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クラウドPBXとソフトフォンでPCがビジネスフォンに!活用法紹介

クラウドPBXとソフトフォンでPCがビジネスフォンに!活用法紹介

この記事のもくじ

最新のサービスを利用すれば、会社やスタッフのパソコンがビジネスフォンとして利用できます。
このときに欠かせないキーワードとなるのが「ソフトフォン」です。

とはいえ、私のようにビジネスフォンに仕事で携わっていない方にとっては、次のような疑問も生じると思います。

「ソフトフォンって何?」
「ソフトフォンはIP電話とどこが違うの?」

この記事では、ビジネスフォンの営業販売スタッフとして16年の実績がある私五十嵐が、ソフトフォンについてていねいに解説します。

・ソフトフォンって何なの?
・ソフトフォンを使えばどんなメリットがあるの?
・ソフトフォンでコスト削減やビジネスの効率化ができるって本当?

以上の疑問・質問を一瞬でクリアにしていただけるので、ぜひご覧ください。

ソフトフォンを使用すればPCがビジネスフォンに!

クラウドPBXが便利な点の一つに、普段使用しているパソコンをビジネスフォンとして使用できることが挙げられます。
パソコンをクラウドPBXとして使用するために必要なものといえば「ソフトフォン」です。

まずは、ソフトフォンがどのような物かについて解説します。

ソフトフォンとは?

ソフトフォンとは、簡単にいえばパソコンを使用して通話をする電話のことです。
専用のソフトウェアをパソコンにダウンロードすることにより、インターネット回線を使って通話できるようになります。

インターネット回線を使った電話といえば、光電話やIP電話をイメージする方が多いと思います。

「光電話・IP電話とソフトフォンとは何が違うの?」
との疑問が思い浮かぶ方も多いと思いますが、IP電話やひかり電話はインターネットを使った電話の仕組みを指し、ソフトフォンとはそのIP電話・光電話の仕組みを利用して通話するための機器やサービスのことを指します。

クラウドPBXではソフトフォンで電話番号を取得できる

ソフトフォンにも実はさまざまな種類があり、種類によって機能やサービスの内容が異なります。
近年、ビジネスなどでよく用いられているのは次の3つのタイプです。

①クラウドPBX(光電話を利用するタイプ)
光電話の仕組みを利用したクラウドPBXでソフトフォンを使用すると、市外局番の電話番号を取得して、従来のビジネスフォンのような使い方をすることができます。
元々、NTTの固定電話で使用していた電話番号を使って、パソコンで受発信することも可能です。

例えば、私が営業の現場でいつもおすすめしている「OFFICE PHONE」がこのタイプの電話機です。
NTT光回線を使用しているため、音質がよく回線が途切れにくいという特徴もあります。

②クラウドPBX(IP電話を利用するタイプ)
IP電話の仕組みを利用したクラウドPBXでソフトフォンを使用する場合は、「050」や「0800」などのIP電話番号を新たに取得することができます。

市外局番の電話番号を発番したり、既存の電話番号を引き継いだりすることはできません。

③アプリを使用するタイプ
電話番号ではなく、アプリのIDなどを通じて通話するタイプのソフトフォンもあります。
イメージとしては、LINEを思い浮かべると分かりやすいと思います。
これらのソフトフォンでは、電話番号を取得せずにID同士でやり取りをするので、ビジネスで使用される場合は社内連絡用での用途がメインです。

ソフトフォンを使用するために

パソコンをビジネスフォンとして使用するために必要なソフトフォン。

「パソコンがあればソフトフォンを使用できるのは分かったけど、ソフトフォンはどこで売っているの?」

という疑問もあるかもしれませんね。

この章では、ソフトフォンを使用するためには何が必要なのかについて、詳しく解説します。

必要な機器

ソフトフォンを使用するために必要なものは、次の2点です。

  • パソコン
  • マイク付きヘッドセット(イヤホン)

正直なところ、最低限の通話という点ではパソコン1台あればOKです。
しかし、ビジネス用途として使用する際に、クリアな音声を実現するという点ではマイク・イヤホンの機能が付いたヘッドセットを用意するべきでしょう。

ヘッドセットを使用すれば、両手が自由になるので、パソコン作業をしながらの電話応対が効率的になります。

ソフトフォン用のヘッドセットの価格はピンキリですが、1,000~2,000円程度で購入可能です。

営業担当からの一言
通常、ビジネスフォンを購入するには1台あたり30,000円程度の端末代金がかかるので、端末代金と比較すると90%以上のコスト削減が実現できます!

