now loading

クラウドPBXとは?その仕組みとできること

クラウドPBXとは?その仕組みとできること

この記事のもくじ

「クラウドPB X 」という電話システムは知っているでしょうか?中には導入を検討している方もいると思います。

クラウド PBX とは、インターネット上に構築された主装置( PBX )にアクセスして通話やデータ通信を行う電話システムです。

といっても、なかなかピンとこないのではないでしょうか?

そもそも「クラウドPBX の仕組みが分からない?」という方もいますよね。

通常、オフィスでは「ビジネスフォン」が利用されますが、ビジネスフォンとは仕組みがまったく異なるのです。

ということで、ここからは「クラウドPBX とは?」をメインテーマにビジネスフォンとの仕組みの違いやクラウド P BX でできることを紹介します。

クラウドPBX とは?ビジネスフォンやIP-PBX との仕組みの違い

まず先に言っておくと、クラウドPBX を導入する一番のメリットはスマートフォンがビジネスフォンとして使えることです。

仕組みなどは次の項で詳しく説明しますが、サービス提供会社の専用アプリをスマートフォンやパソコンにインストールすれば、ビジネスフォンと同じかそれ以上の機能が使えるようになります。

通常のオフィスは電話として「ビジネスフォン」を利用するのが一般的ですが、その他にIP 電話を利用するための「IP-PBX」といった電話システムも利用されています。

そして、現在では「クラウドPBX」が登場し、オフィスの環境やニーズに合わせて、それぞれ導入されているのです。

まず、ビジネスフォンやIP-PBX との大きな違いは、クラウドPBX は社内に主装置・PBX の設置が不要になり、ソフトフォンやスマートフォンを活用すれば配線も不要になるということです。

その違いをまとめると以下のようになります。

【一般的なビジネスフォンとIP-PBX、クラウドPBX の仕組みの違い】

一般的なビジネスフォン IP-PBX クラウドPBX
社内に主装置(PBX)の設置の有無 必要 不要
社内の配線方式 電話線
(モジュラーケーブル)
LAN ケーブル
配線工事 必要
(工事担当者の有資格者)
不要
(LAN ケーブルの配線に資格は不要)

クラウドPBX の仕組みを説明していきますが、「クラウド」という言葉は最近よく聞きますよね。

クラウドは「クラウド・コンピューティング」を指し、簡単に説明するとインターネット上に空間(サーバー的なもの)があり、そこにアクセスすることで様々なサービスを受けることができるようになったり、画像やデータを保存したりすることが可能になるものです。

例えると、事務所にビジネスフォンを設置するためには、今までは必ず主装置(PBX)を設置しなければなりませんでした。

しかし、クラウドを利用すると、インターネット上に主装置(PBX)を設置している状態にできるので、社内に設置する必要がなくなるということになります。

クラウドPBXの仕組みは、従来のビジネスフォンで利用する主装置(PBX)の機能をクラウドPBXサービス提供会社のサーバー上に構築します。

利用者はクラウドPBX サービス提供会社と契約したのち、インターネットを通じてサービス提供会社のサーバー上に構築された主装置(PBX)に接続することで通話やデータ通信ができるようになるのです。

簡単なイメージは以下のような感じです。

(出典:BIZTEL|クラウドPBX とは?)

上記で説明したとおり、クラウドPBXでは主装置や配線、工事などが不要になる訳ですが、ではどのような電話機が利用できるのでしょうか?

ビジネスフォンは主装置(PBX)と同一メーカー・機種の電話機、IP-PBX はIP 電話機(LAN ケーブルを接続する電話機)ですが、クラウドPBX は以下の3 種類の端末が利用できます。

【クラウドPBX では以下の3 種類の端末が利用可能】

詳細
SIP フォン(IP 電話機) SIP フォンとはビジネスフォンやパソコンにLAN ケーブルを接続してビジネスフォンとして利用する電話機。
ソフトフォン(PC) ソフトフォンとは、パソコンに専用のソフトウェアをインストールすることで、インターネットを利用してパソコンで通話ができる通話システムです。
スマートフォン 専用アプリをスマートフォンにインストールするだけでビジネスフォンのように利用できます。
インターネット(3G・LTE・Wi-Fi)環境が整っている場所ならどこからでも内線通話ができます。

電話機に関しては『クラウドPBX でビジネスフォンは使える?3種類の端末が利用可能!』で3 種類の端末を詳しく紹介しているので是非ご覧ください。

クラウドPBX を利用する流れは以下の通りです。

  1. 利用者はクラウドPBX のサービス提供会社に利用の申し込みを行います。
  2. 契約が成立するとサービス提供会社からアカウント情報(ID・パスワード)が電子メールもしくは郵送で送られてきます。
  3. 届いたアカウント情報を利用する端末に設定すれば通話ができるようになります。

このように、クラウドPBX はサービス提供会社と契約することで電話システムが構築できるので、機器代金や初期工事費などの初期費用を大幅に削減することができるのです。

クラウドPBX で出来ることは?

