クラウドPBXについて知ろう

【クラウドPBX】ホテル・旅館におすすめ！メリット・導入事例をご紹介

ホテルや旅館において「電話業務」は、予約受付や宿泊客との連絡、スタッフ同士の連携音手段として必要不可欠です。

お客様に気持ちのよいサービスを提供するためには、電話環境を改善してスムーズに対応できるようにしたいもの。

そこで役立つのが、従来のビジネスフォンに代わる新しい電話サービス『クラウドPBX』です。

本記事では、ホテル業界でクラウドPBXを活用するメリットや導入事例、おすすめサービスをわかりやすくご紹介します。

ホテルや旅館ならではの便利機能についても解説しますので、いま電話業務に課題をお持ちの方は最後まで必見です。

ホテル業界の電話業務を改善！クラウドPBXとは

電話での問い合わせや予約をはじめ、宿泊客やスタッフ間とのやり取りなど、ホテルや旅館では電話業務が欠かせません。

そこで近年、電話業務改善やサービス向上を目的に、クラウドPBXを導入して館内の電話システムをクラウド化するホテル・旅館が増えています。

そもそもクラウドPBXとは、従来は館内に設置するビジネスフォンのPBX（主装置）をクラウド化し、インターネット上で通信・通話を可能とするサービスです。

物理的な主装置（PBX）が不要でインターネットで電話端末をつなぐため、従来のように電話線を張り巡らせる必要はなし。

専用の機器の設置工事や配線工事が不要なので、導入コストを抑えながらスピーディに電話環境を構築できるところが大きな特徴です。

クラウドPBXと従来のPBXの仕組みや違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。

【最新】クラウドPBXの構築の仕組みとは？初心者向けに簡単解説

ホテル業界がクラウドPBXを導入するメリット

ホテルや旅館でクラウドPBXを導入するメリットは大きく以下の4つです。

ここでは、それぞれのメリットを詳しく解説します。

グループホテルやスタッフのスマホを内線化できる

ホテルや旅館でクラウドPBXを導入する1つ目のメリットは、グループホテルやスタッフのスマホを内線化できることです。

クラウドPBXは、インターネット環境さえあれば場所を問わずに代表電話が使えます。

外出中のスタッフがホテルの番号を使って発着信できるほか、離れた場所にいるスタッフや、拠点の異なるグループホテルとの間でも無料で内線通話が可能です。

内線網の範囲が広がることは、グループホテル内の円滑なコミュニケーションや、スタッフ同士の連携に役立ちます。

たとえば、送迎者のドライバーや客室清掃スタッフともスマホを使った内線通話が可能になり、素早い情報伝達により業務効率が上がります。

出張などで席を外すことの多い管理職とも、無料の内線通話でコミュニケーションが取れるため、緊急時における重要事項の決定やトラブル対処もスムーズです。

なお、クラウドPBXは外出先からも代表電話番号での発信が可能で、従来であれば館内でしか行えなかった電話業務も外出先で行えるようになります。

初期費用を抑えてスピーディに導入できる

ホテル業界でクラウドPBXを導入する2つ目のメリットは、初期費用を抑えてスピーディに導入できることです。

従来のオンプレミス型PBXを導入するには、物理的なPBX（主装置）の設置や配線のための大がかりな工事が必要で、規模にもよりますが数百～千万単位の費用が発生することも。

