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【クラウドPBX導入事例・自治体編】

【クラウドPBX導入事例・自治体編】

この記事のもくじ

自治体がサービスを提供するためには、安定した音声品質のクラウドPBXが不可欠です。特に2011年の震災以降は、大きな災害時でも自治体の機能を維持できる災害に強いネットワークの構築が重要視されています。

今回は、【クラウドPBX導入事例・自治体編】と題して、自治体でのクラウドPBXの導入事例について紹介します。自治体では、災害時の対策以外にどのような点が重視されているかについても案内しています。今回の導入事例を参考していただくことで、企業の導入の際にも災害時に強い電話設備導入の参考にしていただけるかと思います。

自治体にクラウドPBXが適している理由とは

クラウドPBXは自治体にも数多く導入されています。自治体がクラウドPBXを導入するメリットとはどのような点が挙げられるでしょうか?

真っ先に挙げられるのは、災害対策です。東日本大震災をきっかけに、災害に強い通信設備の構築の必要性が高まっています。災害時、自治体は適切な情報発信や災害の応急対応、住民からの問い合わせ、マスコミ対応など、多忙を極めます。そのような際に電話設備がダウンしていると、自治体の機能としてはたちまち麻痺をしてしまいます。したがって、災害に強い設備は必須です。

例えば、NTT東日本では、地方自治体に対して災害対策の案内をおこなっています。
クラウドPBXは、クラウド上のPBXを使用してネットワークを構築するため、庁舎が損壊した場合やネットワークが切れてしまった場合でも、インターネット接続さえできれば仮庁舎や避難所から業務を続けることが可能になります。

また、Web電話帳機能を活用すれば、クラウド上に電話帳データを保存することができるため、災害時にも電話帳データを消失させずに残しておくことができます。

こうした機能はスタッフのスマートフォンやタブレット端末と連携させることによりさらに利便性が向上し、災害に対する更なる備えにもなります。

事例①南会津町での事例

福島県南会津町では、Arcstar Smart PBXを導入し、災害への対策を踏まえた通信ネットワークの構築をおこなっています。

導入時の課題

南会津町では、4拠点(本庁、3支所)の既存のオンプレミス型のPBX老朽化と新庁舎の建築をきっかけに全拠点一括でクラウドPBXを導入することになりました。元々4つの町と村が合併してできた南会津町は、それぞれの庁舎が残っており、個別にオンプレミス型のPBXを設置していたのです。
また東日本大震災の際には、PBXやシステムのダウンしてしまい、復旧に多大な手間とコストがかかってしまった反省を踏まえ、BCP対策への対応も重要視されていました。

クラウドPBXの導入の効果

導入の決め手となったのは、導入コストです。オンプレミスのPBXをそれぞれに導入する場合と比べてクラウドPBX「Arcstar Smart PBX」は導入コストが4分の1で導入が可能でした。
さらに電話機の台数の最適化も図ることに成功しました。使用していない回線の整理により、電話機の台数は従来の3分の2まで削減。

また、レイアウト変更の際にもクラウドBPXであれば配線のつなぎ直しがなく柔軟に対応が可能というメリットがありました。
今後は、ルールを制定し従業員のスマートフォンを業務に活用するBYODにも対応していくということです。

事例②佐倉市での導入事例

千葉県佐倉市では、既存の電話システムの更改時期をきっかけに、クラウドPBX「SmartCloud®Phone」を導入されました。
その際に重視されたポイントや結果などを紹介します。

クラウドPBX導入のポイント

佐倉市での「SmartCloud®Phone」導入のポイントは以下の通りです。

・既存の電話システムと操作性や通話品質を変えずにスムーズに移行をしたい
操作性の悪さが業務効率の低下を招き、市民サービスに支障をきたす可能性があり、スムーズな移行が必須でした。通話品質やタイムラグに関しては不安が解消されるまで入念にテストをすることで懸念を払しょくしてから導入を決定されました。

・内線通話、代表番号着信、ダイヤルイン、各種転送、メッセージ応答などの多機能が搭載されていること

クラウドPBX導入の効果

キャリアの音声回線と同等レベルの通話品質を備えている「SmartCloud®Phone」は、従来のオンプレミスPBX以上と感じられるほどの通話品質になったとのことです。福祉などの長時間の電話が必要な部門では特にその音質の良さが実感されています。

また、いざというときに市役所としての責務を果たせるよう、サーバーやネットワークは二重化されています。仮に一方にトラブルが生じた際にいは自動的にバックアップシステムに切り替えられます。さらにIP電話では「110」「119」などの緊急通報に対応していませんが、回線リソースを別に設けることでこれらのダイヤルできるように設定されています。こうしたBCP対策も万全の対応を整えています。

「SmartCloud®Phone」は複数の電話機に対応しており、元々の電話機にも対応しているため、移行もスムーズでした。

まとめ

自治体へのクラウドPBXの導入事例として福島県南会津町と千葉県佐倉市の事例を紹介しました。
どちらの例でも、庁舎やシステムの老朽化やシステム更改のタイミングで災害時に強い電話設備を導入するためにクラウドPBXを導入されています。

クラウドPBXであれば、大きな災害が起こってもインターネット環境があれば継続して電話設備を使用し続けることができます。また、音質やサービス内容などについても事前に確認をすることでリスクを避けることができます。

今回の事例を参考にぜひクラウドPBXの導入をぜひ検討してください。

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