クラウドPBXについて知ろう

【クラウドPBXでBCP対策を実現】事業継続に役立つ4つの理由とは

自然災害やテロなどの緊急事態時に、事業を継続できるよう備えることを「BCP対策」といいます。

このBCP対策において、電話業務に関する課題をお持ちの企業さまも多いのではないでしょうか。

新たな形のビジネスフォン「クラウドPBX」は、万が一の際に電話業務を止めないために役立つサービスです。

オフィスに出社できなくても通常通り電話対応ができるほか、データの紛失対策や、スムーズな事業再開にも役立ちます。

この記事では「BCP対策とはなにか」「BCP対策にクラウドPBXが役立つ4つの理由」「おすすめのクラウドPBX」などをご紹介します。

ぜひ最後までご覧になり、今後のBCP対策にお役立てください。

BCP対策（事業継続計画）とは？

BCP対策（Business Continuity Plan）とは、「事業継続計画」とよばれる言葉です。

近年ますます注目度を高めているBCP対策について再確認し、なぜクラウドPBXで対策するのか、その目的をしっかりと把握しておくことが大切です。

BCP対策の基礎知識と企業に求められる理由

前述したように、BCP対策とは「事業継続計画」ともいわれます。

具体的にBCP対策とは、以下のような緊急時に備え、日ごろから意識して実施しておくべき対策手段を検討・整理し、決めておくことをいいます。

事前にBCP対策をしておけば、万が一のときも事業資産の損害を最小限におさえ、事業継続・早期復旧を実現するために役立つでしょう。

また多くの企業が、わざわざ手間と時間をかけてBCP対策を策定するのには、以下のメリットが関係しています。

策定しておけば、社内外からの信頼度を高めるとともに、危機的状況にも耐えられるしっかりとした企業となるでしょう。

企業におけるBCP対策の実施状況とは

BCP対策は現在、大企業・中堅企業で広く実施されています。

大企業では7割以上で策定済み、中堅企業では過半数で策定中もしくは策定済みです。

引用：内閣府「企業の事業継続及び防災に関する実態調査結果（概要） 」

BCP対策はリスクマネジメントの一環として策定されていることが多く、その主な内容として、以下の項目が挙げられています。

社内の設備・指揮系統を整えるほか、対応方針の策定・システム導入など、対策が多岐にわたることを確認できます。

新しいビジネスフォン「クラウドPBX」とは？

「じつはクラウドPBXについて、ふんわりとしたイメージしかない」「よく分からない」とお思いの方も多いのではないでしょうか。

クラウドPBXがBCP対策とどう関連してくるのかを把握するには、その機能について理解しておく必要があります。

そこで、簡単にクラウドPBXの仕組み・導入するメリットなどを解説します。

クラウドPBXの特徴と仕組み

クラウドPBXは、簡単にいえば「主装置をクラウド上に設置したもの」です。

内線電話の利用・外線電話の振り分けなどを可能にする主装置をクラウド化することで、インターネット環境さえあれば、さまざまなデバイスをビジネスフォンとして活用できるようになります。

従来のビジネスフォンは、固定電話機と主装置をつないで使う必要がありました。

しかしクラウドPBXならその必要がないため、従業員のスマートフォン・パソコン・タブレットなどを簡単に内線化できます。

インターネット環境さえ使えれば、いつ・どこでもビジネスフォンを活用できるようになるシステムです。

クラウドPBXの特徴や仕組みについて詳しくは、以下の記事で解説しているためあわせてご確認ください。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

