クラウドPBXが個人事業主・小規模に最適な6つの理由【最新版】
クラウドPBXは、個人事業主や小規模オフィスにもおすすめの最新の電話システムです。
導入すると、オフィスにかかってくる電話を外出先でもスマホで受けられたり、場所を問わずスタッフと無料で内線通話ができたりと、電話業務の効率化につながります。
この記事では、個人事業主や小規模オフィスがクラウドPBXを導入する6つのメリットや、導入時の注意点をご紹介。
業務効率化や通信コストの削減など、電話まわりに関する課題をお持ちの方はぜひご一読ください。
この記事のもくじ
個人事業主・小規模オフィスにおすすめのクラウドPBXとは
クラウドPBXは、従来はオフィス内に設置していたビジネスフォンの主装置（PBX）をクラウド化し、インターネット上で通信・通話をするサービスです。
従来のビジネスフォンの場合、社内に設置した主装置と電話機を有線接続しなければならず、電話業務はオフィスに縛られていました。
しかしクラウドPBXは、この主装置をクラウド上に構築することにより、インターネット環境さえあれば場所を問わず会社電話の応対ができます。
クラウドPBXは「スマホ内線化」ができる画期的システム
スマホ内線化とは、スマホをオフィス内に設置されたビジネスフォンのように使うことです。
従来の電話業務では、オフィス内に設置された固定電話機を使用するのが主流でした。
もちろんスマホで発着信自体はできますが、スマホはオフィス内にある主装置と有線接続されていません。
そのため、主装置と接続してある固定電話機とは異なる電話システムを使うことになり、お互いに内線をかけあえません。
それに対してクラウドPBXでは、インターネットを通じて電話機とクラウド上の主装置とを接続します。
スマホであれ固定電話機であれ、インターネットを通じて同じ主装置とつなげば、同じ電話システムを共有することになります。
そのため、スマホと固定電話機との間で内線をかけあうことが可能で、スマホから会社代表番号での発着信もできます。
電話機のほかにスマホやPCがビジネスフォンに
クラウドPBXでは、固定電話機やスマホのほかに、タブレットやPCなども使えます。
先ほど「クラウドPBXはスマホ内線化が可能」と説明しましたが、タブレットやPCも同じ仕組みで内線化できます。
従来のビジネスフォンとは異なり、クラウドPBXではインターネットに対応する多種多様な端末を電話機として利用可能です。
このことは企業に以下のようなメリットをもたらします。
社員個人のデバイスを使うことで専用電話機購入費用を浮かせられる
社員個人のデバイスを業務に利用することを「BYOD」と呼びますが、クラウドPBXではそれが可能です。
BYODだと、ビジネスフォンなど専用電話機の購入が不要で、設備コストを節約できます。
また、社員は使い慣れたスマホで操作できますし、別途社用スマホを持ち歩かなくてよくなります。
スマホだけで電話環境を作り上げることも可能
1人で事業を行う個人事業主や小規模オフィスの場合、あるいは外出が多くオフィスが無人であることが多いときには、わざわざ固定電話機を置く必要がなくなります。
クラウドPBXではスマホのみ、スマホとPCのみなど、使用端末を柔軟に選べます。
クラウドPBXで使用可能な端末について詳しくは、以下の記事もご覧ください。
インターネット環境があれば場所を問わず使える
先述で軽く触れましたが、クラウドPBXはインターネット環境があれば場所を問わず使える便利なシステムです。
従来のビジネスフォンでは、主装置と固定電話機を設置しているオフィス内でしか電話業務ができませんでした。
しかしクラウドPBXなら、スマホ内線化の仕組みを使うことで、「場所の縛り」がなく電話業務を行えます。
自宅でも地方でも海外でも、インターネットさえあれば主装置にアクセス可能です。
※海外の場合は一部利用できない国もあります。
この場所の制限がない電話システムは、個人事業主・小規模オフィスにとって、大きなメリットをもたらします。
個人事業主・小規模オフィスがクラウドPBXを導入する6つのメリット
個人事業主・小規模オフィスがクラウドPBXを導入するメリットとして、以下6つの点を取り上げます。
- 社会的信用の高い市外局番を利用できる
