【クラウドPBX】外線・内線の仕組みを徹底解説！
この記事のもくじ
内線・外線をビジネスで導入したいが、コストやパフォーマンスの面から何が良いのか迷っている。
という方は、今多いのではないでしょうか。
そもそも、外線・内線を導入する方法はたくさんあります。
ただしクラウドPBXの外線・内線機能なら、従来のPBX・ビジネスフォンを圧倒するパフォーマンスを発揮してくれますよ。
でもその前に「クラウドPBX」がよくわからない、という方。
想像はできるけど、くわしいことはイマイチ‥‥という方へ。
クラウドPBXの基礎基本から「クラウドPBXの外線・内線」について、今回は解説していきたいと思います。
具体的には
- そもそもクラウドPBXとは？外線・内線の仕組みを解説！
- 「クラウドPBXならでは」のメリットを外線・内線・その他に分けて詳しく紹介！
- 参考になるクラウドPBXを導入した事例を紹介！
といったクラウドPBXの外線・内線にフォーカスした内容です。
仕組みが難しそうなクラウドPBX。
でも外線・内線の機能にのみ絞っているため、簡単に理解できますよ。
【クラウドPBX】とは
クラウドPBXとは、クラウドサービスを活用してスマホやPCに外線・内線・転送など電話のあらゆる機能をつなげるサービス・ソフトウェアのことです。
※PBXとは？
そもそもPBXとは、オフィス内の電話機に内線・外線・転送機能をつなげるための装置のことです。
電話機全般の機能を担うことから『主装置』とも呼ばれています。
電話機能における司令塔のような存在ですね。
ちなみに、クラウドサービスとはインターネットを活用して「データの共有・管理」や「ソフトウェア・サービスを利用」できるようにしたサービス。
代表的なクラウドサービスとして、『iCloud』や『Google drive』が有名です。
クラウドサービスが現れる以前は、USBを利用したデータの共有・管理や外部機器からソフトウェア・サービスをダウンロードするなど、面倒な手間がありました。
ですが登場後はインターネットでいつでもどこでも、データの共有・管理、ソフトウェア・サービスの利用が可能になり、非常に便利に。
さらに従来のPBXでは、オフィスに大規模な主装置の設置・工事を行うといった面倒もありましたが、クラウドPBXでは不要！
スマホやPCにアプリをインストールして、オフィスにクラウドPBX専用のアダプターを設置するだけと簡単に導入いただけます。
クラウドPBXの外線の仕組み
従来のPBXやビジネスフォンとの大きな違いは、「インターネット回線」を利用している点です。
クラウドPBXの外線は、インターネット回線から固定電話の回線網につなげて受発信。
その反面、従来のPBX・ビジネスフォンは固定電話の回線網のみで受発信しているのです。
インターネット回線を利用した電話機能ではLINEが提供する『LINE OUT』が有名。
ちなみにLINE OUTは、LINEの友達同士で使うLINE通話とは違い、電話番号に発信できることが特徴です。
インターネット回線を利用した電話は、通話音質が悪いマイナスなイメージが多いと思います。
実のところ、従来のPBXやビジネスフォン、さらに言えば一般的な電話機と同等の「クリアでノイズのない通話音質」に今なっているのです。
ほかにもインターネット回線を利用することで「ウイルスに感染すること」や「通話を盗聴される」といった危険性も回避できますよ。
クラウドPBXの内線の仕組み
クラウドPBXの内線も、外線同様「インターネット回線」を利用しています。
もっとも、内線の場合はインターネット回線のみで受発信しているため「内線」扱いになり、通話料は「無料」です。
またインターネット回線ということは、外線を使うとしても配線は不要。
従来のPBXやビジネスフォンの場合、配線で電話機同士をつなげて内線を利用していましたが、同じインターネット内にいるため公衆の電話回線につなげる必要がなく、内線で利用できるのです。
このようなインターネット回線のみで利用している代表的な例は、『LINE通話』です。
LINE通話は、双方がLINEを利用している場合にのみ利用できるサービスです。
さらに、クラウドPBXの内線はネットワークに接続できる場所ならオフィス外でも利用できます。
【クラウドPBX】の外線通話の5つのメリット
クラウドPBXで外線通話を利用する場合
- オフィス外でも会社の固定電話番号で受発信できる
