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クラウドPBXの【考えられる失敗7選】導入前に確認すべき対処法解説!

クラウドPBXの【考えられる失敗7選】導入前に確認すべき対処法解説!

この記事のもくじ

クラウドPBXは非常に便利でコストパフォーマンスも優れています。

しかし、ごく稀に導入に失敗する企業もあります。
そのため、失敗しないための対処法を知ることは大切です。

正直、クラウドPBXはまだまだ聴き慣れないワードなため「失敗するのではないか?」と導入をためらう方もいるのではないでしょうか?

そこでこの記事では、「クラウドPBXの失敗」について解説します。

記事の内容は

  • なぜ失敗したのか?二の舞にならないために理由を徹底的に解説!
  • 過去の経験からクラウドPBXの失敗を防ぐ3つの対処法を紹介!
  • 失敗を恐れずクラウドPBXの人気が急上昇している理由とは?

といったクラウドPBXの失敗について解説しています。

この記事を読むだけでクラウドPBXの導入前の失敗を未然に防ぐことができるようになります。
リスクを考えクラウドPBXの導入を迷っている方は、ぜひ参考にしてくださいね。

クラウドPBXの導入ではどんな「失敗」があるのか?

まずは、クラウドPBXでごく稀にある失敗の種類・過去の失敗について解説します。
これを知ることで、導入する際に過去の事例から失敗を回避することができます。

※クラウドPBXとは?
クラウドPBXとは、インターネット回線を介してスマホやPCで内線・外線・転送などあらゆる電話機能を利用可能にするクラウドサービス・ソフトウェアのことです。

お持ちのスマホやPCにビジネスフォン以上の機能を付与できます。

従来のPBX・ビジネスフォンは、電話回線を利用してオフィス内の電話機でしか利用できませんでした。
そのため、クラウドPBXにすることで「大幅なコスト削減」「業務効率の向上」を実現できるように。

そこで、気になるクラウドPBXの過去の失敗事例をいくつか紹介しましょう。

クラウドPBXの導入で失敗した点は

  1. 通話音質の悪いメーカーと契約した
  2. 利用できない電話番号があった
  3. 電話番号が継続できなかった
  4. メーカーの不具合への対処が遅い・悪かった
  5. 回線数・端末数を増やすとコストが高額になった
  6. メーカースタッフの知識が乏しく十分に機能を使えない
  7. 機能面を考慮せずメーカーと合わなかった

といった7つの失敗がほとんどです。

裏を返せば、これら7つの失敗を把握しておくのみで導入成功は必然でしょう。

通話音質の悪いメーカーと契約した

クラウドPBXメーカーの中には、通話音質の悪いメーカーがあります。
例えば、「機械音・雑音などノイズが入る」「声が遅れて聞こえる」「声がはっきり聞こえず聞き取りにくい」といったものです。

もっとも、音声品質は電話営業やコールセンター・取引先と連絡を取る場合に非常に重要なポイントになります。

一部のクラウドPBXメーカーに通話音質が悪いものがある原因は、ただ単に「そのメーカーの技術力が劣っている」という原因が大半です。
また、インターネット回線を利用しているため、電波が悪い場所ではつながりにくい場合もあります。
これはメールやLINEなどと同様です。

つまり、全てのクラウドPBXの通話音質が悪いわけではなく、技術力が劣るメーカーは音質が悪くなると言うことです。
通話音質の悪いメーカーは選ばないようにしっかりクラウドPBXを判断することをお勧めします。

また、この「通話音質が良いかどうか?」といった疑問はクラウドPBXの「無料トライアル」を申し込んで判断することがもっとも確実ですね。

急いで導入したい場合は、口コミ・評価・実績など客観的に判断できるものから比較するといいですね。

利用できない電話番号があった

クラウドPBXで利用できる電話番号は、メーカーによって2パターンに分かれます。

その2パターンは

  • 市外局番(03、06番号など)をはじめ全ての電話番号が利用できる
  • 050番号とフリーダイヤルのみしか利用できない

といったパターンがあります。

ちなみに、フリーダイヤルに関してはほとんどのメーカーで利用可能です。

大きな違いは、「市外局番(03、06番号など)が利用できるかどうか?」といった点です。
この違いを知らずに市外局番を利用できず導入に失敗してしまったケースもあります。

