【クラウドPBXで働き方改革】世界中がオフィス環境に？テレワークを促進
この記事のもくじ
クラウドPBXはテレワークを促進し、働き方の諸問題を改善させることはもちろん、企業に7つのメリットをもたらします。
働き方改革関連法が施行されたこのご時世では、テレワークの導入や業務を効率化したいと思う方も多いでしょう。
しかし実際のところ、導入にあたっての問題は山積みです。
例えば、テレワークや出先の社員へ連絡一本するだけで通話料がかかります。また、テレワークを導入すれば顧客から会社に連絡があっても担当者への取り次ぎが困難です。
そこでこの記事では、それらテレワーク導入の問題をはじめ、働き方改革の促進や業務を効率化させる「クラウドPBX」についてご紹介します。
テレワークやクラウドPBXの詳細な説明から、クラウドPBXを活用するメリットや働き方問題の改善まで全てを網羅しているため、この記事だけでクラウドPBXと働き方改革について理解できます。
目次
- 【働き方改革】テレワークとは？クラウドPBXを活用！
- クラウドPBXを活用した働き方改革！7つの導入メリット
- 現在の働き方問題とは？クラウドPBXで改善！
- まとめ：クラウドPBXで働き方改革を促進！
【働き方改革】テレワークとは？クラウドPBXを活用！
2019年4月、少子高齢化による人手不足など数多くの働き方問題を改善するために、政府は働き方改革関連法を施行。
【働き方改革3つの柱】
- 労働時間の是正
- 正規、非正規労働者の格差解消
- 柔軟な働き方の実現
この3つの柱を目標として、日本の経済成長・生産性を促進させる改革です。
テレワークとは場所に制限のない自由な働き方！
政府により施行された「働き方改革3つの柱」の2つ、「労働時間の是正」と「柔軟な働き方の実現」を達成できるものがテレワークです。
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用して場所の制限なしで遠く離れた場所（Tele：古代ギリシャ語で遠方という意味）でも、自由に仕事（work）ができる働き方のこと。
テレワークを活用することで、自宅や自宅付近のコワーキングスペース・カフェなどで仕事ができるため、通勤時間を業務時間に充てられます。もちろんそれだけではなく、通勤時間や労働時間が削減できるため、ワークライフバランスの充実にも期待できますね。
テレワークは、労働者のメリットが目立ちますが、実際は企業側のメリットも計り知れないものです。
テレワークを導入することで企業側は
- 企業全体の生産性が向上する
- オフィスが小規模で十分なためコストを削減できる
- 社員の生産性が上がると残業代が不要になる
- ワークライフバランスの充実で優秀な人材を獲得できる
- 社員の満足度が高まるためトラブルが起こりにくい
といった豊富なメリットを得られます。
社員の生産性向上はもちろん、企業の生産性向上にもなります。また、残業代も不要です。
コスト面で考えると、オフィスを使用する機会が減ることから広いオフィスは不要になるだけでなく、WEBで会議ができるため会議室さえも不要になりますね。
ワークライフバランスが充実することで、ワークライフバランスを考えてフリーランスになる優秀な人材を確保できます。離職率も下がるでしょう。
実際に、2016年にアメリカのDell＆Intelが関わる第三者調査機関に所属するベルランド氏は、3,801人の社員に対してテレワークのメリットに関して調査しました。
【調査結果】
- 52％の社員がテレワークを活用
- オフィスより生産性が高い
- ワークライフバランスの向上_
参照：Dell & Intel Future Workforce Study Global Report
生産性が高まると答えた社員の声には、35％の人が「オフィスより集中できる」、28％の人が「通勤時間を作業時間に変えられる」、15％の人が「家族の面倒を見られる」とありました。
つまり、通勤時間や仕事へのモチベーションなどから、自分で業務時間や場所を自由に決められるテレワークは生産性が高かったのです。
