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クラウドPBXでスマホ内線化!仕組みとメリット・デメリット紹介

クラウドPBXでスマホ内線化!仕組みとメリット・デメリット紹介

この記事のもくじ

クラウドPBXを導入すればスマホを利用して場所を問わない内線化が可能です。

従来のビジネスフォンを利用した内線では、ビジネスフォン端末本体代や外出中の社員への連絡で膨大なコストがかかってしまいますよね。もっともコストだけではなく、外出中の社員へ外線の取り次ぎができず、業務効率が悪い問題も悩ましいものです。

そこでこの記事では、クラウドPBXでスマホ内線化について解説いたします。

具体的には

  • そもそもクラウドPBXとは?スマホ内線化の仕組みとは?
  • クラウドPBXでスマホ内線化するメリット、デメリットは?
  • どんな企業がクラウドPBXでスマホ内線化を活用するのか?
  • スマホ内線化におすすめのクラウドPBXメーカーは?

といった仕組みや基本知識から導入時に役立つポイントまで鮮度の高い情報をまとめています。

スマホ内線化を検討している人向けに記事をまとめているため、スマホ内線化について網羅できることはもちろん、5分程度で簡単に読めますよ。

クラウドPBXとは?従来のPBXとの違い

大前提としてクラウドPBXとは、クラウドサービスを活用してクラウド上(ネット上)にPBXを構築することで、外線・内線・転送などあらゆる機能を利用可能にするソフトウェアのことです。まるで電話機能全般を制御する司令塔のようなイメージ。

※PBXとは?

PBXとは主装置とも呼ばれ、主にオフィス内のビジネスフォンに外線・内線・転送機能をつなげる装置のこと。
ビジネスフォンの場合

従来のPBXでは、PBX本体をオフィス内に設置・配線工事をして物理的に電話線をつなげる必要がありましたが、クラウドPBXはあらかじめメーカーが構築しているクラウド上(ネット上)のPBXを利用するため、PBX本体の設置・配線工事が不要になり、簡単に内線・外線・転送などあらゆる機能を使用できるようになりました。もっともクラウドPBXを利用するメリットは内線・外線・転送機能は一部に過ぎず、その他の機能がより魅力的なメリットです。

従来のPBXではビジネスフォン端末本体を利用していましたが、クラウドPBXではビジネスフォン端末の代わりにお持ちのスマホやPCで内線・外線・転送などの機能が利用可能になったことも魅力的ですね。
クラウドPBXの場合
ちなみに、クラウドサービスとはネットワークを活用してデータやソフトウェアをネット上(クラウド上)で管理するサービスのこと。従来のデータ管理はUSBやメールで保存・送受信など行っていましたが、クラウドサービスではデータの送受信という概念がなくなり、クラウド上(ネット上)に直接データを保存してパスワードやログインIDなどを入力すると、どのPCやスマホでも閲覧可能になりました。もちろん大半のクラウドサービスはセキュリティも万全なため、情報漏洩などの心配も無用でしょう。

【クラウドPBX】スマホ内線化の仕組みとは?

そもそもクラウドPBXを導入するにはスマホに専用アプリをインストールして、オフィス内にクラウドPBX専用のアダプターを設置して導入します。大規模な工事が不要になり、数分で導入可能になったこともクラウドPBXのシェアが伸びている要因のひとつですね。

また、クラウドPBXの革新的な特徴はインターネット回線を利用することです。

従来のPBXはオフィス内のビジネスフォンとPBXを電話線で物理的につなげて、固定電話の回線網を利用して内線・外線などの受発信をおこなっていました。

しかしクラウドPBXは専用のアダプターをオフィス内に設置して、固定電話の回線網ではなくインターネット回線で内線や外線などの受発信をおこなっています。クラウドPBX専用のアダプターを導入することで、クラウド上(ネット上)に構築されたPBXを使用できる仕組みなのです。

