クラウドPBXで働き方改革！テレワークに最適な理由と3つのメリット
働き方改革の一環として多くの企業が導入を検討しているテレワーク。
しかし「会社の電話に出るために誰かが出社しないといけない」「自宅で働く社員同士の電話に通話料がかかる」などさまざまな課題があります。
そこでおすすめするのが、『クラウドPBX』の活用です。
本記事では、クラウドPBXがテレワーク導入に最適な理由をご紹介します。
クラウドPBXで働き方改革を実現するメリットや、クラウドPBXを選ぶ際のチェックポイントも解説しますので、ぜひ最後までお読みください。
クラウドPBXで電話業務をスムーズにして、働き方改革を実現しましょう！
この記事のもくじ
【働き方改革】テレワーク導入における電話業務の課題
厚生労働省によると、日本は「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」や「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」などの状況に直面しています。
そこで、課題解決のために「働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現」できるよう、「働き方改革」を推進しています。
働き方改革の一環として、多くの企業がテレワークの導入を進めていますが、落とし穴となっているのが電話問題です。
ここでは、テレワークを導入するにあたり、電話業務がどのように課題となっているのかを解説します。
電話対応のため出社しなければならない
働き方改革の一環でテレワークを導入したものの、電話対応のために出社しなければならないことが大きな課題になっています。
オフィスを留守にしてしまうとかかってきた電話に対応できないため、電話番のために誰かが出社する必要があります。
なかには、当番制にしたり特定の社員を電話番として出社させたりして対応している企業もあるようです。
また、代表電話の使用をあきらめて、個人の携帯電話で一時的に対応する企業もあります。
通常なら不要な通話料金が発生する
テレワークを導入するにあたり、通常なら不要な通話料金が発生するのも課題です。
たとえば社員間の電話によるコミュニケーション。
今までは社内の電話は内線でつながっていましたが、テレワークでは不可能です。
会社にかかってきた電話をテレワーク中の社員に転送する方法がありますが、転送サービスを利用するのに月額料金が発生し、転送元が通話料を負担することになります。
一方、折り返す際は個人のスマホで電話することになり、かけ放題プランに入っていなければ「22円／30秒」の高額な通話料が発生します。
個人スマホ使用時の通話料金が曖昧になる
テレワークを導入してから、個人スマホ使用時の通話料金が曖昧になるケースも珍しくありません。
社員全員に業務用スマホを貸与せずに、急いでテレワークを導入した企業もあります。
そのようななかでテレワーク中に電話連絡が必要になると、個人のスマホを使って電話業務を行う社員も出てきます。
テレワーク中の電話業務に関する指針が与えられていない場合、業務利用分の通話料が曖昧になり、結局社員が自己負担することに。
また、業務用の携帯電話を支給する場合も、なかには私用で使ってしまう社員もいるため、管理が難しいのも課題のひとつです。
会社番号で発信できないため不信感につながる
テレワーク中の電話業務には、会社番号で発信できないため不信感につながる課題もあります。
テレワークで個人の携帯電話を使用すると、相手には発信者の携帯番号が表示されます。
普段から連絡を取り合っているお得意様であればよいですが、登録されていない携帯番号での発信は、相手に不信感を与えてしまうことに。
知らない電話番号からの着信に応対しない人は多く、着信履歴を残したとしても折り返し電話をしてもらえる可能性は低いでしょう。
急ぎの電話に出てもらえず、業務が滞ってしまうケースは珍しくありません。
電話業務以外にも…テレワーク導入のその他の課題
テレワーク導入には、電話業務以外にも以下のような課題があります。
コミュニケーション不足
対面の機会が減ることで、雑談はおろか「報・連・相」ですらおろそかになってしまうケースも。
情報共有がうまくいかず、業務に支障が出てしまうこともあり得ます。
勤怠管理
出社する場合のように勤務状況を把握するのは難しく、出勤・退勤の時間が曖昧になってしまうケースも。
「休憩時間を通常よりも長くする」「サボる」などの問題も考えられます。
生産性低下
テレワークの準備が不十分な状況で開始してしまった企業では、「生産性が低下した」データもあるようです。
分からないことをすぐに聞ける上司・同僚が近くにいないテレワークでは、生産性を上げるのが難しい場合もあります。
