クラウドPBXについて知ろう

クラウドPBXで代表電話を受発信！番号そのまま、スマホで使える

クラウドPBXを導入すると、スマホやPCから気軽に会社の代表番号で発信できます。

外出先からでも自宅からでも、オフィスにいるかのように代表電話の番号が使えるため、テレワークにもぴったりです。

この記事では、企業の代表電話の切り口からクラウドPBXを分かりやすく解説。
さらに代表番号発信のメリットや活躍するケースも取り上げます。

オフィスにとらわれず、社員の電話応対業務をよりスマートにしたい方は、ぜひご一読ください。

スマホやPCで代表番号が使用できるクラウドPBXとは？

「クラウドPBX」はクラウドを使った電話サービスの一つで、インターネット上にある仮想の主装置を利用できるサービスです。

主装置とは、複数のビジネスフォンの発着信をコントロールする装置のこと。
昔からあるビジネスフォンシステムでは、オフィス内に設置された主装置を介して通話業務が行われます。

使われる電話機は主に卓上のビジネスフォンであり、各ビジネスフォンは主装置電話線で有線接続されます。

そのため、通話業務は基本的にオフィス内でしかできず、オフィス外では代表番号で外線をかけられません。
一度オフィスに戻って架電する必要があり、面倒な手間が発生します。

一方クラウドPBXでは、オフィスに主装置を設置しません。
インターネット上に仮想の主装置が置かれ、そこにインターネット経由で各種電話機を接続し受発信を行います。

インターネットがつながる場所なら、ネット接続可能な卓上電話機(SIPフォン)はもちろん、スマホやPCでも通話できます。

また外出先でも、オフィスにいるかのように代表番号を使ってスマホやタブレットなどで通話業務が可能です。

そのため、どこにいても会社の代表番号で発信できます。

簡単に言えばクラウドPBXは、通話業務から場所の制限を取り除き、スマホをビジネスフォン子機にしてくれる画期的な電話サービスです。

クラウドPBXの仕組みについては、以下の記事を参照してください。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

既存の電話番号をクラウドPBXで引き継げる？

場所を問わず代表番号を使えるクラウドPBXは非常に便利ですが、注意点が一点あります。

それは、すべてのクラウドPBXで「既存の」代表番号を使えるわけではないという点です。

新規の代表番号に関しては問題ありませんが、いま使っている代表番号を継続して使いたいとなると話は別。

クラウドPBXサービスのなかには、既存番号の引き継ぎに対応しているケースと対応していないケースがあります。

クラウドPBXは大きく以下の2タイプに分けられます。

これらのタイプの違いにより、既存の電話番号を引き継げる場合と引き継げない場合があります。

それぞれのタイプについて詳しく解説します。

インターネット光回線を利用したタイプ

クラウドPBXのタイプの一つは「インターネット光回線を利用するタイプ」です。

このタイプのクラウドPBXでは、NTTで取得した電話番号であれば基本的に引き継ぎができます。

仕組みは複雑ですが、専用アダプターを設置して所定の契約手続きをすることで、既存の番号を引き継げます。

また利用するには、光回線導入が前提条件です。

とはいえ、光回線を現在使用しているオフィスは多いですし、専用アダプターの設置は簡単な作業で済みます。
状況によっては、最短即日導入も可能なため、導入障壁は決して高くありません。

完全クラウド型のタイプ

クラウドPBXの別のタイプは「完全クラウド型」と呼ばれるタイプです。

完全クラウド型では、回線工事や配線工事などが必要ありません。
光回線やWiMAX、4G／LTE(モバイル回線)であっても、インターネットがつながれば即座に契約できます。

導入の手軽さという意味では、インターネット光回線を使うものよりもハードルが低いです。

ただし、このタイプのサービスの多くは、既存代表番号の引き継ぎはできません。

基本的には、新しく代表番号を取得することになります。
一部、既存番号を引き継ぎ可能なサービスはありますが、新規発番にしか対応していないもののほうがメジャーです。

既存代表番号から新規の代表番号に変更すると、さまざまな手間が生じる場合があります。

たとえば、公式サイトや各種資料・名刺など、既存の代表番号が記載されているものを新しい番号にすべて変更しなければなりません。
また取引先や顧客などに、番号変更の旨を通達する必要もあるでしょう。

