クラウドPBXについて知ろう

クラウドPBXはアプリをスマホに入れるだけ！仕組み・メリット・注意点を解説

クラウドPBXは、専用アプリをスマホにインストールするだけで簡単に「ビジネスフォン化」できる画期的なサービスです。

とはいえ、「本当にアプリを入れるだけで会社電話が使えるの？」「仕組みは？具体的にどんな機能が使える？」といった疑問をお持ちの方も多いはずです。

そこで本記事では、スマホにアプリを入れるだけで簡単に使えるクラウドPBXの仕組みや、導入するメリット・注意点を具体的にまとめました。

さらに高品質かつ低価格のサービスを3つ厳選してご紹介しますので、電話業務の効率化とコスト削減を目指している企業様は必見です！

スマホにアプリを入れるだけで簡単！クラウドPBXの仕組み

スマホにアプリをインストールして簡単に利用できる、「クラウドPBX」。

導入すれば、オフィスの外でも会社の代表番号を使って発着信できたり、離れた社員と内線通話ができたりと、数多くのメリットがあります。

そこでまずは、クラウドPBXと専用アプリの概要を分かりやすく解説します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、従来はオフィスに設置する主装置（PBX）をクラウド化し、インターネット上で通話・通信を可能とする電話サービスです。

従来のビジネスフォンの場合、オフィスに設置した主装置と電話機を有線接続しなければならなかったため、電話業務はオフィスに縛られていました。

しかしクラウドPBXはこの主装置をクラウド化するため、ネットが使える場所ならどこでも、内線・外線・転送などのビジネスフォンの機能が使えるようになります。

また従来のビジネスフォンのように、主装置や電話機などの物理的な機器をオフィスに設置する必要はなく、配線工事も不要です。

導入しやすいだけでなく、従来のビジネスフォンの機能以外にもさまざまな便利機能が使えるため、業務効率化・コスト削減を実現する画期的なサービスとして注目されています。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

クラウドPBXのアプリとは

クラウドPBXは、スマホに専用アプリをインストールして利用できます。
基本的に、専用アプリは「Google Play」「App Store」でダウンロード可能です。

その後、クラウドPBX提供事業者とサービスを契約し、利用アカウントが発行されると各種設定を行うのが一般的な流れです。

またクラウドPBXでは、スマホ以外にもインターネットに接続できるさまざまな端末をビジネスフォンとして利用できます。

電話機として利用できる主な端末は以下のとおりです。

それぞれの活用シーンや既存電話機の利用の可否については、「クラウドPBXの電話機の種類とは？既存電話機は使える？疑問を解消」をご覧ください。

クラウドPBXのアプリで何が実現する？6つのメリット

スマホなど各種端末にアプリを入れて使えるようになるクラウドPBX。

ここでは、従来のビジネスフォンにはないクラウドPBXならではのメリットを6つご紹介します。

【メリット①】アプリを入れるだけ！導入が低コストかつスピーディ

アプリをインストールして使えるようになるクラウドPBXは、導入が低コストかつスピーディであるのがメリットです。

従来のビジネスフォンの場合、数十～百万円ほどの高額なPBX（主装置）を購入して、オフィス内に設置しなければなりませんでした。

さらに、オフィス内の各電話機に電話線をつなげるための、大がかりな配線工事も必要でした。

設置および配線工事には、コストと時間がかかるのが一般的です。

場合によっては、業務を一時的にストップさせるなど、支障をきたすケースも考えられます。

これに対して、工事不要で導入できるクラウドPBXは、条件が揃えば最小限の設定だけで最短即日で利用開始できるケースも。

初期費用もサービスに応じて10,000～50,000円程度で抑えられ、なかには初期費用を0円に設定しているベンダーもあります。

【メリット②】オフィス外の社員ともスマホで無料内線通話できる

アプリを入れて利用できるクラウドPBXには、オフィス外の社員ともスマホで無料内線通話できるメリットもあります。

アプリをインストールしたスマホであれば、場所を問わずインターネット環境を利用して内線通話が可能です。

たとえば、テレワーク・リモートワークや別拠点にいる社員とも、無料で内線通話ができます。

従来のビジネスフォンの場合、オフィス内に設置した専用電話機同士のみで内線通話が可能でした。

オフィス外の社員とは、個人の携帯電話や自宅の固定電話と外線通話をすることになり、高い通話料が発生します。

クラウドPBXの導入により場所を問わずに無料内線通話ができるようになると、コスト削減や社員同士の気軽なコミュニケーションが実現し、業務効率化につながると期待できます。

