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中小企業こそクラウドPBXがおすすめ!ビジネスフォンで業務効率化を実現

中小企業こそクラウドPBXがおすすめ!ビジネスフォンで業務効率化を実現

この記事のもくじ

「クラウド化」は近年のビジネスにおける最大のテーマといっても過言ではありません。
そんな中、ビジネスフォンでもクラウド化の大きな波が押し寄せています。

ビジネスを飛躍的に便利にしてくれるツール「クラウドPBX」の普及という波です。

最新のビジネスツールといえば、大企業から普及・浸透していくイメージをお持ちの方も多いと思いますが、実はクラウドPBXに関しては中小企業にこそ強くおすすめしたいツールです。

というのも、中小企業が抱えがちな様々なビジネスの課題を解決してくれるツールだからです。
さらに、クラウドPBXがコストパフォーマンスに優れているからです。

私は通信機器業界に身を置いて16年。
ビジネスフォンやインターネット機、そしてクラウドPBXの法人営業の第一線で営業を担当している五十嵐といいます。

営業の現場では、企業規模や業種問わず様々なお客様にクラウドPBXを紹介しました。

これまで私がクラウドPBXを紹介したお客様においては

「通信費が安くなった!」
「劇的に便利になった!」

と、喜びの声をいただくことが多いのですが、特に熱く感謝の思いを打ち明けてくれるのは、中小企業の経営者・担当者の方が多くみられます。

今回の記事では、中小企業にクラウドPBXをおすすめする理由・クラウドPBXの活用法・費用相場について解説します。
お客様からよく質問される項目とその回答も紹介しているので、クラウドPBXに興味のある方全員に読んでいただけたら幸いです。

ビジネスフォンをクラウド化できる!クラウドPBXとは?

そもそも「クラウドPBX」とはどのような物でしょうか?

簡単にいえば、クラウドPBXとは「クラウド対応したビジネスフォン」のことです。

従来のビジネスフォンはPBX(=主装置)という機器を社内に設置して、ビジネスフォン機器とPBX配線接続することで内線・外線・その他機能(転送や自動ガイダンスなど)を使用できるようになる機器です。

クラウドPBXは事務所にPBXを設置せず、インターネット上(クラウド上)の仮想PBXに接続します。
従来型のPBX(主装置)は、購入すると20万円~ほどの機器ですが、クラウドPBXではPBX(主装置)を購入する必要はなく、社内に設置することも不要になるということです。

クラウドPBXは主装置を購入しなくても良いだけではなく、クラウドPBXならではのできることがたくさんあります。
クラウドPBXの主なメリットは、次の通り!

・スマホの内線化
→個人所有しているスマホにアプリをダウンロードするだけでビジネスフォンになります。
例えば、外出先でも会社にかかってきた電話を受けたり、逆に会社の電話番号で発信をしたり・・・
ビジネスフォンを外に持ち歩くことができます!

・初期導入費用が安い
→PBXを購入する必要がなく、高額な電話回線工事も不要!

・登録後にすぐに導入できる
→最短で申し込みから数日後にはビジネスフォンが使用できる
(従来型のビジネスフォンは最短でも1ヵ月程度かかります)

・業務効率化に役立つ
→CTI(着信と同時に顧客情報をPC画面上に表示させるシステム)やビジネスチャットなど、インターネットのクラウドツールが利用できる

メリットはまだまだ他にもありますが、クラウドPBXの魅力を簡単にいえば、手軽に最新の便利機能を使用できることです。

正直なところ、従来型のビジネスフォンは近年ずっと「どれを使っても大差がない・・・」という状態でした。
従来タイプのビジネスフォンは技術が開発されつくしてしまった感があり、最新モデルも旧モデルもほとんど変わらない・・・・という状態がずっと続いていたためです。

そんな状況に登場した、インターネットに接続して使用するタイプのクラウドPBXは、従来のビジネスフォンとは全く異なるもの。
飛躍的に便利なビジネスツールとして、今クラウドPBXが多くの企業から注目を集めているというわけです。

※営業担当のアドバイス

クラウドサービスは「新しいサービス」ではありますが、従来型のビジネスフォンで出来ることがすべて出来るため「利用していたサービスが使えなくて困る!」といった不自由を感じることはありません。逆に、いろんな便利機能が使えるようになるため、業務効率UPに繋がります。

中小企業にこそクラウドPBXがおすすめ!7つの理由とは?