クラウドPBX は、基本的な外線・内線電話、保留・転送、代表組など、従来のビジネスフォンとほぼ同じ機能を使うことができます。

さらに、その基本機能のほかにもクラウドPBX では以下のことが可能になります。

スマホに専用アプリをインストールするだけでビジネスフォンになる!

クラウドPBX なら日頃から使っているスマートフォンも簡単にビジネスフォンとして利用できるようになります。

設定は簡単で、専用アプリをスマホにインストールして、アカウント情報を設定するだけでビジネスフォンの内線子機として利用可能。
インターネットが接続できる場所なら海外からでも会社との内線通話ができます。

社員が個人所有しているスマホを活用すれば、テレワーク(在宅勤務)でも活用できるようになります。それは、会社との連絡も内線通話が
可能な上に、外線をかけるときも会社の代表番号から発信できるからです。

また、全国の支店・支社もクラウドPBX に切り替えることで拠点間通話の内線化が実現。通信コストを大幅に削減できるとともに、業務効率の面でも向上が期待できます。

増設や初期設定内容の変更などがパソコンのブラウザ画面でできる!

クラウドPBX は、パソコンやスマートフォンのブラウザ画面で電話の増設や初期設定内容の変更などが行えます。

さらに、ほとんどのクラウドPBX は、電話の稼働状況のモニタリング機能や全通話録音機能が備わっています。
この機能もブラウザから確認できるので、トラブル防止やクレーム発生時の情報共有が可能になります。

クラウドPBX に関しては『クラウドPBX の設定はブラウザから簡単に変更可能!』こちらで詳しく説明しているので参考にご覧ください。

セキュリティ面は大丈夫なの?

クラウドPBX はインターネットを介して通話やデータ通信を行う関係上、どうしてもセキュリティ面が懸念されます。
しかし、クラウドPBX では「VPN 機能」や社員が共用で利用する「クラウド電話帳」が利用できるのでセキュリティ面も安心なのです。

【VPN 機能とは?】
VPN は「Virtual Private Network」の略語で、日本語に直訳すると「仮想専用線」です。
盗聴やデータの改ざんなどを防止するために、データのやり取りの間に仮想的な専用線を設けて通信を行う仕組みになります。

【クラウド電話帳とは?】
クラウド上の電話帳に情報を集約することで、社員の携帯やパソコンには顧客情報を入れなくてよくなります。
社員が万が一端末を紛失しても情報が漏えいすることはありません。 (当然、第三者がアクセスできないようセキュリティはかかっています。)

セキュリティ面に関しては、『クラウドPBX のセキュリティ!データはクラウド上に保存されるので安心!』の中で詳しく説明しているので、セキュリティ面が心配な方は是非ご覧ください。

修理・メンテナンスが不要になる!

クラウドPBX では、サービス提供会社が定期的にシステムの脆弱性などの更新を行なっています。

そのため、故障の心配がないうえにメンテナンスの手間が一切かかりません。結果として、管理・運用に関わる人員や経費の削減が期待できるのです。

ただし、クラウドPBX はインターネットを活用するので、停電したときやシステム障害を起こしたときは利用できなくなるので注意が必要です。

クラウドPBX はインターネットを活用する電話システムなので、インターネットが使える場所なら外出先でも、どこからでも会社との内線通話や外線通話が可能になるため、外出が多い業種の企業や何かと少人数でこなしている小規模オフィスの企業からも人気があります。

まとめ

今回は、クラウドPBX とは?を中心に仕組みやできることをご紹介しました。

クラウドPBX はクラウド上にPBX の機能が構築され社内に機器の設置が不要になることとスマートフォンがビジネスフォンとして使えることが一番の特徴でありメリットです。

そのほかにも、クラウドPBX はスマホと簡単に連携ができるので、追加や変更といった設定もパソコンのブラウザ画面で行えます。
さらに、VPN やクラウド電話帳によりセキュリティ面でも安心して利用できます。

このように、クラウドPBX は従来のビジネスフォンやPBX にはないメリットがあり、企業の通信コストや業務効率化に効果的な電話システムなのです。

PAGE TOP