now loading

クラウド型ビジネスフォンのことが全て分かる記事!

クラウド型ビジネスフォンのことが全て分かる記事!

この記事のもくじ

長く同じような利用法がされてきたビジネスフォンの世界でも、ついに新たなサービスが登場しています。
それが、クラウド化したビジネスフォンである「クラウドPBX」です。

「ビジネスフォンは、通話さえできれば問題ない」
「料金が安ければ良いから、特にインターネットやクラウドなどは興味がない」

以上のような考えもあるかもしれませんが、以下のメリットがあるとすれば・・・

「導入費用が9割削減できる」
「店舗間連絡や従業員同士の携帯での通話が全て無料になる」
「社外にいる時に、転送電話機能を使わなくても直接外線電話が取れる」

いかがでしょうか?

この記事では、クラウド型ビジネスフォンのメリットを紹介したうえで、選び方や選ぶ際の注意点について解説します。
さらには、おすすめのメーカーについても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスフォンをクラウド化するってどういうこと?

この数年、インターネット技術の革新によりビジネスでもプライベートでも、様々な機器・サービスがクラウド化しています。
ですので、クラウドサービスにもすっかりおなじみという方も多いのではないでしょうか?

しかしながら「ビジネスフォンをクラウド化する」というと、ちょっとイメージが湧きづらいかもしれませんね。
ビジネスフォンをクラウド化するとどうなるのかを知ることは、クラウド型ビジネスフォンのメリットを知ることにも直結します。
まずは、クラウド化することで変わる5つのポイントを紹介します。

導入費用・運用コストを削減できる

クラウド型ビジネスフォンの大きな特徴の一つが、導入費用と運用コストが削減できることです。

コストは、私がお客様にクラウド型ビジネスフォンを案内する際にも「詳しく知りたい」と、かなり突っ込んだ質問を受けるポイントの一つなので、項目別に一つひとつ解説します

主装置の購入が不要

従来型のビジネスフォンを購入する際に、大きなコスト要因となったのが「主装置」という設備です。

「主装置」は、外線と内線との交換機の役割を果たす機器のことです。
従来型のビジネスフォンでは、社内に交換機(主装置)を設置することで、以下のビジネスフォンとしての機能が利用できるようになります。

  • 一本の電話回線を複数の電話機に接続
  • 内線番号や直通の外線番号を付与
  • 転送電話や時間外アナウンスなどの各種機能の設定

つまり、主装置は人間で例えると頭脳のような、主装置になくてはならないものです。

主装置は、回線数や機能によって値段が異なりますが、小規模の物でも20万円~ですが、クラウド型ビジネスフォンは主装置の購入が不要です。
インターネット上に仮想の主装置を設定するため、主装置を設定しなくともビジネスフォンの機能を利用できるためです。

ビジネスフォン端末の購入が不要

クラウド型のビジネスフォンでは、ビジネスフォンを購入しなくてもパソコンやスマホをビジネスフォン端末として利用できます。

従来型のビジネスフォン端末を新品で購入する場合には、1台あたり3万円程度の機器代金がかかりますが、この代金が不要になります。

「スマホやパソコンだけだと不便だから、置き型のビジネスフォン機器が必要だ」という場合には、1万円前後から発売されているSIPフォンという置き型端末が利用可能です。

工事が不要

クラウド型のビジネスフォンは、従来のビジネスフォンのように主装置と各ビジネスフォン端末を、電話回線で結ぶ必要がありません。従って、導入・増設・交換時に工事が不要です。

さらには、従来型のビジネスフォン契約時にはNTTの電話加入権が必要でしたが、クラウド型ビジネスフォンでは電話加入権の購入も不要です。

ビジネスフォンの電話工事は、10台程度の比較的小規模な場合であっても10万円程度の機器代金がかかりますが、この費用を削減できます。

営業担当からの一言
ここまで紹介した部分が、ビジネスフォンの導入費用の部分です。

例えば10台ビジネスフォンを導入する場合・・・
主装置(20万円)+ビジネスフォン端末(3万円×10台)+工事費(10万円)