画期的なサービスであるクラウドPBXは、全ての企業におすすめのサービスですが、私が個人的に特に強くおすすめしているのは中小企業での利用用途です。

中小企業は、クラウドPBXのメリットの恩恵が最大限に受けられるからです。

この章では、中小企業にクラウドPBXをおすすめする理由を7点紹介します。

初期費用を抑えられる

従来型のビジネスフォン導入の大きなネックの一つが、初期費用の高さです。

PBX(主装置)の本体価格・ビジネスフォン本体の機器代金・工事費などに高額の費用が掛かってしまい、数台のビジネスフォンを導入するために数十万円(導入台数によっては100万円以上)もの費用が掛かってしまいます。

一方、クラウドPBXは

  1. 工事費不要
  2. ビジネスフォン本体を購入しなくてもスマホ・PCをビジネスフォンとして利用できる

といった点から、導入コストを大幅に削減できます。

※私が営業をしたお客様の実績を紹介すると、初期導入費用70~95%の削減に成功しています。

安い月額で利用できる

初期費用が安くても、結局月々の負担が上昇してしまったら意味がありません。
月々の負担が上昇してしまうなら、電話機をリース契約するのと大差がないようにも思えますよね。

結果からいえば、クラウドPBXを導入することで月々の負担が大幅に増えてしまうことはありません。
クラウドPBXのメーカーやプランにもよりますが、1台あたりの基本使用料が500円以下のプランも多数あります。

また、クラウドPBXを導入した場合、通話コストを下げることができます(どこにいても社内間通話無料で通話できるため、外出先スタッフとの通話や店舗間連絡の際の通話料が発生しなくなるため)。

工事不要で設置・拡張できる

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンとは異なり社内にPBXを設置する必要がありません。

そのメリットは次の三点。

  1. 高額なPBX(約20万円)を購入しなくても良い
  2. PBXとビジネスフォン本体との配線工事が不要なため、工事費用がかからず手間も発生しない
  3. PBXの故障・不具合対応や保守・メンテナンス対応を自社で行う必要がない

※営業担当のアドバイス

従来のビジネスフォンの工事を行う時には、会社の電話回線がストップしてしまうので営業時間中に回線工事を行うと大きな機会損失につながってしまいます。
また、営業時間外に工事対応をすると、工事の立ち合いのためにスタッフに時間外勤務を依頼しなくてはならなかったり、工事業者にて休日割り増し料金がかかったりしてしまったりするなど、手間・費用などのデメリットが生じてしまいます。

クラウドPBXではこれらの心配が不要、手間もかかりません。

生産性向上を実現できる

私が個人的にプッシュしたいのは、生産性向上のメリットです。
昨今「働き方改革」の推進によって「生産性向上」が強く叫ばれていますが、中小企業の経営者や担当者の方との商談の中では、なかなか具体的な対策が取れていない企業が少なくありません。

その多くのケースにて、以下の声が聞かれます。
「どこから手を付ければ良いのか分からない」
「今のやり方を変えられない」

これらの課題はクラウドPBXで解決できます。
そのポイントを3点紹介します。

外出先でもビジネスフォンが利用できる

1点目は、外出先でもビジネスフォンが使用できること。

特に経営者や営業担当の方は、常にオフィス内に留まるわけにはいかず、外出をする機会が多いものです。
担当者が外出してしまうと、事務所に電話がかかってきたときに対応が遅くなってしまったり、あるいは人数の少ない事務所の場合だと、事務所が空になってしまったりすることがあります。

昨今のビジネスでは、リアルタイムに対応が取れないことが販売機会の損失や、顧客満足度の低下に直結してしまうことも。

クラウドPBXを導入すると・・・

  • 会社にかかってきた外線をスマホで直接受けることができます
  • 会社の電話番号を使って、社外から電話を掛けることもできます
  • 社員間や店舗間でどこにいても無料の内線通話が利用できます

もはや「外出先」という概念が無くなるくらいの利便性の良さです!

