クラウドPBXについて知ろう

【最新】クラウドPBXの構築の仕組みとは？初心者向けに簡単解説

クラウドPBXは、電話環境を迅速に安く構築できます。

電話環境の構築・導入は非常にコストと時間がかかってしまうと悩んでいる方も多いと思います。

そこで新しく起業する場合や、支社を構える場合に利便性の高い電話環境を実現できるものが「クラウドPBX」です。

この記事では、クラウドPBXで電話環境を構築する場合について解説します。

具体的には、

といったクラウドPBXでの電話環境構築について網羅的に解説しています。

【クラウドPBXで電話環境を構築】仕組み・方法を解説

クラウドPBXは従来のPBXやビジネスフォンと比べ、電話環境を簡単に構築できます。

しかし、そもそもクラウドPBXの仕組みや従来のビジネスフォンと「何がどう違うのか？」といった基本的な部分を知りたい方が多いのではないでしょうか？

そこでまずは、

といった基本的なことから解説します。

今までのビジネスフォンとの違い

今までのビジネスフォンは、PBXを活用して内線・外線・転送などさまざまな電話機能を利用していました。

しかしクラウドPBXでは、ビジネスフォンの代わりにスマホやPCを利用して内線・外線・転送などあらゆる電話機能を使えるようになりました。

また、クラウドPBXと今までのビジネスフォン・PBXでは、導入方法も異なるのです。

今までのビジネスフォン・PBXでは、大規模な設置・配線工事をして導入していました。

しかしクラウドPBXは、工事が不要でスマホやPCにアプリをインストールして、オフィス内に電話環境を構築するためのクラウドPBX専用のアダプターを設置するのみです。

よって、今までのビジネスフォン・PBXでは「有線」で電話機能を構築していましたが、クラウドPBXでは「無線」で電話機能を構築できます。

この導入方法・仕組みの違いによって、利用できる範囲も変わりました。

今までのビジネスフォン・PBXでは、オフィス内の電話機・ビジネスフォンでしか電話機能を利用できませんでした。

その反面クラウドPBXは、「無線」でスマホやPCに接続することからオフィス外でも電話機能を利用できるようになりました。

つまり、クラウドPBXは今までのビジネスフォンとでは「利用する端末」「導入方法・仕組み」「利用できる範囲」といった3つの点で異なります。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXの仕組みは、クラウドサービスを利用してスマホやPCに内線・外線・転送をはじめあらゆる電話機能をつなげる仕組みです。

もっともクラウドPBXが便利な理由は、クラウドサービスを利用しているためです。

クラウドサービスとは、インターネットを介して「データを共有・管理」や「ソフトウェア・サービスを利用」することです。

もちろん、クラウドサービスはインターネットを介してデータのやり取りをするため、万全なセキュリティ対策で情報漏洩などにしっかり対応していて安心安全です。

またクラウドPBXは、スマホやPCで固定電話機能を利用することから、すべてクラウドPBXアプリで会社の固定電話に関わる操作ができます。

これにより、社員との内線・転送など利便性の高いさまざまなオプション機能を利用・管理できます。

もちろん、クラウドPBXのアプリから内線・外線を利用するため、プライベートで電話する場合は普段通りの方法で電話でき、プライベートとビジネスを完全に分けられます。

クラウドPBXについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

【簡単図解】クラウドPBXとは？特徴・メリット・料金を徹底解説

クラウドPBX構築に当たって必要なものは？

クラウドPBXを構築するには、「スマホやPCなど端末本体」と「インターネット環境」の2つです。

対応端末は、スマホの場合、

といったどちらかの条件を満たしていれば利用可能です。

またPCの場合は、

といった4つ全ての条件を満たしている端末が利用できます。

2011年以降に発売されたスマホ・PCをご利用なら大半の方がお持ちのスマホ・PCで利用できますよ。

ただし、対応端末には導入するクラウドPBXのメーカーによって若干の差があり、判断が難しいと思うので、メーカーに直接問い合わせることをおすすめします。

また市外局番（03、06）などの固定電話番号を利用する場合、NTT東西日本で取得した番号を利用するため、NTT東西日本が提供するインターネット（光回線）を使用します。

