クラウドPBXについて知ろう

開業に固定電話が必要な理由とは？コスト削減はクラウドPBXがおすすめ

新たに開業するにあたって準備しなければならないのが、会社の代表番号です。

固定電話を契約するか、それとも携帯電話の番号を会社番号として使うか、お悩みの方も多いでしょうか。

そこで結論から言うと、開業したら固定電話番号を取得するのが理想です。

本記事では、開業にあたり固定電話を引いた方が良い理由を解説した上で、オフィスの代表的な固定電話サービスをご紹介します。

そんな方に向けて、電話業務の効率化と通信コストの削減に役立つ情報をお伝えするため、ぜひ最後までご覧ください。

起業や開業時に固定電話番号は必要か？

起業・開業時に導入する電話番号としては、「固定電話番号」がおすすめです。

企業のスタートアップ時においても、個人事業主が開業する場合においても、固定電話番号を取得するに越したことはありません。

【起業】企業のスタートアップに固定電話番号は必要不可欠

企業がスタートアップするとき、固定電話番号があるのとないのとでは、対外的な印象が変わります。

以下のような2つの場面を考えてみてください。
ある企業もしくは個人が、自社の公式ホームページを閲覧しています。

この場合、取引先や顧客はどちらの企業をより信用しやすいでしょうか？
多くの方は「市外局番が記載されている企業」と答えることでしょう。

詳しくは次の見出しで解説しますが、市外局番など固定電話番号と比べて、携帯番号はいまひとつ信用性に欠けるからです。

信用がないと、新規顧客の獲得に支障が生じてしまいかねません。
スタートアップ企業が販路を拡げるには、固定電話が必要と考えるべきです。

【開業】個人事業主でも信用問題に関わるため導入すべき

個人事業主が開業する場合にも、固定電話番号を取得するのがベスト。
同じように、固定電話番号があると取引先からの信用を得やすくなるからです。

ただ個人事業主の方は、携帯電話で会社の電話応対ができる方が便利に感じる場面もあるでしょう。

例えば固定電話を設置したところで、事務所を離れる機会が多いのであれば、外出時に事務所にかかってきた電話を取り逃してしまうことになります。

ただこの問題は、「クラウドPBX」を使えば解決できます。

後程ご紹介しますが、クラウドPBXでは場所を問わずどこにいてもスマホで代表番号が使えるため、外出先でも電話を取り逃しません。

よって、携帯電話で会社の固定電話番号が使える「クラウドPBX」を導入すれば、個人事業主の方の電話業務の課題を克服できます。

起業・開業時に固定電話番号を取得すべき理由！

前述のとおり、企業のスタートアップであれ個人事業主の開業であれ、固定電話番号を引くことには大きなメリットがあります。

ここからは、起業・開業時に固定電話番号を取得すべき理由を、以下3つの観点から解説します。

「050」や「090」などより固定電話番号（市外局番）のほうが信用がある

固定電話番号（市外局番）を取得するべき理由の一つは、「050（IP電話番号）」や「090」などより圧倒的に信用性があるからです。

電話番号は、その種類により、対外的な信頼度の高さが異なります。
一般的には、以下の順位で信頼性が高いです。

市外局番は長年使用されてきたため、認知度も信頼性も高いです。

一方050番号は、少しずつ採用している事業者が増えてきているとはいえ、まだ市外局番ほどの信頼性はありません。

携帯電話番号に関しても、やはり会社の番号としての信用性はまだまだ低いと言えるでしょう。

取引先も実績も少ない起業・開業時には、少しでも信用性を上げて新規顧客の開拓を進めたいはずです。

電話番号で相手にネガティブなイメージを与えないために、市外局番など信頼性がもっとも高い固定電話番号を使うのがベストです。

安全に電話番号を公開できる

固定電話番号（市外局番）を取得するべき別の理由は、安全に電話番号を公開できるからです。

個人の携帯電話番号を代表番号にする場合、外出先でも電話応対ができたり、電話機の購入が不要だったりと、メリットがあるのは事実です。

しかしプライベートの携帯電話番号を使うと、安全面からリスクが伴います。

電話番号が知られるとSMSを送れるため、架空請求のターゲットになったり、匿名掲示板にいたずらで公開されたりする恐れがあるでしょう。

さらに、仕事とプライベートの切り分けが難しくなる点もデメリット。
休みの日や終業後、プライベートの時間にもひっきりなしに電話がかかってきたら、ストレスです。