- オフィスへの着信をどこでも受けられて電話を取り逃さない
- スマホでどこからでも会社代表番号で発信できる
- スタッフ同士どこにいても無料で内線通話が可能
- 転送・折り返し不要で取次ぎの手間やコストを削減
- 初期費用が圧倒的に安く導入もスピーディ
それぞれのメリットを解説します。
社会的信用の高い市外局番を利用できる
クラウドPBXでは、社会的信用の高い市外局番を利用できます。
市外局番は昔から使われているなじみ深い番号であり、基本的に企業が特定の地域に実在していることを示す番号であるため、信頼性が高いとされています。
実際、「050番号や携帯番号だけの会社より、市外局番も記載している会社の方が信用できる」という方は少なくないでしょう。
クラウドPBXで市外局番を利用できることは、個人事業主にとって有利なポイントです。
個人事業主は法人や名の知れた企業と比べると、どうしても対外的な信用に欠けてしまうことがあります。
そのため少しでも信用度を上げることが重要な人たちにとって、市外局番は社会的信用性が高い電話番号なので利用するに越したことはありません。
クラウドPBXでは新規で市外局番を取得できるだけでなく、いま使っている市外局番を継続利用することも可能です。
市外局番を得るだけならクラウドPBXでなくてもできますが、スマホ内線化などほかのメリットと総合的に考えると大きなメリットになるでしょう。
オフィスへの着信をどこでも受けられて電話を取り逃さない
クラウドPBXを導入すれば、オフィスへの着信をどこでも受けられて電話を取り逃しません。
1人あるいは少人数で運営していることが多い個人事業主の場合、全員外出してオフィスが無人になることが珍しくないでしょう。
オフィスに固定電話を引いている場合、外出中だと、電話を取りこぼしてしまいます。
仮に商品やサービスに関する問い合わせがあったときに受電できなかったら、貴重な商談機会を逃してしまいます。
オフィスにかかってきた電話をスマホに転送する電話転送サービスを使えば受電できますが、転送料が高いのが難点です。
この点クラウドPBXなら、外線をスマホへダイレクトに着信させることができます。
また同時着信機能を使って、オフィスの固定電話機と手元のスマホに同時着信させることも可能です。
あるいは自動転送機能を使って、無人のオフィスにかかってきた電話をスマホへ転送させることもできます。
しかも転送料金はかかりません。
オフィスを無人にしても電話を取り逃さないため、ビジネスチャンスを失わずに済みます。
スマホでどこからでも会社代表番号で発信できる
スマホでどこからでも会社代表番号で発信できるのも、クラウドPBXの魅力です。
オフィスの代表番号にかかってきた電話を出先で受けるだけでなく、こちらから代表番号で顧客や取引先に架電できます。
架電するだけなら携帯番号からでもできますが、代表番号からかけることで以下のようなメリットが得られます。
代表番号が市外局番だと信用されやすい
先述のとおり携帯番号より市外局番のほうが信頼されやすいため、
相手に電話を受けとってもらえる可能性が高いです。
プライベートを守りやすい
携帯番号からかけると、当然相手に携帯番号が表示されます。
そうなると、その番号に顧客や取引先から電話が来るようになり、労働時間外にも頻繁に着信が鳴ってしまうかもしれません。
また私用スマホを使っている場合、自身の携帯番号が知られるわけなので、プライバシー情報が広まる恐れもあるでしょう。
個人事業主は私用スマホを仕事に使っているケースが多いため、この点でリスキーです。
クラウドPBXは、個人の携帯番号とは切り離された代表番号で発信できるため、プライベートを守りやすくなります。
スタッフ同士どこにいても無料で内線通話が可能
スマホ内線化についての解説でも触れましたが、クラウドPBXでは、スタッフ同士どこにいても無料で内線通話が可能です。
さらにインターネットを通して同じ主装置にアクセスすることで、どこにいてもオフィス内にいるのと同じ要領で電話業務ができます。
事業内容にもよりますが、個人事業主や小規模オフィスの場合、社員全員が外に出ることも少なくないでしょう。
クラウドPBXを使えば、「オフィスから外出先」「外出先から外出先」「出張先とオフィス」など、さまざまなケースでも内線通話が可能です。