必要な契約

ソフトフォンを使用するためには、ソフトフォンの契約が必要です。

ソフトフォンの契約方法は、大きく分けて以下の2通りです。

①クラウドPBX(光電話やIP電話を使用するタイプ)
クラウドPBXの契約と併せて、必要な台数のソフトフォンのライセンスを契約します。
クラウドPBXの提供業者ごとに申し込み手順が異なるため、詳細はクラウドPBX提供業者に確認しましょう。
ビジネスフォンとして使用する際には、ソフトフォンのダウンロードや初期設定(IPアドレスやスピーカーの設定など)専任の営業担当者がいるクラウドPBX業者がオススメです。

②アプリを使用するタイプ
インターネット上で、直接登録手続きを進めます。
Web上で手軽に手続きを済ませることができます。
社内連絡やWebミーティングの用途で使用する際には、手軽にすぐに利用できる点が大きなメリットになります。

クラウドPBXでソフトフォンを使用するための注意点とは?

以上のように、クラウドPBXでソフトフォンを使用することはとても便利ですが、逆に注意点はないのでしょうか?

「おいしい話だと思って申し込みをしたけど、実際に使ってみたら思っていたのと違った」といったことがないように、事前にサービスの内容や詳細について詳しく理解しておくことが大切です。

この章では、クラウドPBXでソフトフォンを使用する際の設定について解説します。

クラウドPBXに対応するソフトフォンが決まっている

クラウドPBXにもソフトフォンにも多数の種類がありますが、クラウドPBXごとに使用できるソフトフォンは決まっています。

「使い慣れたスカイプにそのままクラウドPBXの機能を付けたい」

といった契約方法はできません。
クラウドPBXのビジネスフォン機器としてパソコンを使用したい方は、まずクラウドPBXを契約してから対応したソフトフォンを導入するという手順で手続きを行います。

対応OSが決まっている

ソフトフォンは、対応OSが決まっています。

私がお困りごととして最もよく耳にするのは
「ソフトフォンを導入してみたけど、MACでは使用できなかった」
というものです。

Windowsの場合でも、古いOS(Windows7など)にはソフトフォンが対応していないケースがあります。

導入前に現在使用しているパソコンでソフトフォンが利用できるのか否かをチェックしておきましょう。
もしOSが対応していない場合は、パソコンを買い替えるか別のソフトフォン(クラウドPBX)を契約するかのどちらかを検討しましょう。

→おすすめクラウドPBXとして私が紹介しているOFFICE PHONEは、現行サポートされているWindowsとMACの両方に対応しています。
企業では、いろんな種類のパソコンを使用することもありますし、用途によってパソコンを後から買い足すこともあるため、対応OSが幅広いと安心ですね。

クラウドPBXでのソフトフォン活用例

クラウドPBXとしてソフトフォンを活用するケース・・・つまり、パソコンをビジネスフォンとして効果的に活用できるケースについて、3つのケースを紹介します。

以下のような疑問のある方に、参考にしていただけるかと思います。

  • 「パソコンで電話ができることに何かメリットはあるの?」
  • 「パソコンをビジネスフォンに利用することで業務効率が上がるの?」

コールセンターでの活用例

顧客や取引先からの問い合わせを受けるコールセンターでは、ソフトフォンを使用すると以下のように業務を行うことができます。

・CTI(受電の際に、電話番号を照合して自動的に顧客情報をパソコン画面上に表示させる仕組み)連携にて、顧客情報を効率的に確認
→受電と同時に、顧客名・顧客の住所・購入履歴・過去の問い合わせ内容などがチェックできるので、顧客からの問い合わせに対して的確な対応が可能になります。

・両手を自由に使用できる
→ヘッドセットを使用することで、パソコン入力をしながら作業をすることができます。
従来のビジネスフォンを使用する場合は、ビジネスフォン+ヘッドセットの購入が必要になります。
また、パソコンとビジネスフォン電話機とでデスクのスペースを多く占拠してしまいますが、ソフトフォンでは省スペース化もできます。

・IVR(自動音声応答)にて的確な顧客の振り分け
コールセンターに必須の機能であるIVR(自動音声応答)機能も、クラウドPBXであれば利用可能です。
従来のビジネスフォンでは、IVRを利用するためには高額な機器と設定費用が必要(目安としては、簡易なIVRシステムでも10万円以上)でしたが、クラウドPBXでは安価な月額でIVRが利用可能です。
→IVRは、クラウドPBXの種類によってサービス内容や価格が異なるため、契約前に業者のサービスを確認しましょう。

