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クラウドPBXとは?仕組みは意外と簡単!【図解付き】

クラウドPBXとは?仕組みは意外と簡単!【図解付き】

この記事のもくじ

「最近よく耳にするクラウドPBXって何?」
「クラウドPBXとは、どんな仕組みなの?」
「クラウドPBXを導入すると、どんなメリットがあるの?」

多方面な企業から、最近クラウドPBXに関する問い合わせを受けるようになりました。

申し遅れましたが、私は通信機器業界に身を置いて16年。
ビジネスフォンやインターネット機、そしてクラウドPBXの法人営業の第一線で営業を担当している五十嵐といいます。
第一線の現場での経験を活かして、リアリティのある生の情報をお届けするので、特に次に当てはまる方におすすめです。

・クラウドPBXの導入を検討している企業の経営者・担当者の方
・費用を抑えてビジネスフォンを導入したいと考えている経営者・担当者の方
・テレワークなど多様な働き方を手軽に実現できるツールを探している経営者・担当者の方

この記事では、クラウドPBXの仕組み・クラウドPBXだからこそできること・失敗しないために押さえておきたいポイントなどを解説します。

クラウドPBXとは?

クラウドPBXの仕組みやメリットについて紹介する前に「そもそもクラウドPBXって何?」という疑問についてお答えしていきましょう。

クラウドPBXは、最近何かと話題のクラウドを利用したビジネスフォンのことです。
要はインターネットの技術を活用した電話機ということですね。

電話機とインターネットはなかなか結び付きにくいかもしれませんが・・・
クラウドPBXは、これまでのビジネスフォンではできなかった様々なことができるビジネスフォンです。

<クラウドPBXの主な機能やメリット>
通信機器の営業担当である私が、多機能なクラウドPBXの中でも特におすすめするポイントについて紹介します。
これまでの営業や商談の中で、企業担当者が特に興味を示した点のトップ3は次の通り。

①スマホの内線化ができる
個人所有のスマホをビジネスフォンの端末として利用できること。

②初期費用を抑えられる
従来のビジネスフォンのように設置工事が必要なく、スマホやPCを端末として利用できるため、初期費用を大幅に軽減できる

③テレワークに適している
物理的に離れていても、会社の電話が利用できるため、スタッフの自宅や外出先などでも会社の代表電話を使用できる

クラウドPBXで出来ることは、後で改めて詳しく紹介しますが、費用をかけずに便利機能を活用できるツールとして、クラウドPBXは注目が高まっています。

PBXって何?

クラウドPBXの仕組みを理解するためには「PBXとは何か?」ということも明らかにしておいた方が理解しやすくなります。

PBXは「主装置」ともいい、ビジネスフォンを使用するためには不可欠なものです。
PBXの役割は次のようなもの・・・・

  • ビジネスフォン機器に内線番号を設定して、内線通話ができるようにする
  • 保留や転送などのビジネスフォンとしての機能を利用できるようにする

簡単にいえば、PBXがあるからこそ電話機がビジネスフォンとして利用できるということです。
もしPBXがなかったら、家庭用の電話機と同じように使用することしかできないため、一社で同時にたくさんの電話機を使用したり、内線通話をしたりすることができません。

PBXの種類と仕組み

PBXには、大きく分けて3つの種類があります。

クラウドPBXは、3つあるPBXの種類のうちの一つです。従って、それぞれの種類についての仕組みを理解することが、クラウドPBXの理解につながります。

この章では、PBXの種類と仕組みについて解説します。

従来のビジネスフォンの仕組み

まずは、従来のビジネスフォンの仕組みについて解説します。

従来のビジネスフォンでは、社内に置き型のPBXを設置して、電話回線でPBXと各ビジネスフォンを接続します。
PBXには機能や設定が保存されているので、電話回線を接続することでPBXに設定した機能や設備を利用できるようになるということです。
従来のビジネスフォンの仕組み
ただし、PBXを社内に設置するためには、次の点がデメリットになることがあります。