そのため、クラウドPBXの導入には利用できる電話番号を確認することが大切です。

市外局番を利用できるクラウドPBXの特徴は、「アプリをインストールして、オフィス内にクラウドPBX専用のアダプターを設置する」といった導入方法のクラウドPBXです。

逆に、市外局番を利用できないクラウドPBXは、「アプリをインストールするのみで利用できる」といったクラウドPBXに多い傾向があります。

利用できる電話番号の判断は難しいため、クラウドPBXメーカーに直接問い合わせることをおすすめします。

電話番号が継続できなかった

電話番号をそのまま継続利用できるかはクラウドPBXメーカーによって異なります。
もっとも、市外局番が利用できないクラウドPBXは市外局番の継続利用ができない傾向にあります。

そのため、電話番号を継続したい方は継続できるクラウドPBXを選ぶことが大切です。
電話番号を継続できる方が余計な業務が増えることなく、デメリットも少なくおすすめですね。

「電話番号の継続ができるかどうか?」も判断が難しいため、メーカーに問い合わせて確認すると確実です。

メーカーの不具合への対処が遅い・悪かった

従来のPBXでもそうですが、クラウドPBXでもごく稀に不具合・トラブルが起こります。
機械モノのため、機械トラブルはやはり稀に起こってしまうのです。

その際に、クラウドPBXメーカースタッフの「対応が遅い」「対処が悪い」場合があります。

これは、シンプルな「スタッフの接客・対応の仕方が不十分である」場合と、「スタッフが専門知識を有していない場合」に起こります。

そのため、クラウドPBXを導入する際は「顧客満足度」「スタッフの対応の良さ」といった点からメーカーを選ぶことがおすすめです。

回線数・端末数を増やすとコストが高額になった

クラウドPBXは、メーカーによって料金プランが異なります。

例えば

  • 「1回線で端末数3台まで」といった小規模企業でも利用しやすいプランのあるメーカー
  • 「2回線〜3回線使えて、端末数は10台まで接続可能」といった大規模企業向けのプランのみのメーカー
  • 1回線、1端末から柔軟にプランを決められるメーカー

といった種類があります。

回線数・端末数を増やして高額になるケースは、小規模企業にお得なメーカーで契約したが、後々増やすことになり他のメーカーより料金が高額になってしまった事例です。

かといって、初めから大規模企業向けのクラウドPBXを選んでしまうと、回線数が少ない時期や増やさなかった場合に損をしてしまいます。

そのため、回線数・端末数を増やす予定の企業は「柔軟にプランを決められるメーカー」や「数種類のプランを用意しているメーカー」がおすすめです。

その他にも、回線数・端末数の設定が簡単にできるメーカーや、変更の反映が迅速なメーカーを選ぶこともポイントですね。

メーカースタッフの知識が乏しく十分に機能を使えない

クラウドPBXメーカーの知識が乏しい場合、各企業に最適なクラウドPBXの利用方法・設定方法を提示してくれません。
そのため、より効率的・生産性の向上が可能な場合でも専門知識がないためにアドバイスできないのです。

その他にも、スタッフのクラウドPBXに関する専門知識が乏しいことで「サポート対応の悪さ・遅さ」にも関わります。

そのため、クラウドPBXを選ぶ際は「スタッフの能力」に注意して契約することも大切です。
「スタッフの能力」の判断基準は、IT専門のスタッフがいるかどうかです。

一般的な事務スタッフが資料を見てサポートするような形態のメーカーからは、良質なサポートが受けられない傾向にあります。

その他にも、実績や口コミから判断することも得策です。

機能面を考慮せずメーカーと合わなかった

クラウドPBXの機能性はメーカーによって様々です。

例えば主機能では「電話番号の種類」「音質」がありますが、クラウドPBXにはオプション機能があり種類によって利便性が変わってきます。

オプション機能は、「クラウドPBXならでは」のメリットでもあるため十分に活用したいものです。

その他にも、「アプリなどの使い勝手の良さ」で業務効率が大きく変わることもあります。
もっとも、機械類に不慣れな社員がいる場合に「ユーザー目線で使いやすさを追求していないメーカー」のクラウドPBXは、導入に手間取る場合があるのです。

つまり、「コストの安さ」のみでクラウドPBXを選ぶと「使いたいオプション機能がなかった」「機能が悪かった」といった失敗におちいるのです。

クラウドPBXを導入する際には、「音質や電話番号の種類など主機能」「オプション機能」「使い勝手の良さ」といったポイントを意識することをおすすめします。

2、クラウドPBXで失敗を防ぐための対処法!

