クラウドPBXが中小企業におすすめの理由とは？メリットや活用例を解説
今あらゆる規模の企業が続々と導入を始めている、従来のビジネスフォンに代わる新しい電話サービス「クラウドPBX」。
なぜ中小企業にも注目されているのかというと、中小企業が抱えやすい電話業務の課題を解決する上に、コスト削減まで実現する革新的なツールだからです。
そこで本記事では、中小企業にクラウドPBXをおすすめする理由やクラウドPBXの活用法、費用相場を徹底解説。
よくある質問とその回答も紹介しているので、クラウドPBXに興味のある方全員に読んでいただけたら幸いです。
この記事のもくじ
ビジネスフォンをクラウド化できる！クラウドPBXとは？
まずクラウドPBXとは、簡単に言うと「クラウド対応のビジネスフォン」です。
従来のビジネスフォンはPBX（主装置）という機器を社内に設置して、ビジネスフォン機器とPBX配線接続することで内線・外線・保留転送などを使用できます。
一方でクラウドPBXは事務所にPBXを設置せず、『クラウド上の仮想PBX』に接続することで、インターネット環境さえあれば通信・通話が可能に。
それにより、外出先でも会社の代表番号を使って発着信ができたり、離れた場所で働く社員同士でも無料で内線通話できたりと、これまでの電話業務がさらに便利かつ効率的になります。
クラウドPBXの基本について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
クラウドPBXは中小企業におすすめ！7つのメリットとは
画期的なサービスであるクラウドPBXは、全ての企業におすすめのサービスですが、私が個人的に特に強くおすすめしているのは中小企業での利用用途です。
中小企業は、クラウドPBXのメリットの恩恵が最大限に受けられるからです。
この章では、中小企業にクラウドPBXをおすすめする理由を7点紹介します。
メリット①初期費用を抑えられる
従来型のビジネスフォン導入の大きなネックの一つが、初期費用の高さです。
PBX（主装置）の本体価格やビジネスフォン本体代、工事費などに高額の費用が掛かり、数台のビジネスフォンを導入するだけでも数十万円もの費用が掛かってしまいます。
一方でクラウドPBXは、以下の点から導入コストを大幅に削減できます。
- 機器の設置や配線工事が不要
- 電話機だけでなくスマホやPCを活用できる
初期費用について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
メリット②月額がリーズナブルでお得に運用できる
初期費用が安くても、結局月々の負担が上昇してしまったら意味がありません。
月々の負担が上昇してしまうなら、電話機をリース契約するのと大差がないようにも思えますよね。
結果からいえば、クラウドPBXを導入することで月々の負担が大幅に増えてしまうことはありません。
クラウドPBXのメーカーやプランにもよりますが、1台あたりの基本使用料が500円以下のプランも多数あります。
またクラウドPBXを導入した場合、外出・出張中の社員や離れた拠点で働く社員同士でも無料で内線通話ができるため、通話コストの削減につながる点も大きなメリットです。
メリット③工事不要で設置・拡張できる
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンとは異なり社内にPBXを設置する必要がありません。
そのメリットは次の3点です。
- 高額なPBX（約20万円～）を購入しなくても良い
- PBXとビジネスフォン本体との配線工事が不要なため、工事費用がかからず手間も発生しない
- PBXの故障・不具合対応や保守・メンテナンス対応を自社で行う必要がない
従来のビジネスフォンの工事を行う時には、会社の電話回線がストップしてしまうので、営業時間中に回線工事を行うと大きな機会損失につながります。
また営業時間外に工事対応をすると、工事の立ち合いのためにスタッフに時間外勤務を依頼しなくてはならなかったり、工事業者にて休日割り増し料金がかかったりしてしまったりするなど、手間・費用などのデメリットが生じてしまいます。
クラウドPBXでは、これらの心配が不要な上に、手間もかかりません。
メリット④生産性向上を実現できる
さらに大きな魅力と言えるのが、生産性向上のメリットです。