  • 拠点ごとにPBX(主装置)を購入しなくてはならないこと(PBXの価格は、1台あたり20万円~)
  • 主装置は、同一メーカーの対応機器(ビジネスフォン)にしか対応していない
  • 主装置とビジネスフォンは、全て配線工事が必要→レイアウトを変更する際は大変
  • 主装置のメンテナンス・修理・台数拡張の場合には、その都度業者に工事を依頼しなければならない

これらの理由から、従来のビジネスフォンを導入する時には、費用が高額になる傾向があります。
※ビジネスフォン導入費用相場
主装置の料金(20万円)+電話機の購入代金(3万円×必要台数)+電話工事費(約10万円)

IP-PBXの仕組み

IP-PBXとは、インターネット回線を使って通信ができるIP電話機を使用するビジネスフォンのことです。
また、クラウドPBXと同じように、スマートフォンを内線化することもできます。
IP-PBXの仕組み
インターネット回線で接続するという点ではどちらも同じですが、IP-PBXは社内に主装置を設置しなければ使用できません。

各ビジネスフォンを電話回線で接続しなくても良いというメリットはありますが、従来のビジネスフォンでデメリットとなっていた次の問題は残ります。

・導入の際に、主装置を購入して社内に設置しなければならない
※従来のビジネスフォンとの違いは、インターネット網で拠点間の接続は可能であること。主装置の設置は、拠点ごとではなく企業に1つでOK
・拡張や機能の追加をするためには、より多機能・高機能な主装置を購入する必要がある

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXは、インターネット上に設置された仮想のPBXに接続することで、ビジネスフォンの機能を利用できるようにするものです。
クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXの仕組みと特徴は以下の通りです。

・クラウド上(インターネット上)に仮想のPBXを構築
→PBXを購入するわけではなく、契約することでレンタル利用するようなイメージです。そのため、従来のビジネスフォンのように、初期費用がかかりません。

・支店や店舗・在宅勤務スタッフの従業員がすべて内線でつながる
→同じ企業の拠点・スタッフは、物理的に場所が離れていても「内線」でつながることができます。
内線なので、場所が離れていても無料通話できます。

・クラウド上のPBXにアクセスできれば、ビジネスフォンの機能が利用可能
→インターネットに繋がれば、世界中どこにいてもビジネスフォンが使用できます。また、スマートフォンやPCがビジネスフォンとして利用できます。

・従来のビジネスフォンに必要だった機器や工事が全て不要
→PBXの設置・配線工事・ビジネスフォン機器が全て不要になります。

以上の特徴から、コストの削減や業務効率化が図れるのがクラウドPBXの特徴です。

クラウドPBXに接続できる主な端末

クラウドPBXのメリットの一つは、スマートフォンやPCなど、元々社内にある機器をビジネスフォンとして使用できることです。

この章では、クラウドPBXにどのような機器を接続できるのかについて、具体的に紹介します。

スマートフォン

アプリをダウンロードするだけで、スマートフォン端末がビジネスフォン子機に早変わりします。
かかる費用は、毎月のライセンス料金のみ。

スマートフォンは、スタッフ個人所有のものでも対応可能です。

これまで、社用携帯をスタッフに貸与していた企業も少なくありませんが、クラウドPBXを契約すればスタッフの個人端末にアプリを導入するだけで、スマホがビジネスフォンになります。高額な端末を購入して社用携帯を購入する必要がなくなります。スタッフにとっても、営業の際にスマホを2台持ちしなくても良くなるので、メリットがあります。

スマホが通信可能なエリアであれば、外出先であっても通話料無料で社内通話をすることができます。
また、どこにいても会社の電話番号で電話の発信・受信ができます。

PC

専用のソフトウェアをダウンロードして、マイク・イヤホンを接続すれば、PCをビジネスフォンとして使用することができます。

PC画面を見ながら通話できるので、コールセンターや内勤営業(インサイドセールス)・代理店営業・店舗管理など、業務を行いながら通話をする場面で非常に便利です。

SIPフォン・IPフォン

SIPフォン・IPフォンなど、インターネット接続をして利用できるタイプの電話機も、クラウドPBXに接続することができます。

「従来型の置き型の電話機が使用できなければ不安・不便・・・」

といった不安を持つ経営者・担当者の方は実際少なくありませんが、クラウドPBXでは従来のビジネスフォンのような使い方も可能というわけです。

しかもこれらの電話機は新品でも1万円以下から購入可能!
従来のビジネスフォンの半額以下でビジネスフォン機器を導入できるため、どのように機器を揃えても初期費用が大きく軽減できるというわけです!