電話番号の変更による手間がほとんどないケースや、これから開業するケースなどは別として、既存代表番号を継続するほうが何かとビジネス上便利なことはあります。

そのため、引き継ぎの観点から言うと、インターネット光回線を利用するタイプのクラウドPBXがおすすめです。

かつ、こちらのタイプは、万が一サービスが終了した際に電話番号が使えなくなる恐れがあるため、「将来的に番号が消失したら困る」という方にも不向きです。

クラウドPBXで利用できる・引き継げる電話番号一覧

ここからは、クラウドPBXで利用できる、あるいは引き継げる電話番号をご紹介します。

前述のとおり、インターネット光回線では番号の引き継ぎが可能です。
もちろん新規発番することもできます。

一方完全クラウド型では、一部のサービスを除いて新規発番するのがメインです。

インターネット光回線を利用したタイプ

インターネット光回線を利用するタイプでは、以下の番号を利用できます。

引き継ぎには「NTTから発番されたアナログ電話番号であること」や「指定された住所範囲であること」など、いくつかの条件があります。

細かな点については回線状況により異なるため、クラウドPBXの販売店へ確認しましょう。

完全クラウド型のタイプ

完全クラウド型で新規の代表番号を発番する場合、以下の番号を利用できます。

市外局番に関しては、注意点があります。

一部の完全クラウドPBXの販売店は、主要都市の03や06などの電話番号を独自に契約して、クラウドPBXサービスを展開しています。

ただしこの場合、実際の会社の位置とは異なる市外局番が取得できてしまうため、総務省は推奨していません。

市外局番は本来、指定された住所に応じて割り当てられます（例：東京は03、大阪は06など）。
しかし完全クラウド型クラウドPBXのサービスでは、住所にとらわれず市外局番を取得可能です。

現状は問題なくサービス展開している業者がいますが、いずれ何かしらの変更があるかもしれません。

クラウドPBXで代表電話の発着信をするメリット

冒頭で説明したとおり、クラウドPBXはインターネット経由でスマホやほかの端末を接続し受発信を行います。

そのため外出先でも、インターネットがつながれば会社の代表番号で発着信可能です。

この機能には以下のような大きなメリットがあります。

それぞれのメリットを解説します。

顧客や取引先からの問い合わせに即時対応できる

クラウドPBXを使うと、顧客や取引先からの問い合わせに即時対応できます。

外出中の担当者に電話がかかってきたとき、クラウドPBXなら、そのままオフィスから担当者へ電話を取り次ぎ可能。

不在を理由に顧客や取引先を待たせることはなく、リアルタイムに応答できます。

そのため、商談の機会を逸することが少なくなるでしょう。
既存の顧客に関しては顧客満足度の向上も期待できます。

昔ながらのビジネスフォンシステムでは、そうはいきません。

電話を受け取った社員は、担当者が不在であることを伝え、担当者のスマホに外線をかけるなどして連絡を取る必要があります。

もし担当者がオフィスに戻って相手に電話をかけ直すとすると、待たせることになり大事な商談の機会を失うことになりかねません。

またその場でスマホからかけ直す場合は、会社番号で電話できないのはもちろん、通話料が発生するためコストがかかります。

顧客との信頼関係維持につながる

クラウドPBXを使ってどこからでも代表電話の発着信ができると、顧客との信頼関係維持につながります。

これはとくに、代表番号が市外局番であるときに言えることです。

市外局番は、一般的に携帯電話よりも信頼感が高いです。

実際、特定の企業や店に電話するとき、090や080などの番号しか記載されていないと、かけにくく感じる方は少なくないでしょう。

あるいは着信があったとき、携帯番号からかかってくるよりも、市外局番からかかってくるほうが取りやすく感じるのではないでしょうか？

クラウドPBXなら外出先から顧客に電話するとき、携帯番号を使う必要はありません。
市外局番などの代表番号で発信できるため、顧客に安心感を与えられます。

ブランドイメージの維持にもつながるでしょう。

クラウドPBXの導入が推奨されるケース

クラウドPBXの導入が推奨されるケースには、以下のものがあります。

各ケースについて詳しく見ていきましょう。

テレワークなど柔軟な働き方を実現したい

クラウドPBXが最適なケースの一つは、テレワークなど柔軟な働き方を実現したい場合です。

繰り返しになりますが、クラウドPBXでは、インターネットがつながればスマホやPC・タブレットをビジネスフォン子機のように使えます。

つまり、どこにいてもオフィスにいるかのようにして電話応対ができます。
電話応対のためだけに出社する必要はありません。

自宅でもカフェでも、電話応対業務に場所の制限がなくなるため、テレワークにぴったりです。

このことは、BCP（事業継続計画）の観点からも役立ちます。
たとえば台風や地震などの自然災害が発生した場合、交通インフラが麻痺してオフィスに出社するのが難しくなるケースが想定されます。

この点、クラウドPBXを導入してテレワークを推進すれば、電話業務が滞るリスクを少しでも下げられるでしょう。

外出中・出張中の社員と電話する機会が多い

クラウドPBXが役立つ別のケースは、外出中・出張中の社員と電話する機会が多い場合です。

そう言える理由の一つは、転送にかかる費用を軽減できるからです。

クラウドPBX未導入の場合、外出中の担当者へ電話を取り次ぐには、転送しなければなりません。
しかし電話を転送すると、オフィスから担当者までの部分に通話料金が発生します。