昨今「働き方改革」の推進によって「生産性向上」が強く叫ばれていますが、中小企業の経営者や担当者の方との商談の中では、なかなか具体的な対策が取れていない企業が少なくありません。
その多くのケースにて、以下の声が聞かれます。
「どこから手を付ければ良いのか分からない」
「今のやり方を変えられない」
これらの課題はクラウドPBXで解決できます。
そのポイントを3点紹介します。
外出先でもビジネスフォンが利用できる
1点目は、外出先でもビジネスフォンが使用できること。
特に経営者や営業担当の方は、常にオフィス内に留まるわけにはいかず、外出をする機会が多いものです。
担当者が外出してしまうと、事務所に電話がかかってきたときに対応が遅くなってしまったり、あるいは人数の少ない事務所の場合だと、事務所が空になってしまったりすることがあります。
昨今のビジネスでは、リアルタイムに対応が取れないことが販売機会の損失や、顧客満足度の低下に直結することも。
クラウドPBXを導入すると・・・
- 会社にかかってきた外線をスマホで直接受けることができます
- 会社の電話番号を使って、社外から電話を掛けることもできます
- 社員間や店舗間でどこにいても無料の内線通話が利用できます
もはや「外出先」という概念が無くなるくらいの利便性の良さです！
ビジネスツールが利用できる
クラウドPBXのインターネット接続を活かして、様々なビジネスツールも利用可能です。
- 社内チャット
- CTI（電話着信の際に、顧客情報がPC画面に表示される仕組み）
- グループウェア（情報共有や報告・連絡業務に使用できるツール）
- 名刺管理
これらのオプションツールは、それぞれ個別に有料・無料で提供されていますが、利用するサービスが増えすぎると管理も大変に。
そこでクラウドPBX一本で、様々な便利ツールを一元管理できるのは非常に大きなメリットです。
特に、管理部・総務部担当の方から「クラウドPBXを導入して管理が楽になった」と喜ばれます。
自動録音に対応
クラウドPBXは、自動録音に対応しています。
外出先での通話の際には、ちょっとした誤解や勘違いなどから「言った・言わない」のトラブルになるケースが珍しくありません。
また、録音機器などを接続して顧客との通話内容を録音することが一般化しています。
クラウドPBXでは、自動録音機能が搭載されており、これらの問題も簡単に解決できます。
クラウドPBXの機能について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
メリット⑤契約台数を自由に増減できる
従来のビジネスフォンの大きなネックの一つが、台数の増減が簡単ではないことです。
従来型のPBXは接続できる台数が機器によって決まっていて、たくさんの台数を接続できるものほど費用が高額になります。
使用台数が増えたり減ったりする場合は、ピークの使用時に合わせてPBXを選ばなければならないので、その分初期費用が高額になります。
また、ビジネスフォン機器も必要台数分の購入で高額になります。
クラウドPBXなら必要台数分のライセンスを契約するだけで良い上に、スマホやPCを活用すれば、電話機本体を購入する必要もありません。
つまり、クラウドPBXを導入すれば、常に必要最低限の契約台数のみで問題ないということです。
メリット⑥セキュリティを強化できる
クラウドPBXは、災害に強く「セキュリティ対策」にもなります。
社内にPBXを設置すると、自然災害などで建物が倒壊したり、大きなダメージを受けたりした際にビジネスフォンの機能がストップしてしまうリスクがあります。
クラウドPBXでは、そうした機能がインターネット上にあり、対応のしっかりしたクラウド業者ではトラブルが生じた際のリスク対応も取られています。
従って、自社にPBXを設置するよりもセキュリティ面で安全です。
また、電話帳データなどのセキュリティ対策にも優れています。
クラウドPBXでは、クラウド上でデータを一元管理することができるので、個々のスマホに電話帳などの個人情報を保存する必要がありません。
紛失や盗難の際に個人情報が流出してしまうリスクを、大幅に低減することができます。
メリット⑦保守・メンテナンスを自社で行わなくても良い
従来型ビジネスフォンの主装置（PBX）本体は、長年利用していると不具合や不調が生じてくることがあります。
