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クラウドPBXはBCP策定に効果的|おすすめクラウドPBXも紹介

クラウドPBXはBCP策定に効果的|おすすめクラウドPBXも紹介

この記事のもくじ

BCP (事業継続計画)についてご存知じでしょうか?

BCP とは、自然災害やテロ攻撃などを受け大きな被害を被った際にも、業務の中枢を担う重要業務を継続するための計画を立て、方法を策定しておくことです。

BCP は 2011 年の東日本大震災をきっかけに注目されはじめました。

BCP 非対応の事業者は、災害からの営業再開までの日数が長期化。

つまり市場に商品を提供できなくなる期間が長引き、市場からの信頼が低下するのはもちろん、存在感も低下します。

最悪、廃業に追い込まれたりする可能性も。

また、効果的なBCP 対策を策定していることは「災害対策」としての取り組みにとどまらず、非常時にもかかわらずサービスを継続して提供できる企業として市場からの信頼を得る大きな要因にもなります。

今回の記事では、もはや非対応では「時代遅れ」とみなされるBCP 対策の概要と その対策の一つのとしてのクラウド PBX の活用法について解説します。

非対応では時代遅れ!BCP(事業継続計画)とは

BCP (事業継続計画)の概要について解説します。

BCPの概要

BCP は Business Continue Plan の略称で、「事業継続計画」と日本語訳されています。

かみ砕いていえば、大災害や疫病の流行、企業の大部分を巻き込む大事故などが発生した際にも、最低限行わなければならない重要業務を行えるようにし、元通りの事業を継続したり速やかに復旧したりするための計画を立てておくことです。

BCP が注目されるようになったのは、2011年の東日本大震災がきっかけです。

震災の結果、行政や民間企業のさまざまな部分で打撃を受け、機能不全に陥ってしまいました。

機能不全をもたらした要因の具体例としては以下の点が挙げられます。

  • 従業員の死亡やケガ・病気
  • データ損失やシステム障害によるICT 機器・ネットワークの機能不全
  • 交通機関のマヒにより従業員が出社できない
  • 社屋倒壊 関連会社や子会社の倒壊による部品の欠品
  • 緊急事態宣言により、通常業務ができない

※2020年には新型コロナウイルス禍により、再びBCPが注目されています。

緊急事態宣言の発令による外出自粛要請など、働き方に制限がかかる中、テレワークや在宅勤務などの業務にスムーズに移行できている企業は、損失を抑えられています。

中には、成長している企業も見られます。

BCPの経緯

東日本大震災にてBCP の重要性がすごく明確に示されたにもかかわらず、BCP への対策が十分とは言い切れない状況が続いています。

平成28 年時点において大手企業でさえBCP 策定率が60%にとどまっています。

中小企業では、BCP策定率は50%以下の水準で、会社の規模が小さくなればなるほど、BCPに手が回らないという状況がみられます。

実際のところ、ガイドラインに基づいて大手企業を中心に、BCP に対して取り組みが行われていたはずの2016 年の熊本地震の際にも、熊本県が発表した直接経済被害推計は3.7 兆円となっており、東日本大震災・阪神淡路大震災に次ぐ史上第3 位の被害額を計上しており、BCP がうまく機能していなかったことが問題視されました。

BCP非対応は時代遅れ!

内閣府において、企業における事業継続計画の重要さや考え方を取りまとめた「事業継続ガイドライン」が制定されたり、2年に1 度のBCP 策定状況のヒアリング調査が実施されることになったりするなど、BCP の策定は今や健全な経営に不可欠です。

BCP 対策の遅れは、災害からの企業活動の復旧が遅れてしまうだけではなく、市場からの信用の失墜や廃業に追い込まれてしまう可能性も存在します。

  • 全くBCP 対策をしていない
  • BCP を一度策定したが、数年間見直しをおこなっていない

上記のような企業は、時代に則していないとまでは言いませんが、早急に改善をおこなう必要があります。

幸い、BCPに取り組むための5Gを始めとしたネットワーク環境や、クラウドツールなどが市場に揃い始めています。
時代の要請とともに、BCPに取り組みやすい状況も整ってきているということです。