クラウドPBXでは、この費用が発生しません。
オフィスの外にいる社員に無料で内線転送(保留転送)ができるため、コスト削減につながります。

さらにもう一つの理由は、電話応対の準備や折り返し電話が楽になるからです。

外出中の担当者に電話を取り次ぐとき、電話転送サービスだと、自社の電話番号からの着信になります。
そのため電話に出るまで、自社からの電話なのか外部からの電話なのかが分かりません。

これだと電話を受けるときに不安を感じたり、必要な心構えができなかったりするでしょう。

また着信を取れなかったときには、どこに折り返してよいか不明です。

一方クラウドPBXの場合、どこから電話がかかってきたのかが分かるため、このような問題は起こりません。

さらに電話に出られず折り返すときには、携帯番号ではなく会社の電話番号で折り返しできます。

代表番号を利用できるクラウドPBX3選

ここからは、代表番号を利用できるクラウドPBX3選をご紹介します。

各ベンダーの詳細をご紹介します。

『OFFICE PHONE』（OFFICE 110）

『OFFICE PHONE』は、弊社OFFICE 110が提供するクラウドPBXです。

特徴は導入のしやすさと国内最高レベルの品質、そして業界最安値の利用料金。

導入するのに大がかりな機器や配線工事は必要なく、専用アダプターを設置しスマホにアプリを入れるだけで完了します。

しかも初期費用0円かつ最短即日で導入できるため、電話環境を速やかに変えたい方や開業する方にもおすすめです。

通話品質の高さは多くの企業から認められており、累計導入実績は2万社以上、大規模なコールセンターでの導入実績もあります。

利用料金もリーズナブルで、グループウェアや顧客情報表示など、さまざまな便利機能込みで月々税抜3,400円からご利用いただけます。
ライセンス料金も1端末あたり98円からと安く、低コストでの運用が可能です。

『03plusエンタープライズ』（株式会社グラントン）

（画像引用：03plusエンタープライズ/株式会社グラントン）

『03plusエンタープライズ』は株式会社グラントンのクラウドPBXです。

特徴は、電話回線一体型のサービスを提供していること。

クラウドPBXサービスのみでなく、電話回線インフラも提供してくれるため、電話回線を別途契約する必要はありません。
請求を一本化できるほか、スムーズな導入が可能です。

さらにセキュリティやサポート体制も万全。
アプリやシステムを自社開発しているため、トラブルや要望にも迅速に対応してくれます。

オプション機能のなかには、10分までのアプリ通話が無料になるなどユニークなサービスもあり、ニーズに応じた使い方ができます。

『BIZTEL ビジネスフォン』（株式会社リンク＆ブライシス株式会社）

（画像引用：BIZTEL ビジネスフォン/株式会社リンク＆ブライシス株式会社）

『BIZTEL ビジネスフォン』は株式会社リンク＆ブライシス株式会社が提供するサービスです。

JTBやYAMAHAなど大手も含め、2,000社以上の導入実績をほこります。

特徴は柔軟性の高さ。

小規模から大規模企業にいたるまで幅広い規模・業種の企業に対応しており、利用シーンが多彩です。

多種多様な課題を持つユーザーをヒアリングしサービス改善に努めているため、オプション機能も充実しています。
しかも1ヵ月単位でオプション契約ができるため、必要なときにだけ必要な機能を使えます。

さらに24時間365日体制の電話サポートも利用できるので、初めてクラウドPBXを導入する場合にも安心です。

まとめ

クラウドPBXは、オフィス内外を問わずどこでも会社の代表番号で発着信ができるサービスです。

スマホやタブレットなどのモバイル端末を内線化できるため、電話応対業務で場所を気にする必要はありません。

インターネットさえつながれば、信頼性の高い代表番号から即座に相手へ架電できます。
また顧客や取引先からの着信があるときは、無料で内線転送が可能です。

昔ながらのビジネスフォンシステムのように、手間や余計なコストをかけず通話業務が可能なため、テレワークでも活躍します。

今後テレワークを拡充していきたい企業や、通信インフラ面でBCP対策を講じたい企業、通話コストを削減したい場合など、クラウドPBXは多くの企業にとって重宝されるサービスです。

業務効率化やコストカットを目指している方は、クラウドPBXの導入を検討してみるのはいかがでしょうか？

弊社の『OFFICE PHONE』では現在、無料トライアルを実施しております。
設定時間わずか5分で音質や使い勝手をチェックしていただけるため、ぜひ一度お気軽にお試しください。