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「BCP」にはクラウドPBXがおすすめ

「BCP」にはクラウドPBXがおすすめ

この記事のもくじ

BCP (事業継続計画)についてご存知でしょうか ?

BCP とは、自然災害やテロ攻撃などを受け大きな被害を被った際にも、業務の中枢を担う重要業務を継続するための計画を立て、方法を策定しておくことです。

BCP は 2011 年の東日本大震災をきっかけに注目されることになりました。

BCP 非対応の事業者は災害からの営業再開までの日数が長期化するだけではなく、市場に商品を提供できなくなる期間が長引いてしまうことにより市場からの信頼が低下し、結果的に市場での存在感を低下させてしまったり、廃業に追い込まれたりする可能性が高まります。

また、効果的なBCP 対策を策定していることは「災害対策」としての取り組みにとどまらず、非常時にもかかわらずサービスを継続して提供できる企業として市場からの信頼を得る大きな要因にもなります。

今回の記事では、もはや非対応では「時代遅れ」とみなされるBCP 対策の概要と その対策の一つのとしてのクラウド PBX の活用法について解説します。

非対応では時代遅れ!BCP(事業継続計画)とは

BCP (事業継続計画)の概要について解説します。

BCP の概要

BCP は Business Continue Plan の略称で、「事業継続計画」と日本語訳されています。

かみ砕いていえば、大災害や疫病の流行、企業の大部分を巻き込む大事故などが発生した際にも、最低限行わなければならない重要業務を行えるようにし、元通りの事業を継続したり速やかに復旧したりするための計画を立てておくことです。

BCP が注目されるようになったのは、2011 年の東日本大震災がきっかけです。

震災の結果、行政や民間企業のさまざまな部分で打撃を受け、機能不全に陥ってしまいました。

機能不全をもたらした要因の具体例としては以下の点が挙げられます。

  • 従業員の死亡やケガ・病気
  • データ損失やシステム障害によるICT 機器・ネットワークの機能不全
  • 交通機関のマヒにより従業員が出社できない
  • 社屋倒壊
  • 関連会社や子会社の倒壊による部品の欠品

BCP の経緯

東日本大震災にてBCP の重要性がすごく明確に示されたにもかかわらず、BCP への対策が十分とは言い切れない状況が続いています。

平成28 年時点において大手企業でさえBCP 策定率が60%にとどまっています。

実際のところ、ガイドラインに基づいて大手企業を中心にBCP に対して取り組みが行われていたはずの2016 年の熊本地震の際にも、熊本県が発表した直接経済被害推計は3.7 兆円となっており、東日本大震災、阪神淡路大震災に次ぐ史上第3 位の被害額を計上しており、BCP がうまく機能していなかったことが問題視されました。

BCP 非対応は時代遅れ!

内閣府において企業における事業継続計画の重要さや考え方を取りまとめた「事業継続ガイドライン」が制定されたり、2年に1 度のBCP 策定状況のヒアリング調査が実施されることになったりするなど、BCP の策定は今や健全な経営に不可欠です。

BCP 対策の遅れは、災害からの企業活動の復旧が遅れてしまうだけではなく、市場からの信用の失墜や廃業に追い込まれてしまう可能性も存在します。

  • 全くBCP 対策をしていない
  • BCP を一度策定したが、数年間見直しをおこなっていない

上記のような企業は、時代に則していないとまでは言いませんが、早急に改善をおこなう必要があります。

BCP の取り組み方

とはいえ、BCP の取り組み方は非常に難しいものがあります。

熊本地震の例に見る通り、大手企業でさえ対策を行っていると考えていたにもかかわらず、BCP が機能しなかったという例が多数ありました。

BCP に失敗しないための取り組み方としては、以下のポイントが重要です。

  • 代表者が真剣にBCP に対して取り組む姿勢を持ち、従業員一人ひとりにプランを浸透させること・大きな被害にあうことを前提にプランを策定すること
  • 企業の代表者や幹部が不在になっても事業が継続できるように、指示系統の優先順位を決めておき残った人員で重要な業務が行えるようにしておくこと
  • 重要な業務を行うための最低限の環境やツールを確保しておくこと