BCPの取り組み方

とはいえ、BCP の取り組み方は非常に難しいものがあります。

熊本地震の例に見る通り、大手企業でさえ対策を行っていると考えていたにもかかわらず、BCP が機能しなかったという例が多数ありました。

BCP に失敗しないための取り組み方としては、以下のポイントが重要です。

  • 代表者が真剣にBCP に対して取り組む姿勢を持ち、従業員一人ひとりにプランを浸透させること
  • 大きな被害にあうことを前提にプランを策定すること
  • 自社にとっての重要業務は何か?BCPにより、何日間程度でどの程度のレベルで業務を遂行できるようになるのかを、あらかじめ設定すること(業務の遂行レベルを高めれば復旧までの日数が長くかかるので、バランスが重要です)
  • 重要な業務を行うための最低限の環境やツールを確保しておくこと

さまざまな災害や状況を想定して、具体的にこれらのポイントを定めておくことでいざというときに有効なBCP 策定ができます。

クラウドPBXをいかにBCP策定に活用するか?

BCPで策定すべき内容は、非常に幅広いものとなります。

  • 従業員の生命や身体の安全の確保
  • 防災対策
  • 重要業務を行うための、連絡手段
  • 緊急時の体制や役割分担
  • 連絡網の整備
  • 重要業務を遂行するための業務フロー
  • 社内外の通信手段の確保
  • 重要情報や顧客情報の保全・管理

BCPではあらゆるトラブルに対応する必要があるため、上記の対応を想定されるトラブルの一つひとつに対して策定する必要があります。

そこで、策定に利用したいサービスの一つとして、新たなビジネス上の通信サービスであるクラウドPBX を紹介します。 クラウドPBX がBCP の中でどういった役割を果たすのかについて説明します。

クラウドPBXとは

クラウドPBX とは、今までのビジネスフォンとは違いオフィスの中に主装置を設置せず、インターネット上のサーバーに主装置の機能を持たせること(クラウド化)により、スマホやパソコンをビジネスフォンとして利用できる通信サービスのことです。

クラウド上のサービスからインターネット回線を使ってスマホなどの端末をすべて制御するので、外出先などどこにいても使用できる優れものです。

従来のビジネスフォンは社内にPBX(主装置)を設置するため、万が一社屋が倒壊したり壊滅的な被害を受けたりした場合には、全く使えなくなってしまいます。

その場合、社外との連絡をするためにはスタッフの携帯電話を使用するしかありませんが、ビジネスにプライベートの携帯を使用すると顧客から不審がられたり、情報セキュリティの面で不安があったりするなどのデメリットがあります。

しかしクラウドPBXの場合は、インターネットにつながるスマホやPCさえあれば、どこからでも会社の電話番号で発着信できます。

スタッフのスマホがそのままビジネスフォンになるので、スタッフの自宅でも会社の電話が使用でき、大きな災害が起こっても通信経路が確保できる可能性が高いということです。

BCPとクラウドPBX

クラウドPBXがBCPに適しているのは、非常事態でも電話が利用できるからという理由の他にもたくさんあります。

具体例を用いながら紹介します。

(クラウドPBXがBCPに役立つ場面)

  1. 他の支社や営業所・関連会社などと内線でつながることができる
  2. ウェブ上に保存した電話帳データを利用できる
  3. クラウドPBXに搭載されたグループウェアなどのツールを使って、社員間での連絡を取ることができる
  4. 勤怠管理やグループウェアによる情報共有など、非常事態下などでも仕事をするためのツールが利用できる

これらの機能により、スタッフが会社に出社できないとき、会社のビルが大きな損害を受けたとき、外出自粛のときなど、様々な非常事態でも通信手段が確保できることになります。