従来のビジネスフォンだとそれができず、お互いに有料で外線をかけなければなりませんでした。
社員間の連絡がすべて内線ですむようになれば、通話コストを削減できます。
転送・折り返し不要で取次ぎの手間やコストを削減
クラウドPBXを導入すると、転送・折り返し不要で取次ぎの手間やコストを削減できます。
従来のビジネスフォンの場合、外出中の担当者あてにオフィスへ着信があると、電話を受けた社員が転送するか、折り返し電話の約束をするかしなければなりません。
これでは転送すると、転送料金がかかってしまいます。
折り返し電話だと、オフィスから担当者への外線と、担当者から顧客への外線で二重に通話料がかかるほか、取次ぎをする社員にも負担があります。
この点クラウドPBXでは、内線で外出中の社員に電話を取り次げるため、転送料がかかりません。
また、リアルタイムに電話をまわせるため、顧客を待たせず、顧客満足度の向上にもつながります。
初期費用が圧倒的に安く導入もスピーディ
クラウドPBXは、初期費用が圧倒的に安く導入もスピーディなため、資金が限られた小規模事業者にも便利です。
新たに固定電話を契約したり、ビジネスフォンシステムを構築したりすると、数万～数十万円かかります。
導入するシステムによっては、数百万円かかることもあるでしょう。
新しく起業する個人事業主の場合、規模の大きな企業と比較して、資金力が限られている場合が珍しくないはずです。
この点、クラウドPBXは自前の設備がほとんど不要なため、導入費用を安く抑えられます。
サービスによっては初期費用が無料のところもあります。
導入スピードについても、面倒な工事や機器の導入が不要な分、最短即日で開通できるサービスもあります。
このように、イニシャルコストが安く導入スピードも早いことは、個人事業主や小規模オフィスにも向いています。
個人事業主・小規模オフィスのクラウドPBX導入時の注意点
個人事業主・小規模オフィスがクラウドPBXを導入する際、以下の5つの注意点に気を配ることは大切です。
- 1ユーザーから柔軟に契約できるか
- 導入・運用・トラブルに対するサポートが万全か
- 現在使っている固定電話番号を引き継げるか
- 通話品質が高く快適に電話できるか
- 業務効率化につながるオプション機能があるか
これらの注意点を意識してサービスを選ぶことで、導入後に後悔することはありません。
各点について詳しく見ていきましょう。
1ユーザーから柔軟に契約できるか
最初の注意点は、「1ユーザーから柔軟に契約できるか」です。
クラウドPBXのサービスは多くのベンダーが提供しており、サービス内容はベンダーにより異なります。
サービスのなかには、1ユーザーから契約できることもあれば、「20内線で〇〇円」など一定数のライセンスが含まれた契約が求められることもあります。
1人ないしはごく少人数しかいない個人事業主であれば、多くのライセンスは必要ないでしょう。
その場合、1ユーザー単位で契約できるプランのほうが、コストパフォーマンスが優れている可能性が高いです。
導入・運用・トラブルに対するサポートが万全か
2つ目の注意点は、「導入・運用・トラブルに対するサポートが万全か」です。
1人か少人数で運営している個人事業主の場合、電話関連設備の知識や保守点検に通じた人材を確保しているケースは少ないでしょう。
中規模以上の企業でさえ、複雑な設備のメンテナンスを行える人材がいるとは限りません。
従来のビジネスフォンの場合、オフィスに主装置を設置するため、保守点検が求められます。
しかし、それができる人材がいなければ、メンテナンスを外注しなければならないでしょう。
クラウドPBXでは自社に設備を置かないため、導入から保守点検にいたるまで自社で対応する必要がありません。
その点、すべてベンダーに任せられるので気軽に運用できます。
とはいえ、すべてのベンダーが導入手続きや運用の仕方について、同様にサポートしてくれるわけではありません。
そのため、導入時や運用時につまずかないよう、サポートが充実しているベンダーを探すことが大事です。
具体的には以下のような点をチェックしましょう。
- クラウドPBXの仕組みや料金などに関する説明が丁寧か