ここからは、実際にクラウドPBXで失敗を防ぐために3つの対処法をご紹介します。

その対処法は

  1. 機能性・サービスを確認してメーカーを選ぶ!
  2. サポート体制を重視する!
  3. 増減設定が簡単かつコストを抑えて可能か考慮!

といった3つの方法です。

これら3つを意識することで、「考えられる7つの失敗」を防ぐことはもちろん生産性をより一層向上させることができますよ。
クラウドPBXの導入を検討している方は、ぜひ参考にして導入してみてください。

機能性・サービスを確認してメーカーを選ぶ!

導入前に、クラウドPBXの機能性・サービスを確認することで失敗を避けられます。
さらに言うと、機能性はより一層生産性の向上が期待されるポイントです。

機能性は具体的に言うと、「音声品質」「利用できる電話番号の種類」「オプション機能」「使い勝手の良さ」などです。

また、これらの機能性を確認・比較する基準は「自社でクラウドPBXを研究・開発」しているかどうかが大きなポイントとなります。

自社で研究・開発しているメーカーは、大半がノイズのないクリアな音声で良好な品質を提供しています。
その他にも、ユーザー目線で操作性を考えた使い勝手の良さや、オプション機能の豊富さ・質の高さも群を抜いているのです。

もっとも、自社で研究・開発しているメーカーは「不具合時の改善が迅速」「対応が的確」といった、もしもの場合にも満足度の高い対応をしてくれます。

なぜなら、他の会社に研究・開発を任せず自社で完結しているからです。
ゼロからメーカーで作ることで、いちいち開発している会社へ依頼して改善する手間がないのです。

自社で研究・開発していることで不具合時だけではなく、「機能のアップデート」も非常に早くなります。
クラウドPBXは、クラウド上(ネット上)にPBXを構築しているため『LINE』などのアプリと同様機能のアップデートが可能です。

その際、自社で研究・開発を完結していることで余計な手間をかけずにアップデートできます。

クラウドPBXを導入する際は、「機能性・サービス面を十分に確認」することをおすすめします。

サポート体制を重視する!

クラウドPBXで失敗する原因に「不具合時の対応が遅い・不適切だった」という失敗があるように、メーカースタッフのサポート力は非常に大切です。

もっとも、クラウドPBXのサポート体制には対応力のほかにサポートの形態が異なります。

例えば

  • クラウドPBXの設定や不明点についてのみサポートできるタイプ
  • 24時間体制で不明点やトラブルに対応してくれるサポートがついているタイプ
  • クラウドPBXだけではなくIT専門家による、ビジネスやオフィス環境機器全般についてのサポートもついているタイプ
  • 問い合わせには対応するが特にサポートがないタイプ

といった種類のサポートがあります。

これらの違いは、メーカースタッフの知識力などにも関わってきます。
クラウドPBXの不明点・設定のみサポートの場合は、IT機器についてあまり詳しくないスタッフが資料やマニュアルを参考にサポートすることが多いです。

その反面、IT専門家が常駐しているクラウドPBXはサポートが手厚く、実績として「顧客満足度」も高い傾向にあります。
さらに、クラウドPBX以外のIT機器についてもサポートしてくれるといった特典付きなため、クラウドPBX以外でも生産性を向上できます。

いわば、クラウドPBXを導入したのに「ITコンサルタント」なるものも受けられるのです。

このサポート体制においても、「自社でクラウドPBXを研究・開発」しているメーカーはやはり一歩抜きんでます。
なぜなら、自社にクラウドPBXを研究・開発している優れたITスタッフが常駐していて、自社でクラウドPBXを作っているため仕組みを常に把握しているからです。

クラウドPBXを導入する際はサポート体制、もっと言えば自社で研究・開発をしているメーカーを重視することをおすすめします。

増減設定が簡単かつコストを抑えて可能か考慮!