・自動録音機能
クラウドPBXには自動録音機能が搭載されたものも少なくありません。
万が一のクレーム対応に不可欠な自動録音機能を、安価な月額で利用出来ます。

営業担当からの一言
私がおすすめしているOFFICE PHONEでも、CTI・IVRの機能が利用できます。
CTIは無料・IVRは月額800円・通話録音は月額1,000円なので、初期費用・ランニングコストの両面でとても経済的なサービスです。

事務所用として

事務所では、様々な管理業務が必要になりますが、事務所にソフトフォンを使ってクラウドPBXを導入することで、様々な便利機能・管理機能が利用できます。

・データを入力しながら顧客対応ができる
コールセンターではなくても、営業事務や予約管理などパソコンを使用しながら顧客対応をする場面は少なくありません。
コールセンターでの利用例と同様、ソフトフォンでは電話応対をしながら両手を自由に使用できるので、メモをとりながらの対応もできます。
→特に、顧客の予約管理や会議室の使用状況の管理には、グループウェアの機能を利用すると効率的です。
グループウェアとは、スタッフや施設のスケジュール管理や資料の共有・管理・案件の進捗状況などを管理できるビジネスツールのことですが、クラウドPBXの中には機能としてグループウェアを搭載しているものがあります。

・グループウェアや社内チャットツール・勤怠管理にて業務効率化を実現
対顧客だけではなく、社内業務の効率化にもクラウドPBXは最適です。
上述のグループウェアに加え、クラウドPBXには社内チャットツールや勤怠管理ツールなども搭載されているものがあります。

・本社のパソコンで電話帳データを一括管理(セキュリティ対策に!)
クラウドPBXでは、パソコンの他にスタッフのスマホをビジネスフォンとして使用する機能も搭載されています。
この時、多くの経営者の方が心配されるのはセキュリティ面です。
例えば、スタッフがスマホを紛失した際に、端末に保存された電話帳データが外部に流出してしまうなどのリスクが考えられるためです。

クラウドPBXでは、社内の電話帳データを本社パソコンで一括管理ができます。
→ソフトフォンとしての使い方というよりは、クラウドPBXの便利機能という位置づけにはなりますが、昨今のビジネスではセキュリティ管理が非常に重要な位置づけとされており、見逃せない機能です。

営業担当からの一言
私がおすすめしているOFFICE PHONEは、グループウェア(無料)・社内チャット(無料)・勤怠管理(無料)と、まさに事務所用として使用するためにピッタリです!

テレワークとして

新型コロナウイルス対策により、在宅勤務を中心としたテレワークの導入を進める企業が増えています。
この場合にもソフトフォンの導入は効果的です。

スタッフのパソコンにソフトフォンを導入することで、以下のように活用することができます。

・スタッフのパソコンで会社の電話が受発信できる
光電話タイプのクラウドPBXの場合は、会社の電話番号を使って受発信をすることができます。
つまり、在宅勤務であっても会社にかかってきた電話を受けたり、会社の電話番号を使って発信をしたりすることができます。

・勤怠管理
勤怠管理ツールを使用することで、オフィスに出社できないケースでもスタッフ一人ひとりの勤怠状況を管理できます。

・グループウェアや社内チャットツール
在宅勤務になると、対面での報告業務ができなくなり、コミュニケーションが不足しがちです。
グループウェアや社内チャットツールを利用することで、コミュニケーションや報連相を活性化させることができます。

営業担当からの一言
テレワークを導入する際には、パソコンとインターネット環境が元々不可欠なので、別途、設備投資をするとなく手軽に導入できるのもソフトフォンの大きなメリットですね。

まとめ

「ソフトフォン」はあまり耳慣れない用語かもしれません。
しかし「パソコンをビジネスフォンとして利用できるためのソフト」といえば、身近な機能だと感じていただけるのではないでしょうか?

ソフトフォンを利用すれば、高額なビジネスフォン機器を購入しなくても電話機が手配できるだけではなく、クラウドPBXの各種ビジネスツールが利用できるというメリットがあります。
また、光電話タイプのクラウドPBXを利用すれば、会社の電話番号で受発信ができるので、文字通り「ビジネスフォン」として利用が可能です。

対応ソフトやOSに注意して、ソフトフォンの導入を検討してみてください。
「OFFCE PHONE」のような、多機能かつ高品質なクラウドPBXを導入すれば、飛躍的に業務効率が向上しますよ。

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