インターネット回線を利用している通話アプリでは『LINE』や『Zoom』などが有名ですね。徐々に従来の電話の回線網ではなく、インターネット回線を利用する通話系ソフトウェアのシェアが上昇してきて、今後もシェアを伸ばしていくことが予想されます。

要するにクラウドPBXはインターネット回線を利用することで、スマホやPCなどインターネット接続ができる端末で、あらゆる通話機能が利用可能になったのです。

【クラウドPBX】スマホ内線化の6つのメリット

クラウドPBXを活用するメリットは山のようにあります。その中でも、この記事では「スマホ内線化」のメリットのみに絞りました。

スマホ内線化のメリットは大きく分けて6つ。

  1. オフィス外でも内線通話が無料で利用可能!
  2. ビジネスフォン端末本体が不要でコスト削減可能!
  3. 出先の担当者にも取り次ぎ可能!
  4. テレワークの導入に役立つ!
  5. メンテナンス費用がいらない!
  6. 電話のシステム導入が迅速!

といった6つのメリットで、どれも魅力的なビジネスを助ける強固な礎となります。

オフィス外でも内線が無料で利用可能!

クラウドPBXを活用したスマホ内線ならオフィスの垣根を超え、外出先でも出張先でも内線で社員間の通話ができます。その上、通話料は完全無料。何時間通話しても通話料は一切かかりません。

なぜなら、インターネット回線を利用しているからです。インターネットがつながる場所ならどこでも利用でき、電話回線網を利用しないため通話料もかかりません。無料通話アプリの『LINE』と同様に、インターネット回線のみで通話する場合は無料で通話できる仕組みです。

外出先の社員へ連絡する際、いちいち通話料がかかることは煩わしいと思いませんか?

固定電話から携帯への通話料は1分20円〜30円程度かかります。塵も積もれば山となるように、通話回数を重ねるうちにコストは膨れ上がるため、月に数万円〜数十万円は小規模な企業でもかかってしまいます。その点、クラウドPBXのオフィス外でも無料通話ができるスマホ内線化のメリットは大きいですね。

ビジネスフォン端末本体が不要でコスト削減可能!

クラウドPBXを利用してお持ちのスマホにアプリをインストールするだけで、たちまち従来のビジネスフォン以上の役割をスマホで担うことができ、ビジネスフォン端末本体は不要になります。

従来のビジネスフォンを購入すると目安として一台100,000円程度かかり、リース契約でも月額4,000円以上を払い続けねばなりません。もっとも、従来のビジネスフォン端末本体を一台のみ購入する企業は少なく、何十台も購入する場合は数百万円以上もかかるため、コストが高額になり過ぎます。

さらにはビジネスフォン端末本体も月日とともに故障していくことを考えれば、何年かに一回はビジネスフォン端末本体の買い替えが必須でしょう。

その点クラウドPBXを導入すれば、社員が持っているスマホを利用できるため、端末にかかるコストは何年経ってもゼロ。

もちろんスマホをビジネスフォン代わりにしたからといって、スマホでゲームや個人の電話番号で受発信できないといったことはなく、今まで通り私用でスマホを使えます。今までのスマホにビジネスフォンを融合させたイメージですね。

出先の担当者にも取り次ぎ可能!

営業や現場監督・取引先訪問などの外出は企業にとって余儀なくされているものでしょう。外出による担当者のオフィス不在で、顧客や取引先からの電話に出られず、折り返し連絡する手間は業務効率を悪くさせると思いませんか?さらには、折り返しても今度は相手が電話に出られないケースさえあります。

しかし、クラウドPBXを導入すれば外出先の担当者へ電話を取り次ぐことが可能。なぜならインターネット回線を利用していることで、まるで世界中がオフィスかのようにどこにいても取り次ぎが可能なためです。

現場担当者へ直接取り次ぐことができれば、スムーズに業務を進められますよね。仕事が早くなり、顧客や取引先からの満足度や評価もアップすること間違いなしです。

もちろん、従来のビジネスフォンで必要だった転送サービスも不要なため、転送サービスを利用するシステム料や転送にかかる通話料もなく、無料で担当者へ取り次げます。

テレワークの導入に役立つ!