あくまでも概算ですが、ざっと60万円が導入費としてコストカットできます。

離れていても内線通話で無料通話が可能

内線通話は、ビジネスフォンの最も代表的な機能の一つですが、従来のビジネスフォンで内線通話ができるのは同一の事務所内のみです。

従って、店舗間や外出中のスタッフ、在宅勤務スタッフなどと通話をする際には外線の通話料がかかります。

クラウド型ビジネスフォンは、どこにいても会社のビジネスフォンとして接続できるサービスであるため、物理的に離れていても社員間は常に無料の内線通話が利用できます。

転送費用がかからない

少人数の事務所では、外出時に転送機能を利用する企業が多いです。
不在中に会社にかかってきた電話を取るために、かかってきた電話を自分自身のスマホに飛ばすという使い方です。

この使い方の場合、会社のビジネスフォンからスマホに転送する際に、通話料がかかります。
この際の通話料がかなり高く、1人で運営されてる事務所でも平均すると10,000円程度のコストがかかっています。

クラウド型ビジネスフォンでは、転送機能を使わなくても外出先で直接電話を受けることができるため、コストをかけずに転送機能を利用できます。

経理の手間が軽減

社員の通話料を清算するために、業務のために使用した分の通話料を負担している企業も少なくありません。

方法としては、支給額を一律で設定する方法や、個々のスタッフから明細を提出してもらう方法の2通りがありますが、どちらにしても経理部や利用者には手間が生じます。

また、端末故障時や機種変更時などの費用負担が生じる可能性もあります。

クラウド型ビジネスフォンの場合、ビジネスで使用した分は自動的に会社に請求される仕組みです。また、端末はスタッフが元々持っているスマホにアプリを導入するのみなので、修理や機種変更などは基本的にスタッフ一人ひとりが管理すれば済むことになります。

どこにいてもビジネスフォンが使える

クラウド型ビジネスフォンの場合は、インターネットに接続できればどこでもビジネスフォンが利用できます。

従来型のビジネスフォンでは、主装置が社内にあり、主装置と電話回線で接続されている電話機端末のみビジネスフォンとして使用できました。
クラウド型ビジネスフォンの場合、クラウド上に主装置機能があるため、世界中のどこでもビジネスフォンの機能が利用できるということです。

従来の転送機能が無料

クラウド型ビジネスフォンは、どこにいても会社の電話を受けることができるため、転送機能を設定する必要がありません。

上述の「転送費用がかからない」の部分でも説明した通りですが、コストを掛けなくてもどこでも転送機能を利用できます。

社用携帯が不要

従来型のビジネスフォンを導入している企業では、外出の多い営業スタッフに対して社用携帯を貸与している企業が多いです。

しかし、社用携帯の貸与は会社にとってはコスト負担になり、営業スタッフにとっては外出時に携帯の2台持ち(自分自身のプライベート用と会社用)をしなければならない、というデメリットがあります。

クラウド型ビジネスフォンの場合、プライベートのスマホにアプリを導入するだけで、ビジネス用とプライベート用を使い分けながら利用することができます。

ITツールが利用できる

クラウド型ビジネスフォンは、インターネットに接続しているサービスなので、各種ITツールが利用できるようになっているものが多いです。

(具体例)

  • 勤怠管理
  • ビジネスチャット
  • CTI(電話着信時に、顧客情報をPC画面上に表示させるシステム)
  • グループウェア

など

つまり、クラウド型ビジネスフォンは、ビジネスツールとしても利用できます。

ビジネスフォンのクラウド化には2種類の方法がある

ビジネスフォンのクラウド化には2種類の方法があります。

それぞれ特徴が異なるため、違いの差を把握しておく必要があります。

光電話を利用したタイプのクラウド型ビジネスフォン

光電話とは、インターネット光回線を利用したタイプのクラウド型ビジネスフォンです。
NTTが提供しているフレッツ光の「ひかり電話」が代表的なサービスです。

光電話を利用したタイプのクラウド型ビジネスフォンの大きな特徴は次の2点です。

市外局番の電話番号の発行・引継ぎができる

光電話を利用したクラウド型ビジネスフォンでは「03」「06」などの市外局番が利用できます。
また、元々NTTで発番した市外局番の電話番号であれば、クラウド型ビジネスフォンに切り替えても同じ電話番号を引き続き利用することができます。