固定電話番号を取得すれば、プライベート番号の流出を防げるほか、仕事とプライベートの両立もしやすくなります。

固定電話番号があると各種手続きがスムーズ

固定電話番号が起業・開業時に必要と言えるのは、各種手続きをスムーズに行えるからでもあります。

前述のとおり、固定電話番号は信用性が高い電話番号であるゆえに、各種手続きで重宝されます。

たとえば以下の手続きをする場合、固定電話番号のほうが相手から信頼されやすいです。

申込み先によっては、固定電話番号の入力が必須の手続きもあります。
たとえば楽天銀行で法人ビジネス口座を開設する場合、固定電話番号が必須です。

この理由からも、固定電話番号の取得が推奨されます。

オフィスで固定電話を導入するには？2つのシステムをご紹介

オフィスに固定電話を導入する方法はさまざまで、代表的な固定電話環境としては以下の2つが挙げられます。

それぞれのサービスについて解説します。

オフィスに機器の設置が必要な「従来型ビジネスフォン」

従来型ビジネスフォンは、これまで長年使われてきた電話システムです。

従来型ビジネスフォンの概要とメリット・デメリットを解説しましょう。

概要

従来型ビジネスフォンでは必ず、「PBX（主装置）」と呼ばれる外線と内線、または内線間をつなぐ小型の交換機をオフィスに設置します。

この主装置を経由することで、オフィス内の複数のビジネスフォンの発着信をコントロールすることが可能です。

従来型ビジネスフォンは、主に「レガシーPBX」と「IP-PBX」の2種類があります。
レガシーPBXは電話回線で、IP-PBXはインターネット回線でビジネスフォンと接続します。

レガシーPBXとIP-PBXについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。

【初心者向け】PBXとは？図解で分かる違い・機能・種類・選び方

メリット

従来型ビジネスフォンのメリットとしては、以下の点を挙げられます。

「レガシーPBX」のメリット

レガシーPBXは、通話品質に優れた電話回線を用いるため、ノイズや途切れが少ない通話ができるのが特徴です。

また主装置をオフィス内に設置して自社運用するため、リース契約を除き月額利用料金は発生しません。

「IP-PBX」のメリット

IP-PBXでは、「スマホの内線化」が可能。
スマホの内線化とは、スマホを従来の固定電話機のように使える画期的な仕組みです。

具体的には、下図のようにスマホと主装置をインターネット経由で接続し、スマホでもオフィスの固定電話番号（代表番号）を使えるようにします。

これによって会社電話の応対が外出先でも可能なほか、離れた場所で働く社員同士が無料で内線通話することが可能です。

またIP-PBXは、レガシーPBXと比べて導入費用が安価なのもメリットです。
サービスによりますが、機器代と設置料金とで数万円程度から導入できます。

デメリット

従来型ビジネスフォンのデメリットには、以下のような点があります。

「レガシーPBX」のデメリット

レガシーPBXの導入費用は一般的に、機器代と設置費用で数百～数千万円ほど。
予算が限られている企業にとって導入は容易ではありません。

またメンテナンスを自社で行う必要があり、手間やコストが発生します。

「IP-PBX」のデメリット

IP-PBXは数万円から導入できますが、高性能・高機能なものを導入すると、数十万～数百万円かかる場合もあります。

またレガシーPBX同様、機器やサーバーのメンテナンスは自社対応しなければなりません。

費用の概算

従来型ビジネスフォンを導入する場合、費用相場は以下のとおりです。

「レガシーPBX」の費用相場

「IP-PBX」のデメリット

場所を問わずスマホで電話応対ができる「クラウドPBX」

クラウドPBXは、ビジネスフォンに代わる次世代の電話システムとして注目されているサービスです。

概要とメリット・デメリットを詳しく見ていきましょう。

概要

クラウドPBXとは、クラウド上にある仮想の主装置を利用したビジネスフォンの仕組みです。

インターネット経由でスマホと仮想の主装置を接続することで、場所を問わずスマホがビジネスフォンのように使える「スマホ内線化」を実現します。

またおおまかな仕組みは前述のIP-PBXと同じですが、オフィスではなく「クラウド上」にある主装置を利用する点が異なります。

クラウドPBXの仕組みについては、以下の記事で詳しく解説しています。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

