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クラウドPBXならIVR(自動音声応答)が標準搭載!

クラウドPBXならIVR(自動音声応答)が標準搭載!

この記事のもくじ

クラウドPBXにはIVR(自動音声応答)が標準でオプション機能として搭載されています。

企業にとって顧客からの着信を誰かが出て、その都度担当者へ取り次ぐ手間は非常に無駄だと思いませんか?

取り次ぐ手間を省くためにIVR(自動音声応答)を導入したいが、コストが高くなかなか導入にまで至りにくいです。

そこでこの記事ではクラウドPBXによるIVR(自動音声応答)導入について解説いたします

具体的には

  • そもそもIVRとは?クラウドPBXとは?基礎知識の解説
  • クラウドPBXのIVRが生み出すメリットとは?
  • IVRを活用している企業事例

といったクラウドPBXのIVR(自動音声応答)について網羅的に解説します。

IVR(自動音声応答)とは?

そもそもIVR(自動音声応答)とは、主に電話応答時にあらかじめ用意しておいた音声を流すシステムのこと。
自動音声案内システムなどとも呼ばれております。

例えば、応答時に「〇〇の方は1を、△△の方は2を、それ以外の方は3を押してください」といった音声が流れるシステムです。大手携帯キャリアなどへ電話した時によく流れてきますね。

ちなみにIVR(自動音声応答)で流す音声情報は、主に「人の声を録音して流す方法」と「機械で生成した音声を流す方法」の2パターンがあります。

IVR(自動音声応答)の利用用途は大半が各担当者へ鳴り分けるためです。

またクラウドPBXとは、電話機の内線・外線・転送などの諸機能を制御するPBXをクラウド上(ネット上)に構築したものです。

※PBXとは?

PBXは「主装置」とも呼ばれています。
社内のビジネスフォンに外線・内線を繋げることや転送機能などさまざまな役割を担う装置のことです。

従来のPBXでは、オフィス内にPBX本体を設置して大規模な配線工事をする必要がありました。
しかし、クラウドPBXではクラウド上(ネット上)にPBXを構築しているためインターネット回線で機能を利用できます。
さらに、オフィス内に主装置の設置が不要になりました。

従来のPBXでは大半が外線・内線・転送機能が用途でした。
しかし、クラウドPBXはその他にも利便性の高い豊富なオプション機能が標準搭載されています。
そのひとつにIVR(自動音声応答)が含まれます。

クラウドPBXは目新しいソフトウェアで、今後シェアを伸ばしていくことが予想されます。

クラウドサービスの普及率 参照:総務省「通信利用動向調査」

PBXの需要傾向 参照:情報通信ネットワーク産業協会「通信機器中期需要予測[2018-2023年度]」

クラウドPBXでIVR(自動音声応答)を活用するメリット!

クラウドPBXでIVR(自動音声応答)を活用することで、IVRのみを導入するよりも確実に豊富なメリットを得られます。

IVR(自動音声応答)を活用するだけでも「取り次ぐ手間をなくして業務効率化」が行えるメリットを受けられます。

しかし、クラウドPBXなら

  • IVRが標準装備でコスト削減可能
  • どこにいても着信可能

といったさらなるメリットを得られるのです。

コストやパフォーマンス面でIVR(自動音声応答)の導入を検討している方には、断然クラウドPBXがおすすめですね。

取り次ぐ手間を失くして業務効率化

IVR(自動音声応答)を活用することで、取り次ぎや無駄な電話対応を省いて効率的に業務をおこなえます。
IVR(自動音声応答)の導入を考えている方の大半が業務効率化のためではないでしょうか?

例えば、人手不足で電話対応が業務の負担になる場合や、電話をとり逃してしまう心配は無用です。
顧客の電話内容に合わせて的確に担当者へダイレクトでつなげます。

他にも、企業へは月に何百件という数の営業電話が入りますが、それらも自動音声案内で振り分けられます。

よって業務の効率化はもちろん、顧客対応力が向上して満足度アップも期待できますね。

もし電話担当者を設けていた場合、不要になるため担当者の仕事も減り、人件費削減も可能になります。

もっとも、クラウドPBXのIVRなら電話番号ひとつで鳴り分け設定をできることが非常に大きいメリットです。

例えば、「新規契約用の電話番号」と「既存顧客用の電話番号」といった風に何種類かに分けている企業も多いです。
それらをひとつにまとめることもできます。

つまり、電話番号を1番号に統一することでコストを大幅削減可能です。

クラウドPBXならIVRが標準搭載でコスト削減可能

クラウドPBXのメイン機能は内線・外線・転送機能ですが、オプション機能としてIVR(自動音声応答)機能がついています。
そのため、IVR(自動音声応答)機能を利用するコストは大幅ダウンできます。