音質が優れている

インターネット光回線を利用したクラウド型ビジネスフォンは、音質が優れていて、通話が途切れにくいという特徴があります。

光電話は、音質に関する厳しい基準が設けられているため、品質が確保されているということです。

アプリをインストールするのみのクラウド型ビジネスフォン

クラウド型ビジネスフォンには、アプリをインストールするのみのタイプもあります。
アプリをインストールするタイプのクラウド型ビジネスフォンでは、光電話ではなくIP電話の仕組みを利用します。

アプリをインストールするのみのタイプのクラウド型ビジネスフォンの大きな特徴は次の2点です。

「050」の電話番号を発番できる

アプリをインストールするのみのタイプのクラウド型ビジネスフォンは、市外局番の発番ができません。
基本的には「050」などのIP電話の番号を新規発行することができます。

→サービス提供業者によっては「03」「06」などの代表的な地域の電話番号のみ、独自で提供している企業もあります。
ただし、このようなサービスであっても、元々の電話番号を引き継ぐことはできません。

音質はプロバイダにより異なる

IP電話では、光電話のように音質に関する規定が定められていません。
従って、音質はプロバイダ(提供者)によって大きく左右されます。

営業担当からの一言
特に「低価格」のみを売りにしているクラウド型ビジネスフォンは、品質面が劣っているケースが少なくありません。
導入後に「業務が滞ってしまった」といった不具合を感じている企業も少なくないため、慎重に検討する必要があります。

→クラウド型ビジネスフォンの選び方は、この後、第4章にて詳しく案内します。

クラウド型のビジネスフォンはこんな企業におすすめ

ここまでの紹介で、クラウド型ビジネスフォンの安さや便利さについて、ある程度イメージしていただけたかと思います。

ですが、次の疑問も感じるのではないでしょうか?

「ウチの場合、クラウド型ビジネスフォンを導入したらメリットが得られるの?」

そこで、クラウド型ビジネスフォンの導入に適している企業の例を5例紹介します。
いずれかに当てはまる企業は、クラウド型ビジネスフォンのメリットを十分に受けられる可能性が高いです。

ビジネスフォンの導入コストを削減したい

上記で紹介した通り、クラウド型ビジネスフォンを導入する場合には主装置費用・端末代金・工事費用を削減することができます。

平均値では、従来型のビジネスフォンと比較してクラウド型ビジネスフォンの導入費用は、7~9割の削減となっています。

営業担当からの一言
導入時には安くても、その分のコストが月々の利用料に反映されるサービスや購入方法もあります(リースやサブスクリプションなど)。

しかし、クラウド型ビジネスフォンは安価な月額で利用できるため、月々のコストも削減できます。

社内間での通話が多い

月々のコストが劇的に安くなる企業の典型的な例は、社内間の通話が多い企業です。

  • 本社⇔支社・店舗
  • 事務所⇔外出中スタッフの携帯電話
  • 外出中スタッフの携帯電話⇔外出中スタッフの携帯電話

上記の例は、従来型のビジネスフォンでは全て通話料が発生する場面ですが、クラウド型ビジネスフォンを導入すれば通話料無料になります。

外出先で会社の電話を受けたい・転送機能を活用している

クラウド型ビジネスフォンを導入した場合、インターネットに接続していれば世界中のどこでも会社の電話番号で着信することができます。

転送機能を利用しなくても、外出先で会社の電話を受けたり、外出先から会社の電話番号で発信したりする企業は、クラウド型ビジネスフォン導入により業務効率を向上させることができます。