クラウドPBXでスマホを内線化することでテレワークの導入にも役立ちます。

ちなみに、テレワークとはPCやインターネットなど情報通信技術(ICT)を活用して、場所を問わず遠く離れた場所(Tele:古代ギリシャ語で遠方という意味)でも自由に仕事(work)ができる働き方のこと。

昨今、少子高齢化による働き手の不足などで、働き方の見直しが国家的規模でおこなわれています。その働き方を良くする方法のひとつがテレワークです。

テレワークを導入することで

  • 社員はもちろん企業全体の生産性が向上
  • オフィスが小規模で十分になりコスト削減可能
  • 生産性が向上することで残業代が減少
  • 社員の満足度が高まりトラブルが減って愛社精神がアップ

といった豊富なメリットを得られます。

クラウドPBX導入がテレワークに役立つ理由は、社員同士の内線がどこにいても可能になることや担当者への取り次ぎ、会社の固定電話番号を利用してスマホで発信できるためです。

テレワークを導入したいが、電話での連絡が必須なために導入が困難な企業も多いのではないでしょうか?しかし、クラウドPBXでスマホを内線化することで大半の導入障壁を乗り越えられるようになったのです。

メンテナンス費用がいらない!

クラウドPBXによるスマホの内線化では、クラウドPBXメーカーがメンテナンスを独自でおこなっているため、メンテナンスが不要どころかシステムのアップデートすらもメーカーがしてくれるため不要です。

従来のPBXでは、企業自らがPBXの定期的なメンテナンスをする必要がありました。もちろん、定期メンテナンスの度に専門の工事業者を呼んで費用がかかり、メンテナンス費用は企業持ちです。その上、故障すれば修理費用もかかってしまいます。

クラウドPBXでメンテナンスが不要な理由は、インターネット上にPBXを構築しているため物理的な工事が不要で、メーカー独自で定期的にメンテナンスしてくれるためです。

不具合があれば知らないうちにメーカーによって修理されています。その上、スマホの内線化をより質の良いものにするアップデートすらもメーカーがおこなってくれ、アップデートする場合はスマホアプリから簡単にできてしまうのです。

電話のシステム導入が迅速!

クラウドPBXでスマホを内線化する場合、導入は非常に早いです。早いメーカーで最短当日導入可能。遅いメーカーでも1週間程度で導入できます。

従来のPBXでは大規模な設置・配線工事が必要であったため、申し込みから導入まで最短でも1ヶ月以上はかかります。そのため、すぐには内線など各種機能を利用できませんでした。

しかしクラウドPBXでは大規模な工事が不要なため、簡単に導入可能なのです。クラウド上(ネット上)であらかじめPBXを構築していて、クラウドPBX専用のアダプターを設置するだけのため最短当日導入が可能になりました。

【クラウドPBX】スマホ内線化のデメリット

クラウドPBXを活用したスマホ内線化にもデメリットがあり、業種によっては大きな影響を与えるかもしれません。しかし事前に把握していれば、デメリットを対策することもできます。

クラウドPBXには

  1. 音質が不安なメーカーもある
  2. ランニングコストがかかる

といった2つのデメリットがありますが、実は簡単に対策可能です。
デメリットと同時に対策についても解説します。

音質が不安なメーカーもある

クラウドPBXメーカーの中には、音質が悪くガサついた音声や声がこもるメーカーもあります。音質が悪いと会話は何とか成立するものの、話しにくくて不快ですよね。

音質が悪い理由は、インターネット回線を利用するため従来のPBXより技術力が必要になりますが、メーカーの技術力が十分に足りないからです。

つまり、技術力が足りないメーカーは音質が悪い傾向にあります。

しかし、技術力の高いクリアな音声性能を持つクラウドPBXメーカーを選べば全く問題ありません。音質の高いクラウドPBXなら固定電話や携帯電話での通話と同等の音質で快適な通話ができます。