ビジネスツールが利用できる

クラウドPBXのインターネット接続を活かして、様々なビジネスツールも利用可能です。

  1. 社内チャット
  2. CTI(電話着信の際に、顧客情報がPC画面に表示される仕組み)
  3. グループウェア(情報共有や報告・連絡業務に使用できるツール)
  4. 名刺管理

などなど、クラウドPBXでは様々なビジネスツールがオプションとして利用できます。

これらのオプションツールは、それぞれ個別に有料・無料で提供されていますが、利用するサービスが増えすぎると管理も大変になるというもの・・・

クラウドPBX一本で、様々な便利ツールを一元管理できるのは非常に大きなメリットです。
特に、管理部・総務部担当の方から「クラウドPBXを導入して管理が楽になった」と喜ばれます!

自動録音に対応

クラウドPBXは、自動録音に対応しています。

外出先での通話の際には、ちょっとした誤解や勘違いなどから「言った・言わない」のトラブルになるケースが珍しくありません。
また、録音機器などを接続して顧客との通話内容を録音することが一般化しています。

クラウドPBXでは、自動録音機能が搭載されており、これらの問題も簡単に解決できます。

契約台数を自由に増減できる

従来のビジネスフォンの大きなネックの一つが、台数の増減が簡単ではないことです。

従来型のPBXは接続できる台数が機器によって決まっていて、たくさんの台数を接続できるものほど費用が高額になります。

使用台数が増えたり減ったりする場合は、ピークの使用時に合わせてPBXを選ばなければならないので、その分初期費用が高額になります。

また、ビジネスフォン機器も必要台数分の購入で高額になります。

クラウドPBXの場合は、必要台数分のライセンスを契約するだけでOK。
また、スマホやPCを電話機として利用するなら、電話機本体を購入する必要もありません。

つまり、クラウドPBXを導入すれば、常に必要最低限の契約台数のみで問題ないということです。

セキュリティを強化できる

クラウドPBXは、災害に強くセキュリティ対策にもなります。

社内にPBXを設置すると自然災害などで建物が倒壊したり、大きなダメージを受けたりした際にビジネスフォンの機能がストップしてしまうリスクがあります。

クラウドPBXでは、そうした機能がインターネット上にあり、対応のしっかりしたクラウド業者ではトラブルが生じた際のリスク対応も取られています。

従って、自社にPBXを設置するよりもセキュリティ面で安全です。
また、電話帳データなどのセキュリティ対策にも優れています。

クラウドPBXでは、クラウド上でデータを一元管理することができるので、個々のスマホに電話帳などの個人情報を保存する必要がありません。

紛失や盗難の際に個人情報が流出してしまうリスクを、大幅に低減することができます。

保守・メンテナンスを自社で行わなくても良い

従来型ビジネスフォンの主装置(PBX)本体は、長年利用していると不具合や不調が生じてくることがあります。

法定耐用年数が6年と定められていることから分かる通り、長く使用していると故障のリスクも上がってしまいます。
また、もし新たに使用したい機能が出てきた時には、主装置にユニットという部品を追加して設定工事を行わなければなりません。

クラウドPBXの場合、自社でこれらの保守やメンテナンス作業を行わなくても提供者側で実施してくれますし、新しい機能が出た場合も申し込むだけで利用可能です。

中小企業でのクラウドPBX活用法

クラウドPBXには機能が盛り沢山なことがお分かりいただけたと思います。

ですが、どんなに便利な機能であっても自社の課題を解決してくれる機能じゃなかったら、導入してもメリットはないですよね?
この章では、中小企業でのクラウドPBX活用法を解説します。

少人数の事務所用として

少人数の事務所では、外出する際に事務所が不在になってしまいます。
事務所を空にしてしまうと、顧客や取引先からかかってきた電話を取り逃してしまい、重大な機会損失に繋がってしまいます。