法定耐用年数が6年と定められていることから分かる通り、長く使用していると故障のリスクも上がってしまいます。
また、もし新たに使用したい機能が出てきた時には、主装置にユニットという部品を追加して設定工事を行わなければなりません。
クラウドPBXの場合、自社でこれらの保守やメンテナンス作業を行わなくても提供者側で実施してくれますし、新しい機能が出た場合も申し込むだけで利用可能です。
中小企業でのクラウドPBXの活用法3選！
クラウドPBXには、機能が盛り沢山なことがお分かりいただけたと思います。
ですが、どんなに便利な機能であっても自社の課題を解決してくれる機能じゃなかったら、導入してもメリットはないですよね？
この章では、中小企業でのクラウドPBX活用法を解説します。
活用法①少人数の事務所用として
少人数の事務所では、外出する際に事務所が不在になってしまいます。
事務所を空にしてしまうと、顧客や取引先からかかってきた電話を取り逃してしまい、重大な機会損失に繋がってしまいます。
このような事態を避けるために、従来型のビジネスフォンを使用している企業の多くは転送機能を使用します。
しかし、転送機能には忘れてはならないデメリットがあります。
- 転送時、会社のビジネスフォンから転送先の携帯電話まで通話料が発生
1台の携帯電話への転送料金の平均は大体1月あたり5,000～10,000円程度で - 電話を受けてから折り返しの電話をする際、会社の電話番号が使えない
特に個人向けのビジネスの場合「知らない番号からの着信」ということで、電話を取ってもらえないことが多い
クラウドPBXでは、外出先で直接電話を受けることができ、折り返しの電話をするときも会社の番号で掛け直しができるので、以上のリスクがなくなります。
活用法②テレワーク活用・店舗間連絡用として
新型コロナウイルス対策や働き方改革をきっかけに、テレワークの導入を検討する企業が増えています。
また、従来から飲食店など店舗間でのコミュニケーションに、課題を抱えている企業も多く見受けられます。
これらのケースに共通するのは、本社と離れた拠点で通信をする際に、通話料がかかってしまうことです。
しかしクラウドPBXであれば、拠点が離れていても通話料無料で通話することが可能です。
特別な仕組みやシステムを整えなくても利用できる点も、中小企業のテレワーク導入や拠点間のコミュニケーション活性化を後押しします。
活用法③コールセンター用として
コールセンターに電話機が必要なことは言うまでもありませんが、コールセンターにクラウドPBXを導入すると、次のメリットがあります。
- 台数の増減が自由にできる
繁忙状況や人員の増減に合わせて、電話機の台数を自由に設定できます。 - 自動録音に対応
クレーム対応や「言った・言わない」などのトラブルを回避できます。 - CTI機能が利用できる
着信時に、電話番号を機械が自動的に読み取り、オペレーターのPC画面上に顧客情報を表示させられる機能です。
顧客の氏名・住所・購買履歴などを見ながら案内できるので、スムーズかつ的確な案内が可能になります。 - IVR機能
音声による自動振り分け機能です。
オペレーターにつなぐ前に、機械音声にて対応部署を振り分けることができるため、業務効率化につなげることができます。
従来のビジネスフォンでは、これらの機能を一つひとつ主装置に追加したり、外部の機器と連携させたりしなければならなかったため、設備の構築だけでも数十万円レベルの費用が発生していました。
しかしクラウドPBXなら、無料または安価な月額でこれらの機能を利用できます。
コールセンターで導入を検討している方は、以下の記事もご覧ください。
中小企業担当者からよくある質問と回答
弊社で多くの中小企業経営者・担当者の方と商談させていただくにあたり、頻繁に受ける質問が4つあります。
この記事をご覧になっている方も同じ疑問をお持ちの方が多いと思いますので、解説していきます。
質問①電話番号は引き継げるの？
ビジネスフォンの入れ替えを検討している時には、番号の引継ぎができるかできないかは非常に大きな問題ですよね？
もし、引継ぎが出来なければ名刺やパンフレットの刷り直し・ホームページの更新・関係者への連絡など手間が計り知れませんし、顧客の損失を招いてしまうリスクにもつながります。
先に結論を言えば、電話番号が引き継げるか引き継げないかは、クラウドPBXの種類によって異なり、引き継げるものとそうでないものがあります。