ホテルの改装や移転、オンプレミス型PBXの老朽化により交換が必要なときも、工事業者へ依頼する手間と多額の費用が発生します。

これに対して機器の設置や配線工事を必要としないクラウドPBXは、初期費用を大幅に抑えて導入可能です。

クラウドPBXを導入する際の初期費用は20,000～50,000円が相場で、提供事業者によっては0円の場合もあります。

また、導入スピードも最短即日から数週間ほどが一般的で、急ぎで導入したい場合も安心です。

初期費用やランニング費用など、クラウドPBXの導入費用の詳細は、以下の記事で詳しく解説しています。

【項目別】クラウドPBXの初期費用とは？5社比較とコストを抑える秘訣

客室電話を廃止してコスト削減できる

ホテルや旅館でクラウドPBXを導入する3つ目のメリットは、客室電話を廃止してコスト削減できることです。

クラウドPBXでは、電話機としてタブレットやスマホも使用できるようになります。

複雑な配線工事は不要で、客室電話の新規導入で発生するような高額の費用はかかりません。

保守費用・修繕費用や老朽化による入れ替えでかかる費用も不要になり、コスト面で大きなメリットが得られます。

客室電話を廃止してタブレットやスマホを利用することで、機器の入れ替え・移転・保守などで発生していた電話設備のコストを大幅に削減したホテル・旅館は数多くあります。

客室電話だけなく、営業など外出の多いスタッフを中心にBYODを導入することで、端末購入やメンテナンスにかかる費用を抑えることも可能です。

業務効率化・顧客満足度アップにつながる便利機能を使える

ホテル業界でクラウドPBXを導入する4つ目のメリットは、業務効率化・顧客満足度アップにつながる便利機能を使えることです。

クラウドPBXでは、従来のビジネスフォンで使える外線・内線・保留などの基本機能以外にも、業務改善につながるさまざまな便利機能があります。

ここでは、業務効率化および顧客満足度アップにつながる主な機能を紹介します。

業務効率化につながる機能

クラウドPBXで使える、ホテル・旅館の業務効率化につながる機能は以下のとおりです。

録音機能

顧客やスタッフとの通話内容を録音し、データをクラウド上に保管する機能です。
録音データは、予約内容の確認や電話でのやり取りで起こりがちな「言った・言わない」トラブルの事実確認に利用できます。

IVR機能

自動応答ガイダンスを使って要件ごとに振り分ける機能です。
住所や道順・チェックイン・チェックアウトの時刻など、わざわざスタッフが対応する必要のない要件は自動音声で対応できます。
用件別に担当者へ転送したり、営業時間外・深夜帯の電話対応に活用したりもできます。

CTI機能

顧客管理システムと連携して、発信者の情報をPCやスマホ画面に表示させる機能です。
氏名・住所・宿泊履歴など顧客情報を瞬時に把握し、スムーズな対応につなげられます。

客室清掃管理

客室の状況をスマホの画面で確認できる機能です。
チェックアウトや客室清掃終了の報告を都度内線通話で行う必要はなくなり、画面上で一括管理できます。
一目で館内の状況を把握し、予定より早く到着した宿泊客へも臨機応変に対応できます。

勤怠管理

フロント・レストラン・調理など、職種ごとに異なるシフトを一括管理する機能です。
シフト表作成・シフトの当日変更・正確な労働時間の把握などを可能にします。

PMS連動

宿泊施設で利用しているPMS（ホテル管理システム）との連動も可能です。
従来のシステムを入れ替えることなく、慣れ親しんだ機能はそのまま使えます。

顧客満足度アップにつながる機能

クラウドPBXを導入し、以下のような便利機能を使えるようにすることで、顧客満足度アップにつながると期待できます。

館内案内

紙で印刷していた館内案内を、スマホやタブレットに表示する機能です。
パンフレットの印刷や配布の手間を省き、情報の追加・修正も即座に反映できます。
キャンペーンなどお得な情報を随時追加して、サービス向上を目指せます。

観光案内

周辺施設やおすすめの観光コースなど、観光案内もスマホやタブレットで表示可能です。
外国語表示にも対応していて、大量の情報を印刷することなく、画面上で必要な情報を検索してもらえます。