テレワーク・在宅勤務の導入を検討中

クラウド型ビジネスフォンはテレワーク・在宅勤務者のスマホやパソコンを内線電話に利用することもできます。
特に機器や設備を購入しなくてもアプリをダウンロードするだけでインストールできるため、とても手軽です。

さらに、クラウド型ビジネスフォンには、勤怠管理やビジネスチャット・グループウェアなどのITツールが搭載されているという点も見逃せません。
一般的にテレワークの導入には、ルールや仕組みの制度面でさまざまなハードルがありますが、クラウド型ビジネスフォンの導入によって制度の大部分を整えることができます。

将来の災害が不安

東日本大震災や熊本の大震災以降、企業の災害対策の重要性が強く指摘されるようになっています。
とはいっても、災害対策にはコストがかかるため、大手企業はともかく中小企業では、まだ過半数の企業が効果的な対策を取れていない、という現状があります。

クラウド型ビジネスフォンを導入した場合、自然災害などで本社が甚大なダメージを受けても、インターネットを通じて電話機能を維持することができます。
更には、社内チャットやグループウェアを通じて、社員間のコミュニケーション・安否確認・業務の遂行などを進めることができます。

また、セキュリティ対策の施されたクラウド上で、電話帳データを管理できるため、個人情報や重要データの保護・管理という点でも安心して利用することができます。

クラウド型ビジネスフォンを選ぶ際の4つの注意点

クラウド型ビジネスフォンの便利な点を色々と案内してきました。

「そんなに便利なサービスなら、さっそく・・・」
と導入に向けての準備を進めたいところかもしれませんが、クラウド型ビジネスフォンを導入する際にも注意していただきたい点があります。

クラウド型ビジネスフォンにも様々な種類があり、メーカーの選び方によっては満足度に大きく影響するリスクが考えれます。

この章では、特に注意したい4つのポイントについて解説します。

音質はビジネス用途として問題ないか?

ビジネスフォンとして使用するからには、音声がクリアに聞こえることと、途切れないことは必須条件です。

通話のたびに、相手の言葉の内容を聞き直したり、話の内容に食い違いが生じたりしていたのでは、仕事になりません。
大きなクレームや信用低下のリスク要因にもなってしまいます。

確かな音質をチェックするためのポイントは、次の2点です。

  • 光電話を利用したクラウドPBX(音質について厳しい基準が設けられているため)
  • 確かな実績のあるメーカーのクラウドPBX

せっかく安く導入できても、ビジネスとして満足に使用できなければ意味がないので、音質の良さに関しては慎重に判断しましょう。

電話番号の引継ぎはできるか?

従来型のビジネスフォンからクラウド型ビジネスフォンに入れ替えるとき、大きなポイントとなるのは電話番号の引継ぎができるかどうかです。

元々使用していた電話番号が利用できない場合には、以下の不都合が生じます。

  • 新しい電話番号を周知する手間・負担が生じる
  • 顧客を失ってしまう可能性がある
  • 名刺やパンフレットの刷り直し、ホームページの改定などにコストがかかる

電話番号の引継ぎは、事前にイメージする以上に業務に大きな影響を与えるため、引継ぎが可能なクラウド型ビジネスフォンを選択しましょう。

営業担当からの一言
ビジネスフォンを新規で導入するケースでは、引継ぎを気にする必要はありません。
ですが「050」のIP電話の電話番号よりは、会社の所在地での市外局番を取得することが望ましいでしょう。

なぜなら「050」の電話番号には、まだ世間的に信頼性が市外局番ほど高くないためです。

テレアポの際や新規の顧客に対するアプローチの際に、警戒されてしまう要因を防ぐという意味あいから、やはり私個人としては市外局番の電話番号が取得できる光電話の仕組みを使った、クラウド型ビジネスフォンがおすすめです。

コストは予算内に収まっているか?

回線数の規模などにもよりますが、クラウド型ビジネスフォンであれば必ず安いというわけではありません。
特に、大手通信事業者などが展開しているサービスの場合、数十万円から数百万円規模の費用がかかるサービスもあります。

コストを予算内に抑えるためには、コストパフォーマンスに優れたメーカーを選定し、事前に見積書などでコストをイメージすることが重要です。

運営者の営業・サポート体制は充実しているか?