ケース①電話番号の引継ぎができるクラウドPBX
インターネット光回線を使用するタイプのクラウドPBXは、電話番号の引継ぎが可能です（もちろん、新たに電話番号を発番することも可能）。
※ただし電話番号の引継ぎができるのは、元々NTTで発番した電話番号のみ。
他社の光電話やNTT以外の通信会社との契約にて発番した電話番号は引継ぎできません。
ケース②アプリのインストールのみで利用できるタイプのクラウドPBX
インターネット光回線を使用せずに、アプリのインストールのみで利用できるタイプのクラウドPBXでは、電話番号の引継ぎはできません。
原則として「050」などで始まるIP電話の電話番号を、新たに取得して利用することになります。
質問②今使用しているビジネスフォンは利用できるの？
「クラウドPBXに乗り換えたいけど、今使っているビジネスフォンもまだまだ使用できるからそのまま使い続けたい」
という意見も、営業の現場でよく耳にします。
確かに既存のビジネスフォンを残して、クラウドPBXと併用するという方法が取れないこともありませんが、現実的には残すメリットがほとんどありません。
また、既存のビジネスフォン⇔クラウドPBX間の通話が外線扱いになり、無料の社内通話ができなくなってしまうので、クラウドPBXのメリットも薄れてしまいます。
使い慣れた置き型タイプの電話機を使用したいという要望に対しては、置き型タイプのSIPフォン（LANケーブルを挿すタイプの電話機）の導入がおすすめです。
質問③全ての外線・内線がスマホにかかってくるの？
「スマートフォンに全ての外線・内線がかかってきたら逆に業務に支障をきたすのでは？」
という心配をされる方も少なくありません。
確かに、1人で事業をされている方以外は、自分自身が直接担当していない案件の電話も良く会社にかかってきます。
重要な商談中など、電話が頻繁にならない方が望ましい場面もあるでしょう。
そこで例えば、クラウドPBXでは以下のような対応が可能です。
- 直通番号にかかってきた回線のみ対応
- 会社の代表番号と担当部署の番号のみ対応（他の部署の番号にかかってきた回線は呼び出ししない）
また、通常のスマホのように、マナーモードやサイレントモードの設定、電源のオフなどにより、電話の呼び出しが望ましくない場面で電話を受けないようにすることも可能です。
質問④音質やノイズは大丈夫？
クラウドPBXは、近年突然登場したイメージのように思われがちですが、実は10年以上も前から技術開発が進められており、通話品質は大幅に向上しました。
とはいっても、現実問題としてクラウドPBXを提供するメーカーによって、品質にばらつきがあることは事実です。
安心してクラウドPBXを使用していただくには、相応の実績があるクラウドPBXを利用するのがベストです。
そこで強くおすすめするのが、19年の研究開発により、2万社以上の企業から選ばれる「OFFICE PHONE」です。
体感では、従来のビジネスフォンとの違いが全く分からないほどのクリアな音質とノイズ除去を実現しており、ストレスなく快適にクラウドPBXを利用できます。
中小企業がクラウドPBXを導入する際の費用相場は？
メリットと質問がクリアになったら・・・
「導入するためには、いくらかかるの？」
「月々の料金は？」
といったことが疑問点になると思います。
そこで次に、中小企業がクラウドPBXを導入する際の費用相場をご紹介します。
本記事では、「OFFICE PHONE」の料金から相場を解説します。
初期費用
クラウドPBXの初期費用は、従来のビジネスフォンと比較すると圧倒的に安いです。
比較すると以下の通り。
- クラウドPBX（OFFICE PHONE）の導入費用
ルータ・アダプタの本体価格（約5万円）＋ビジネスフォンの機器本体価格（既存のスマホ・PCを使用する場合無料・SIPフォンは1台あたり1万円程度）
⇒今ならキャンペーン適用で初期費用無料！ - 従来型のビジネスフォンの導入費用
主装置（PBX）本体価格（約20万円）＋ビジネスフォンの機器本体価格（1台あたり3万円程度）＋工事費（10万円程度）
⇒トータルで、10台の導入なら60万円以上のコストが発生
月額コスト
クラウドPBXの月額料金は、利用するサービス業者の料金体系によって異なります。