人事評価
テレワークでは上司と部下が対面する機会が減り、勤務態度や業務プロセスの把握ができません。
人事評価は成果に頼らざるを得なくなり、基準が偏ってしまうため、不平・不満の原因になることも考えられます。
テレワーク導入の課題解決に最適！クラウドPBXとは
テレワーク導入で働き方改革を目指す企業にとって、「クラウドPBX」は最適なソリューションになっています。
従来は、社内の電話環境を構築するためにPBX本体・ビジネスフォン機器を購入し、設置および配線工事をするのが一般的です。
これには大規模な工事やそれにともなう高額な費用が必要です。
しかし近年では、PBX（主装置）をクラウド上に構築して、工事不要で導入できるサービス「クラウドPBX」が注目されています。
従来のPBXのような電話回線ではなく、インターネット回線を使用するため配線工事は不要です。
また、専用電話機ではなく、スマホやPCなど各種端末をインターネット接続して利用します。
つまりクラウドPBXは、場所にかかわらずインターネット環境のある場所がオフィスになる画期的なサービスです。
クラウドPBXの仕組みや従来型との違いについては、「【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説」で詳しく解説しています。
クラウドPBXがテレワーク導入におすすめの理由
「働き方改革の一環でテレワークを導入したいけれど、課題が多すぎて計画が進まない」といった場合は、クラウドPBXがおすすめです。
クラウドPBXの仕組みや利用できるさまざまな機能は、テレワークが抱える課題を解決するのに最適です。
ここでは、クラウドPBXがテレワーク導入におすすめの理由を5つご紹介します。
オフィス外でも代表電話番号の発着信が可能
クラウドPBXがテレワーク導入におすすめなのは、オフィス外でも代表電話番号の発着信が可能だからです。
従来のビジネスフォンでは、代表電話番号で発着信をするために出社しなければなりませんでした。
クラウドPBXの場合、専用アプリをインストールした端末をビジネスフォンとして使えるため、テレワーク中でもオフィスにいるかのように電話業務を進められます。
また、テレワークでは難しいとされていたコールセンター業務も、PCとヘッドセットを使って通話できるようにすることで対応可能です。
近年ではクラウドPBXの通話品質も向上しており、なかにはテレワーク用のコールセンターシステムを提供するサービスもあります。
クラウドPBXは、テレワーク導入の課題となる電話問題を解決するソリューションとして効果的です。
場所を問わず内線通話無料でコスト削減につながる
クラウドPBXがテレワーク導入におすすめである理由として、場所を問わず内線通話無料でコスト削減につながることも挙げられます。
オフィス内の専用電話機同士のみで内線通話が可能であった従来のビジネスフォンと違い、クラウドPBXは別拠点や外出先でも各端末を使って内線電話ができます。
テレワーク中の社員も、自宅・ビジネスホテル・カフェ・コワーキングスペースなど、場所を問わずに無料で内線通話が可能です。
クラウドPBXを活用することで、テレワーク導入により発生してしまった高額の通話料金を大幅にカットできます。
また、手軽に無料の内線通話ができることで、課題のひとつであったコミュニケーション不足も解決できると期待できます。
テレワーク導入に役立つ便利機能が豊富
クラウドPBXには、テレワーク導入に役立つ便利機能が豊富に用意されています。
従来のビジネスフォンで使える外線・内線・保留といった基本機能に加えて、テレワークの課題解決につながる以下のような便利機能も利用可能です。
グループウェア
社員のスケジュールや業務進捗状況など、オフィス内で必要なさまざまな情報を共有できる機能です。
ビジネスチャットを使って迅速に情報共有し、「報・連・相」の徹底につなげられます。
社内の情報共有を活発にすることは、コミュニケーション不足や人事評価における課題解決にも効果的です。
勤怠管理
スマホやPCで出勤・退勤の打刻ができる機能です。
退勤時間のアラートで超過勤務を防止し、テレワーカーの勤務時間を管理します。
残業や休日出勤も給与データに自動反映でき、経理業務の効率化にもつながります。
Web電話帳
顧客や社員の連絡先・名刺情報などをクラウド上で一括管理する機能です。
個人の端末にこれらの情報を登録する必要はなく、オフィス外にいる社員ともクラウド上で最新の情報を共有できます。
CTI（顧客情報表示）機能
スマホやPCの画面に顧客情報を表示させる機能です。
相手の情報を瞬時に把握し、必要な情報を簡単に検索できるため、テレワーク中も丁寧でスムーズな対応ができます。