クラウド型ビジネスフォンはとても便利なサービスですが、安心して使いこなすためには運営者の体制も重要です。

  • ビジネスフォンの調子がすぐれないとき
  • 使い方が分からないとき
  • 新たなサービスを使用したいとき

以上のケースで、運営者を頼れるか頼れないかは、非常に大きな問題です。

特に、クラウド型ビジネスフォンの調子が優れない時には、原因が複数考えられるため、素人にはなかなかどこに問い合わせをすれば良いのかさえ分からない状況になります。

<クラウド型ビジネスフォンに不調が生じたときに、原因として考えられる箇所>

  • クラウド型ビジネスフォンの電話端末
  • クラウド型ビジネスフォンのクラウド本体の機能
  • インターネットなどの電話回線

不調の原因によって、どの業者に依頼すべきか?どのように対応すべきか?が異なります。
しかし、会社の電話が今まさに使えないという状況で、どこに問い合わせるべきかをゆっくり調べて対応するといったような、悠長なことはしていられませんよね?

ワンストップで、フォローしている体制の業者から購入した場合には、営業担当者に依頼すれば全部ワンストップで依頼できるので、スピーディかつ的確に対処をすることができます。

おすすめのクラウド型ビジネスフォンはOFFICE PHONE!

数あるクラウド型ビジネスフォンの中から、注意点を全てクリアしていて、安くて便利で自社に合ったサービスを・・・
と考えると、どの業者が良いのかなかなか検討もつかないものです。

そこで、私が営業の際にお勧めしているメーカーを紹介します。
それは「OFFICE PHONE」です。

「OFFICE PHONE」は19年間にわたって、20,000社以上の導入実績を誇るクラウド型ビジネスフォンです。
NTTフレッツ光電話をベースにしたサービスで、以下の特徴を備えています。

「OFFICE PHONE」の特徴

  • 19年に及ぶ実績と改良の繰り返しにより、従来のビジネスフォンと同等レベルの音質・回線の途切れにくさを実現
  • 基本料金は、10台で3,400円/1ライセンス99円~の格安料金(業界最安値)
  • 電話番号の引継ぎや市外局番の発番が可能
  • 日本全国をカバーする営業スタッフがきめ細かく対応。また、コールセンターを設置しているので、こまごました不明点や疑問点は常に電話でサポート可能
  • グループウェア・社内通話・名刺管理などの機能が無料で利用可能。また、IVR(自動料金案内。月額800円)や、自動録音機能(月額1,000円)・出退勤管理(月額200円)などの有料サービスも充実!

このように、基本料金が安く、安心して導入することができ、導入後も心強いサポートが受けられるのはOFFICE PHONEだけです。

クラウド型ビジネスフォンの導入を悩んでいる方には、文句なしにおすすめです。

まとめ

ビジネスフォンをクラウド化すると、得られるメリットは次の通りです。

  • 導入費用・運用コストが安い
  • インターネットにアクセスできればどこでも会社の電話が利用できる(会社の電話番号で受発信できる)
  • 離れた場所でも、社員間は無料の内線通話が利用できる
  • ITツールが利用できる

これらのメリットを活用するには、音質面やサポート面・サービス内容の面で優れたクラウド型ビジネスフォンを利用するのがおすすめです。
また、市外局番の電話番号の引継ぎができるかどうかも大きなポイントです。

実績19年、導入企業20,000社以上のクラウド型ビジネスフォン「OFFICE PHONE」は、高品質・低価格・充実サポートの3拍子揃ったクラウド型ビジネスフォンです。

市外局番の電話番号の引継ぎや、新たな発行も可能なサービスなので、ぜひ営業担当にお問い合わせください。

クラウドPBXならOFFiCE PHONE 今なら3ヶ月間使用料無料キャンペーン実施中
PAGE TOP