ランニングコストがかかる

クラウドPBXを導入するには、毎月の基本料金が2,000円~3,000円程度かかります。従来のPBXではシステム使用料のような基本料金は掛からなかったため、デメリットに感じてしまいます。

しかし全体的に料金を見ると、クラウドPBXの方が断然コストが低いです。

なぜなら、従来のPBXではビジネスフォン端末本体代が一台だけでも目安として100,000円程度かかり、リース契約でも月額4,000円以上はかかります。それに加えて、通話料金や転送サービス料、メンテナンス費用などさまざまなコストが毎月かかっているのです。

これらを考慮すると、お持ちのスマホでオフィス外でも無料内線を利用できるクラウドPBXは、2,000円〜3,000円程度の基本料金のみで済むので、結果的にランニングコストが安くつく傾向にあります。

総合的にランニングコストを判断すると、結果は火を見るよりも明らかなのです。

こんな企業にクラウドPBX「スマホ内線化」はおすすめ!

クラウドPBXを導入している企業の事例や口コミから判断して、クラウドPBXを活用したスマホ内線化をおすすめする企業をご紹介いたします。

クラウドPBXでスマホ内線化する場合

  • 出先の社員と連絡・取り次ぎなど業務効率をアップさせたい企業
  • 柔軟な働き方に対応したい企業
  • いますぐ電話環境を構築したい企業

といった3つの企業へ非常におすすめです。

出先の社員と連絡・取り次ぎなど業務効率をアップさせたい!

営業や訪問が多い企業、現場監督などで担当者が現場にいる必要がある企業では、クラウドPBXを活用したスマホ内線化は非常に有効です。

例えば、現場担当者へ顧客からの電話を取り次ぐことでスムーズに顧客対応ができます。他にも営業の場合、クラウドPBXのオプション機能である『GPS機能付き出退勤管理システム』で社員の出退勤を管理できるため、自宅と営業先を往復する直行直帰制度を導入してオフィスへの通勤時間を削減できます。

つまり、外出が多い企業にはクラウドPBXを活用したスマホ内線化がおすすめです。

柔軟な働き方に対応したい!

働き方改革のひとつでもあるテレワークを導入したい企業には、クラウドPBXを活用したスマホ内線化は特におすすめですね。

無料で内線を利用できるだけでなく、チャットでコミュニケーションをとることも可能で、WEB会議機能を使用して会議やミーティングをすることも可能。その上、お持ちのスマホひとつで電話機を自宅に置く必要もありません。

もっとも、どこにいても担当者への取り次ぎが可能なため、電話の受発信関係でテレワーク導入ができなかった企業にとって非常に大きな助けとなります。

いますぐ電話環境を構築したい!

できるだけ早く電話環境を構築したい企業にもクラウドPBXによる内線化は役立ちます。

例えば、従来のPBXを利用していたが古くなっているためできるだけすぐに新しいものに変えたい場合、新事業や新プロジェクトを立ち上げる場合、オフィスを移転してすぐに電話環境が必要な場合など。

クラウドPBXを活用したスマホ内線化ならビジネスフォンの購入はもちろん不要で、申込手続きだけで最短当日に導入できます。

従来のPBXでは設置・配線工事が1ヶ月以上かかるため、新事業や新プロジェクトであれば重要なスタートダッシュで転んでしまいますし、オフィス移転後すぐに使えないとなると非常に不便で業務が停滞してしまう場合もありますよね。

つまり、早急に電話環境を構築したい企業にはクラウドPBXによる内線化は非常におすすめです。

クラウドPBXメーカー選びのポイントとおすすめのメーカー!