一般的なIVR(自動音声応答)は、安くても月額5,000円程度かかっていました。
しかし、クラウドPBXでIVRを活用すると月額1,000円程度で導入できます。

同等もしくはそれ以上の性能を持つIVRを一般的な価格より安価で導入できるのです。

クラウドPBXは電話業務全般の利便性を網羅的に向上させることができるため、IVR(自動音声応答)機能も標準搭載されているのです。

さらにクラウドPBXはIVRだけでなく他の電話全般の機能も非常に優れています。

詳しくは「クラウドPBXの12のメリットと3つのデメリット徹底解説!」の記事をご覧ください。
クラウドPBXのメリットについて網羅的に解説しております。

クラウドPBXならどこにいても着信可能

クラウドPBXなら外出中の担当者へもIVR(自動音声応答)を活用して着信できます。

なぜなら、クラウドPBXはクラウド上(ネット上)にPBXを構築しているためです。
世界中どこでもオフィス同等の電話機能が使えてしまいます。

従来のPBXや一般的なIVRでは、オフィス内の電話機のみに着信していたため、担当者不在時には折り返し連絡を避けられませんでした。

しかしクラウドPBXはインターネットを介して、IVRをスマホで活用して着信します。
よって、オフィス外の社員のスマホでも着信できるようになったのです。

営業や取引先訪問、現場担当などで外出する機会が多い方にとっては非常に利便性が高く、業務効率の向上は明らかですね。

IVR(自動音声応答)の活用事例

実際にIVR(自動音声応答)を活用した事例をご紹介いたします。

今やIVRの活用は企業だけではなく、市町村など公共施設にも取り入れられています。
今回は企業と市町村の導入事例をひとつずつ紹介します。

企業の代表事例は「日本郵便株式会社」で、市町村の代表事例は「東京都羽村市」です。
これらのIVR活用事例を参考に御社で取り入れるかどうか検討する参考にしてみてください。

日本郵便株式会社

日本郵便株式会社の資金管理センターでは「クラウドPBX」を活用したIVRを使用しています。
資金管理センターとは、各郵便局に必要な資金を手配して調整する役割を担うバックエンド機関です。

そもそも導入以前は「コストをいかに抑えながら業務を効率化できるか」という課題がありました。
具体的には、電話設備や問い合わせ窓口などを明確に構築していなかったため、通話料金が発生したり、効率の悪い業務をおこなっていました。

さらに、支社が2つに分かれていることも課題の原因です。

そこでクラウドPBXのIVRを導入することで

  • 効率的に問い合わせ窓口で対処できるようになった
  • コストを大幅に抑えられた
  • 2支社に分かれていても問題なく電話設備を構築できた

といったメリットを得られました。

東京都羽村市

羽村市では、市への問い合わせをIVRで効率化しました。
羽村市は、3人体制の担当者が1日800件ほどくる問い合わせに対応していました。

しかし同時に対応できる問い合わせが3つまでのため、全ての問い合わせに対応できていませんでした。
また災害発生時に街のスピーカーを利用して緊急アナウンスした場合、内容を聞き取れずに市へ電話する方がたくさんいてパンクすることも問題視されていました。

そこで、IVRを導入することで

  • 問い合わせ内容が事前に分かって対応がスピーディーになる
  • 緊急時のアナウンスが聞き取れなかった場合、IVRにアナウンス内容を録音させて素早く対応できた

といったメリットを得られました。

クラウドPBXでIVRを活用するならメーカーサポートを重視!

クラウドPBXのサポートは、メーカーによってさまざま。
クラウドPBXでIVR(自動音声応答)を活用するならメーカーのサポートが大切になってきます。

なぜなら、クラウドPBXのIVRを最大限活用できるか否かはメーカーのサポート次第だからです。
もっともIVRが活用できてもメーカーの万全なサポートがなければ、内容の変更やトラブルが起きた際に「対応できない」ということにもなりかねません。

IVRの設定で業務効率を向上させる場合やそもそも設定を簡単にできるかどうかは、クラウドPBXメーカーのサポートが鍵を握っています。

他にもサポートがあれば、いちいち説明書やネットでIVRの設定方法を調べるよりも、サポートを受けてスムーズに設定した方が業務に関係のない無駄な時間をかけずに業務効率をアップでき、簡単に設定もできます。

クラウドPBXメーカーのサポートの種類には

  • クラウドPBXの設定や不明点についてのみサポートできるタイプ
  • 24時間体制で不明点やトラブルに対応してくれるサポートがついているタイプ
  • クラウドPBXだけではなく、IT専門家によるビジネスやオフィス環境機器全般についてのサポートもついているタイプ

といったメーカーなどがあります。
もちろん、サポートがついていないメーカーも。

メーカーそれぞれの技術力や知識力によって、サポートの質も変わります。
そのため、しっかりサポートをしてくれるクラウドPBXを選択することが大切です。

クラウドPBXでIVRを活用するなら『OFFICE PHONE』が一押し!