アラーム

アラームを鳴らす機能もタブレット画面で簡単に設定できます。
アラームをフロントにいちいち依頼する必要はありません。

タクシー依頼

配車位置情報にもとづいてタクシーを呼ぶ機能です。
タクシーを依頼するのにフロントを経由する必要はありません。

オーダリング受付

タブレットからルームサービスや貸し出し用品の注文ができる機能です。
毎回フロントへ電話をする必要がなく、注文の取り違えなどトラブルを防止します。

ルームコントロール

客室の照明やエアコンなどの操作をタブレットで行える機能です。
リモコンの電池切れや紛失などによるトラブルを防止し、快適な宿泊につながります。

多言語対応

ホテルや旅館のインフォメーション・交通・観光情報などを多言語で表示させる機能です。
外国語対応のスタッフに頼ることなく、滞在を楽しんでいただけると期待できます。

ホテル特化型のクラウドPBXサービスおすすめ3選

クラウドPBXサービスの種類は数多く、業種によって必要な機能も異なります。

ホテル業界には一般企業と異なるニーズがあり、それらも踏まえて最適なサービスを選ぶことが大切です。

ここでは、ホテル特化型のおすすめクラウドPBXサービスを3つご紹介します。

MOT／Hotel Phone

（画像引用：MOT／Hotel Phone）

『MOT／Hotel Phone』は、株式会社バルテックが提供するホテル旅館用客室タブレットです。

宿泊客が利用する客室電話・館内案内などの機能をタブレットに搭載し、顧客満足度と業務効率を同時に実現します。

また宿泊客と従業員向けの多彩な機能が搭載されていて、ホテル・旅館の課題解決に効果的です。

『MOT／Hotel Phone』で使える主な機能は以下のとおりです。

ホテル業務をさらに効率化するオプション機能も用意されています。

• 自動チェックイン：QR認証・顔認証によるチェックイン・スマートロック入室を可能にする機能
• 勤怠／シフト管理：シフト作成や有休管理をシステム化できる機能
• スマホアプリ『HOT／TEL（ホッテル）』：必要最低限の機能でコストを抑えて導入できるホテル旅館用スマホアプリ

ホテル向けIPテレフォニーソリューション

（画像引用：ホテル向けIPテレフォニーソリューション）

『ホテル向けIPテレフォニーソリューション』は、株式会社日立情報通信エンジニアリングが提供する客室タブレットを活用したサービスです。

客室電話を廃止してタブレットを導入し、「おもてなし」の質を向上させたいホテル・旅館におすすめです。

業務用PC・客室用タブレット・スタッフ用タブレットを連携させ、業務効率向上やサービス品質の向上を実現します。

主な機能には以下のようなものがあります。

また、PMS連携の有無にかかわらず、客室管理を容易にするライトモデルも提供しています。

ライトモデルは、客室のチェックイン・チェックアウト・清掃状況など客室状況を、PC・スマホ・タブレットに見やすく表示します。

フロントや清掃スタッフの業務負担を減らし、スムーズな連携を実現したい場合におすすめです。

ホテル様向けVoiceConnect音声クラウドサービス

（画像引用：ホテル様向けVoiceConnect音声クラウドサービス）

『ホテル様向けVoiceConnect音声クラウドサービス』は、NECネッツエスアイ株式会社が提供する、ホテル向けのクラウド型電話サービスです。

タブレット・スマホのほかに、多機能電話機・アナログ電話機も利用可能で、既存システムとの併用で段階的にクラウド化したいホテル・旅館におすすめです。

モバイル回線があれば場所を選ばず内線通話が可能になり、Wi-Fiインカムとの連携でスタッフ同士の円滑なコミュニケーションが期待できます。

ホテル内での利用イメージは以下のとおりです。

ホテル業界でのクラウドPBX導入事例

フロント・ベル・予約・調理・客室清掃・レストラン業務など、実にさまざまな種類があるホテル・旅館の業務。

クラウドPBXを導入して各スタッフの連携をスムーズに行い、業務効率化やコスト削減を実現したホテル・旅館は数多くあります。

ここでは、ホテル業界でのクラウドPBX導入事例をご紹介します。

鬼怒川金谷ホテル

鬼怒川金谷ホテルは、電話環境をクラウドPBXとタブレット端末に刷新し、電話機廃止とコスト削減を実現しました。

高級路線の当リゾートホテルは、自営PBXと客室の卓上電話機を利用していました。
しかし、PBXの故障によるトラブル発生を機に、電話システム全体の見直しが必要に。

ポイントとなったのは、業者が駆けつけて保守を行うPBXの自営そのものをやめることでした。

そこでクラウドPBXを導入して、保守メンテナンスはメーカーがクラウド上で管理することに。
高級志向の客室の雰囲気に合ったIP電話がないことや、そもそも宿泊客が外線通話を行う頻度は極めて少ないことから、外線発信機能の廃止とタブレット端末の導入を決めました。

新システムでは、クラウドPBXに客室用タブレット端末41台と業務に使うIP電話15台ほどを接続し、外線発信は業務用IP電話機のみでできるようにしました。

年配層の多い宿泊客を考慮して、操作マニュアルをそばに置き、画面は常時点灯・初期画面は通話アプリに設定することでタブレット操作のトラブルを防止しています。

客室数がそれほど多くないため、従来型の刷新と比較して導入コストに大差はなかったものの、宴会場の通信型カラオケや他部署の電話回線・インターネット回線を集約することで、ランニングコストの削減につながりました。

