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【導入事例・ホテル編】管理システムPMSとの連携も可能

【導入事例・ホテル編】管理システムPMSとの連携も可能

この記事のもくじ

外国人観光客の増加などの要因から、近年非常に活気づいているホテル業界。

ホテル業界でもクラウドPBXの導入が進んでいます。

今回は「【クラウドPBX導入事例・ホテル編】PMSとの連携」と題して、ホテル業界でのクラウドPBXの導入に関しての導入事例を中心に、従来のPBXや固定電話の必要性やクラウドPBXのメリットなどについて紹介します。

時代の流れとともに、ホテルもかなりシステム化されていますので、既存の概念にとらわれず柔軟に対応をすることで業務の効率化やコストの削減が実現できる可能性があります。

ホテルにクラウドPBXの導入が進む!

従来は、ホテルにもビジネスフォンの設置が必須でしたが、近年はクラウドPBXの導入が進んでいます。

クラウドPBXの導入が進んでいる背景を3点紹介します。

1.クラウドPBXならスタッフのスマホを内線化
クラウドPBXであればアプリをインストールするだけでスタッフのスマホを内線化することができます。

スタッフが事務所を離れる場合でも、外線や客室からの呼び出しに対してスマホで直接応答できるので、宿泊客に対して早いレスポンスが可能です。携帯電話の2台持ちなどの手間も軽減されます。

2.導入費用が安い
クラウドPBXは従来のビジネスフォンのような高額な設備を購入する必要はありません。

安価なライセンス費用のみで導入できるため、経費を大きく軽減できます。

キャンペーンなどを利用してかなり安く導入できるケースもあり、例えばOFFICEフォンの場合導入費用+3か月月額無料キャンペーンを実施しています。

3.さまざまなIT機能を利用することができる
ホテル管理システムのPMS(Property Management System)との連携によるモーニングコール機能やスタッフ間の連絡を円滑にするチャット機能などIT機能を利用することもできます。

客室に内線用の電話機を設置せず、宿泊客に自分自身のスマホにアプリをダウンロードしてもらい、室内の電話機の代わりにモーニングコールや内線などの機能を使ってもらうようにしているホテルも増えています。

これらの理由により、ホテルにもクラウドPBXの導入が進んでいます。この後の章で、導入事例を交えながら、ホテルで活用したいクラウドPBXの機能について紹介します。

鬼怒川金谷ホテルでの導入事例(コスト削減効果)

鬼怒川金谷ホテルは、高価格帯のリゾートホテルです。

鬼怒川金谷ホテルでは、従来のオフィス内に設置するタイプのPBXの故障をきっかけにビジネスフォンからクラウドPBXへの切り替えをおこない、結果的に客室の雰囲気のアップとコストの削減に成功しました。

クラウドPBXの導入内容と効果(客室の雰囲気アップとコスト削減)

鬼怒川金谷ホテルでは、以下の2点のメリットが見られました。

①客室の雰囲気アップ
客室の雰囲気を重視している鬼怒川金谷ホテルでは、従来型の固定電話タイプの電話機が客室の雰囲気にマッチしないといった課題がありました。

クラウドPBXの導入によって従来型の電話機を撤廃する代わりにタブレットを導入し、客室雰囲気をアップすることに成功しました。

例えば、外国人観光客が増加する状況で日本らしい雰囲気を重視する場合や、最先端のイメージを表現したいホテルなどでは従来型のビジネスフォンを撤廃して雰囲気にあったタブレットを導入するのが効果的です。

②コストの削減
従来型の電話機を撤廃することによりコストの削減に成功しました。

それまでは、室内のビジネスフォンの保守・管理業務やトラブル発生時の工事費用が発生していたり、客室に紙媒体のパンフレットを設置したりしていましたが、それらが不要になりました。

ブライトンコーポレーションでの導入事例(導入の容易さ+コスト削減)

ブライトンコーポレーションは千葉県、京都府、大阪府などに5拠点を持つホテルです。外国人観光客の増加やディズニーリゾートの人気の高まりなどを背景に好調が続いていたものの、拠点間の電話設備構築が複雑化しており、コストも高くなっているという状況でした。

クラウドPBXの導入内容と効果(内線化による業務効率化+コスト削減)

スタッフのスマホに専用のアプリをインストールするだけで導入できるクラウドPBXは非常に手軽に導入できます。

さらに、拠点間やスタッフの携帯電話が内線化されて無料通話できるため通話料がかからなくなります。

元々複雑なシステムを設計していても簡単に導入できることに加え、管理負担の軽減、コミュニケーションの活性化などのメリットが生まれました。

ホテルで活用したいクラウドPBXの機能

クラウドPBXにはホテルで活用したいさまざまな機能があります。

機能を活用することにより、ホテルの業務を効率化したり、顧客満足度を向上させたりする効果が期待できます。

スタッフ用機能①清掃管理機能

客室の状況(チェックアウトしているか否か、清掃が済んでいるか否かなど)をクラウドPBXの機能で、スタッフのスマホからチェックできる機能です。

清掃の漏れを防ぐだけでなく、客室を効率よく清掃できます。

スタッフ用機能②顧客管理

宿泊客の氏名、住所、電話番号、宿泊履歴などを管理することができます。

顧客情報をいつでも呼び出して閲覧することができることで、一人ひとりの顧客に対応したきめ細やかなサービスを提供することができるようになります。

スタッフ用機能③PMSとの連動

PMSは、宿泊客の予約から精算・チェックアウトまでの一連の流れを管理するシステムです。

そして、クラウドPBXの中には、PMSと連携させることが可能なものもあります。

PMSと連携させることにより、客室の詳細情報をキャッチすることができ、ルームサービスやフロントとの連携、予約時の顧客情報の確認などのさまざまな業務を効率化することができます。

スタッフ用機能④勤怠管理

タイムカードを利用しなくても、スタッフのスマホを利用するだけで勤怠管理をおこなうことができます。デジタルで集計までおこなうことができるので、経理業務を簡略化することにもつながります。

宿泊客用機能①多言語通訳

外国人客が利用する場合、多言語通訳の機能を利用すれば外国語の話せるオペレーターに接続されるサービスです。

宿泊客用機能②モーニングコール

クラウドPBXのアプリの中には、モーニングコール機能が可能なものもあります。客室に内線用の電話機やアラームを設置する必要がなくなります。

まとめ

外国人観光客の増加を受けて活気づいているホテル業界でも、ホテル全体のシステム化やスマホの導入率の増加に伴ってクラウドPBXの導入が進んでいます。

クラウドPBXにはさまざまなメーカーのサービスがありますが、ホテル業界に非常にマッチした機能を持つクラウドPBXもあります。

従来とは異なり客室に電話機を置いておく必要性も薄れてきていることや、ホテル業務と連動することで「清掃管理」や「顧客管理」がスムーズに行えるというメリットがあります。

客室の景観を損なわずスタイリッシュな空間を演出できるというのもクラウドPBXのタブレット端末が喜ばれるポイントです。

事例を参考にしながら、導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

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