このような事態を避けるために、従来型のビジネスフォンを使用している企業の多くは転送機能を使用します。

しかし、転送機能には忘れてはならないデメリットがあります。

  • 転送時、会社のビジネスフォンから転送先の携帯電話まで通話料が発生
    (私の営業の経験では、1台の携帯電話への転送料金の平均は大体1月あたり5,000~10,000円程度です)
  • 電話を受けてから折り返しの電話をする際、会社の電話番号で折り返すことができない
    (特に個人向けのビジネスの場合「知らない番号からの着信」ということで、電話を取ってもらえないことが多い)

クラウドPBXでは、外出先で直接電話を受けることができ、折り返しの電話をするときも会社の番号で掛け直しができるので、以上のリスクがなくなります。

テレワーク活用・店舗間連絡用として

新型コロナウイルス対策や働き方改革をきっかけに、テレワークや在宅勤務スタッフの活用を検討する企業が増えています。
また、従来から飲食店など店舗間でのコミュニケーションに、課題を抱えている企業も多く見受けられます。

これらのケースに共通するのは、本社と離れた拠点で通信をする際に、通話料がかかってしまうということです。

しかし、クラウドPBXであれば拠点が離れていても通話料無料で通話することが可能です。

従って、離れた拠点間での通話・通信の問題が一気に解決できるというわけです。
しかも、導入はスマホもしくはPCにアプリをインストールするだけ!

特別な仕組みやシステムを整えなくても利用できる点も、中小企業のテレワーク導入や拠点間のコミュニケーション活性化を後押しします。

コールセンター用として

コールセンターに電話機が必要なことは言うまでもありませんが、コールセンターにクラウドPBXを導入すると次のメリットがあります。

・台数の増減が自由にできる
→繁忙状況や人員の増減に合わせて、電話機の台数を自由に設定できます。
・自動録音に対応
→クレーム対応や「言った・言わない」などのトラブルを回避できます。
・CTI機能が利用できる
→着信時に、電話番号を機械が自動的に読み取り、オペレーターのPC画面上に顧客情報を表示させられる機能です。
顧客の氏名・住所・購買履歴などを見ながら案内できるので、スムーズかつ的確な案内が可能になります。
・IVR機能
→音声による自動振り分け機能です。オペレーターにつなぐ前に、機械音声にて対応部署を振り分けることができるため、業務効率化につなげることができます。

従来のビジネスフォンでは、これらの機能を一つひとつ主装置に追加したり、外部の機器と連携させたりしなければならなかったため、設備の構築だけでも数十万円レベルの費用が発生していました。
しかし、クラウドPBXでは無料あるいは安価な月額でこれらの機能を利用できます。

中小企業担当者からよくある質問

クラウドPBXのメリットをお伝えしたところで、次は心配事項についても解説していきます。

ビジネスをするうえで、心配事は共通することが多いようです。
実は、多くの中小企業経営者・担当者の方との商談において、かなり頻繁に受ける質問が4つあります。

この記事をご覧になっている方も同じ疑問をお持ちの方が多いと思いますので、解説していきます。

電話番号は引き継げるの?

ビジネスフォンの入れ替えを検討している時には、番号の引継ぎができるかできないかは非常に大きな問題ですよね?
もし、引継ぎが出来なければ名刺やパンフレットの刷り直し・ホームページの更新・関係者への連絡など手間が計り知れませんし、顧客の損失を招いてしまうリスクにもつながります。

先に結論を言えば、電話番号が引き継げるか引き継げないかは、クラウドPBXの種類によって異なり、引き継げるものとそうでないものとがあります。

・電話番号の引継ぎができるクラウドPBX
→インターネット光回線を使用するタイプのクラウドPBXは、電話番号の引継ぎが可能です(もちろん、新たに電話番号を発番することも可能)。
※ただし電話番号の引継ぎができるのは、元々NTTで発番した電話番号のみです。
他社の光電話やNTT以外の通信会社との契約にて発番した電話番号は引継ぎできません。

・アプリのインストールのみで利用できるタイプのクラウドPBX
→インターネット光回線を使用せずに、アプリのインストールのみで利用できるタイプのクラウドPBXでは、電話番号の引継ぎはできません。
原則として「050」などで始まるIP電話の電話番号を、新たに取得して利用することになります。

今使用しているビジネスフォンは利用できるの?