また生活の質では、35％の人が「ワークライフバランスを充実することで健康的になる」、22％の人が「仕事に縛られない生活ができる」、17%の人が「会社で働くよりストレスがない」と答えました。
要するに、在宅や自宅付近のカフェなどで業務を行うため、仕事はもちろん趣味や勉強など生活の質が向上することも明らかになりました。仕事によるストレスが減ることは非常に嬉しいですね。
クラウドPBXとは？テレワークに便利！
テレワークによるメリットはたくさんありましたがテレワークを導入するにあたり、いくつかの問題もあります。
例えば
- 社員間の連絡コストが高い
- 顧客から連絡が入っても担当者へ取り次げない
- 会議や面談をする方法は？
- テレワーク用ツールの導入に時間と手間が必要
- 会社電話番号を使用できない
- そもそも経験のないテレワーク導入は勝手が分からない
といった必然的なものばかり。
そこで、このような諸問題を解決できるものが「クラウドPBX」です。まるでジグゾーパズルのピースがぴったりハマるようにテレワークとクラウドPBXは相性抜群。
クラウドPBXとは、オフィス内のビジネスフォンに内線や外線をつなげる機械である「PBX」を、クラウドサービスを活用してクラウド化したものです。
※「PBX」とは？
PBXは社内ビジネスフォンの外線・内線の受発信、転送などさまざまな機能を担っています。そのため「主装置」とも呼ばれます。従来のビジネスフォンではPBX（主装置）はオフィス内に設置する必要がありましたが、クラウドPBXではネット上（クラウド上）に用意されたPBXを利用するため、オフィス内に設置する手間が不要になりました。
またクラウドサービスとは、従来のUSBやメール機能を用いたデータの受け渡しに代わり、ネットワークを利用してデータやソフトウェアをネット上（クラウド上）で管理できるサービスです。クラウドサービスの代表例には「Google drive」などがあります。
このクラウドサービスを活用したクラウドPBXは、オフィスにPBX（主装置）の設置や配線工事が不要、さらにはビジネスフォン端末本体も不要になります。なぜなら、スマートフォンやPCに専用アプリをインストールするのみで、個人のスマホでビジネスフォンと同等もしくはそれ以上の機能を使用できるからです。
クラウドPBXを活用した働き方改革！7つの導入メリット
クラウドPBXを活用することで、テレワーク導入に付随する問題を解決できます。それどころか、クラウドPBXのメリットによって生産性や業務効率さえもアップさせてしまうのです。
具体的には、
- クラウドPBXを活用したテレワーク導入で業務効率アップ
- 【社外での内線化】完全無料で遠隔の社員へ連絡可能
- 個人用スマホやPCにアプリを入れるだけで簡単に導入可能
- 会社の電話番号を継続してテレワークを導入可能
- どこでも顧客と外線の受発信！担当者へ取り次ぎも可能
- 受発信だけじゃない！テレワークに便利なオプション機能
- テレワーク導入支援などさまざまなサポートが充実
といった導入メリットが存在します。
クラウドPBXを活用するか否かでは天と地ほどの差があり、その効果は比べるまでもないでしょう。
クラウドPBXを活用したテレワーク導入で業務効率アップ
クラウドPBXを活用することで通勤時間の削減はもちろん、会議やミーティングをWEBで行えるため場所の確保、会議のセッティングなど段取りが不要になります。実は、クラウドPBXは通話だけでなく、WEB会議ツールやFAX送受信などその他のオプションも豊富です。
貸し会議室を使用している企業ならコスト削減にもなりますね。さらにそれだけではなく、WEB会議を行うということは社員が同じ場所に集まる必要がないため、取引先訪問など外出する予定も組みやすいです。スケジュールを効率化できることは生産性アップにもつながりますね。
【社外での内線化】完全無料で遠隔の社員へ連絡可能
テレワークでは社員が離れているためオフィス勤務と違って連絡が取りにくいです。また、連絡にかかるコストも無視できないでしょう。
しかしクラウドPBXは完全無料で社員間連絡が可能。