それに加えてメーカーが用意するクラウドPBX専用のアダプターを設置すれば、簡単に構築できます。

「スマホやPCなど端末本体」と「インターネット環境」の2つを用意できれば、あとはクラウドPBXのメーカーに申し込めば最短即日の導入が可能です。

具体的に導入する流れは、

といったわずか3STEPのみで、さらにネットで申し込みできるため、簡単かつ迅速に導入可能です。

クラウドPBXで構築する8つのメリット

クラウドPBXで電話環境を構築するメリットは、以下の8つです。

これらは、どれも「クラウドPBXならでは」のメリットです。
ぜひクラウドPBXの構築をご検討の方は参考にしてみてください。

構築コストを大幅削減可能

クラウドPBXの構築コストは、従来のビジネスフォンやPBXに比べて大幅に削減可能です。

従来のビジネスフォンを構築する際には、PBX本体の設置工事費で1台あたりの目安が100,000円程度、数台導入すれば数十万もの構築コストがかかっていました。

その反面クラウドPBXでは、PBX本体の工事が不要なため構築費用は安いメーカーでは完全無料です。

また、高いメーカーでも10,000円〜20,000円程度で構築できるのです。

もちろん、クラウドPBX専用のアダプターなどの設置も含めて初期費用はこの金額で構築でき、手数料などもありません。

クラウド化して物理的な機械や配線・人件費や技術力のかかる工事がなくなったため、初期費用がほとんどかからないまでに削減できました。

オフィス外でも内線・外線が利用可能

クラウドPBXで電話環境を構築すると、オフィス外でも内線・外線を利用できます。

もっとも、クラウドPBXで構築する企業の目的の多くが、この「オフィス外でも内線・外線が利用できること」。

なぜなら、クラウドPBXで構築した「内線はオフィス外でも無料」で利用できるからです。
さらに、オフィス外でも会社の固定電話番号を利用して発着信できることも大きなメリットになります。

つまり外出先の社員へ無料で連絡できることや、オフィスに戻ってから会社の電話番号で取引先や顧客に電話を折り返さなくても、外出先・現場で連絡を取れます。

オフィス外でも内線・外線が利用できる理由は、先ほども説明した通り、クラウドPBXがインターネットを介して利用しているため、電波がつながる場所ならどこでも利用可能になったからです。

例えば取引先やカフェ・自宅はもちろん、海外でも利用できるため、テレワークや海外出張時でも内線・外線を利用できます。

つまり、クラウドPBXなら多様な働き方にも対応できるのです。

毎月の通信費もコストダウン

先ほども説明した通り、クラウドPBXは「内線」がオフィス外でも無料で利用できるため、社員と連絡する時のコストを完全にカットできます。

他にも、従来のPBXやビジネスフォンでは外出先で着信を取るには「転送サービス」を利用しなければいけませんでした。

しかし、クラウドPBXはオフィス外でも外線を取れるため転送サービスが不要になったのです。

その結果、転送サービス利用料と転送にかかる通信費をカットできました。

また、クラウドPBXはそもそもの通信費が非常に安価です。

従来のPBX・ビジネスフォンの通信費は、

という風な料金体系で一般的な料金設定です。

その反面クラウドPBXで電話環境を構築すると、

といった通信費のみで大幅にコストダウンすることが見込めます。

この料金体系にできる理由も、クラウドPBXの仕組みにあります。

従来のビジネスフォンやPBXでは、固定電話の回線網を利用して電話を発信しています。
しかしクラウドPBXは、インターネット回線から固定電話の回線網につなげて電話を発信しているため、電話をつなげる仕組みが違うのです。

身近なものでは『LINE OUT』もクラウドPBXと同じようなつなげ方により格安で通話できます。
しかも、電話をつなげる仕組みが違うだけで「通話音声の品質は従来のPBXと同等」です。

もちろん、ウイルスに感染することもありませんし、通話が聞かれていることも全くありません。
クラウドPBXは、インターネットを利用することで通信費もコストダウンさせたのです。

故障・トラブル時の出費の心配不要

従来のPBXではPBX本体やビジネスフォン端末本体が故障・トラブルを起こした場合、企業が自ら出費して修理・買い換える必要がありました。

しかしクラウドPBXで構築した場合は、クラウドPBXのメーカーが故障・トラブルに対応してくれるため、企業自らが出費する心配はいりません。

メーカーが修理・交換をおこなってくれます。

もっともクラウドPBXの場合は、PBXやビジネスフォンを設置せずクラウドPBX専用のアダプターのみのため、そもそも故障・トラブルが起こりにくいものとなっています。