上記以外にも、通話録音機能・IVR（自動音声対応）機能など電話業務に役立つ機能があり、テレワーク用のコールセンターシステムを構築することも可能です。
CTI機能についての詳細は、「クラウドPBXのCTI機能とは？メリットや導入シーンを解説【業務効率化】」にて解説しているのでぜひあわせてご覧ください。
アカウント数の増減や設定変更の自由度が高い
クラウドPBXがテレワーク導入におすすめである理由として、アカウント数の増減や設定変更の自由度が高いことも挙げられます。
クラウドPBXは、サービスや契約内容にもよりますが、基本的に電話番号やアカウント数の増減を管理画面から簡単に変更できます。
テレワーカーの増減に合わせて柔軟な対応ができ、「アカウント数を繁忙期は増やして閑散期は減らす」などの活用法も可能です。
変則的に働くテレワーカーに合わせて、勤務時間外は着信しない、または自動転送するようスマホ画面で設定することで、業務とプライベートを区別できます。
設定変更の自由度が高いクラウドPBXは、従業員のワークライフバランスをしっかりと保つのに効果的です。
まさに、「働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会」を目指す働き方改革と相性のよいサービスだと言えるでしょう。
工事不要で低コストかつスピーディに導入できる
クラウドPBXがテレワーク導入におすすめなのは、工事不要で低コストかつスピーディに導入できるからでもあります。
クラウドPBXは従来のビジネスフォンと比較して、初期費用が安いのが特長です。
スマホやPCに専用アプリをインストールして利用できるため、導入に手間はかかりません。
社員個人の端末を業務利用するBYODとも相性がよく、専用アプリのインストールとアカウントの追加ですぐにテレワーカーとして働けます。
初期費用が安く手間もかからないことから、すぐにテレワークを導入したい企業も安心です。
クラウドPBXで働き方改革！期待できる3つのメリット
クラウドPBXの導入はテレワークなど多様な働き方を可能にし、働き方改革の推進に一役買うと期待できます。
ここでは、働き方改革の推進にクラウドPBXを活用するメリットを3つご紹介します。
【メリット①】社員の定着率が上がる
働き方改革の推進にクラウドPBXを活用するメリットとして、社員の定着率アップにつながることが挙げられます。
少子高齢化で労働力の確保が難しい昨今、貴重な人材が結婚・出産・介護・引越しなどを機に辞めてしまうケースも生じます。
優秀な社員にできるだけ長く働いてもらうには、労働環境の整備・改善が不可欠です。
クラウドPBXは前述のようにテレワークと相性がよく、何らかの理由で出社できない社員も、スマホやPCを使ってテレワーク・リモートワークで業務を続行できるメリットがあります。
その際は、勤怠管理機能を使って変則的な働き方にも柔軟に対応し、グループウェアを駆使して正当に人事評価を行うことを伝えることで、安心して働いてもらえるでしょう。
せっかく育てた人材が、ライフイベントのために退職してしまうのは企業にとって損失です。
クラウドPBXの導入で場所を選ばず業務ができるようになると、優秀人材に残ってもらえる可能性が高くなり、企業にとって大きなメリットになります。
【メリット②】人材採用力が高まる
働き方改革を目指してクラウドPBXを活用するメリットに、人材採用力が高まることも挙げられます。
場所を問わずに外線・内線の通話ができ、オフィスにいるかのように電話業務ができるようになるクラウドPBXは、新しい働き方の実現にピッタリのサービスです。
フルタイムの勤務形態に固執せず、さまざまな状況に合わせて柔軟な労働条件を設定できるようになると、今まで条件が合わずに採用できなかった人材の確保にもつながります。
たとえば、国内外を問わず遠方に在住している人材、子育てや介護で在宅勤務を希望する人材など、さまざまな境遇の人材を採用できるようになります。
働き方や価値観が多様化する昨今、時代に合わせて変化を恐れない企業は、多くの求職者にとって魅力的です。
【メリット③】BCP対策の一環になる
クラウドPBXの導入は、BCP対策の一環にもなります。
BCPとは「Business Continuity Planning」の略語で、災害など緊急事態における企業の事業継続計画のことです。
災害などが発生しオフィスがダメージを受けると、従来のビジネスフォンの仕組みでは電話環境も破壊されて通信手段を失ってしまいます。
インターネット回線を使ったクラウドPBXは、停電や災害時もスマホを通信手段として、電話業務の継続が可能です。
電話は会社と顧客をつなぐ重要なコミュニケーションツールであることから、近年ではBCP対策の一環としてクラウドPBXを導入する大企業や自治体も増えています。