「クラウドPBXに乗り換えたいけど、今使っているビジネスフォンもまだまだ使用できるからそのまま使い続けたい」

という意見も営業の現場でよく耳にします。

確かに既存のビジネスフォンを残して、クラウドPBXと併用するという方法が取れないこともありませんが、現実的には残すメリットがほとんどありません。

また、既存のビジネスフォン⇔クラウドPBX間の通話が外線扱いになり、無料の社内通話ができなくなってしまうので、クラウドPBXのメリットも薄れてしまいます。

使い慣れた置き型タイプの電話機を使用したいという要望に対しては、置き型タイプのSIPフォンを導入することで解決できるので、SIPフォンの導入がおすすめです。

※営業担当のアドバイス

クラウドPBXの使いやすさを見極めてから使用を検討したいという方は、一定期間従来のビジネスフォンは残しておき、クラウドPBXの使い勝手を確認してから処分を検討してみてはいかがでしょうか?

全ての外線・内線がスマホにかかってくるの?

「スマートフォンに全ての外線・内線がかかってきたら逆に業務に支障をきたすのでは?」

という心配をされる方も少なくありません。

確かに、1人で事業をされている方以外は、自分自身が直接担当していない案件の電話も良く会社にかかってきます。
重要な商談中など、電話が頻繁にならない方が望ましい場面もあるでしょう。

クラウドPBXでは、呼び出しを慣らす回線を選べます。

例えば、以下の対応が可能です。

  • 直通番号にかかってきた回線のみ対応
  • 会社の代表番号と担当部署の番号のみ対応(他の部署の番号にかかってきた回線は呼び出ししない)

また、通常のスマホのように、マナーモードやサイレントモードの設定、電源のオフなどにより、電話の呼び出しが望ましくない場面で電話を受けないようにすることも可能です。

音質やノイズは大丈夫?

クラウドPBXは、近年突然登場したイメージのように思われがちですが、実は10年以上も前から技術開発が進められており、品質面はかなり向上しました。

とはいっても、現実問題としてクラウドPBXを提供するメーカーによって、品質にばらつきがあることは事実です。

安心してクラウドPBXを使用していただくには、やはり相応の実績があるクラウドPBXを利用するのがベストです。

私が強くプッシュしたいのは「OFFICE PHONE」です。
OPPFICE PHONEは、19年の実績のあるクラウドPBXであり、2万社以上の企業に導入されています。

体感では、従来のビジネスフォンとの違いが全く分からないほどのクリアな音質とノイズ除去を実現しているため、ストレスなく快適にクラウドPBXを利用できます。

中小企業がクラウドPBXを導入する際の費用相場は?

メリットと質問がクリアになったら・・・

「導入するためには、いくらかかるの?」
「月々の料金は?」

といったことが疑問点になると思います。

このページでは、中小企業がクラウドPBXを導入する際の費用相場について紹介します。
※ただし、相場とはいっても費用は実はクラウドPBXのメーカーによって、かなり幅が広いものとなっています。
そこで、この章では私がおすすめする「OFFICE PHONE」の料金について解説します。

初期費用

上の方でチラっと紹介しましたが、クラウドPBXの初期費用は従来のビジネスフォンと比較すると圧倒的に安いです。
比較すると以下の通り。

(クラウドPBX=「OFFICE PHONE」の導入費用)
ルータ・アダプタの本体価格(約5万円)+ビジネスフォンの機器本体価格(既存のスマホ・PCを使用する場合無料・SIPフォンは1台あたり1万円程度)
→OFFICE PHONEは、適用条件を満たしたお客様に対して初期費用無料キャンペーンを実施しているとのことです。
期間限定のキャンペーンなので、興味のある方は問い合わせをされてみてはいかがでしょうか?

