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体験レポート!使ってみたら想像を超えた利便性を実感

体験レポート!使ってみたら想像を超えた利便性を実感

この記事のもくじ

利用していたビジネスフォンのリース契約満了通知書がリース会社から届いたため、次の電話機をどうしようか検討していました。

そんなときに出会ったのが「クラウドPBX 」です。

次の電話を検討する中で、ビジネスフォンについてインターネットで色々調べていたら、「クラウドPBX 」という電話サービスがあったので、どんなものか見てみたらスマートフォンがビジネスフォンとして使えるなど興味深いものでした。

さらにクラウドPBX について調べていると、 MOT/TEL や BIZTEL 、ひかりクラウド PBX などなど・・・・、こんなに 業者が あるのかとビックリ!

そこで、どのクラウドPBX が世間的におすすめなのかと、まとめサイト的なページを色々見ていく中で、「初期導入費用が0円で基本料金も3ヶ月無料の OFFICE PHONE 」 というクラウド PBX が紹介されていました。

ほかのクラウドPBX 業者と比較するとキャンペーン 内容が激熱 だったので、 一度問い合せて詳しく話を聞いてみると、当社の利用ニーズにピッタリだったので導入を決めました。

ここからは、当社がクラウドPBX 「 OFFICE PHONE 」を使ってみた感想をまとめ てみたので、クラウド PBX に 興味のある方は是非参考にしていただければと思います。

当社(不動産業)のクラウドPBX 導入前の通信環境紹介

当社は、主に不動産業物件の仲介・管理を行っている不動産仲介・管理会社です。

業務は事務員を含めて5名の社員でこなしていますが、事務員以外のスタッフは入居希望者の内覧などで外出していることの方が多い会社です。

もともとは、NTT の光インターネット回線の「フレッツ光」および「ひかり電話」に加入しており、電話機についてはNTT から光電話対応のビジネスフォンをリース(リース期間は5 年)していました。

携帯電話については社用携帯を支給せずに、社員が個人で所有しているスマートフォンを利用するようにしてもらい、通話料などを考慮して毎月一人3,000 円の携帯手当を支給していました。

4 名のスタッフが外回りをしていたので、会社としては毎月12,000 円が携帯手当として必要だったことになります。

そして、5年でリース契約していたビジネスフォンのリース期間満了通知書が届いたことがきっかけで、「新しくビジネスフォンを買い換えるより、クラウドPBX を利用してスマホで対応できるようにすれば、かなり費用をカットできるのでは?」と思い、問合せたところ、「会社にとって外出先でも代表電話の発着信ができるようになれば便利だし、社内間通話が無料になればこちらもメリットがある!」ということから切り替えを決めました。

ここからは、導入から実際に切り換えて使ってみた感想などをまとめて紹介したいと思います。

申込みから導入までの流れで感じた感想

最初に、当社ではOFFICE PHONE に電話で問い合わせました。

電話に出た担当の方が対応してくれましたが、現状の通信環境やOFFICE PHONEをどのように活用したいかなど聞かれたので、現在の状況と仕事の効率を上げたいなど簡単に説明しました。

電話番号はそのまま使えるので一安心!

その話の中で、「今使っている会社の代表電話番号が変わるのか」というのが一番気になって聞いてみると、電話番号はそのまま利用できるほか、新たに電話番号を取得できるという説明があったので安心しました。(もし電話番号が変わるようなら導入は止めていたかもしれません。現在のお客様全てへの連絡や、名刺、ホームページなど、いろいろと面倒なことになるので・・・)

それから、色々説明を受けて見積もりを依頼してみることに。

その際、料金プランを決めなければならなかったのですが、全部で4 つの料金プランがあり、担当の方は当社の現状から判断すれば「ライトプランがおすすめです」と紹介されたので、そのライトプランを元に見積もりを依頼しました。

問い合せたあと、すぐに初期費用および基本料金3 ヶ月無料の見積もりが届いたので、再度電話で確認したら、その見積もり内容で問題ないということだったので、正式に契約を結ぶことになった次第です。

OFFICE PHONE の担当者が設定までしてくれる

正式な契約を結んだあと、こちらの都合に合わせて担当の方がわざわざ当社まで来てくれて、使えるようにセッティングしてくれました。

スマートフォンやパソコンで通話ができるようにセッティングしてくれるとともに、使い方まで事務員に丁寧に教えてくれたようで、ほかのスタッフにも事務員から使い方をスムーズに伝えることができました。(操作も非常に簡単だったので・・・)

導入したあと実際に使ってみると、普通にスマートフォンを操作する感覚でビジネスフォンの機能が使えるので、違和感なく利用できました。

申込みから導入まで最低でも2~3 週間くらいはかかると予想していましたが、OFFICE PHONE の担当の方が素早くかつ丁寧に対応してくれたので、こちらの都合に合わせ1 週間程度でスムーズに導入できて助かりました。

実際に利用してみて実感した感想

ここまで、OFFICE PHONE の導入経緯などお話しましたが、ここからは実際に利用してみて実感した感想をポイント別にご紹介します。

➀外出先でも代表番号で発着信できる便利さを実感!