クラウドPBXのメリット

上記の特徴を持つクラウドPBXには、従来のビジネスフォンにはなかった、さまざまなメリットがあります。

コスト面でも時間や手間の点からも、主装置を設置して利用する通常のビジネスフォンより、簡単に運用をはじめられるでしょう。

こうしたメリットがあることから、クラウドPBXはBCP対策・テレワーク導入・業務効率化などで注目を集めています。

クラウドPBXがBCP対策に必要とされる4つの理由

多くの企業で策定され、注目を集めるBCP対策。

それに役立つシステムのひとつに、クラウドPBXがあります。

しかし、クラウド上に設置された主装置がなぜ役に立つのか、具体的なイメージが浮かばない方も多いはずです。

そこで、役立つ4つの理由について解説します。

①オフィスに出社できなくてもスマホで電話対応できる

クラウドPBXを導入しておけば、災害時も電話対応が可能になります。

それというのも、クラウドPBXのサービス（アプリ）へ接続できるデバイスがあれば、どこにいても電話の発着信ができるためです。

従来のビジネスフォンは、社内に設置した主装置と電話機をつないで利用する仕組みから、出社しなければ電話対応ができませんでした。

一方クラウドPBXなら、主装置がクラウド上にあるため、従業員それぞれのスマホ・パソコン・タブレットがビジネスフォンになります。

従業員は、災害時も安全を確保しつつ、できる範囲で業務に従事できるでしょう。

またクラウドPBXで複数拠点をつなぎ、同じ番号で通話できるようにすれば、一か所が被災してもほかの拠点で対応できます。

たとえば東京のオフィスが被災した場合でも、事前に設定してさえおけば、大阪・福岡・名古屋といった別の場所にあるコールセンターでやり取りができるでしょう。

このような仕組みから、災害後も従業員の安全を確保しつつ、ビジネスチャンスを逃さない仕組みづくりができます。

くわえてFAXの送受信も各デバイスで対応できるようにしておけば、発注書のやりとりがいつでも可能に。

災害後は設備や機器のトラブル・故障などで問い合わせが増加する可能性もあるため、こうした仕組みづくりはとくに重要なBCP対策のひとつといえるでしょう。

②停電時などのデータ紛失・破損対策になる

災害時には、急な停電が起こる場合もあります。

電力が急に遮断されれば、主装置やパソコンなどが急にシャットダウンされ、データの紛失・破損を起こす可能性があるでしょう。

そうなれば復旧作業がより難しくなり、長期的な機会損失につながることも考慮しなければなりません。

しかしクラウドPBXなら、主装置がクラウド上にあるため、停電や設備の破損によるデータ紛失・破損の心配をせずに済みます。

情報のバックアップの点からいっても、導入しておけば十分なリスク対策となるでしょう。

またクラウド上に情報があれば従業員がどこにいても顧客情報を確認でき、自宅・ほかの拠点でも同品質のサポートが可能になるのも、嬉しいポイントです。

③電話回線の混雑時もインターネット環境があれば通話が可能

2011年に発生した東日本大震災のときに、電話がつながりにくくなったことを覚えている方も多いのではないでしょうか。

これは「広域的・長期的な停電により基地局が利用不能に陥ったこと」「ケーブル切断や電柱倒壊が発生したこと」はもちろん、一斉に多くの方が電話を使おうとしたために、回線がパンクしてしまったことも原因です。

当時NTT東日本（東日本電信電話株式会社）管内では、通常時の約4～9倍の通信量が発生し、普段のような通話ができなくなりました。

※参照：総務省「東日本大震災における通信の被災状況、復旧等に関する取組状況 」

そういった状況でも、クラウドPBXはインターネット回線を使用するため、電話回線が込み合っていても通話しやすいと言えます。

クラウドPBXを導入しておけば、緊急時の電話対応・従業員の安否確認連絡をスムーズにやりとりするのに役立つでしょう。

災害用伝言版にもインターネット回線が用いられていることも踏まえれば、万が一のときの連絡手段・業務手段として信頼でき、BCP対策として有効なことがお分かりいただけるのではないでしょうか。

④機器の破損リスクがなく被災しても事業を再開しやすい

会社が被災しても事業を再開しやすいのも、クラウドPBXがBCP対策に役立つポイントです。

クラウドPBXなら物理的な破損のリスクがないうえ、離れた場所でも会社番号での電話対応ができるため、事業を再開しやすいでしょう。

もし従来のビジネスフォンを使っていれば、主装置に問題がないか確認して、破損や水没といったトラブルがあれば新品への入れ替え・再設置が必要になります。

その際にはまとまった期間と多くのコストがかかるうえ、データも失い、事業継続にダメージを与えるでしょう。

BCP対策のためのクラウドPBXなら『OFFICE PHONE』

BCP対策のためクラウドPBXの導入を検討しているときは、ぜひ『OFFICE PHONE』をご確認ください。

『OFFICE PHONE』はアダプタ接続後にアプリを入れるだけですぐに使えるため、スピード感をもって導入できるクラウドPBXです。

通話録音機能やCTI（顧客情報表示）機能・ネットFAX機能などさまざまな機能を備えており、万が一のときも業務を継続・再開するのに役立つでしょう。

費用は月額料金3,400円から・ライセンス料金1台あたり98円からと、低価格なのも導入しやすいポイントです。

いまなら無料トライアルも実施中のため、気になる方はぜひ『OFFICE PHONE』からチェックしてください。

停電対策に！UPSがあればさらに強固なBCP対策が実現

クラウドPBXがあっても、業務時間中に災害が発生すれば急な停電が起こり、パソコンが強制的にシャットダウンされデータが破損する可能性もあります。

よりしっかりとしたBCP対策をするなら、「UPS（無停電電源装置）」の導入もあわせて検討しておくとよいでしょう。

UPSがあれば一定時間、電気の供給をまかなえるため、その間に安全なシャットダウンの実行・データの保存などが可能です。

完全に停電すればモバイルデータ通信をするスマホしか使えなくなりますが、UPSで電気が供給されている間はWi-FiルーターやIP電話機も活用でき、こなせる業務の幅が広がります。

より手厚くBCP対策をしておきたい方は、あわせて確認しておくのをおすすめします。

まとめ

クラウドPBXは、BCP対策に役立つシステムです。

事前に導入しておけば、万が一のときも従業員の安全確保をしつつ、スムーズに対応できます。

今のうちにBCP対策の策定について検討し、できるだけ安定して事業を継続できる環境を整えておきましょう。