クラウドPBXの回線数・端末数は大半のメーカーで増減が可能です。
しかし、メーカーそれぞれのプランによって「変更反映の早さ」「増減コスト」が変わります。

中でも、増減設定することで「変更費用」「増加分の運用コスト」「プラン変更コスト」といった費用がかかることもあります。

「変更費用」は、変更にかかる手数料なるものです。
プラン変更時に費用がかからないメーカーを選ぶとコストを削減できます。

「プラン変更コスト」は、10端末までのプランを契約していたが11端末になったため導入コストや月額料金が高くなることです。

よって、「柔軟に対応してくれるメーカー」または「プランの幅が広いメーカー」の選択がおすすめ。
プランの幅が広いメーカーとは、「1〜10端末まではスタンダードプラン」「11〜50端末まではミドルプラン」といったようにプラン毎の端末数が多いメーカーです。

中には、「2端末までスタンダードプラン」「3〜5端末までミドルプラン」といった幅の狭いプランもあるため、注意が必要です。

また、増減設定をするだけで2〜3週間かかるメーカーもあります。
毎回増減に時間を要していれば業務が停滞してしまうため避けることをおすすめします。

もっとも、増減設定を数時間でその日中に変更してくれるメーカーもありますので、迅速に変更してくれるメーカーを選ぶといいです。

3、クラウドPBXがそこまで人気な理由とは?

「なぜリスクを恐れないで、クラウドPBXを導入する企業が増えているのか?」といった理由を解説します。

クラウドPBXがここまで人気な理由は、「メリット」が豊富なためです。
また、従来のPBX・ビジネスフォンにあったデメリットがなくなるのに、クラウドPBXのデメリットは「メーカー選び」次第でなくすことができます。

クラウドPBXのメリットで代表的なものは

  • オフィス外でもどこでも無料で内線を利用できる
  • 外出先でも、会社の固定電話番号から外線を利用できる
  • 社外の担当者へ無料で取り次ぐことができる
  • 導入コスト、運用コストなど全てのコストを大幅削減できる
  • 設定が簡単なため導入や変更がすぐにできる
  • 導入が最短即日と迅速にできる

といった魅力です。

特に、オフィス外でも社員間の連絡が無料で取れることは、現場担当者や営業社員へ気軽に業務連絡できて便利です。
もっとも、全て「クラウドPBXならでは」の魅力なため業務効率を向上したいと考える企業は大半が導入しています。

つまり、従来のPBXより優れた内線・外線・転送機能をはじめオプション機能まで増えたことが、クラウドPBXの人気の理由です。

クラウドPBXで失敗しないメーカーを紹介!

クラウドPBXで失敗しないためのおすすめメーカーをご紹介します。

先ほど解説した「失敗した事例」や「失敗を防ぐ対処法」を把握した上でおすすめのクラウドPBXは『OFFICE PHONE』です。

『OFFICE PHONE』は、先ほど説明した「機能性・サービスが優れている」「優れたIT専門家が常駐したサポート体制」「増減設定が簡単かつコストを抑えて可能」といった3つの対処法をしっかりと含んでいます。

もっとも、『OFFICE PHONE』は「19年にわたる自社でのクラウドPBXの研究開発」をおこなっています。

よって、機能性は業界トップクラスの性能でサポート体制も万全なため不具合時の迅速かつ的確な対応やIT専門家による業務効率を向上させるサポートを受けられます。
さらに、導入後の増減設定も数時間で反映可能で変更費用は無料。

その他にも豊富な機能性を持ち

  • 最短即日開通、アプリに登録するだけ簡単設定!
  • 電話番号継続可!市外局番(03、06番号)、フリーダイヤル利用可能!
  • プロからのサポートでクラウドPBXだけではなく、ビジネスやオフィス機器全般についても相談可能!
  • 19年にわたる自社独自の研究開発により、従来のビジネスフォンと変わらないクリアな通話品質!

といったメリットがあります。

また、コスト面では

  • 初期費用・導入コストは完全無料0円!
  • 月額料金は3,400円〜!
  • 1端末98円〜増加可能!
  • 固定電話への発信は「8円/3分」、携帯電話なら「15.4円/1分」!
  • 半分以上のオプション機能を無料で提供!

といったシンプルかつ低価格な料金体系を実現しています。

クラウドPBXの導入を検討中の方は、クラウドPBXの失敗を考慮して『OFFICE PHONE』をおすすめします。
ぜひ参考にしてみてください。

詳しくはこちら:『OFFICE PHONE

まとめ

クラウドPBXはメーカー選びによって稀に失敗することもあります。

クラウドPBXを導入する際は、「考えられる失敗7選」を参考に「3つの対処法」を意識して導入してみてくださいね。
もっとも、失敗しないクラウドPBXメーカーで迷われている方には『OFFICE PHONE』が一押しですよ。
「機能性・サポート・増減の柔軟性」の3点が業界トップクラスに優れています。

ぜひ参考にしてみてください。

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