さまざまな災害や状況を想定して、具体的にこれらのポイントを定めておくことでいざというときに有効なBCP を策定することができます。

クラウドPBX をいかにBCP 策定に活用するか

BCP 策定に利用したいサービスの一つとして、新たなビジネス上の通信サービスであるクラウドPBX を紹介します。

クラウドPBX がBCP の中でどういった役割を果たすのかについて紹介します。

クラウドPBX とは

クラウドPBX とは、今までのビジネスフォンとは違いオフィスの中に主装置を設置せず、インターネット上のサーバーに主装置の機能を持たせること(クラウド化)により、スマホやパソコンをビジネスフォンとして利用できる通信サービスのことです。

クラウド上のサービスからインターネット回線を使ってスマホなどの端末をすべて制御するので外出先など、どこにいても使用することができる優れものです。

また、オフィスには主装置や卓上の電話機等の設備は一切不要で電話配線⼯事さえも不要になります。

BCP とクラウドPBX

クラウドPBX はBCP を実現するための一つの手法であるといわれています。

BCP の際にクラウドPBX が役に立つポイントを紹介します。

  1. 本社が大きな災害により倒壊したり交通機関がマヒしてしまい従業員が出社できなかったりする際に、内線化したスマートフォン端末で会社にかかってくる顧客や取引先からの電話を取ることができます。
  2. 他の支社、営業所、関連会社などとの連絡をおこなう際にも、スタッフ個々の携帯電話ではなく会社の代表回線や内線番号を使って情報伝達することができます。
  3. クラウドPBX の電話帳リスト機能、チャット機能などを使用して安否の確認をすることができます。
  4. 電話帳データや通話の録音データなどをデータとしてクラウド上に残しておくことができます。

クラウドPBX は導入しやすさが魅力

以上のように、クラウドPBX はBCP 策定の一つの要素として活用できます。

BCP は事業継続計画という名前の通り、計画ですので綿密なプランニングが必要ですが、クラウドPBX の導入はインターネット環境さえ整っていれば良いため、非常に手軽です。

さらに導入方法についても、従来のビジネスフォンのように主装置の購入や設置⼯事が不要のため初期費用を大幅に軽減することができます。

こうした導入のしやすさや初期費用の安さから、中小企業やスタートアップ企業にとっても、非常に対応しやすいサービスであることがお分かりいただけるかと思います。

働き方改革の実現も

クラウドPBX 自体が、働き方改革やテレワークの実現ツールとして語られるケースも多いですが、BCP の策定と同時に働き方改革を進めている企業もあります。

テレワークの重要な位置づけとして在宅勤務やモバイルワークなどのテレワークがありますが、これらはBCP を実現する要因にもなります。

また、BCP 策定の際に業務内容を棚卸し、仕事の優先順位を決定することになりますが、業務の棚卸や不要な業務の廃止、業務フォローの見える化は働き方改革にとっても重要なポイントです。

働き方改革を実現するためには、他に労働時間の是正や正規・非正規雇用の格差解消などの要素もありますが、こちらも政府の指針により重視されているポイントですし、クラウドPBX の導入が一つのポイントにもなりますので、併せて検討されてみてはいかがでしょうか?

まとめ

大規模な災害などからの必要業務の継続や復旧をおこなうために、企業はBCP の策定・見直しをおこなう必要があります。

2011 年の東日本大震災をきっかけにBCP の重要性が指摘されるようになり、内閣府はガイドラインを公表しています。

BCP を策定していないということは、今や企業にとって必要な業務を放棄している状態、とみなされかねない時世となっています。

そのための有効な対策の一つがクラウドPBX です。

クラウドPBX はインターネット通信網を利用した新しい時代のビジネスフォンです。

ユーザー一人ひとりのスマートフォンにビジネスフォンの機能を持たせられること、自社に災害が直撃して建物やサーバーが破損・倒壊しても、会社の機能が維持できることなどBCP に直結できるさまざまな機能が紹介されています。

BCP を策定したら、適宜(例:2 年に1 度など)見直しを図り、最新の科学技術や商品・サービスを活用した便利かつ効果的なBCP 対策用品を導入してください。

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