増設や休止の作業も即対応可能

従来のPBXやビジネスフォンでは、接続する電話機の数や回線数を増減する場合、反映までに数週間ほどかかっていました。

しかし、クラウドPBXは増設する場合も休止する場合も最短即日で変更できます。
なぜなら、インターネットを介していて物理的な作業が不要なためです。

従来のPBX・ビジネスフォンでは、接続するPBXの配線を切断したり付け加えたりと、さまざまな作業が必要であったため反映までにどうしても時間がかかっていました。

その点、クラウドPBXで構築していればインターネットで簡単に接続する端末数の増減や回線数の増減が可能です。

便利なオプションとの連携

従来のビジネスフォン・PBXでは、内線・外線・転送機能を利用する場合がほとんどでした。
しかし、クラウドPBXは内線・外線・転送以外にも電話機能の利便性が高いオプション機能が完備されています。

例えば

といった豊富な機能がクラウドPBXには標準搭載されているのです。

■通話録音機能
言った・言わないなどのトラブルを防止することや、あとで聞き返して電話対応能力を向上することもできます。
聞き逃した情報もあとから確実に聞き返せますね。

■GPSクラウド勤怠管理システム
GPSで社員の位置情報を取得して勤怠管理が可能です。
テレワークや直行直帰制度など多様な働き方に対応できます。

■顧客情報自動表示機能
顧客や取引先からの着信時にスマホやPCの画面に顧客情報を瞬時に表示してくれます。
いちいち顧客情報を探す手間を省いて業務を効率化し、さらに顧客対応の早さから満足度も向上できます。

■自動音声案内機能
顧客からの着信時にあらかじめ設定した音声を流して電話の内容に合った担当者へ直接着信します。
例えば「〇〇の方は1を、××の方は２を」といったような音声で着信者を振り分けられます。
よって、電話を取り次ぐ手間を省いて業務効率を向上できるのです。

このように電話機能をより向上させるための豊富なオプション機能がクラウドPBXでは搭載されています。

全支社まとめて電話環境を管理可能

従来のビジネスフォンやPBXでは、各支社・オフィスごとに電話環境を構築する必要がありました。

しかし、クラウドPBXでは1つのクラウドPBXで全支社まとめて同じ電話環境を構築できるのです。
例えば、東京に本社があり大阪に支社がある場合でも同じ1回線で受発信することができます。

もちろん、回線を2つに分けることも可能。

その結果、会社の電話番号を1つに統一できることや、支社を増やす度に電話環境を構築する手間とコストを省くこともできるのです。

もっとも、違う支社へ発信する場合も「無料の内線」で連絡できるため、毎月のコストも削減できますね。

最短即日で迅速に構築可能

従来のビジネスフォン・PBXのような大規模な主装置・設置工事が不要なため、申し込みから利用できる状態になるまで少なくとも1ヶ月はかかっていました。

その点、クラウドPBXは早いメーカーでは最短即日に構築可能、遅いメーカーでも1〜2週間で構築可能です。

なぜなら、クラウド上（ネット上）にあらかじめPBXを構築しているため、設置工事や準備が不要になったからです。

その結果、急ぎで新しい支社を増設する場合や事業の立ち上げ一刻も早く電話環境を構築したい場合に対応でき、業務に支障を来たしません。

クラウドPBXで構築する場合の注意点！

クラウドPBXで電話環境を構築する場合は
「メーカーのサポート体制」に注意してメーカーを選ぶことが大切です。

クラウドPBXの構築・設定に余分な時間をかけて、業務を停滞させてしまうことは否が応でも避けたいもの。

また、不明点をネットで調べることや説明書を読むことは非常に苦労します。

もっとも、クラウドPBXの機能をフル活用できるかどうかはメーカーのサポートにかかっているのです。
適切なサポートがなければ、より便利な利用方法があっても気付かず、宝の持ち腐れとなってしまいます。

