クラウドPBXについて知ろう

【クラウドPBX】通話録音機能とは？3つのメリットと導入事例

場所を問わずスマホを使って会社電話の応対が可能な、ビジネスフォンに代わる新しい電話サービス「クラウドPBX」。

クラウドPBXも従来のビジネスフォンと同様に、電話での双方のやり取りを自動で録音できる「通話録音機能」が利用できます。

では具体的に、クラウドPBXで通話録音機能が使えることには、どのようなメリットがあってどれほど便利なのでしょうか。

本記事では、クラウドPBXの通話録音機能について次の3点を徹底解説します。

クラウドPBXとは？まずは基本と通話録音機能の仕組みを解説

まずクラウドPBXとは、従来はオフィス内に設置するビジネスフォンの主装置（PBX）をクラウド化し、インターネット上で通話・通信を可能とする電話サービスです。

従来のビジネスフォンの場合、主装置と各電話機を有線接続しなければならず、会社の電話業務はオフィスに縛られていました。

しかしクラウドPBXなら、この主装置をクラウド上に構築することにより、インターネットが繋がる場所ならどこでも会社電話の応対が可能となります。

つまり外出先でも会社の代表番号を使って発着信ができたり、離れた場所で働く社員同士でも内線通話が可能だったりと、電話業務の効率化・コスト削減につながります。

クラウドPBXについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

クラウドPBXの「通話録音機能」とは？仕組みも解説

クラウドPBXの通話録音機能は、クラウド上に通話録音データを保存し、いつでもどこでも録音データを確認できる機能です。

「クラウド」を使った仕組みにより、録音データをインターネット回線でクラウド上のサーバーへ送信・蓄積する点が大きな特徴。

外線通話を全て自動録音できる上に、複数拠点のデータをクラウド上で一括管理できたり、ほしいデータを簡単に検索・確認できる点が大きなメリットです。

では続いて、通話録音機能のメリットについてさらに詳しく解説していきます。

クラウドPBXで通話録音機能を利用する3つのメリット！

クラウドPBXで通話録音機能を利用するメリットは、大きく分けて以下の3つです。

通話録音機能と他のオプション機能を連携してより一層、利便性の高い通話録音機能を利用できます。

メリット①顧客対応力の向上につながる

通話録音機能を導入すれば、顧客対応力が向上します。

なぜなら、録音した通話データを聞き返して学習できるからです。
聞き替えることで分かった「改善ポイント」や「顧客の特徴」などを顧客情報にメモし、着信時に確認することができます。

さらにクラウドPBXには「着信時に顧客情報が自動で表示される機能（CTI機能の詳細はこちら）」があります。

この機能により、顧客を待たせることなくスムーズに「情報の確認」や「顧客の要望」に応えられます。

顧客ごとに異なる特徴や対応の仕方を着信時に確認できるため、より一層通話録音機能を活かしながら顧客対応の質を高めることができるでしょう。

メリット②トラブル防止につながる

通話録音機能を活用すれば、通話が証拠として残るためトラブルが生じにくくなります。

例えば「商品の誤発注はどちらのミスか？」「電話で契約の際に言った・言わない問題」といったトラブルを防げます。

一般的な通話録音機能は、「後日サービスを提供している会社からデータが送られること」や「データを一ヶ所のサーバーで管理していること」ことからデータを移行するのに手間と時間がかかる場合が多いです。

しかしクラウドPBXなら、トラブルを瞬時に確認して迅速なトラブル対応が可能です。

メリット③聞き逃した内容を確認できる

通話録音機能を活用すれば、再度顧客に確認しにくい内容を含め、聞き逃した顧客の要望を改めて確認できます。

さらに、クラウドPBXならいつでも録音した通話を聞き直せることから、現場での作業中や外出中でも簡単に確認できる点もメリット。

例えば、作業前の確認では気づかなかったが、現場で段階を踏んで作業をしていると「ここの要望がわからない」と後から気付く場合もありますよね。

このような場合に、瞬時に要望・内容を確認して作業に取りかかれることが非常に大きなメリットです。

また、クラウドPBXの「グループウェア機能」という社員間で情報を共有できる機能も非常に便利です。

例えば担当者が現場にいなくても、電話を取った現場の者が通話データを確認し、適切な応対ができます。

クラウドPBXで「通話録音機能」を利用している企業の導入事例

実際に現在、クラウドPBXで「通話録音機能」を活用している企業の導入事例を紹介します。

具体的には、「導入前の課題」と「導入後の変化」を主に紹介するので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