メリット

クラウドPBXのメリットとして挙げられるのは、以下のような点です。

クラウドPBXは、IP-PBXと同じく「スマホ内線化」が可能なため、外出先で固定電話番号の発着信が可能です。

オフィスの固定電話にかかってきた着信をスマホで受けたり、スマホから代表番号で顧客や取引先に外線をかけたりできます。

またスマホとオフィス内の固定電話機とが内線でつながるため、外出先スタッフとオフィス内スタッフが無料内線通話することも可能です。

さらに、外線をかけるときの通話料金が安いのもメリットです。

例えば携帯電話から発信すると、通常は30秒あたり20円ほどかかります。
一方クラウドPBXでは、3分あたり8円前後で通話でき、通話コストを大幅に削減可能です。

デメリット

クラウドPBXのデメリットには、以下の点があります。

クラウドPBXの場合、サービスを提供している業者のシステムをレンタルするため、月額利用料金がかかります。

またクラウドPBXサービスの中には、通話音質がそれほどよくないものもあるので注意が必要。

例えば通話中に頻繁に途切れたり、聞こえづらかったりすると、業務効率だけでなく顧客満足にも悪影響を及ぼす恐れがあるため、導入前に確認が必須です。

費用の概算

クラウドPBXにかかる費用の概算は以下のとおりです。

料金体系はベンダーにより変動します。

開業時の電話導入は「クラウドPBX」がおすすめ！選ばれる4つの理由

ご紹介した2つの方法の中で、起業・開業時の固定電話導入としておすすめなのは「クラウドPBX」です。

そう言える理由として、以下の4点が挙げられます。

それぞれの理由について、詳しく解説します。

理由①配線工事不要で導入がスピーディー

クラウドPBXをおすすめする理由の一つは、配線工事不要で導入がスピーディーであることです。

クラウドPBXは、レガシーPBXやIP-PBXとは異なり、オフィス内に主装置やサーバーなどの設備を用意する必要がありません。

サービスを提供している業者と契約するだけで済むため、大掛かりな配線工事も不要になります。

またクラウドPBXの種類によっては光回線の開設が必要ですが、すでに光回線がある場合は、最短即日で利用開始することも可能です。

「起業・開業時にはいろいろな手続きがあるので、できるだけスピーディーに電話環境を整備したい」という方におすすめです。

理由②従来の固定電話と比べて導入コストが安い

クラウドPBXは、従来の固定電話と比べて導入コストが安い点でも優れています。

従来型ビジネスフォンとは違い、専用の電話機や主装置が不要、工事も必要ないため、サービスによっては初期費用無料で導入できる場合もあります。

また運用コストに関しても、毎月の支払いは月額料金やライセンス料金（端末ごとのコスト）くらいでリーズナブル。

さらにオフィス内に特別な設備を設置しないため、保守点検の手間やコストもかかりません。

理由③導入・設定が簡単でスタッフの負担が少ない

クラウドPBXは、導入・設定が簡単でスタッフの負担が少ないのも特徴です。

起業・開業時には、人材が少なく、さまざまな手続きや業務に追われることが予想されます。

導入や設定に時間がかかる固定電話サービスだと、業務が落ち着くまでにスタッフが効率的に働けない恐れがあるでしょう。

しかしクラウドPBXなら、PCやスマホ・タブレットなどにアプリをインストールし、簡単な設定作業をするのみで、あっという間に準備が整います。

サービスにより専用アダプターを設置することもありますが、それでも最短即日導入が可能です。

使い始めるまでの手間がほとんどないため、自社スタッフに負担をかけません。

理由④多くのビジネスツールを利用できる

クラウドPBXは、多くのビジネスツールを利用できるのが魅力です。

クラウドPBXでは、従来型ビジネスフォンの基本機能だけでなく、以下のようなさまざまな便利機能を使用できます。

これらの実用的な機能を使うことで、業務の効率化が実現。

たとえば「CTI（顧客情報表示）」を利用すれば、着信時に顧客情報や対応履歴を自動表示でき、情報を見ながら即座に適切な対応ができます。

電話応答がこのようにスムーズになれば、少ない人員でもより多くの電話をさばけるようにもなるでしょう。

クラウドPBXの機能について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

クラウドPBXの機能とは｜ビジネスフォンと違う？疑問を5分で解消

まとめ

起業・開業時に電話環境を整備するときは、固定電話番号を取得することをおすすめします。

長年使われてきた市外局番は、携帯電話番号や050番号などと比べて信用性が高いだけではなく、口座開設や融資の申込みなど各種手続きもスムーズに運びやすいからです。

固定電話を導入する方法はいくつかありますが、導入の容易さや利便性を考えると、クラウドPBXが特におすすめです。

起業・開業時の忙しいときにも、クラウドPBXなら手間なく導入でき、かつ初期費用や通話料も節約できます。

そんな方は、ぜひ弊社のクラウドPBX「OFFICE PHONE」をご検討ください。

OFFICE PHONEは、導入累計数2万社の実績を持つ、高品質クラウドPBXです。

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