これまで解説してきたクラウドPBXで、スマホ内線化をするメリット・デメリットや口コミなどを考慮して、クラウドPBXメーカーを選ぶポイントとおすすめのクラウドPBXについてご紹介します。

スマホ内線化におすすめのメーカーを選ぶポイントは

  1. 音質がクリアなメーカーであるか?
  2. 必要なサポートがあるか?

といった2つの判断ポイントでどちらも重要です。

音質がクリアなメーカーであるか?

スマホで内線化する場合、クラウドPBXのデメリットである音質についてはメーカーを選ぶ上での判断材料とすることがおすすめです。デメリット対策にもなりますね。

音質がクリアか否か判断するためには

  1. クラウドPBXの説明でクリアな音質であると説明されているか確認!
  2. クラウドPBXメーカーの口コミを確認!

といった2つの方法が効果的。

音質に自信のあるメーカーは、利用者が気にする通話音質についてアピールを必ずしています。つまり、クラウドPBXの紹介ページで音質についてクリアである旨を説明しているメーカーを選べば、音質に何の違和感もなく快適に業務効率化できます。逆に、音質が不安なメーカーは音質についての説明を伏せる傾向があります。

また音質がクリアか否か判断するには、実際に利用しているユーザーの口コミを見ると手取り早く、信頼性も高いです。実体験ベースで書かれる口コミはメーカーの紹介ページ以上に信頼できますよね。口コミによる音質の判断基準は、「音質が良い」とコメントがあれば音質がクリアで性能も問題なし。その反面音質について何も書かれていなければ、あまり品質が良くないと考えられますね。

スマホで内線を使用するなら、音質の技術力が高いメーカーを選ぶことをおすすめします。

必要なサポートがあるか?

クラウドPBXのサポート体制についても考慮することをおすすめします。

なぜなら、いちいち説明書やネットで設定方法を調べるよりも、サポートを受けてスムーズに設定した方が業務に関係のない無駄な時間をかけずに効率良く、業務を進められるからです。

クラウドPBXメーカーによって当然、技術力にも差があるためサポートしてくれる内容はさまざまです。

例えば

  • クラウドPBXの設定や不明点についてのみサポートできるタイプのメーカー
  • 24時間体制で不明点やトラブルに対応してくれるサポートがついているメーカー
  • クラウドPBXだけではなくIT専門家によるビジネスやオフィス環境機器全般についてのサポートもついているメーカー

といったサポート体制があります。もちろん、サポートがついていないメーカーも中には存在しますね。

技術力が劣るメーカーでは、スタッフさえもわからない場合があるため適切なサポートができないケースも存在します。業務を停滞させてまでクラウドPBXの利用方法に時間を取られるなんて御免です。サポート体制はなるべく万全のメーカーをおすすめします。

いろいろなサポートの中でも、優秀なIT専門家が在籍するメーカーは特に頼もしいです。クラウドPBX以外にもオフィス環境機器全般について教えてくれます。

メーカーそれぞれの技術力や知識力によって、サポートの質も変わります。つまり、しっかりサポートをしてくれるクラウドPBXを選択することが大切です。

クラウドPBXでスマホ内線化なら『OFFICE PHONE』

これまで解説してきたメリットとデメリットを加味した上で、おすすめのクラウドPBX『OFFICE PHONE』をご紹介します。もちろん、クラウドPBXでスマホ内線化をする際の判断ポイント2つを意識したおすすめのものです。良質なクラウドPBXの代表例として参考にしてみてください。

なお『OFFICE PHONE』の紹介は、スマホ内線化に関してだけではなく機能全般をご紹介いたします。

OFFICE PHONEは、19年にも渡る開発研究の結果、クラウドPBX業界の最先端を走ります。実際に、導入累計20,000社突破という実績を持つのです。さらに、クラウドPBX業界で満足度No1と呼び声の高い機能とサポートを兼ね備えています。

  • 最短即日開通、アプリに登録するだけ簡単設定!
  • 電話番号継続可!海外でも、どの電話番号でも利用可能!
  • 初期費用は0円!月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の価格!
  • プロからのサポートでクラウドPBXだけではなく、ビジネスやオフィス機器全般についても相談可能!