ブライトンホテル

ブライトンホテルは、オンプレミス型PBXとクラウド型PBXサービスを併用することで、内線網の維持コスト半減および営業担当の業務効率化を実現しました。

千葉県をはじめ京都・大阪に5つのホテルを展開する、ブライトンコーポレーション。

事業拡大によりインフラを統合・拡張した結果、電話システムが複雑化し、専用線を使った内線網の維持費は毎月数十万円に達する状態でした。

また各拠点でPBXの導入時期が異なり、更新時期もバラバラであったことから、スムーズな管理や全面的な入れ替えが難しくなっていました。

しかし浦安でPBX更新のタイミングが来たのをきっかけに、電話システムの見直しを行うことに。
基幹システムとの連携上オンプレミス型PBXはそのままにして、専用線を廃止してクラウド型PBXへ置き換え、内線網を刷新することにしました。

オンプレミス型PBXと併用してクラウド型PBXを導入した結果、全拠点の内線網の維持にかかっていた約30万円の費用が約15万円にまで減少。
スマホ内線化により外回りの営業スタッフとのスムーズな電話対応も可能になり、今後はBYOD導入も視野に入れています。

また同じグループホテルのリニューアル時にもクラウドPBXを活用し、臨時サテライトオフィスでの電話システム構築が容易に。
今後事業拡大や組織変更を行う際も、クラウドPBXで柔軟に対応できると期待しています。

星野リゾート

星野リゾートは、設備投資のコストを抑えられるクラウドPBXを導入し、在宅での電話対応および優秀人材のスキル活用を実現しました。

同社では統合予約センターでも在宅勤務を促す体制を構築していましたが、主な業務はメール対応や事務作業に限られていました。

電話オペレーターとしても高いスキルを持つ優秀な人材がいるものの、その能力を活かしきれていないことが課題となり、在宅でも電話業務が行える仕組みを探していました。

そこで、既に導入していたナビダイヤルにクラウドPBXを組み合わせ、在宅勤務者とセンター勤務者が連携して電話対応できるようにしました。

クラウドPBXはスマホやPC（ソフトフォン）で内線通話を利用でき、自宅でも統合予約センターにかかってきた電話の着信が可能です。

統合予約センターへかかってきた電話は優先的に在宅勤務者へ振り分け、通話中または応答できない場合に予約センターで着信できるようにし、電話対応がスムーズになりました。

大規模な工事を必要としないクラウドPBXを選んだことで、導入費用はわずか数万円、導入を決めてから約10営業日で在宅勤務環境を構築できました。

やむなく在宅勤務を選んでいた従業員だけを対象にした取り組みでしたが、今後は在宅でできる業務の幅をさらに広げて、優秀な人材が活躍できる勤務環境整備を積極的に進める予定です。

ホテル・旅館の業務効率化は『OFFICE PHONE』もおすすめ！

ホテル・旅館の業務は多岐に渡り、電話業務の課題もさまざまです。

そのため、クラウドPBXの導入を検討する場合、必ずしもホテル向けに特化していなければならないわけではありません。

低コストかつ高品質のクラウドPBXを導入したい場合は、『OFFICE PHONE』 もおすすめです。

OFFICE PHONEには、ホテル・旅館での導入にもおすすめできる、以下のような特長があります。

OFFICE PHONEは、導入累計数20,000社以上の実績を持ち、ホテル・旅館を含むさまざまな業界で安心してご利用いただけるクラウドPBXです。

ノイズのないクリアな音質と使い勝手は、無料トライアルからお試しください！

まとめ

ホテル・旅館がクラウドPBXを導入するメリットは以下の4つのです。

ホテル・旅館には実なさまざまな仕事があり、各部署が連携を取り合ってスムーズに業務を進める必要があります。

上記のメリットは、連携に欠かせない電話業務の課題を解決し、従業員の業務効率化やサービス向上による顧客満足度アップにつながると期待できます。

クラウドPBXの提供事業者は数多く、ホテル・旅館向けに特化しているものも含めてさまざまなサービスがあるため、ニーズや目的に合わせて最適なものを選ぶことが重要です。

「低価格で高品質のサービスを探している」「導入後もしっかりとサポートしてほしい」場合は、次世代クオリティのクラウドPBX『OFFICE PHONE』を提供する弊社まで、お気軽にご相談ください。