クラウドPBXについて知ろう

【病院で活用】クラウドPBXで業務効率アップ！メリットと選び方

2023年3月でPHSがサービスを終了するため、代わりとなる連絡ツール選びで頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

そこで病院などの医療機関で、新たなサービスを導入の検討するならクラウドPBXがおすすめです。

クラウドPBXを導入すれば、各自のスマートフォンをビジネスフォンのように使えて、電話応対やそのほかの病院業務が楽になるなど業務効率アップが狙えます。

この記事では、以下の4つについてわかりやすく解説します。

ぜひ最後までご覧になり、導入を検討するのにお役立てください。

新しいタイプのビジネスフォン！クラウドPBXとは？

まず「クラウドPBX」とは、従来のビジネスフォンでは院内に設置が必要だったPBX（主装置）をクラウド化し、インターネット上で通信・通話を行うサービスです。

各自が持つスマートフォンを『内線化』することで、外でも病院の番号を使って外線の発着信や、職員の所在を問わず無料で内線通話ができる点が大きな魅力。

また従来のように専用の電話機や主装置の導入・設置が不要のため、圧倒的に低コストで導入できるのもメリットの一つです。

クラウドPBXの基礎知識については、以下の記事よりご覧ください。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

病院（医療現場）でクラウドPBXを導入する6つのメリット

先述しましたが、多くの病院で導入されていたPHSのサービス終了（2023年3月末）にともない、クラウドPBXを検討している方も多いはずです。

しかし、代替手段としてクラウドPBXを導入した場合、「どのようなメリットが得られるのかが分からない」というのも正直なところ。

そこで、病院（医療現場）でクラウドPBXを導入するメリットを6つ解説します。

メリット①スマートフォンを使って内線・外線通話ができる

クラウドPBXを導入すると卓上電話機ではなく、スタッフのスマートフォンから代表番号を用いた外線通話ができます。

また従来のビジネスフォンと同じように、スタッフ同士での内線通話も可能です。

このように、クラウドPBXにより「スマートフォンの内線化」を実現させることで、以下のメリットが得られるでしょう。

特に、担当している患者さんに関するコールに医師・看護師がいつでも対応できるようになるのは、注目すべきメリットです。

一貫して担当医が診察できるため、患者さんに「信頼できる病院だ」と感じてもらえるでしょう。

メリット②インターネット環境があれば外出先でも病院の番号で通話できる

クラウドPBXを導入すると、インターネット環境が整っていれば、場所を問わず病院の番号での外線通話・社内の内線通話が利用できます。

場所を問わず病院の電話を利用できるということは、業務連絡はもちろん、患者対応もリアルタイムでおこなえるを意味します。

「スタッフ同士でコミュニケーションが取りやすい」「患者さんに対して迅速かつきめ細やかな対応ができる」などのメリットがあることから、患者満足度の向上につながる点も、見逃せないポイントといえるでしょう。

メリット③電話機や配線工事が不要で低コストでスピーディに導入できる

クラウドPBXは従来のビジネスフォンとは違い、専用の電話機や主装置が不要です。

そのため設備にコストをかけたり、主装置の設置・配線工事をしたりせずに済み、低コストかつスピーディに導入できます。
中には、最短即日で利用を始められるサービスもあるほどです。