【メリット③】外出中も安心！スマホを使って会社番号で発着信可能

クラウドPBXのアプリを活用するメリットに、スマホを使って会社番号で発着信でき外出中も安心であることが挙げられます。

従来のビジネスフォンでは、オフィスへの着信を外出中の社員のスマホへ取り次ぐために、外線転送または転送サービスを使っていました。

しかし、クラウドPBXのアプリをインストールしたスマホであれば、オフィスへの着信を外出先でも受けられるようになります。

外出先で顧客や取引先へ折り返しの電話をかけたい場合も、会社番号で発信するため、いちいちオフィスに戻る必要はありません。

また、相手に個人の携帯番号を教える必要がないため、仕事とプライベートをしっかりと切り替えられるのもメリットです。

外線通話料も従来のビジネスフォンと比較して安く設定されており、高額の通話料や通信料が請求される心配もありません。

【メリット④】付加価値のある機能で業務効率向上につながる

クラウドPBXのアプリには、付加価値のある機能が使えて業務効率向上につながるメリットもあります。

スマホにアプリをインストールすることで、ビジネスフォンの基本機能はすべて利用可能です。

それに加えて、以下のような付加価値のある便利な機能も利用できるようになります。

勤怠管理

アプリをインストールした端末で簡単に出退勤を打刻できる機能です。

タイムカードや出勤表が不要になり、外回りの業務が多い社員は直行・直帰がしやすくなります。

GPSとの連携で社員の位置情報が記録されるため、不正防止も可能です。

Web電話帳

顧客や社員の連絡先、名刺情報などをクラウド上で管理する機能です。

これらの情報を一元管理することで、各社員がスマホへ登録・削除・変更する必要はなくなります。

共有されたデータを使って、電話の発信・メール作成・MAP閲覧などに活用できます。

グループウェア

社員のスケジュール・顧客情報・業務の進捗状況などをグループで共有できる機能です。

アプリを入れたスマホでも確認でき、都度確認を行う手間が省けます。

また、グループチャットで迅速な情報共有ができ、業務効率化につながります。

クラウドPBXのアプリには、上記以外にもさまざまな便利機能があり、ビジネスをより効率的かつ生産的に発展することが可能です。

ビジネスフォンにはないクラウドPBXならではの機能については、「クラウドPBXの機能とは｜ビジネスフォンと違う？疑問を5分で解消」でも詳しく説明しています。

【メリット⑤】運用・管理を簡素化！設定変更はWeb上で簡単

クラウドPBXのアプリには、設定変更をWeb上で簡単に行えて運用・管理を簡素化できるメリットもあります。

クラウドPBXの利用中は、番号の追加・削除・音声ガイダンスの変更・転送のオンオフなど、さまざまな設定を変更する必要が生じます。

これらの設定変更はブラウザの管理画面から実行できるため、手間がかからず非常にシンプルです。

たとえば、ビジネスの拡大にともない人材を増やす場合も、Web上で簡単に電話番号を追加できます。

従来のビジネスフォンのように設定変更を業者に依頼する必要はなく、すべてを社内で完結できるのは大きなメリットで、業務効率化にもつながります。

オフィスの移転やレイアウトの変更時も、撤去工事や配線工事などは不要です。

電話番号もそのまま引き継ぎできるため、運用面でも楽になります。

【メリット⑥】BYOD導入で端末の購入不要！会社でまとめて清算で経理計算も楽

BYOD導入で端末を購入する必要がなくなり、費用は会社でまとめて経理計算が楽になるのも、アプリを入れて利用するクラウドPBXのメリットです。

個人所有のスマホやPCを業務利用することを「BYOD（Bring Your Own Device）」と呼び、米国を中心に欧米諸国で広まっています。

クラウドPBXのアプリは、社員が所有する個人スマホへもインストール可能で、BYODを導入するのにピッタリです。

BYODにより、会社は端末を購入して社員に貸与する必要はなくなり、コスト削減につながります。

社員にとっても、使い慣れている端末で業務効率が向上したり、複数の端末を持ち運ぶ必要がなくなったりするメリットがあります。

費用に関しても、アプリで使用した分は会社でまとめて清算できるため、面倒な経理計算は不要です。

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クラウドPBXのアプリを導入・使用する際の注意点

クラウドPBXのアプリを導入するにあたり「デメリットはないの？」と心配になる方もいるでしょう。

しかし、デメリットを理解して対策をすることで、失敗を防ぐことができます。

ここでは、クラウドPBXのアプリを導入・使用する際の注意点をまとめます。

注意点①通話品質の良いベンダー選びが必要不可欠

クラウドPBXのアプリを導入する注意点に、通話品質の良いベンダー選びが必要不可欠であることが挙げられます。

近年では、IT技術の進歩や「5G」の登場もあり、多くのクラウドPBXベンダーが通話品質の良いサービスを提供しています。

しかし、インターネット回線を利用するクラウドPBXは、電話回線と異なり通話品質が利用環境に左右されるため注意が必要複数社の評判を口コミや実績で確認することは大切です。

特定のクラウドPBXを契約する前に、無料のトライアルやデモを活用するのもよいでしょう。

その際は、複数の社員に実際に使い勝手を試してもらい、通話品質や操作性に問題がないかを確認すると安心です。

注意点②社内のセキュリティ対策の強化が必須に

クラウドPBXのアプリを使用する際は、社内のセキュリティ対策の強化が必須です。

とくにBYODで社員が個人のスマホを業務利用する場合は、端末紛失や情報漏洩が問題になります。

そこで、社員にセキュリティ教育を施し、以下の点を徹底することは重要です。

セキュリティに対する意識を高めるための研修や教育を行い、社員個人でも端末や情報をしっかりと管理するよう促します。

これに加えて、企業側もウイルス対策ソフト・VPN・クライアント証明書を導入するなど、積極的にセキュリティ対策に取り組みましょう。

クラウドPBXを安全に使うためのセキュリティ対策については、「クラウドPBXのセキュリティは大丈夫？安全性と対策のコツを解説【最新】」でも詳しくまとめていますのでご覧ください。

