査」


PBXの需要傾向 参照:情報通信ネットワーク産業協会「通信機器中期需要予測[2018-2023年度]」

クラウドPBXで通話録音を導入する3つのメリット

クラウドPBXで通話録音機能を導入するメリットは

  1. 顧客対応力の向上
  2. トラブル防止
  3. 聞き逃した内容を確認可能

魅力的な3つです。

通話録音機能と他のオプション機能を連携してより一層、利便性の高い通話録音機能を利用できます。

顧客対応力の向上

通話録音機能を導入すれば、顧客対応力が向上します。

なぜなら、録音した通話データを聞き返して学習できるからです。
聞き替えることで分かった「改善ポイント」や「顧客の特徴」などを顧客情報にメモし、着信時に確認することができます。

さらにクラウドPBXには「着信時に顧客情報が自動で表示される機能」があります。
この機能により、顧客を待たせることなくスムーズに「情報の確認」や「顧客の要望」に応えられます。

顧客ごとに異なる特徴や対応の仕方を着信時に確認できることで、より一層通話録音機能で復習した顧客対応力を活かせますね。

つまり、クラウドPBXを活用すれば、一般的な通話録音機能より「顧客対応力」を向上できるのです。

トラブル防止

通話録音機能を活用すれば、通話が証拠として残るためトラブルが生じにくくなります。
例えば「商品の誤発注はどちらのミスか?」「電話で契約の際に言った・言わない問題」といったトラブルを防げます。

一般的な通話録音機能は、「後日サービスを提供している会社からデータが送られること」や「データを一ヶ所のサーバーで管理していること」ことからデータを移行するのに手間と時間がかかる場合が多いです。

クラウドPBXならトラブルを瞬時に確認して迅速なトラブル対応が可能です。

聞き逃した内容をいつでもどこでも確認可能

通話録音機能を活用すれば、聞き逃した顧客の要望を確認できます。
もっとも、再度顧客に確認しにくい内容もしっかり確認可能です。

さらに、クラウドPBXならいつでも録音した通話を聞き直せることから、現場での作業中や外出中に簡単に確認できます。

例えば、作業前の確認では気づかなかったが、現場で段階を踏んで作業をしていると「ここの要望がわからない」と後から気付く場合もありますよね。

このような場合に、瞬時に要望・内容を確認して作業に取りかかれることが非常に大きなメリットです。

またクラウドPBXの「グループウェア機能」といった社員間で情報を共有できる機能も非常に便利です。
例えば電話を取った担当者が現場にいなくても、現場の者が通話データを確認できる点もメリットのひとつ。

クラウドPBXで「通話録音機能」の導入事例

実際に現在、クラウドPBXで「通話録音機能」を活用している企業の事例を紹介します。
具体的には、「導入前の課題」と「導入後の変化」を主に紹介します。

導入を検討している方は、ぜひご参考にしてください。

アパレルECサイト運営会社

ECサイトにてアクセサリーをはじめ、さまざまなアパレル商品を取り扱っている企業。

電話での問い合わせなどで顧客と直接電話をする機会が多く、導入前は電話での顧客対応が遅いことが課題でした。

電話の音質や名前が難しいことで聞き取りづらく、時間をかけて何度も聞き直すことが多かったからです。

導入後は新規顧客の名前や情報を録音データを聞き返して顧客情報を登録できるようになりました。

さらに2回目以降は、「着信時に顧客情報を自動で表示する機能」で名前を表示できるため、名前を何度も聞いたり、検索する手間が省けてスムーズになり、顧客満足度も大幅に向上しました。

その結果、お客さんからクレームが入ることは激減しました。

建設業

この企業では、建設に必要な資材や部品を電話で直接発注していました。

そのため、頻繁に数量が違うミスやモノが違うミスがあったのです。
よって、作業進行度に遅れが生じることが問題でした。

しかしクラウドPBXの「通話録音機能」を導入後は、発注の証拠を録音で残せるため、どちらのミスかはっきりしたのでトラブルが激減しました。

つまり現場仕事ではその場で確認できるため、クラウドPBXの通話録音機能がより一層活かせるのです。

弁護士

弁護士事務所では電話対応をする事務スタッフが常駐していて、弁護士に電話内容を伝えます。

しかしその事務スタッフは法律を把握しているわけではないため、弁護士さんが伝言内容を理解できない課題がありました。

導入後は「通話録音機能」で弁護士自身が確認できるため、伝言内容が理解できない場合にも対応できるようになったのです。

また、弁護士事務所にはセールスなど取らない方がいい相手からの着信も多く、クラウドPBXの「着信時に顧客情報が表示される機能」を利用することで事務スタッフの仕事量も減り、業務効率も向上しました。

クラウドPBXで通話録音なら『OFFICE PHONE』が一押し!

ここまでクラウドPBXで「通話録音機能」を導入する3つのメリットや導入事例を紹介してきました。
これらから判断して、クラウドPBXの『OFFICE PHONE』が通話録音機能を活用するための一押しです。

なぜなら、OFFICE PHONEには

  • 19年にもわたる独自研究で常に鮮度の高い機能を利用可能!
  • 業界最高峰の「音声品質」を誇る!
  • もちろん「顧客情報表示機能」「スマホでどこでも利用可能」といった機能も搭載!
  • 唯一無二のサポートである『01サポート』が受けられる!

といった魅力的なオプション機能が揃っているためです。

クラウドPBXの通話録音機能だけではなく、どんな製品でも最新の機能を利用できることは非常に大きなメリットです。
例えば、録音した通話データがより高品質にアップデートされれば、スマホのシステムアップデートと同様にすぐさまアップデートできます。

クラウドPBX業界では非常に長い19年という年月をかけて、独自の研究を行うことによって常に最高品質のクラウドPBXを提供しているのです。

また通話録音機能を利用する企業にとって、「音声品質」は録音される通話データの品質にも関わるため重視したい部分です。
その通話品質が19年にわたる研究により業界最高峰の質を誇ります。

もっとも、OFFICE PHONEの『01サポート』はクラウドPBXの設定や操作方法のみならず、オフィス機器全般のサポートや企業のビジネスコンサルティングさえも提供してくれるのです。

もちろん、サポートしてくれるスタッフは「クラウドPBXの知識」「オフィス機器などIT全般の知識」「ITビジネスの知識」といった豊富な知識を身につけている優れた専門家が常駐しています。

ここでは、OFFICE PHONEの通話録音機能にフォーカスして紹介しましたが、それ以外の詳細な情報について知りたい方は以下のサイトをご覧ください。

詳しくはこちら:「OFFICE PHONE

まとめ

クラウドPBXの通話録音機能なら、一般的な通話録音機能より豊富なメリットがあります。

通話録音機能を検討している方の多くは

  1. 顧客対応力の向上
  2. トラブル防止
  3. 聞き逃した内容を確認可能

といったメリットを希望していると思います。
クラウドPBXの通話録音機能はこの3つのメリットに対して、より一層優れた機能を兼ね備えています。

また、クラウドPBXの導入を検討している方には『OFFICE PHONE』が一押しですよ。

  • 19年にもわたる独自研究で常に鮮度の高い機能を利用可能!
  • 業界最高峰の「音声品質」を誇る!
  • もちろん「顧客情報表示機能」「スマホでどこでも利用可能」といった機能も搭載!
  • 唯一無二のサポートである『01サポート』が受けられる!

といった魅力的なオプション機能はOFFICE PHONEにしかありません。
19年にもわたる独自の研究は業界最高峰の機能性を誇ります。

ぜひクラウドPBXを比較する際は、『OFFICE PHONE』を参考にしてみてください。

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