手数料や月額利用料も不要の完全無料です。
なぜなら、PBXがネット上に存在するため、オフィスの垣根を越えて社外も内線化できてしまうのです。その範囲は世界中どこでも。言ってしまえば、日本にいながらブラジルにいる社員とも連絡が取れます。
つまり、テレワークを導入したからといって社員同士で連絡・コミュニケーションを控える必要もありませんし、コストが無料のため通話料を気にする心配も全くありません。
それどころか、今まで出先の社員への連絡に通話料がかかっていたものが、無料になってコスト削減さえできてしまいます。
個人用スマホやPCにアプリを入れて簡単に導入可能
従来のPBXでは新規導入する場合、契約や設置工事などで最短でも1ヶ月弱ほどかかっていたため、早急な導入はなかなか難しい状況でした。
しかし、クラウドPBXなら導入は簡単で手間がかかりません。
さらには導入にかかる時間も早い販売業者では、申し込みから導入まで最短即日。従来のPBXを圧倒する早さで導入可能です。
またクラウドPBXは導入にかかる時間だけでなく、導入手順も簡単です。
個人用スマホまたはPCにアプリをインストールして、クラウドPBX用アダプターを設置・設定するだけ。ビジネスフォンやPBXの設置工事・回線工事も不要なため、予定さえ合えば1日で導入可能です。
申込者はいつも通り業務に専念できるため、業務を停滞させる心配もありません。
会社の電話番号を継続してテレワークを導入可能
企業にとって電話番号変更はデメリットによる被害が大き過ぎます。
まさに既存顧客を失ってしまうようなもの。
例えば、新規顧客を獲得するには信頼や宣伝などの面から、既存顧客の５倍コストがかかると言われています。また既存顧客の離脱を5％改善できれば、利益率は25％も改善されるほどです。
しかし、クラウドPBXは会社の電話番号を継続して使用できます。フリーダイヤル（0120）はもちろん、市外局番(06,03)など全ての会社電話番号が継続可能。既存顧客を失う心配は全くありません。ビジネスフォンや従来のPBXがスマホやPCに代わるだけです。
ただ、ここで1つ注意があります。クラウドPBXの中でも、電話番号継続ができないクラウドPBXもあります。
クラウドPBXの電話番号継続ができるか否かはタイプによって異なります。
光回線を利用しクラウドPBX専用アダプターを設置するタイプ（番号継続可能）
大きな配線工事などはもちろん不要で、わずか数分で簡単に設置できる専用アダプターとアプリインストールでクラウドPBXを使用するタイプは、NTT東西日本の固定電話番号が継続可能。ただし、ケーブルテレビなどNTT以外のキャリアで取得した電話番号は継続できません。
アプリをインストールするだけで利用できる（番号継続不可）
アプリをインストールするだけのクラウドPBXは、電話番号を継続できないタイプです。電話番号を変更する場合、基本的には「050」番号、もしくはフリーダイヤル「0120」の番号を取得することになります。
そのためクラウドPBX販売業者を選ぶ際には、電話番号継続ができるか否かに十分注意してください。
どこでも顧客と外線の受発信！担当者へ取り次ぎも可能
テレワークはワークライフバランスや生産性の向上からメリットはたくさんあると理解していても、物理的に導入できないと考えている企業もあると思います。例えば、顧客から連絡が来ても担当者に取り次げない問題や、会社の代表電話で連絡する必要があるという理由から。
しかし、クラウドPBXを活用することでこのようなテレワークの物理的課題を克服できます。
どこにいても会社の代表電話番号を使用して、顧客へ連絡はもちろん受信も可能。また顧客担当者へ転送したい時も、簡単な操作で担当者へスピーディーに取り次げます。
なぜなら、クラウドPBXはネット（クラウド）上にPBXを設置するためです。オフィスが世界中に広がったイメージですね。
さらには、細かい受発信設定も可能です。例えば、顧客から電話がかかってきた場合、どの社員のスマホへ着信が鳴るか優先順位を設定できます。全社員のスマホに連絡がかかってくると処理が大変ですよね。
受発信だけじゃない！テレワークに便利なオプション機能