注意点③仕事とプライベートを区別する工夫が必要

クラウドPBXのアプリを使用する際の注意点に、仕事とプライベートを区別する工夫が必要であることも挙げられます。

なかには、個人のスマホを業務利用したり、会社から貸与されたスマホを持ち運んだりすることに抵抗を感じる社員もいるでしょう。

勤務時間外に仕事関連の電話がかかってくると、プライベート時間との区別ができなることも考えられるからです。

実は、BYODを導入するにあたり、クラウドPBXは仕事とプライベートを上手に分けるための対策になります。

クラウドPBXは、業務関連の電話をアプリで行うため、個人の電話番号を教える必要はありません。

勤務時間外は自動応答できるようにしたり、着信できない設定にしたりして、仕事とプライベートを区別しやすくなります。

また、各種機能を活用して、仕事とプライベートを区別できます。

たとえば「ビジネスチャット」を使うことで、普段使っているLINEに業務連絡が入らないようにできるでしょう。

「勤怠管理機能」を活用するなら、管理者は勤務時間外にサービス残業をしていないかチェックして、社員のライフワークバランスを守れます。

アプリのインストールで使えるおすすめクラウドPBX3選！

アプリをインストールして使えるクラウドPBXは数多くあります。

ここでは、数あるクラウドPBXのなかから、高品質かつ低価格のサービスを３つご紹介します。

まとめてクラウドPBX

（画像引用：まとめてクラウドPBX）

『まとめてクラウドPBX』は、株式会社コヴィアネットワークスが運営するクラウドPBXで、合計６回線をワンプライスで提供するシンプルな価格設定が特長です。

初期費用は０円で、代表回線１本と内線５本を月額基本料金4,800円で提供しています。

980円／回線の追加オプションで、従業員の増減に合わせて1回線単位で追加できるのも魅力です。

使い方はシンプルで、スマホにソフトフォンをインストールして、IDとパスワードが発行されると各種設定を行います。

スマホで「音声自動応答」「着信転送機能」を設定することで、勤務時間外や不在時の対応も万全です。

内線もそれぞれのスマホで「離席時の自動転送」「留守録のメール転送」を設定でき、電話業務をスムーズに行えます。

03代表番号での提供はしていない点に注意が必要ですが、050代表番号を使った法人電話システムを手軽に導入したい企業におすすめです。

クラコールPBX

（画像引用：クラコール）

『クラコールPBX』は、株式会社三通テレコムサービスが運営するクラウドPBXで、少人数・短期間から導入できるのが特長です。

サービス基本料金は月額980円／1ユーザーで、6ユーザー以降は無料です。

初期費用は0円で、サービス基本料金は最大でも月額4,900円に抑えられます。

手持ちのスマホにアプリをインストールするだけで、固定番号・フリーコール・050での発着信ができるようになります。

スマホ以外にも、SIP対応の固定電話やソフトウェアをインストールしたパソコンも利用可能です。

電話番号の追加・利用人数の変更・着信スケジュールの設定なども、Web上の管理画面で簡単に行えます。

契約の縛りなしで「1人から1ヶ月から」利用でき、小規模からでも導入しやすいクラウドPBXを探している企業におすすめです。

OFFICE PHONE

『OFFICE PHONE』は、株式会社ベルテクノスが運営するクラウドPBXで、19年の研究開発による高品質のサービスを業界最安値で提供しているのが特長です。

初期費用はキャンペーン適用で0円、月額料金3,400円、ライセンス料金（1端末あたり）98円からの料金設定で、導入コストを大幅に削減できます。

一般のビジネスフォンと遜色のないクリアな通話品質にも定評があり、導入累計数は20,000社以上を誇ります。

光回線を利用したクラウドPBXで、現在利用中の電話番号もスムーズに引き継ぎ可能です。

スマホとPCは、アダプター設置後にアプリをインストールしてすぐに利用できます。

また、OFFICE PHONEアプリとスマホの電話アプリを使い分けることで、ビジネスとプライベートをしっかりと区別できます。

他社にはない豊富な機能もラインナップしており、高い通話品質とクラウドPBXの便利な機能を低価格で利用したい企業におすすめです。

まとめ

アプリをスマホにインストールして利用できる、クラウドPBXの仕組み・メリット・おすすめサービスをまとめました。

クラウドPBXのアプリで実現するメリットは以下の6つです。

社員個人のスマホにアプリを入れる場合も、自動応答や転送機能を使い、セキュリティ対策をすることで安心して利用できます。

通話品質や使い勝手に関しては、ベンダーや利用環境に左右するため、無料トライアルで確認することをおすすめします。

クラウドPBXのアプリを活用し、電話業務の効率化・コスト削減を実現しましょう！