クラウドPBXは導入しやすさが魅力

以上のように、クラウドPBX はBCP 策定の一つの要素として活用できます。

BCP は事業継続計画という名前の通り、計画ですので綿密なプランニングが必要ですが、クラウドPBX の導入はインターネット環境さえ整っていれば良いため、非常に手軽です。

さらに導入方法についても、従来のビジネスフォンのように主装置の購入や設置⼯事が不要のため初期費用を大幅に軽減できます。

こうした導入のしやすさや初期費用の安さから、中小企業やスタートアップ企業にとっても、非常に対応しやすいサービスであることがお分かりいただけるかと思います。

生産性向上を実現できる

クラウドPBX 自体が、働き方改革やテレワークの実現ツールとして語られるケースも多いですが、BCP の策定と同時に働き方改革を進めている企業もあります。

テレワークの重要な位置づけとして在宅勤務やモバイルワークなどのテレワークがありますが、これらはBCP を実現する要因にもなります。

また、BCP 策定の際に業務内容を棚卸し、仕事の優先順位の決定をしますが、業務の棚卸しや不要な業務の廃止、業務フォローの見える化は働き方改革にとっても重要なポイントです。

働き方改革を実現するためには、他に労働時間の是正や正規・非正規雇用の格差解消などの要素もありますが、こちらも政府の指針により重視されているポイントですし、クラウドPBX の導入が一つのポイントにもなりますので、併せて検討されてみてはいかがでしょうか?

BCP策定に最適なクラウドPBXは「OFFICE PHONE」

クラウドPBXは、とてもニーズが高まっているサービスなので、今、様々なメーカーから発売されています。

「どのクラウドPBXを選べばいいのか分からない」

という声も良く耳にします。

そこで、BCP対策に真剣に取り組みたい企業におすすめしたいのが、「OFFICE PHONE」というクラウドPBXです。

(「OFFICE PHONE」をおすすめする理由)

・通信の安定性
→アクセスが集中して回線が不安定になりやすい非常事態こそ、回線の安定性は非常に重要です。

OFFICE PHONEは、インターネット光回線を利用したサービスであることや19年に渡る20,000社以上の導入実績を誇ることなどから、非常に通信が安定しています。

・クリアな音質
→非常時には、イレギュラーな問い合わせも増え、問い合わせの内容も複雑になりがちです。

そのような時こそ、問い合わせの内容を正確に聞き取り、的確に返答が求められます。

19年間に渡り改良を繰り返している「OFFICE PHONE」では、従来のビジネスフォン並みのクリアな音声を実現しています。

・便利な無料ツール
→「OFFICE PHONE」では、勤怠管理・グループウェア・自動録音機能・インターネットFAXが無料で利用できます。

このように、BCPにとって理想的ともいえるOFFICE PHONEは、初期導入費用無料、月々の利用料金3,400円~(契約台数10台以下の場合)で利用可能です。

初心者にとって大変そうな初期設定などは、メーカー担当者にお任せできるという至れり尽くせりのサービスなので、気になっている方は、一度問い合わせをしてみてはいかがでしょうか?

まとめ

大規模な災害などからの必要業務の継続や復旧をおこなうために、企業はBCP の策定・見直しをおこなう必要があります。

2011 年の東日本大震災をきっかけにBCP の重要性が指摘されるようになり、内閣府はガイドラインを公表しています。

BCP を策定していないということは、今や企業にとって必要な業務を放棄している状態、とみなされかねない時世となっています。

そのための有効な対策の一つがクラウドPBX です

クラウドPBX はインターネット通信網を利用した新しい時代のビジネスフォンです。

ユーザー一人ひとりのスマートフォンにビジネスフォンの機能を持たせられること、自社に災害が直撃して建物やサーバーが破損・倒壊しても、会社の機能が維持できることなどBCP に直結できるさまざまな機能が紹介されています。

BCP を策定したら適宜(例:2 年に1 度など)見直しを図り、最新の科学技術や商品・サービスを活用した、便利かつ効果的なBCP 対策用品を導入してください。

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