ここでも、OFFICE PHONEを例に紹介しますね。
ライセンス料・・・98円（1台あたり）
つまり、10台OFFICE PHONEを利用する場合・・・
3,400円＋（98円×10台）＝4,380円
が月々の基本料金ということになります。
これに加えて、以下の費用項目があります。
- 通話料（国内通話料3分8円／社内間通話無料など）
- オプション費用（通話録音機能1,000円／月・出退勤管理200円／月など必要に応じ）
中小企業におすすめのクラウドPBX業者とは？
メリット・注意点・料金が把握できたところで、最後に中小企業におすすめのクラウドPBX業者を見極めるポイントについても紹介します。
ここまでの記事の中で、OFFICE PHONEをおすすめしていますが、OFFICE PHONEをおすすめするのもここで解説する3点をクリアしているからです。
豊富な実績がある
ニーズの高い商品やサービスには、次々と後発の商品が登場するのが常ですが、クラウドPBXについても同様のことがいえます。
しかし、音質などの品質面で実績の差は如実に現れます。
実績のあるサービス提供者は、長年の技術開発による実績があるため、クリアで途切れにくい音声を実現しているということです。
移動通信体は、これから5Gが定着するようになりますますクリアで途切れにくくなります。
そうした技術の恩恵を最大限に授かるためにも、豊富な実績のある提供者のサービスを選びましょう。
ネットワークの設置に対応している
クラウドPBXは、インターネットの技術を使用したサービスなので、インターネット設備に関連する企業が提供しているクラウドPBXがおすすめです。
クラウドPBXは、インターネット設備に接続して、正しく初期設定を行わないと使用できないためです。
一度設定さえ済ませてしまえば、使用する分には初心者の方でも全く問題なく簡単に使えるものですが、初期設定に関してのみ、専門技術や知識が必要だというわけです。
従って、導入時にITの専門知識をしっかり持ったスタッフがいる企業から導入するのが安心です。
トラブル時にサポートが受けられる
クラウドPBXは、万が一不調に陥ったときにサポートが受けられることも重要な点です。
例えば、ある日クラウドPBXを使用していてノイズが入ってしまう状況になってしまったとします。
この時、不調箇所として予想されるのはクラウドPBXの機器本体だけではありません。
- ルーター
- アダプター
- Wi-Fi
症状から原因を察知してすぐに対応できるスタッフが、自社にいるケースでは問題ないかもしれませんが、クラウドPBXの不調に対応するにはやはり一定の知識が必要です。
不調が頻繁に起こることではないとはいえ、大事が起こったときのことを事前に想定するのがビジネスの鉄則ですので、サポートを受けられるクラウドPBXを選ぶことをおすすめしています。
そして、これらの3つの要件を全て満たしているのが「OFFICE PHONE」であるというわけです。
- 19年20,000社以上の導入実績を誇る安心のクラウドPBXサービス
- インターネット回線やOA機器などの、ネットワーク系の設備の設置専門業者が母体
- 専門オペレーターによる徹底サポートで万が一の際にも安心
またOFFICE PHONEでは、実際にお試しいただける無料トライアルも実施しておりますので、音質や使い勝手が気になる方はぜひお気軽にご体験ください！
＞無料トライアル実施中！OFFICE PHONE公式ホームページはこちら＜
まとめ
クラウド技術を生かした次世代のビジネスフォン、「クラウドPBX」。
その利便性と手軽さ・コストパフォーマンスはあらゆる企業におすすめですが、中でも中小企業はそのメリットを活用しやすいと言えます。
- 初期費用が安い
- 運用コストが安い
- 申し込み後、すぐに導入ができる
- 生産性向上が見込める
- セキュリティ対策を実行することができる
など、クラウドPBXを活用することで、現在直面している課題の解決や目標の達成に大きく近づくためです。
そして、クラウドPBXの中でも特におすすめしたいのがOFFICE PHONEです。
OFFICE PHONEは、19年20,000社以上の実績に基づく高品質、かつきめ細やかな対応が魅力のクラウドPBXです。
クラウドPBXの導入を検討している方は、ぜひ問い合わせをされてみてはいかがでしょうか？