(従来型のビジネスフォンの導入費用)
主装置(PBX)本体価格(約20万円)+ビジネスフォンの機器本体価格(1台あたり3万円程度)+工事費(10万円程度)
→これらをトータルすると、10台の導入で60万円以上の導入コストが発生します。

月額コスト

クラウドPBXの月額料金は、利用するサービス業者の料金体系によって異なります。
ここでも、OFFICE PHONEを例に紹介しますね。

月額料金・・・3,400円
ライセンス料・・・98円(1台あたり)

つまり、10台OFFICE PHONEを利用する場合・・・
3,400円+(98円×10台)=4,380円

が月々の基本料金ということになります。

これに加えて、以下の費用項目があります。

  • 通話料(国内通話料3分8円/社内間通話無料など)
  • オプション費用(通話録音機能1,000円/月・出退勤管理200円/月など必要に応じ)

中小企業におすすめのクラウドPBX業者とは?

メリット・注意点・料金が把握できたところで、最後に具体的に中小企業におすすめのクラウドPBX業者を見極めるポイントについても紹介します。

ここまでの記事の中で、OFFICE PHONEをおすすめしていますが、OFFICE PHONEをおすすめするのもここで解説する3点をクリアしているからです。

豊富な実績がある

ニーズの高い商品やサービスには、次々と後発の商品が登場するのが常ですが、クラウドPBXについても同様のことがいえます。

しかし、音質などの品質面で実績の差は如実に現れます。
実績のあるサービス提供者は、長年の技術開発による実績があるため、クリアで途切れにくい音声を実現しているということです。

移動通信体は、これから5Gが定着するようになりますますクリアで途切れにくくなります。

そうした技術の恩恵を最大限に授かるためにも、豊富な実績のある提供者のサービスを選びましょう。

ネットワークの設置に対応している

クラウドPBXは、インターネットの技術を使用したサービスなので、インターネット設備に関連する企業が提供しているクラウドPBXがおすすめです。

クラウドPBXは、インターネット設備に接続して、正しく初期設定を行わないと使用できないためです。

一度設定さえ済ませてしまえば、使用する分には初心者の方でも全く問題なく簡単に使えるものですが、初期設定に関してのみ、専門技術や知識が必要だというわけです。

従って、導入時にインターネット専門知識をしっかり持ったスタッフがいる企業から導入するのが安心です。

トラブル時にサポートが受けられる

クラウドPBXは、万が一不調に陥ったときにサポートが受けられることも重要な点です。

例えば、ある日クラウドPBXを使用していてノイズが入ってしまう状況になってしまったとします。
この時、不調箇所として予想されるのはクラウドPBXの機器本体だけではありません。

  • ルーター
  • アダプター
  • Wi-Fi

症状から原因を察知してすぐに対応できるスタッフが、自社にいるケースでは問題ないかもしれませんが、クラウドPBXの不調に対応するにはやはり一定の知識が必要です。

不調が頻繁に起こることではないとはいえ、大事が起こったときのことを事前に想定するのがビジネスの鉄則ですので、私はサポートを受けられるクラウドPBXをおすすめしています。

→そして、これらの3つの要件を全て満たしているのがOFFICE PHONEであるというわけです。

  • 19年20,000社以上導入の実績!
  • インターネット回線やOA機器などの、ネットワーク系の設備の設置専門業者が母体となっていること
  • 専門オペレーターによる徹底サポート

中小企業には、クラウドPBXの中でも特にOFFICE PHONEがおすすめです。

まとめ

クラウド技術を生かした次世代のビジネスフォンであるクラウドPBX。
その利便性と手軽さ・コストパフォーマンスはあらゆる企業におすすめですが、中でも中小企業はそのメリットを活用しやすいと言えます。

  • 初期費用が安い
  • 運用コストが安い
  • 申し込み後、すぐに導入ができる
  • 生産性向上が見込める
  • セキュリティ対策を実行することができる

など、クラウドPBXを活用することで、現在直面している課題の解決や目標の達成に大きく近づくためです。

そして、クラウドPBXの中でも特におすすめしたいのがOFFICE PHONEです。
OFFICE PHONEは、19年20,000社以上の実績に基づく高品質、かつきめ細やかな対応が魅力のクラウドPBXです。

クラウドPBXの導入を検討している方は、ぜひ問い合わせをされてみてはいかがでしょうか?

クラウドPBXならOFFiCE PHONE 今なら3ヶ月間使用料無料キャンペーン実施中
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