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【導入事例・ホテル編】クラウドPBXでコスト削減と業務効率化!

【導入事例・ホテル編】クラウドPBXでコスト削減と業務効率化!

この記事のもくじ

外国人観光客の増加といった要因から、近年非常に活気づいているホテル業界。

そのため、クラウドPBXの導入も非常に盛んです。

今回は「【導入事例・ホテル編】クラウドPBXでコスト削減と業務効率化!」と題して、ホテル業界のクラウドPBX導入事例をご紹介

さらに、従来のPBXや固定電話の必要性やクラウドPBXのメリットなどについてもお話したいと思います。

時代の流れとともに、ホテルもかなりシステム化されていますので、既存の概念にとらわれず柔軟に対応をすることで、業務の効率化やコストの削減も期待できますよ。

ホテルのクラウドPBX導入が進む!

従来はホテルにもビジネスフォンの設置が必須でしたが、近年はクラウドPBXの導入が進んでいます。

クラウドPBXの導入が進んでいる背景は3点。

まずはそちらを、ご紹介します。

クラウドPBXならスタッフのスマホを内線化

クラウドPBXであれば、アプリをインストールするだけでスタッフのスマホを内線化できます。

スタッフが事務所を離れる場合でも、外線や客室からの呼び出しに対してスマホで直接応答できるので、宿泊客に対し早いレスポンスが可能。

携帯電話の2台持ちなどの手間も軽減されます。

導入費用が安い

クラウドPBXは従来のビジネスフォンのような、高額な設備が必要ありません。

安価なライセンス費用のみで導入できるため、経費を大きく軽減できます。

キャンペーンなどを利用してかなり安くなるケースもあり、例えば「OFFICEO PHONE」というメーカーの場合なら、導入費用+3か月月額無料キャンペーンを実施しています

さまざまなIT機能を利用することができる

ホテル管理システムの「PMS(Property Management System)」との連携によるモーニングコール機能やスタッフ間の連絡を円滑にするチャット機能など、便利なIT機能も利用できます。

客室に内線用の電話機を設置せず、宿泊客に自分自身のスマホにアプリをダウンロードしてもらい、室内の電話機の代わりにモーニングコールや内線などの機能を使ってもらうようにしているホテルも。

これらの理由により、ホテルにもクラウドPBXの導入が進んでいます。

この後の章で、導入事例を交えながら、ホテルで活用したいクラウドPBXの機能について紹介します。

鬼怒川金谷ホテルでの導入効果

鬼怒川金谷ホテルは、高価格帯のリゾートホテルです。

鬼怒川金谷ホテルでは、従来のオフィス内に設置するタイプのPBXの故障をきっかけに、ビジネスフォンからクラウドPBXへの切り替えをおこない、結果的に客室の雰囲気のアップとコストの削減に成功しました

クラウドPBXの導入内容と効果

鬼怒川金谷ホテルでは、以下の2点のメリットが見られました。

①客室の雰囲気アップ

客室の雰囲気を重視している鬼怒川金谷ホテルでは、従来型の固定電話タイプの電話機が客室の雰囲気にマッチしないといった課題がありました。

クラウドPBXの導入によって、従来型の電話機を撤廃する代わりにタブレットを導入し、客室雰囲気をアップすることに成功。

例えば、外国人観光客が増加する状況で日本らしい雰囲気を重視する場合や、最先端のイメージを表現したいホテルなどでは、従来型のビジネスフォンを撤廃して雰囲気にあったタブレットを導入するのが効果的です。

②コストの削減
従来型の電話機を撤廃することによりコストの削減に成功しました。

それまでは、室内のビジネスフォンの保守・管理業務やトラブル発生時の工事費用が発生していたり、客室に紙媒体のパンフレットを設置したりしていましたが、それらが不要になりました。