クラウドPBXには、電話の受発信だけでなく、テレワークに便利な機能が他にもたくさんあります。
例えば「通話録音機能」。通話を録音することでトラブルを防げますし、後で聞いて営業や接客業務のスキルアップや改善にもつながります。
また「クラウド勤怠管理システム」は、非常にテレワークに特化したオプション機能です。テレワークでは常に見張ることができないため勤怠管理がポイントです。具体的には、スマホやPCから出退勤時間を打刻し、GPS位置情報で打刻した位置が記録されるため不正を防止できます。
着信した顧客の情報が、スマホやPC画面に自動表示される「簡易CTI機能」で顧客対応が向上します。
他にも、クラウド上で名刺情報を管理できる「名刺管理機能」、社員同士のスケジュールを把握しあえる「スケジュール管理機能」、着信振り分けしやすいように「自動音声案内機能」などがあります。
テレワーク導入支援などさまざまなサポートが充実
テレワーク導入に関する問題をこれまで解説しましたが、その他にも企業独自のさまざまな問題や悩みがあると思います。
しかし、クラウドPBX販売業者には導入サポートが付いているものが多く、導入した後に不明点や設定方法が分からなくても質問・相談できます。まるで階段を一歩ずつ登っていくかのように、着実に学びを積み重ねていくことができるのです。
そこでクラウドPBXを導入するなら、テレワークに関する問題やメリットをもたらすことはもちろん、さまざまなサポートが充実している「OFFICE PHONE」が一押しですよ。
「OFFICE PHONE」のサポートでは、テレワークやクラウドPBXに関する質問はもちろんですが、経営者の課題やビジネス戦略などの質問・相談も可能な点が強みです。コンサルタント業務も付いています。
例えば、ITを活かした売上増や人件費削減方法、IT導入後にスムーズに運用できるか不安といった質問・相談に答えてくれます。
それだけではなく「OFFICE PHONE」は企業にもたらす7つのメリットも全て網羅しており、19年の開発研究から導入累計20,000社突破し、クラウドPBX業界で満足度No1と言われる機能とサポートが魅力です。
- 最短即日開通、アプリに登録するだけ簡単設定！
- 電話番号継続可！海外でも、どの電話番号でも利用可能！
- 初期費用は0円！月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の価格！
OFFICE PHONEは、アプリを入れて専用アダプターを設置するだけで簡単に導入可能なため、クラウドPBX界で最も早い当日の開通が可能。さらに、アダプターを設置するタイプのため電話番号はそのまま継続できます。
もちろん、フリーダイヤルから全国どの地域の局番でもあらゆる番号に対応しています。また、初期費用は0円で導入でき、月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の安さです。スマホはもちろん、PCや固定電話での利用も可能です。音声品質も、19年に渡る音声変換エンジンの改良により、ノイズを除去した高性能な音声機能を実現。聞き取れないことがないほどクリアな音質です。
といった魅力はクラウドPBX業界でもOFFICE PHONEのみで、コスト・機能・サポート体制全てを兼ね備えています。
詳しくはこちら：「OFFICE PHONE」
現在の働き方問題とは？クラウドPBXで改善！
2019年、政府により働き方改革を施行されたのにはもちろん理由があり、それは働き手の不足も理由の1つです。そのため今後、企業にとって人材の確保が問題視されるようになります。
そこで、その人材確保に有効であるものがクラウドPBXです。
ここでは「1.人手不足の改善」「2.育児による離職問題を改善」「3.ハンディキャップ問題を改善」といったクラウドPBXを活用した3つの改善方法をご紹介します。
人手不足の問題を改善可能
人手不足の原因は、少子高齢化による働き手の不足だけでなく、フリーランス人口の増加にも原因があります。