これまでIVRの基礎知識からクラウドPBXでIVR(自動音声応答)を活用するメリット、クラウドPBXを導入する際に重視するポイントを解説してきました。

それらから総合的に判断してIVRを活用する方に向けて、一押しのクラウドPBX『OFFICE PHONE』を紹介します。
クラウドPBXを選ぶ基準としても参考にしてみてくださいね。

実際のところ、OFFICE PHONEをおすすめする理由は「サポート体制が優れている」「格安で利便性の高いIVRが利用できる」からです。

メーカーのサポート体制が優れていることで、IVR設定や変更は用意にできて困った際もすぐに解決できますね。
また、OFFICE PHONEのIVR(自動音声応答)は1番号で運用してコストダウンができ、支社ごとに分けずに企業一括りでIVRを導入できます。

OFFICE PHONEはメーカー独自で19年もの月日をかけてクラウドPBXを開発しているため、クラウドPBXの機能・使いやすさはもちろん、IVRの機能に関しても優れています。

もっともクラウドPBX専門の技術者が常駐しているため、サポート対応も最高峰です。
実際に、導入累計はなんと20,000社突破という実績を持ち、クラウドPBX業界で満足度No1と呼び声の高い機能とサポートを兼ね備えています。

さらにIVR設定のサポートだけではなく、OFFICE PHONEでは『01サポート』というサービスを提供しており、IT専門家が経営革新や業務改善などさまざまなサポートをしてくれます。

例えば、経営の課題や日常での課題の相談、経営革新支援や日常業務支援など大なり小なりコンサルタント会社並みのサポートをしてくれるのです。

ITを知らないことで逃しているビジネスチャンスや、利益低下を改善したい方には非常におすすめします。
また、サポートによる実績として「売り上げ4倍アップ」「利益率2倍」「人件費70%削減」の事例も多数あります。

他にもOFFICE PHONEはサポートだけではなく、クラウドPBXの諸機能が優れているのです。

OFFICE PHONEは19年という長きに渡る開発研究の結果、クラウドPBX最高峰の技術・利便性を誇ります。

  • 最短即日開通、アプリに登録するだけ簡単設定!
  • 電話番号継続可!海外でも、どの電話番号でも利用可能!
  • 初期費用は0円!月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の価格!
  • プロからのサポートで、クラウドPBXだけではなくビジネスやオフィス機器全般についても相談可能!

といった、4つのポイントが他のクラウドPBXと比較して優れているポイントです。

OFFICE PHONEは、技術力の高さからクラウドPBX界で最も早い最短当日の開通が可能。
さらに、市外局番・フリーダイヤルなど全ての固定電話番号をそのまま継続できます。もちろん、新規契約も好きな番号を会社の電話番号にできます。

また、初期費用は0円で導入でき、月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の安さです。
回線数は1回線から契約可能で簡単に回線の追加もでき、柔軟な対応をしてくれます。月額利用料も非常に安くつきます。

そんなOFFICE PHONEの音声品質はもちろんクリアで良質です。
19年に渡る音声変換エンジンの改良により、ノイズを除去した高性能な音声機能を実現。
従来のビジネスフォンと何ら変わらないクリアな音質を実現しています。

これら全ての機能をスマホやPCのアプリひとつで自由自在に操作・管理できるのです。
これほどの機能・性能は他にはないかけがえのない魅力でしょう。
電話機能をアプリで管理するなら『OFFICE PHONE』をおすすめします。

詳しくはこちら:「OFFICE PHONE

まとめ:クラウドPBXでIVRを活用して業務を効率化!

クラウドPBXにはIVR(自動音声応答)が標準でオプション機能として搭載されています。

IVRを活用することで「取り次ぐ手間をなくして業務効率化」が行えるメリットを受けられます。

さらに業務効率化に加え、クラウドPBXのIVRなら

  • クラウドPBXならIVRが標準装備でコスト削減可能
  • 取り次ぎがスムーズに行える

といったさらなるメリットも得られるのです。

コストやパフォーマンス面でIVR(自動音声応答)の導入を検討している方には、断然クラウドPBXがおすすめですね。

なお、クラウドPBXでIVRを活用する場合は、メーカーのサポートにも着目してクラウドPBXを選ぶとIVRの最大限のパフォーマンスを発揮できます。

クラウドPBXの中でも一押しは『OFFICE PHONE』です。
OFFICE PHONEをおすすめする理由は「サポート体制が優れている」、「格安で利便性の高いIVRが利用できる」からです。

メーカーのサポート体制が優れていることで、IVR設定や変更は用意にできて困った際もすぐに解決できますね。
また、OFFICE PHONEのIVR(自動音声応答)は1番号で運用してコストダウンができ、支社ごとに分けずに企業一括りでIVRを導入できます。

ぜひクラウドPBXを選ぶ基準として参考にしてみてくださいね。

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