といった、4つのポイントが他のクラウドPBXと比較して優れているポイントです。

OFFICE PHONEは、アプリインストールと専用アダプターを設置するだけで簡単に導入可能なため、クラウドPBX界で最も早い最短当日の開通が可能。さらに、市外局番・フリーダイヤルなど全ての固定電話番号をそのまま継続できます。もちろん、新規契約も好きな番号を会社の電話番号にできます。

また、初期費用は0円で導入でき、月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の安さです。回線数は1回線から契約可能で簡単に回線の追加もでき、柔軟な対応をしてくれます。月額利用料も非常に安くつきます。

コストとクラウドPBXの性能は業界で最高峰の高さですが、他にもビジネスに役立つあらゆる機能を兼ね備えています。特に『OFFICE PHONE』のサポートは非常に優れています。OFFICE PHONEでは『01サポート』というサービスを提供しており、IT専門家が経営革新や業務改善などさまざまなサポートをしてくれます。

例えば、経営の課題や日常での課題の相談、経営革新支援や日常業務支援など大なり小なりコンサルタント会社並みのサポートをしてくれるのです。ITを知らないことで逃しているビジネスチャンスや利益低下を改善したい方には非常におすすめします。また、サポートによる実績として売り上げ4倍アップ・利益率2倍・人件費70%削減の事例も多数あります。

そんなOFFICE PHONEの音声品質はもちろんクリアで良質です。19年に渡る音声変換エンジンの改良により、ノイズを除去した高性能な音声機能を実現。聞き取れない声がないほどクリアな音質です。

詳しくはこちら:「OFFICE PHONE

まとめ:クラウドPBXならスマホで無料内線化できる!

クラウドPBXを導入すると、場所を問わずにスマホで簡単に内線化できます。その上、料金は無料。

クラウドPBXを活用したスマホ内線化なら

  • オフィス外でも内線や担当者への取り次ぎ可能!
  • 端末不要、無料内線などさまざまな要因でコスト削減可能!
  • クラウドPBXの導入が迅速!

といった魅力的なメリットがビジネスを助ける強固な礎となります。

なお、クラウドPBXでスマホ内線化するデメリットは簡単に対策可能で、「音質が不安なメーカーがある」というデメリットは音質がクリアなメーカーを選べば問題ありませんし、「ランニングコストがかかる」というデメリットも総合的に判断すれば従来のPBXと比較すれば何倍も安くつきますので心配無用。

クラウドPBXの導入を考えている企業の中でも特に

  1. 出先の社員と連絡・取り次ぎなど業務効率をアップさせたい企業
  2. 柔軟な働き方に対応したい企業
  3. いますぐ電話環境を構築したい企業

といった3つの企業へは非常におすすめです。

また、クラウドPBXのメーカーを選ぶ場合は

  • 音質がクリアなメーカーであるか?
  • 必要なサポートがあるか?

といった2つのポイントを判断材料として比較してみてください。重要なポイントとなっています。

この2つのポイントやメリット・デメリットから判断した結果、スマホ内線化するためのクラウドPBXには『OFFICE PHONE』が一押しですよ。

OFFICE PHONEの特徴は

  • 最短即日開通、アプリに登録するだけ簡単設定!
  • 電話番号継続可!海外でも、どの電話番号でも利用可能!
  • 初期費用は0円!月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の価格!
  • プロからのサポートでクラウドPBXだけではなく、ビジネスやオフィス機器全般についても相談可能!

といった、4つのポイントが他のクラウドPBXと比較して優れています。

クラウドPBXでスマホ内線化をお考えの方は、ぜひOFFICE PHONEを参考にメーカー選びをしてみてくださいね。

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