実は、大半のクラウドPBXメーカーには「サポート」がついていますが、サポート内容や質はメーカーによって異なるのです。

例えば、

といったようにメーカーの技術力によってサポートしてくれる範囲が異なります。

他にも「自社でクラウドPBXを作っているかどうか」「何年にわたりクラウドPBXを研究しているのか」といった観点でもメーカーのサポートの質が変わってきます。

というのも、優れたITの専門家・技術者に直接サポートしてもらえるかどうかでサポート可能な範囲も変わってくるからです。

クラウドPBXを選ぶ際は、「メーカーのサポート」に注意することをおすすめします。

クラウドPBXで電話環境を構築している企業事例

実際に、クラウドPBXで電話環境を構築している企業の事例をご紹介します。

クラウドPBXでの構築をご検討の方は、ぜひ参考にしてください。

多様な働き方とコスト削減を実現！

この会社では働き方改革を推進し、通信コストを削減するためにクラウドPBXを構築しました。

この企業の課題は、「生産性を向上させて、残業代を削減」と「通信費の削減」でした。

そこでクラウドPBXを構築することで、外出先で顧客と連絡を取って業務を効率化させ、残業を減らすことができました。

他にも、
内線の無料化と運用コスト・通信費の削減を可能にして電話環境のコストを大幅に削減できたのです。

迅速な導入で快適な電話環境を構築！

この会社では東京や大阪に大きい拠点があり、地域に支社を拡大するためにクラウドPBXを構築しました。

この企業の課題は、新しい支社になってすぐにクオリティの高い電話環境を構築して営業の効率を向上させることでした。
また、地域の支社はレンタルオフィスのため大規模な工事は不可能です。

そこでクラウドPBXを導入して、「迅速な導入」で良いスタートダッシュを切ることができました。
またクラウドPBXなら工事が不要なため、レンタルオフィスでも導入でき、ビジネスフォンと遜色ない快適な通話品質で電話環境を構築できました。

クラウドPBXを構築するなら『OFFICE PHONE』が一押し！

ここまで「クラウドPBXで電話環境を構築する8つのメリット」と「クラウドPBXメーカーを選ぶ際の注意点」「企業事例」を解説してきた結果、クラウドPBXを構築しようと考えている方も多いと思います。

そこで、クラウドPBXの中で一押しの『OFFICE PHONE』をご紹介します。
クラウドPBXを比較する際に、ぜひ参考にしてください。

『OFFICE PHONE』は、19年にわたる独自の研究を重ねて生み出したクラウドPBXで機能性や利便性の高さは業界最高峰の代物です。

もっとも、現在でも独自の研究により『OFFICE PHONE』は進化し続けています。

この『OFFICE PHONE』には信頼できる実績もあり「導入企業20,000社」「顧客対応満足度業界NO1」が機能性・利便性の高さを証明しています。

『OFFICE PHONE』の魅力は、

といった5つのポイントで業務効率を向上させてコストを大幅削減できるメリットです。

中でも、クラウドPBXを選ぶ際に注意しておきたいポイントでもある「サポート体制」は非常に優れています。

というのも、『OFFICE PHONE』は『01サポート』というサービスを提供しており、優れたIT専門家が「クラウドPBXに関するサポート」はもちろんのこと「オフィス機器全般の便利な利用方法」や「経営革新・業務改善のサポート」もしてくれるのです。

それぞれの企業に合わせて『OFFICE PHONE』をフル活用するためのサポートで最大限の業務効率化・コスト削減が可能。

「経営革新・業務改善サポート」に関しては、「売り上げ4倍アップ」「利益率2倍」「人件費70％削減」などの事例が多数あります。

ITを知らないことでビジネスチャンスを逃している方や、利益率の低下を改善したい方にはとっておきのサポートでしょう。

『OFFICE PHONE』についてより詳しく知りたい方は、HPをぜひご覧ください。
詳しくはこちら：「OFFICE PHONE」

まとめ

クラウドPBXは、電話環境を安くて迅速に構築できます。

従来のPBXと違って、クラウドPBXはインターネットを介して電話環境を構築するため、クラウドPBXにしかない豊富なメリットがたくさんあります。

クラウドPBXならではの魅力から、クラウドPBXの構築を考えている方も多いでしょう。
クラウドPBXを選ぶ際は、「サポート体制」に注意して選ぶのがおすすめですよ。

その中でも、クラウドPBXは『OFFICE PHONE』が一押しです。
ぜひクラウドPBXを検討する際の参考にしてみてください。