ブライトンコーポレーションでの導入事例

ブライトンコーポレーションは千葉県・京都府・大阪府といった都市に拠点を持つホテルです。

外国人観光客の増加や、ディズニーリゾートの人気で業績は好調が続いていたものの、拠点間の電話設備構築が複雑化しており、コストも高くなっているという状況でした。

クラウドPBXの導入内容と効果

スタッフのスマホに専用のアプリをインストールするだけで導入できるクラウドPBXは、非常に手軽に導入できます。

さらに、拠点間やスタッフの携帯電話が内線化されて無料通話できるため、通話料がかからなくなります。

元々複雑なシステムを設計していても簡単に導入できることに加え、管理負担の軽減、コミュニケーションの活性化などのメリットが生まれました。

ホテルに特化したクラウドPBXの6つの機能紹介

クラウドPBXには、ホテルで活用したいさまざまな機能があります。

機能を活用することにより、ホテルの業務を効率化したり、顧客満足度を向上させたりする効果にも。

この章では、特にホテルに特化したクラウドPBXに搭載されている機能の特徴について紹介します。

ホテルスタッフ用機能①清掃管理機能

客室の状況(チェックアウトしているか否か、清掃が済んでいるか否かなど)をクラウドPBXの機能で、スタッフのスマホからチェックできる機能です。

清掃の漏れを防ぐだけでなく、客室を効率よく清掃できます。

ホテルスタッフ用機能②顧客管理

宿泊客の氏名・住所・電話番号・宿泊履歴など顧客情報をいつでも閲覧、管理できます。

ホテルスタッフ用機能③PMSとの連動

PMSは、宿泊客の予約から精算・チェックアウトまでの一連の流れを管理するシステムです。

クラウドPBXの中には、PMSと連携可能なものもあり、たとえば客室の詳細情報をキャッチしたり、ルームサービスやフロントとの連携ができたり、予約時の顧客情報の確認ができたり‥‥とさまざまな業務を効率化できます。

ホテルスタッフ用機能④勤怠管理

タイムカードを利用しなくても、スタッフのスマホを利用して勤怠管理が可能。

デジタルで集計までできるので、経理業務の簡略化が期待できます。

宿泊客用機能①多言語通訳

外国人客が利用する場合、多言語通訳の機能を利用すれば外国語の話せるオペレーターに接続されるサービスです。

宿泊客用機能②モーニングコール

クラウドPBXのアプリの中には、モーニングコール機能が可能なものもあります。

客室に内線用の電話機やアラーム設置が必要に。

ビジネスフォンの機能にこだわって選ぶという選択肢もある!

ホテルに特化した機能を搭載するクラウドPBXを利用すれば、スタッフの働きやすさをアップしたり、顧客の満足度を高められたり、とメリットがたくさん。

ただ「ホテルに特化したクラウドPBXを導入しないと、予約業務や顧客対応の業務効率化が図れないのでは?」という不安が残るかもしれません。

でもけっしてそういうわけではなく、クラウド型の安価なホテル管理システムが多数リリースされている今なら、実はクラウドPBXにホテル管理業務を紐づけなくても、それほど問題はないのです

むしろ、ビジネスフォンとして通信状態が不安定だったり、導入費用が高くついたりしてしまったりすることで、デメリットの方が多くなってしまう可能性も。

「同じクラウドPBXで、通話品質や回線の安定性は異なるの?」

という疑問もあると思います。

結論からいえば、品質の安定しているクラウドPBXは増えていますが、やはりメーカーやサービスによっては品質に不安のあるクラウドPBXもあります

品質面については、それぞれのサービスをチェックしてから導入する必要がありますが、当サイトで自信をもって紹介できるクラウドPBXを1つだけ紹介します。

それが「OFFICE PHONE」です。

「OFFICE PHONE」は、19年間に渡る研究・開発により20,000社に導入されている業界の中でもトップクラスの品質を持つクラウドPBXです。

安定した通話品質は、従来型のビジネスフォンと比較をしてもそん色がありません。

「OFFICE PHONE」を販売しているのは「OFFICE110」という通信機器全般を扱っているメーカーなので、導入についても非常にスムーズで、もし分からないことや困ったことがあれば営業担当者がしっかりサポートしてくれます。

また、NTT光回線のサービスを土台にしており、NTTの市外局番を継続利用することも可能。

月額料金は、10台あたり3,400円~。

導入費用は現在、無料キャンペーン実施中です。

無料搭載されているグループウェアで情報共有をしたり、月額200円の勤怠管理サービスを利用したりと便利な機能も豊富。

興味のある方は、まず気軽に問い合わせをされてみてはいかがでしょうか?

詳しくはこちら:『OFFICE PHONE

まとめ

外国人観光客の増加を受けて活気づいているホテル業界でも、ホテル全体のシステム化やスマホの導入率の増加に伴ってクラウドPBXの導入が進んでいます。

従来とは異なり客室に電話機を置いておく必要性も薄れてきていることや、ホテル業務と連動することで「清掃管理」や「顧客管理」がスムーズに行えるというメリットが支持が増えている理由でしたね。

客室の景観を損なわずスタイリッシュな空間を演出できるというのも、クラウドPBXのタブレット端末が喜ばれるポイント。

クラウドPBXにはさまざまなメーカーとサービスがありますが、ホテル業界にマッチした機能を持つクラウドPBXもあるので、ぜひ吟味してください。

記事内で紹介した「OFFICE PHONE」は、基本性能が非常に高いので、選択して後悔しないクラウドPBXです。

事例を参考にしながら、導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

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