クラウドPBXだからこそできる5つの便利な使い方

ここまでの内容から「クラウドPBXは便利で手軽なのかな」といったイメージを持っていただけたのではないでしょうか?

では、ここまでの内容を踏まえて、クラウドPBXだからこそできる5つの便利な使い方を紹介します。

せっかくクラウドPBXという新しいサービスを導入するからには、あらかじめできることを知って、機能を活用できるようにしておきたいもの。

この章が、クラウドPBX導入後にどのように機能を活用するのかの大きなヒントになるはずです。

社外にいても内線通話できる

クラウドPBXでスマホを内線化すると、社外にいても内線通話をすることができます。

どこでも内線通話できることにより、次のメリットがあります。

  • 社員間は常に通話料無料で通話ができる
  • コミュニケーション活性化を図ることができる
  • 席を外しているスタッフの行先が不明でも、内線番号で呼び出すことができる
  • 従来のビジネスフォンでは、通話料が発生していた店舗間や本社と支社間の通話などが無料

外出先から会社の電話番号で通話できる

経営者や営業担当のスタッフは、外出先であっても取引先や顧客から電話がかかってくるもの・・・
ビジネスでは、至急の対応が必要な場面も少なからずありますよね。

従来のビジネスフォンでは、一旦会社でスタッフが受けてから折り返しTELの対応を取るのが一般的です。しかし、タイムラグにより顧客の満足度が低下してしまったり、機会損失を招いてしまったりすることがあります。

対個人の営業の場合は「知らない携帯電話からの着信は怪しい・・・」と折り返しの電話に出てもらえないケースも・・・

クラウドPBXを導入すれば、会社の電話にかかってきた外線電話を出先で直接応答することができます。
また、折り返しの電話を掛けるときも、会社の電話番号を使って通話することが可能です。

頻繁に外出する方や少人数の営業所の都合上、事務所や店舗を留守にすることが多い企業に特におすすめしたいメリットです。

導入スピードが速い!早くて翌日利用が可能

導入を依頼しても、工事の都合や機器の注文などの兼ね合いから、導入までに時間がかかってしまった経験はありませんか?

従来のビジネスフォンでは、導入までに最短でも1か月~2か月程度の期間がかかってしまいます。
しかし、クラウドPBXなら最短で契約翌日に利用スタートできます。

特に、スマホやPCなど元々事務所にある端末を使用する場合には、ライセンス登録を行ないスマホやPCにアプリをインストール・設定するだけなので、利用開始までが非常にスムーズです。

豊富なオプション機能

クラウドPBXというと、従来のビジネスフォンと全く別物のようなイメージを持つかもしれません。
確かに、従来のビジネスフォンではできなかった機能やメリットを利用することができる機器です。しかしその一方で、従来のビジネスフォンとしての機能もしっかりと備えています。

クラウドPBXでは、以下の機能をオプションとして(あるいは基本機能として)搭載しています。

  • 留守番電話
  • 保留機能
  • 時間外アナウンス
  • 録音機能(自動録音)
  • IVR機能(音声案内ガイダンス)
  • CRM(顧客関係管理)・・・着信時に、自動的に顧客情報をPC上に表示させる機能
  • 社内チャット
  • 電話帳のデータ管理(PC上で電話帳データを一括管理。電話帳データの更新や削除を一元管理できる)