クラウドPBXにおけるBCP対策については、「【クラウドPBXでBCP対策を実現】事業継続に役立つ4つの理由とは」にて詳しく解説しています。
テレワーク導入でクラウドPBXを選ぶ際のチェックポイント
さまざまなメリットにより働き方改革推進の後押しをするクラウドPBX。
「どんなものか試してみたい」「早速導入を検討したい」と考える企業は多いでしょう。
しかしクラウドPBXの提供事業者は数多いため、自社に適したサービスを選ぶ必要があります。
ここでは、テレワーク導入でクラウドPBXを選ぶ際のチェックポイントを3つ解説します。
ポイント①導入・運用のトータルコストを確認する
テレワーク導入でクラウドPBXを選ぶ際に、導入・運用のトータルコストを確認することは大切です。
導入に関しては、PBX本体の購入や設置・配線工事が不要であるため、従来のビジネスフォンと比較して費用を大幅に抑えられます。
初期費用は提供事業者により20,000～50,000円程度が相場です。
しかし、電話機や社員に支給するPCやスマホなどを揃えたい場合は、規模や従業員数に応じた導入コストがかかります。
運用については、クラウドPBXの利用料として月額料金が発生します。
料金体系は、月額基本料金・端末1台あたりのライセンス料金・追加オプション料金が設定されているのが一般的です。
そこで、実際にかかる月額料金総額をシミュレーションして、無理なく支払える金額であるかを確認する必要があります。
事業規模や内容の変化も想定に入れて、「アカウントの増減に柔軟に対応できるか」「必要な機能は揃っているか」なども考慮しつつ、長期的な視野で検討するとよいでしょう。
ポイント②通話品質や使い勝手を確認する
テレワーク導入でクラウドPBXを選ぶ際のポイントとして、通話品質や使い勝手を確認することも挙げられます。
働き方改革の推進でテレワークを導入したものの、通話品質や使い勝手が悪いため業務効率が低下するようでは逆効果です。
効率を上げるには、既存のビジネスフォンと変わらない通話品質と操作のしやすさが重要です。
クラウドPBXは、インターネット回線を利用するサービスであるため、通話品質は利用環境や提供事業者に左右される場合があります。
使い勝手についても、各業者が提供するアプリによって操作の仕方は異なるため、実際に使ってみなければわかりません。
そこで、無料トライアルやデモ機の貸し出しを活用して、実際に使ってみることをおすすめします。
その際はテレワーカーにも協力してもらい、実際に使ってみて「ノイズのないクリアな音質か」「操作はしやすいか」などを確認するとよいでしょう。
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ポイント③今の電話番号をそのまま使えるか確認する
テレワークの導入でクラウドPBXを選ぶ際は、今の電話番号をそのまま使えるか確認することも大切です。
電話番号の引き継ぎは、主に以下の条件に合致する場合に可能です。
- 会社の電話番号はNTTで取得した市外局番である
- クラウドPBX提供事業者が番号ポータビリティに対応している
提供事業者によっては、電話番号の引き継ぎができず、新規で050番号が付与されるケースもあります。
しかしこの場合、電話番号変更にともなう顧客や取引先への周知、パンフレットや名刺の修正など面倒な作業が発生します。
また、一般的に050番号よりも市外局番の方が社会的信用を得やすく、企業によってはイメージ低下につながることもあるため注意が必要です。
クラウドPBXは『OFFICE PHONE』！テレワーク導入をサポート
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まとめ
働き方改革の一環として多くの企業が導入を進めるテレワーク。
しかし「電話対応のために出社しなければならない」「通常なら不要の通話料金が発生する」など、電話業務のさまざまな課題が落とし穴になることも。
クラウドPBXは、テレワーク導入の課題を解決する以下の5つの特徴を持ち合わせているサービスです。
- オフィス外でも代表電話番号の発着信が可能
- 場所を問わず内線通話無料でコスト削減につながる
- テレワーク導入に役立つ便利機能が豊富
- アカウント数の増減や設定変更の自由度が高い
- 工事不要で低コストかつスピーディに導入できる
また、働き方改革推進を目指す企業がクラウドPBXを導入することで期待できる3つのメリットも見逃せません。
- 社員の定着率が上がる
- 人材採用力が高まる
- BCP対策の一環になる
クラウドPBXは、業務効率化・コスト削減をはじめ、働きやすい職場環境にもつながる画期的なサービスです。
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