- 外線電話環境の構築コストを大幅カットできる
- 毎月の通話料を抑えられる
- 海外でも対応可能！
- 外線・回線追加も簡単！
といった「クラウドPBXならでは」の5つのメリットを得られます。
どれも、ビジネスに役立つ利便性の高い機能です。
クラウドPBXで外線を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。
オフィス外でも会社の固定電話番号で受発信できる
クラウドPBXは、インターネットが接続できる場所ならオフィス外でも外線を利用できます。
もっとも、携帯の電話番号や050番号ではなく、市外局番など会社の固定電話で受発信できることが、クラウドPBXならではの魅力です。
例えば、今までは外出中に顧客や取引先から着信があった場合、オフィスに戻ってから電話を折り返すしか対応できませんでした。
これでは、業務の効率は低いまま。
さらには顧客・取引先の業務効率まで下げているため、顧客満足度も低評価。
しかし、クラウドPBXを導入すればオフィス外で電話に対応できます。
そのため、オフィスにいちいち戻る手間を省けますし、顧客満足度も向上！
例えば、工事業者さんなどのオフィスとは別に現場で作業をする場合は、現場担当者が顧客や取引先の方と直接連絡を取れてリアルタイムで無駄のない業務を行えますね。
外線電話環境の構築コストを大幅カットできる
先ほども説明した通り、クラウドPBXを導入するにはスマホ・PCにアプリをインストールしてクラウドPBX専用のアダプターをオフィスに設置するだけで、簡単に導入できます。
よって、従来のPBX・ビジネスフォンと違い大規模な工事などが不要。
その分のコストも抑えられるのです。
従来のPBX・ビジネスフォンでは、ビジネスフォン端末本体の購入なども必要であったため、数台導入するだけで安くても150,000円〜300,000円程度とかなり高いコストでした。
クラウドPBXの初期費用は安いメーカーでは、なんと完全無料です。
もちろん、クラウドPBX専用のアダプター本体や設置・設定など全て含めてです。
また、導入コストの高いメーカーでも20,000円程度で導入できてしまいます。
毎月の通話料を抑えられる
クラウドPBXは、導入コストだけでなく「毎月の通話料」も安価です。
従来のPBX・ビジネスフォンでは、通話料の目安として
- 市内の固定電話からは「8.5円/3分」
- 市外の固定電話からは「20〜40円/3分」
- 県外の固定電話からは「20〜80円/3分」
- 携帯電話からは「20〜40円/1分」
といった料金体系が一般的でした。
その点、クラウドPBXはどこへかけても非常に安価で
- 固定電話からは場所に関わらず8円/3分
- 携帯電話なら15.4円/1分
といった料金体系で通話ができます。
もちろん、安価だからといって通話品質が劣ることはなく、PBXやビジネスフォンと遜色ないクリアな品質を実現しています。
もっともこの料金で通話できる理由は、「インターネット回線」を利用しているためです。
先ほども説明した通り、クラウドPBXはインターネット回線から固定電話の電話網に接続しています。
その結果、非常に安価な料金設定で利用できるのです。
同様の手段で通話料金を下げているものが『LINE OUT』。
LINE OUTはビジネスには不向きですが、通話料金は非常に安価です。
LINE OUTの通話料金は目安として「固定電話からは場所に関わらず3円/1分」「携帯電話なら14円/1分」といった料金体系になっています。
つまり、クラウドPBXはインターネット回線を利用することで安価な通話料を実現したのです。
海外でも対応可能！
クラウドPBXは、インターネットがつながる場所ならどこでも利用できるため「海外」でも利用できます。
もちろん、海外の公衆電話網につなぐわけではないため通話料が高くなることもありません。
よって、海外でもラクラク顧客や取引先と連絡が取れます。
海外出張や海外に取引先がある場合は非常に役に立ちますね。
まさに世界中がオフィスのような感覚です。
外線・回線追加も簡単！
クラウドPBXなら余分な手間がかからず、すんなり外線・回線数を追加できます。
もちろん、その設定も簡単。
外線を増やすには、NTT東西日本に直接連絡するだけです。
その後、ネット上でクラウドPBXに追加する外線用の電話番号を設定したら、ものの数分～数時間でできてしまいます。