これらの機能は、従来はビジネスフォンのユニットとして高額で販売されていたり、ビジネスツールとして販売されていたりするものです。

クラウドPBXでは、これらの機能が無料や安価な月額で提供されているので、費用負担を抑えて便利機能を活用することができます。

「クラウドPBXに搭載されていなかったら、こんな機能が存在することも知らなかった」という方もいるでしょう。

標準搭載もしくはオプション申し込みだけで、手軽に利用することができます。

プライベートでの通話と簡単に切り分けできる

従来の社用携帯の場合ではスマホをビジネスフォンとして使用するとき、プライベート使用分との切り分けはとても厄介な問題の一つでした。

会社でビジネス使用分のみ負担するとした場合、一人ひとりがどこにどれだけ発信したかを正確に調べるためには、1件ごとに明細を取らなくてはなりません。

あるいは社用携帯を貸与するときには、月々のスマホの基本使用料がコストとして発生することや、スタッフが外出時にスマホを2台持ちしなくてはならない、というデメリットが生じます。

クラウドPBXの場合は、アプリを使用するかしないかだけでビジネスとプライベートを切り分けできます。
従って、使用者のスタッフも経理担当者もほとんど手間がかかりません。

※営業担当者の一言
イメージ的には、LINEアプリのような感じです。

LINEアプリボタンをタップしてから「通話」や「トーク」→LINEの利用
ホーム画面から「通話」や「メール」→携帯電話会社の通話やメール

クラウドPBXでは「LINE」アプリのボタンの代わりに、クラウドPBXのアプリを開く、といった感じです。

クラウドPBXはこんな企業におすすめ

ここまで紹介したように、クラウドPBXはとても便利なので、利用企業が右肩上がりに増えてきているサービスです。

クラウドPBXは、これまでのビジネスフォンで出来ていたことが全てできることに加え、クラウドPBXならではの機能も利用できます。
従って、すべての企業におすすめのビジネスツールなのですが、中でも特にクラウドPBXの利用に適しているケースがあります。

この章では、クラウドPBXを特におすすめしたいケースについて紹介します。
私は営業担当なので、もしお客様からここで紹介するような悩みや課題を打ち明けられたら・・・迷わずにクラウドPBXを紹介します。

初期導入費用を削減したい

「起業にあたってビジネスフォンを導入したいけど、初期費用がネック・・・」
「1人の会社だからスマホ1台で対応しているけど、固定電話の電話番号を設定していないから、新規の顧客から敬遠されやすい」
「ビジネスフォンのリース契約が切れるから新たに契約をしなくてはならないけど、端末代金や工事費の負担が大きい・・・」

以上のように、初期費用の問題からビジネスフォンの導入や買い替えを諦めてたり、ためらったりしている方は少なくありません。
しかし、クラウドPBXであれば高額なPBXやビジネスフォン端末を購入しなくても、ビジネスフォンを導入することができます。

元々あるスマホやPCにアプリを導入するだけでもビジネスフォンにできるので、導入費用が9割以上削減できます。

テレワーク・在宅勤務を導入したい

新型コロナウイルス対策のために、テレワークや在宅勤務の導入が推進されています。
しかし、テレワークや在宅勤務を会社に導入するためには、社内の仕組みを整えなくてはなりません。

クラウドPBXは、以下の点でテレワークや在宅勤務のスムーズな導入を後押ししてくれます。

  • 各スタッフが自宅から会社の電話番号で受発信できる
  • 通話無料で社内間通話をすることができる
  • 社内チャット・勤怠管理・自動録音など、クラウドPBXに搭載された便利機能を活用できる

※営業担当者の一言
社内チャットや勤怠管理など、便利なクラウドツールがいろいろと登場していますが、クラウドPBX1本でこれらの機能が全て賄えるのが大きな魅力ですね!

BCP対策をしたい

BCP対策とは、テロや自然災害・疫病の大流行などの非常事態でも、根幹となる事業を継続できるようにあらかじめ体制を整えることです。

今回の新型コロナウイルスも「非常時」なので、BCP対策がどの程度取られているかがまさに問われている場面ということがいえます。

クラウドPBXは以下の点でBCP対策に適しています。

  • 会社に出社しなくても、会社電話を受けたり発信したりすることができる
  • 会社に出社できない状況であっても、内線で社員間の連絡を取ることができる
  • 大災害によるオフィスの倒壊などのダメージを受けても、クラウドの本体がダメージを受けていない限りは、ビジネスフォンの機能を継続して使用することができる(従来型のビジネスフォンの場合は、主装置が故障してしまったり、回線が切れてしまったりすると使用でなくなってしまいます)