導入事例①アパレルECサイト運営会社

ECサイトにてアクセサリーをはじめ、さまざまなアパレル商品を取り扱っている企業。

電話での問い合わせなどで顧客と直接電話をする機会が多く、導入前は電話での顧客対応が遅いことが課題でした。

電話の音質や名前が難しいことで聞き取りづらく、時間をかけて何度も聞き直すことが多かったからです。

導入後は、新規顧客の名前や情報を録音データを聞き返して顧客情報を登録できるようになりました。

さらに2回目以降は、「着信時に顧客情報を自動で表示する機能」で名前を表示できるため、名前を何度も聞いたり、検索する手間が省けてスムーズになり、顧客満足度も大幅に向上しました。

その結果、お客さんからクレームが入ることは激減しました。

導入事例②建設業

この企業では、建設に必要な資材や部品を電話で直接発注していました。

そのため、頻繁に依頼内容と納品した数量やモノが異なる、といったトラブルが度々起こり、作業進行度に遅れが生じることが問題でした。

しかしクラウドPBXの「通話録音機能」を導入後は、発注の証拠を録音で残せるため、どちらのミスかはっきりしたのでトラブルが激減しました。

つまり現場仕事ではその場で確認できるため、クラウドPBXの通話録音機能がより一層活かせるのです。

導入事例③弁護士

弁護士事務所では電話対応をする事務スタッフが常駐していて、弁護士に電話内容を伝えます。

しかしその事務スタッフは法律を把握しているわけではないため、弁護士さんが伝言内容を理解できないという課題がありました。

導入後は「通話録音機能」で弁護士自身が確認できるため、伝言内容が理解できない場合にも対応できるようになったのです。

また、弁護士事務所にはセールスなど不要な着信が多かったため、クラウドPBXの「着信時に顧客情報が表示される機能（CTI機能）」を利用することで事務スタッフの仕事量も減り、業務効率も向上しました。

クラウドPBXで通話録音機能を使うなら『OFFICE PHONE』がおすすめ

ここまでクラウドPBXで「通話録音機能」を導入する3つのメリットや導入事例を紹介してきました。

これらから判断して、クラウドPBXの導入を検討している方には『OFFICE PHONE』がおすすめです。

OFFICE PHONEの特徴を具体的にまとめると、以下の通り。

OFFICE PHONEは19年もの研究開発により、最高品質を実現している点が大きなメリット。

通話録音機能をはじめあらゆる便利なオプション機能が利用できるほか、通話品質にも優れているため、従来のビジネスフォンよりもさらに快適に電話業務ができるでしょう。

またOFFICE PHONEの『01サポート』により、クラウドPBXの設定や操作方法だけでなく、オフィス機器全般のサポートや企業のビジネスコンサルティングも提供。

さらに、「クラウドPBXの知識」「オフィス機器などIT全般の知識」「ITビジネスの知識」といった豊富な知識を身につけている優れた専門家が常駐しているので安心。

ここでは、OFFICE PHONEの通話録音機能にフォーカスして紹介しましたが、それ以外の詳細な情報について知りたい方は以下のサイトをご覧ください。

＞OFFICE PHONE公式ホームページはこちら＜

まとめ

クラウドPBXの通話録音機能なら、一般的な通話録音機能より豊富なメリットがあります。

クラウドPBXの通話録音機能はこの3つのメリットに対して、より一層優れた機能を兼ね備えているので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

最後に、クラウドPBXのサービス選びに悩まれている方には、『OFFICE PHONE』が一押しです。

さらに、今ならキャンペーン適用で初期費用0円とお安く運用を始められるだけではなく、実際に使い勝手を体験いただける無料トライアルも実施中です。

少しでも気になる方は、ぜひOFFICE PHONE公式ホームページをご覧ください。