外出しているスタッフがスマホから代表番号で発信できるだけでなく、会社の代表番号に着信した電話にもでることができるようになりました。

会社の電話対応は主に事務員が行っていますが、接客やほかの電話に対応しているとき、電話に出られないなんてこともあります。

そんなときも、手が空いているスタッフが外線着信に対応できるようになったので、電話に出られないという事態がほとんどなくなり、お客さまに迷惑をかけずにすんでいます。

また、会社の代表電話に外出している担当スタッフ宛の着信があったとき、今まではその都度、折り返し対応だったので、手間がかかるうえに通話料もかかっていました。

それが今では、外出しているスタッフのスマホ宛にダイレクトに内線転送できるようになったので、仕事の効率は当然良くなりますよね。

折り返し対応が当たり前になっていましたが、業務効率を考えるとこの機能はとても有り難いものです。

➁そもそも導入費用が0 円でした

OFFICE PHONE の導入にあたって一番驚きだったのが、導入費用が0円だったことです。

もともと「ひかり電話」を使っていたので工事も必要なく、電話機もスマホとパソコンがビジネスフォンとして使えるので、OFFICE PHONEの導入にあたって用意するものは何もありませんでした。

普通のビジネスフォンを導入しようとすれば、リース料や工事費などで何十万円と必要になりますが、それが0 円というのは利用する側にとっては嬉しい限りです。

➂通信費のコスト削減にも繋がっている

今まで当社では先に話した通り、スタッフが個人で所有しているスマートフォンを業務に使ってもらっていたため、通話料などを考慮して毎月3,000 円を携帯手当として支給していました。

それがOFFICE PHONE を導入したあとは、外出先でもスマホから会社の代表番号で発信できます。

そのため、今までのようにスタッフ個人が通話料を負担する必要がなくなったので、毎月3,000 円支給していたのを減額して毎月1,000 円支給するようにしています。

なぜ1,000 円の携帯手当が必要なの・・・?と感じた方もいると思います。

OFFICE PHONE の担当者に聞いたところ、Wi-Fi のないところで通話するときは携帯電話会社の携帯通信を利用するので、スタッフのスマホに通信料(パケット)が発生するということだったので、それを考慮して毎月1,000 円を支給するようにしました。(通話に関しては、そこまで通信量(パケット)は上がらないとのことだったので、相場の1G=1,000 円分というイメージですね)

それとは別に、出先から会社に電話するときも内線で対応できるほか、OFFICE PHONE 同士なら通話料がかからないなど、通信費のコスト削減に大いに貢献しています。

➃通話品質もまったく問題ありません

導入する前、インターネットでクラウドPBX の情報を調べているとき、デメリットとして通話品質が悪いといった内容が書かれているのを見ましたが、使ってみた実感として通話品質はまったく問題ありません。

外出先で使うときも普通にスマートフォンで通話している感覚なので、もちろん電波の入りが悪いところでは聞き取りづらかったりすることはありますが、通常業務に関して全く問題ないレベルです。

社内にはWi-Fi ルーターを設置しているので、何の問題もなく鮮明な通話ができています。

➄今後は便利なオプション利用も検討中!

実施にOFFICE PHONE を使ってみて、使い勝手が良く使い方もだいぶ慣れたので、コストが下がった分で便利なオプション機能も検討しています。

クラウドPBX で利用を検討しているオプション機能

・通話録音:1,000 円
外線通話中の音声を録音してインターネット上に蓄積して、通話内容がいつでも確認できる機能。
初期録音時間は10GB(約1,800 時間)で、追加するときは10GB ごとに400 円/月が必要。

・IVR(自動音声案内):800 円/月
電話着信時に自動で音声案内を流し、それぞれの担当者や部署に直接繋げる機能。
当社は不動産仲介および管理を主に行っている会社なので、聞き漏らしがあればお客さまに迷惑をかけてしまうこともあるため、特に重要な電話のとき通話内容の録音ができれば会社として安心できます。

使い方などは担当者に詳しく聞いて、1,000 円/月で安心が得られれば安いものなので、通話録音をオプション追加してみようと考えています。

クラウドPBX を使ったら、ぶっちゃけ従来のビジネスフォンは使えない!

当社だけの話ではなく、一度クラウドPBX を使ってみたら実際の話し、以前使っていたようなビジネスフォンを利用したいという会社はなくなっちゃうのでは?と感じるほどに経営者の心をくすぶるサービスだと感じました。

特に、スマートフォンがビジネスフォン代わりに使えることが一番便利だと実感しています。

出先から会社の代表番号で発信できるだけでなく、会社に入った着信を外出しているスタッフにダイレクトに転送できるなど、当社のように外出するスタッフが多い会社では、一度クラウドPBX を導入したら手放せなくなるのではなかな?と思うほどです。

また、会社の経費に関しても、社用携帯に毎月多大な費用を払っている会社や、当社のように毎月3,000 円支給していた会社では、クラウドPBX を導入すれば毎月一人1,000 円程度の支給で納まるなど、通信コストの削減にも繋がっていきます。

さらに、クラウドPBX を導入するとき、OFFICEPHONE の「完全無料トライアル」を活用できれば、初期導入費用は一切かかりません。

それを従来のビジネスフォンを導入するときと比べたら、クラウドPBX は比較にならないほど安く導入できます。

私はこのクラウドPBX というサービスは、以前「ガラケーからスマホ」へ世の中は一気に変わっていったのと同じように、「ビジネスフォンからクラウドPBX」へ変わっていくのでは?という感じがします。

まとめ

今回は、クラウドPBX「OFFICE PHONE」を実際に使って実感した感想をご紹介しました。

あくまで私が感じた感想なので、全てが正しいという訳ではありませんが、もしこれから会社の電話機の導入を検討されている経営者の方や担当の方がいらっしゃれば、検討する価値は十分にあることは間違いありません。

クラウドPBX を導入する一番のメリットは、スマートフォンがビジネスフォンとして使えることと、初期費用が安く抑えられることです。

現在、ビジネスフォンをお使いの会社で、不便さや料金の高さに悩んでいる。

または、これから会社に電話機の導入を検討されているのであれば、一度クラウドPBX についての情報を色々調べてみてはいかがでしょうか。

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