つまり、クラウドPBXの導入がいざというときのための危機管理になるということですね。

新型コロナウイルス・南海トラフ巨大地震・テロなど、様々なリスクにさらされている状況において
「何から手を付けるべきか分からない・・・」
という方も多いはず。

クラウドPBXは手軽に導入できるので、取り組みやすいBCP対策です。

規模の拡大や新事業のスタートを予定している

クラウドPBXの大きな特徴の一つは、契約台数を柔軟に調整できること。

  • 企業が急成長していて、必要な電話機の台数が次々に増えている
  • 将来的に規模の拡張を見越して、事業をスタートする

以上のようなケースに、従来型のビジネスフォンで対応しようとすると、どうしてもコストが高くついてしまいました。

というのも、従来型のPBXは容量の大きなものほど高額になるためです。

先を見越して容量の大きなものを購入するという選択肢もありますが、先行投資になってしまうため見通しがズレてしまった時に大きなリスクを背負うことになります。

また、こまめに台数を追加するようにすると、その度に設置工事や端末購入のコストが発生します。

クラウドPBXなら、必要に応じてライセンスを契約するだけで台数を増やせるため、常に必要最小限のコストで対応が可能です。
企業が急成長した時に「ビジネスフォンの追加導入が間に合わない」というリスクも心配無用です。

時期により、必要な電話台数が異なる

上記に似たケースですが、時期によって必要な電話機の台数が変動する企業もクラウドPBXがおすすめです。

時期によってビジネスフォンの台数が変動しやすい企業の代表例が、コールセンターです。
繁忙状況やスタッフの出入りの状況によって、必要なビジネスフォン電話機の台数が変動しやすいためです。

機会損失を防ぐにはピークに合わせて主装置やビジネスフォンを導入しなくてはなりませんが、その結果どうしても導入費用が高額になってしまいます。しかも使用しない時期には、せっかく購入したビジネスフォン端末を無駄に休ませることになってしまいます。

※営業担当者の一言
コールセンターでは、以下の機能が格安で導入できるメリットもあるので、特に積極的にクラウドPBXをおすすめしています。

・IVR(音声自動ガイダンス)
・自動録音機能
・CTI・CRMとの連携(電話着信と同時に、PC画面上に氏名・電話番号・過去の購買履歴などが表示させられるツール)

クラウドPBXで失敗しないために押さえておきたい3つのポイント

「クラウドPBXのメリットは十分に分かったけど、デメリットはないの?」
「良いことばかり言われても、なかなか信用できない・・・」

インターネットには様々な情報があるので、慎重派の方もそうでない方も、一旦立ち止まって考える方が増えています。

クラウドPBXは、全般的に従来のビジネスフォンで出来ることが全てできるサービスなので、あまりデメリットを心配しなくても問題ないサービスですが、それでも失敗をしないために気を付けていただきたいポイントが3点だけあります。

逆にいえば、たった3つのポイントだけ押さえれば、ここまで紹介したメリットを実感できます!
では、さっそく紹介していきます。

オフィス内のインターネット環境を整えておこう

クラウドPBXはインターネット回線を使用するサービスなので、社内にインターネット回線は不可欠です。

1~2人の企業や個人事業主の方で、スマホにアプリを入れて使用するケースでは、携帯電話会社の電波でも十分ですが、置き型の電話機やPCを端末として使用する場合はオフィスにインターネット環境を整えましょう。

電話番号の引継ぎができるサービスを選ぼう

クラウドPBXには様々なサービスがあり、提供している業者によってそれぞれ特徴やできることが少しずつ異なります。

その中で、必ずチェックしておきたいのが「電話番号がそのまま使用できるかどうか?」です。

電話番号の引継ぎができるかどうかをチェックするうえで知っておきたいのが、クラウドPBXの以下の2つのタイプ。

①インターネット光回線を利用したクラウドPBX
現在利用中の電話番号が利用可能。
(ただし、番号の継続利用ができるのはNTTで発番した電話番号のみ。光電話で発番した電話番号や050で始まる電話番号・ケーブルテレビで発番した電話番号などは、仕組みの問題で引継ぎできません)