- 導入後も使い方を説明してくれるか
- 自社のニーズに合ったプランを提案してくれるか
現在使っている固定電話番号を引き継げるか
3つ目の注意点は、「現在使っている固定電話番号を引き継げるか」です。
クラウドPBXでは、現在使用中の固定電話番号をそのまま使い続けられます。
とはいえ、番号の引き継ぎには一定の条件があるうえ、ベンダーが引き継ぎに対応したサービスを提供している必要があります。
番号引き継ぎの条件についてはどの固定電話番号についても同じです。
しかし引き継ぎ可能な番号であっても、ベンダーがそれに対応していなければ引き継ぎしてもらえず、番号が変わってしまいます。
既存番号が変わってしまうと、サイトやパンフレットの更新・各種届出の変更など、いろいろ面倒です。
すでに渡された名刺や資料などに古い番号が印刷されていれば、それらの媒体からの流入を失うかもしれません。
このような手間を考えると、既存番号を引き継げるベンダーと契約するほうがベターです。
電話番号の引き継ぎの問題に関しては、以下の記事をご覧ください。
通話品質が高く快適に電話できるか
4つ目の注意点は、「通話品質が高く快適に電話できるか」です。
電話サービスにおいて最重要なのは、やはり音質です。
ノイズや音の途切れがしょっちゅう起こるなど、音質の問題があれば、顧客に不快な思いをさせたり、社員のストレスがたまったりします。
クラウドPBXの通話品質は、ベンダーが提供するサービスにより異なります。
クラウドPBXはIP電話を利用するサービスの一種ですが、IP電話には種類があって、音質レベルが異なるからです。
総務省はIP電話事業者が提供するサービスに品質基準を設けており、音質が優れた順から「A」「B」「C」とランク付けしています。
契約するサービスがAクラスであれば、当然通話品質は期待できます。
導入前には、この通話音質のランクを確認するようにしましょう。
またトライアルに申し込んで、実際に自分自身の耳で音質を確かめるのもよい方法です。
クラウドPBXの音質の詳細については、以下の記事をご覧ください。
業務効率化につながるオプション機能があるか
5つ目の注意点は、「業務効率化につながるオプション機能があるか」です。
クラウドPBXを使う最大の利点は、場所の制限なく電話業務ができることですが、魅力はそれだけではありません。
スマホやタブレット・PCなどにはクラウドPBXの専用アプリをインストールしますが、アプリにはさまざまな便利機能が含まれているのが一般的です。
サービスにより便利機能の内容は異なりますが、たとえば以下のような機能があります。
- インターネットFAX：FAX機なしでメールの送受信が行える機能
- CTI（顧客情報表示）：着信時に顧客情報を自動表示する機能
- グループウェア：顧客情報や電話帳・業務進捗などを一元管理・共有できる機能
- IVR（自動音声対応）：自動で音声案内を流して担当者・部署へつなげる機能
これらは便利機能のほんの一部です。
提供されている機能を上手に使えば、業務効率化はもちろん、コスト削減にもなるでしょう。
たとえば個人事業主の場合、オフィス内の設備が必要最低限で、FAXを持っていないかもしれません。
しかしインターネットFAX機能があれば、FAX機がなくても対応できます。
このようにメリットが大きいため、アプリにどのような便利機能があるかも事前にチェックするようおすすめします。
クラウドPBXの機能の詳細は、以下の記事をご覧ください。
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- 便利機能が豊富
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まとめ
クラウドPBXは従来のビジネスフォンと比べて、電話業務の自由度が高い画期的な電話システムです。
オフィス内外を問わず、スマホをはじめ各種電話機で電話業務を行えます。
外出することが多い方や、オフィスが無人になることが多いケース、設備コストを最小限に抑えて電話環境を構築したい方など、多くのケースでクラウドPBXは活躍します。
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