職員同士や患者さんとの密な連絡が欠かせない医療現場では、スムーズかつ問題なく導入・移行できるサービスを選ぶことが重要なポイントです。

導入に際し、迅速・安全にはじめられるかという点も、きちんとチェックしておくことをおすすめします。

メリット④ナースコール・電子カルテも1台にまとまり業務を効率化できる

中にはDX化が進み、スマートフォンで電子カルテの編集・閲覧やナースコールの受信ができる病院もあるでしょう。

スマホに対応した電子カルテやナースコールのシステムと、クラウドPBXを同じデバイスへインストールすれば、業務で使う端末をひとつにまとめられます。

忙しいときにわざわざカルテを取りに行ったり、何台もデバイスを持ち歩いたりする必要がなくなるため、業務効率が改善にもつながります。

ただし、ナースコールや電子カルテとクラウドPBXがシステム上で連携できるかは、サービスによって異なります。

そのような機能を使いたい場合は、各サービスの連携範囲について、細かく確認しておきましょう。

メリット⑤途切れやすいPHSとは違い移動中も快適に通話できる

従来活用されてきたPHSは、スマートフォンや携帯と比べると電波が弱い傾向にあります。

そのため、エレベーターへ乗っているときをはじめとして、連絡を受け取れない場面を避けられないこともあったでしょう。

しかしクラウドPBXなら、通信環境さえ整えておけば、緊急の連絡にいつでも対応できます。

連絡を受け取れずにわざわざ電話を折り返すシーンが減るため、ちょっとした手間を削減するのに役立ちます。

メリット⑥院内にいなくても営業時間外に電話対応できる

クラウドPBXを導入しておけば、病院へかかってきた電話をすぐに受け取れます。

場合によっては診察時間外・営業時間外でも柔軟に対応できることで、患者さんに安心してもらえ、病院の信頼度を高めるのに役立つでしょう。

ところが、中には「転送サービスとは何が違うの？」とお思いになった方もいらっしゃるはずです。

転送サービスを使うと、折り返し連絡をする場合、自身のスマートフォンの番号から発信することになります。

しかしそれでは、患者さんは不審な番号から電話がかかってきたと思い、応答してくれない可能性があるでしょう。

クラウドPBXを導入したスマートフォンからなら病院の番号で発信できるため、患者さんに不安をあたえてしまう事態を回避できます。

病院（医療現場）で使うクラウドPBXの選び方

ご紹介してきたとおり、病院でのやり取りにはクラウドPBXが役に立ちます。

しかし最近では、はさまざまな企業からクラウドPBXが提供されており、「実際にどのサービスを選んでいいかわからない」という医療関係者も多いでしょう。

とくに病院で使う場合、音声の品質や機能が患者さんの命運を握る可能性もあるため、より慎重になるのも仕方ありません。

そこで続いては、具体的にどのようにクラウドPBXを選ぶべきか、重要なポイントを3つご紹介します。

既存の番号を引き継げるかチェックする

現在使っている電話番号を、そのまま使えるかどうかを確認する必要があります。

クラウドPBXのメーカーによっては、既存の番号を使えず変更を余儀なくされる場合もあります。

電話番号が変われば患者さんに不安を抱かせるだけでなく、登録書類や頒布物を変更する必要性も出てくるため、修正作業に手間やコストがかかるでしょう。

事前に、現在の番号をそのまま使用できるかを取り扱いメーカーに確認しておくと安心です。

必要な機能・便利機能が使えるかチェックする

次に、そのクラウドPBXではどのような機能が使えるのかを確認しておくべきです。

クラウドPBXでは、標準またはオプションで以下の機能を使える場合があります。
必要な機能がきちんと備わっているかも、ひとつの判断基準にしましょう。

とくに「情報を保存・共有できる機能」「着信時に情報を表示する機能」「録音機能」は、医療業務を安全かつ効率的におこなうのに効果的です。

まずは「必要な機能が備わっているか」「実際に運用した場合の料金がいくらかかるか」などを考慮して、導入するクラウドPBXを決めましょう。

クラウドPBXの機能とは｜ビジネスフォンと違う？疑問を5分で解消

導入コスト・ランニングコストをチェックする

新しくシステム・設備を導入するときは、その価格も重要なポイントとなります。

主装置を設置するよりも低コストで済むとはいえ、きちんと費用をシミュレーションして決めることが大切です。

たとえば、月額利用料・オプションの価格の比較はマストといえるでしょう。

くわえて、「導入費用がかかるのか」「人数が増えた場合の料金内容」なども、チェックしておきたいポイント。

利用人数が増えれば、そのぶん料金も高くなる傾向があるため、使用する人数の利用条件も確認しておきましょう。

病院にもおすすめ！クラウドPBXは導入実績豊富な「OFFICE PHONE」

数あるクラウドPBXを1つずつ比較・検討するのは、とても大変な作業です。

そこで本記事では、病院で導入するのにおすすめのクラウドPBXとして「OFFICE PHONE」をご紹介します。

特徴とコストについて詳しく解説していきますので、ぜひ参考してみてください。

低価格・高品質のクラウドPBX「OFFICE PHONE」の特徴

「OFFICE PHONE」は便利に活用できる環境が整っており、これまでの導入累計数が2万社を突破している安心できるクラウドPBXです。

「OFFICE PHONE」の特徴として、以下の3つが挙げられます。

たとえば「OFFICE PHONE」で利用できる機能には、以下の8つがあります。

着信時に相手の情報が確認できるCTI機能も無料で利用できるため、コストをおさえてクラウドPBXを導入できます。

機能	料金
通話録音機能	1,000円／月（10GB） 10GB追加につき400円
タブレット受付システム	プランによる
クラウド勤怠管理システム	200円／月
ネットFAX	無料
IVR（自動音声対応）	モデルによる
CTI（顧客情報表示）	無料
名刺管理	無料
グループウェア機能	無料

さらにサポートが充実しており、急なトラブルや問題や発生しても安心な点も「OFFICE PHONE」の特徴です。

またサポート面では、回数無制限・24時間365日利用可能なのも大きな特徴といえます。

「OFFICE PHONE」の初期費用・ランニングコスト

どんなに便利に使えるクラウドPBXでも、コストがかさむようでは導入を見送らざるを得ません。

以下のとおり、「OFFICE PHONE」では低価格での運用できます。

項目		料金
導入コスト		2万4,800円 ⇒今ならキャンペーンで0円
ランニングコスト	月額料金	3,400円～
	端末1台ごとのライセンス料	98円～
	固定電話との通話	8円／3分
	携帯電話との通話	15.4円／1分
	社員の携帯電話 拠点間通話	0円

従来のビジネスフォンでは、導入コストだけで40万円以上がかかることを考慮すると、クラウドPBXは低コストで導入できる設備といえるでしょう。

また「OFFICE PHONE」では無料トライアルも可能なため、一度実際に使ってみて品質や使用感を試したい場合も安心です。

ぜひ「OFFICE PHONE」公式ホームページから詳細を確認し、まずは無料トライアルをご活用ください。

まとめ

病院でクラウドPBXを導入した場合、迅速な患者対応が可能になります。

連絡が取りづらい状況が減り、より安心感のある医療サービスを実現させるのに役立つでしょう。

対応する医師・看護師にとっても、患者さんの情報がすぐに確認できるため、日々の作業の手間が減り、効率的に業務をおこなえるようになります。

ぜひこの記事でご紹介したポイントを踏まえ、クラウドPBXをご検討ください。