2018年のランサーズによるフリーランス実態調査によると、フリーランスが日本ではあまり浸透していない2018年時点で日本人口の17％もの人がフリーランスで働いていて、3年前と比較すると3％も割合は上がっています。さらに、アメリカの調査によると2027年にはフリーランスの人口が会社員など、ノンフリーランスの人口を超えると言われています。
さらに、2019年のフリーランス協会の調査では、869人の人にフリーランスを始めたきっかけについて質問したところ、フリーランスの56.0％が「働く時間/場所を自由にするため」と回答。
参照：2017年「フリーランス実態調査」ランサーズ
参照：「フリーランスの実態と課題 2020年」フリーランス協会
つまり、働く時間や場所を自由にできれば、フリーランスでなくても企業で働いてくれるため、企業の人手不足も少しは改善できるのです。また、フリーランスの人は個人で稼ぐ能力があることから優秀な人も多いでしょう。そのため、働く時間や場所を自由にできれば能力のある優秀な人材を確保することにもつながるのです。
そしてその時間や場所を自由にするのが、クラウドPBXを活用したテレワークです。業務効率だけでなく、人材を獲得するための材料としてもクラウドPBXを活用したテレワークをおすすめします。
女性の育児による離職問題を改善可能
2016年までの世界経済フォーラムの調査によると、働く女性が多い国ほど生産性が高くなる傾向が明らかになりました。ちなみに、日本は女性の経済参加度が0.569点で、先進国の中でもワースト1、2を争うレベルで低く、日本人の一人当たりの生産性も41,275ドルと生産性も先進国ではワースト1、2レベルです。しかし、ノルウェーは女性経済参加度が0.85点で世界1位と非常に高く、生産性も70,000ドルと世界1位です。
この調査結果からも、女性の離職を防ぐことで会社の生産性を向上させることができることがわかります。
そこで育児による離職を改善するには、育児休暇を取りやすい環境作りはもちろん、働き方の改革が必要です。つまり、テレワークを導入してワークライフバランスを充実させることで、女性が育児によって離職することは少なくなるのです。そのために、クラウドPBXを活用したテレワークの導入をおすすめします。
ハンディキャップ問題を改善可能
ハンディキャップのある方々は、電車に乗って出社するのも苦労するため働く場所に制限があります。
例えば、下半身麻痺で車椅子を必要とする方は、会社がバリアフリーでないとストレスや仕事にハンデがあるため業務に支障が出てしまいます。能力があるのにハンディキャップがあって能力を発揮できないことは、非常に心苦しいと思いませんか？
そこでこの問題を解決するものが、クラウドPBXを活用してどこでも業務できる働き方を導入すれば、ハンディキャップの有無に関わらず誰もが能力を十分に発揮できます。
まとめ：クラウドPBXで働き方改革を促進！
働き方の問題を改善するためにテレワークを導入したいが、業種によっては導入が困難であったり、コストや導入に対する漠然とした不安などから導入できない方も多いと思います。
しかし、クラウドPBXを活用することでテレワークの諸問題はもちろん、企業の生産性やコスト削減など7つのメリットをもたらし、働き方の問題も解決できるのです。一石二鳥も三鳥もあります。
テレワークを検討している方は、クラウドPBXを導入してみてはいかがでしょうか？
クラウドPBXのおすすめは「OFFICE PHONE」です。なぜなら、企業にもたらす7つのメリットを全て網羅し、テレワークに最適なクラウドPBXだからです。
また「OFFICE PHONE」は、19年の開発研究から導入累計20,000社突破し、クラウドPBX業界で満足度No1と実績も最高峰。
- 最短即日開通、アプリに登録するだけ簡単設定！
- 電話番号継続可！海外でも、どの電話番号でも利用可能！
- 初期費用は0円！月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の価格！
といった魅力は、クラウドPBX業界でもOFFICE PHONEのみです。ぜひ、参考にしてみてください。