②アプリをインストールするだけのクラウドPBXタイプ
基本的には「050」で始まるIP電話番号が新たに割り振られます。
元々利用している番号をそのまま利用することはできません。

電話番号の引継ぎができないクラウドPBXを選んでしまうと、名刺やパンフレットの刷り直し・取引先や顧客への連絡などにより多大な手間がかかってしまいます。

せっかくクラウドPBX導入によってビジネスフォン導入費用を大きく軽減しても、名刺・パンフレット刷り直しにコストがかかり、台無しになってしまうことも・・・

クラウドPBXの中には、電話番号引継ぎが可能な業者もあるので、絶対に番号の引継ぎができる業者を選ぶべきです。

品質面で安心できるサービスを導入しよう

クラウドPBXは、品質面でもサービス提供者によって異なります。
利便性が非常に高く、多くの企業から評価されるクラウドPBXだからこそ、提供する企業も増えているのですが、どの業者でも同じ品質というわけではありません。
中には、音声品質が悪く業務効率が悪くなってしまったり、通話が途切れやすくなってしまったり・・・といったトラブルも耳にします。

特に、価格の安さを全面的にウリにしている業者では、品質面で不満を感じやすいという傾向がみられます。

では、どのような業者が安心できるか?というと、ポイントは3点です。

・豊富な実績がある業者
・オプション機能が充実したクラウドPBX
・インターネット回線系に強い企業が運営している

無料のトライアルが利用できれば、品質の確認が確実にできます。
また、豊富な実績のある業者は、利用者の生の声を聴きながら技術の向上に努めているため、一定の品質が保たれているというわけです(実績豊富なクラウドPBXの企業では、従来のビジネスフォンと分からないほどの音声品質を実現しています。さらに今後、5Gへと本格的に移行することにより通信の速度や安定性はさらに向上します)

「おすすめの業者を具体的に教えて?」

といった声が聞こえたような気がしましたので、私も営業マンの端くれとして、自信をもって紹介できるクラウドPBXを1つ紹介します。

それはズバリ「OFFICE PHONE」です。

①「OFFICE PHONE」は、19年間の開発研究によって実現した最高品質のクラウドPBXです。
2万社以上の企業に導入実績があり、その数は今も増え続けています。

初期費用0円
月額料金1端末あたり98円~

と、費用面でも国内最安レベルを実現。
導入企業では、70~95%のコスト低減に成功しています。

「コスト面を全面的に押し出す業者は・・・」と紹介した手前、価格面でのメリットはあえて伝えない方が良いのかも・・・・
と私自身少し迷いましたが、安いこともやはり大きなメリット!

②安さだけではなく、充実したオプション機能も魅力。

  • スケジュール管理(無料)
  • グループウェア(無料)
  • CTI(無料)
  • 名刺管理(無料)
  • 社内チャット(無料)
  • ネットFAX(無料)
  • 出退勤管理(月額200円)
  • IVR(月額800円)

③そして「OFFICE PHONE」を提供しているのは、インターネット回線や電話回線工事などで確かな実績のある株式会社ベルテクノス。

インターネット回線工事に対応している業者なので、ネット環境の構築などもワンストップで依頼することができます。

※営業担当者の一言
クラウドPBXは、トラブル時の対応を踏まえて導入すると安心感が増しますよ!

まとめ

インターネット回線を利用したクラウドPBXは、次世代のビジネスフォンです。
その利便性の高さは、ビジネスフォンの枠組みを超えてもはやITツールといっても良いでしょう。

  • 社内間通話無料
  • 外出先でもビジネスフォンが利用可能
  • 様々なオプション機能が利用可能

と、企業にとってうれしい機能が利用できるにもかかわらず、初期費用無料・月額料金も安い!と嬉しいポイントが盛りだくさんです!

  • 通信コストの削減を目指している企業
  • 災害に強いビジネスフォンを探している企業
  • テレワークをスムーズに導入したい企業<
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    以上の企業には、特にクラウドPBXがおすすめです。
    特に「OFFICE PHONE」のような、実績があり確かな技術のあるサービスを選べば、コスト削減だけでなく、業務効率・生産性の向上も実現できます!

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