なお、設定方法がわからなくなった場合やちゃんと設定ができているのか不安な場合には、クラウドPBXメーカーのサポートに連絡すればスタッフが迅速に対応してくれるため、心配無用です。
【クラウドPBX】内線の3つのメリット
クラウドPBXは外線だけでなく、内線のメリットもクラウドPBXならではのもので優れています。
クラウドPBXの内線のメリットは
- 外出先でも「内線通話」が可能
- 端末数の増減がネットで簡単に変更できる
- 着信をグループで鳴り分け可能
といった3つの魅力です。
外出先でも「内線通話」が可能
クラウドPBXではインターネットを利用することで、外線だけでなく外にいても内線をとることができます。
もっとも、インターネットがつながる場所ならどこでも利用できるため、海外でも利用が可能。
従来のPBX・ビジネスフォンでは、電話機同士を配線で接続して内線を利用するものが一般的であったため、オフィス外では利用できませんでした。
その点、無線・インターネットで接続しているクラウドPBXはインターネットさえあれば利用できます。
その結果、取り次ぎや外出先の社員へすぐに連絡してコミュニケーションを取れるため、業務効率も向上。
例えば、担当者が外出中でもその場で取り次いで、折り返す手間を省くことはもちろん顧客満足度を向上させることもできます。
端末数の増減がネットで簡単に変更できる
クラウドPBXでは、内線で利用するスマホ・PC端末の数もネットで簡単に変更いただけます。
もちろん外線の回線数を増やすのと同様、方法がわからなければクラウドPBXメーカーのサポートに問い合わせれば迅速に対応してくれます。
従来のPBXやビジネスフォンでは、端末数を増やす場合も導入時と同様に、大規模な工事が必要でした。
そのため端末数を増やすだけでも、申請から反映まで数日〜数週間のギャップが生まれてしまうことも。
その点クラウドPBXは数分で、さらにネットで簡単に変更できるため業務を停滞させません。
業務効率・生産性の観点からも、クラウドPBXは非常に優れているのです。
着信をグループで鳴り分け可能
クラウドPBXは顧客・取引先からの着信をグループごとになり分けられるため、着信の度に内線で取り次ぐ手間が不要になりました。
具体的には、クラウドPBXならではのオプション機能である「自動音声応答機能」を利用して、担当者へ直接鳴り分けられるというもの。
もっとも、従来のPBXで「自動音声応答機能」を利用する場合、別の企業から導入するため面倒で余計な手間とコストがかかりました。
しかし、クラウドPBXでは標準搭載です。
「自動音声応答機能」とは、着信時にあらかじめ設定した音声を自動で流すことで着信相手の目的に合わせてダイレクトに担当者へつなげるようにした機能です。
例えばご存じ「〇〇の方は1を、××の方は2を押してください」といった音声案内がこちらに当てはまります。
つまり、クラウドPBXでは着信をグループ・部署ごとに鳴り分られるため、内線で取り次ぐ手間が省け、さらには顧客を保留で待たせることもありません。
【クラウドPBX】のその他の3つのメリット
クラウドPBXには、外線・内線がメインの大きなメリットの他に、業務効率を向上して、コストもカットできる別のメリットもあります。
具体的には
- メンテナンスや故障時の出費が不要
- 最短即日導入で業務を停滞させない
- 業務効率を格段にアップさせる「オプション機能」がすごい
といった3つの魅力です。
メンテナンスや故障時の出費が不要
クラウドPBXのメンテナンスは、クラウドPBXのメーカーがおこなってくれます。
さらには、故障・不具合が起こった場合もメーカーが全ておこなってくれるため、余計な手間も、出費さえも不要。
なぜなら、クラウドPBXのメーカーがクラウドPBXを管理しているからです。
さらには、万が一の際もメーカー直属のプロ技術者が対応するため、早くて的確な作業をしてくれます。
従来のPBX・ビジネスフォンではPBXメーカーは導入するだけで、あとは自ら定期的なメンテナンスや故障時の修理を頼まなければいけませんでした。
そのため、従来のPBXではメンテナンス費や修理費もかかりますし、電話機能が停止して業務が停滞‥‥という事態も。
つまり、クラウドPBXなら、メンテナンスや故障時の余計な出費・手間がなくなります。
最短即日導入で業務を停滞させない
クラウドPBXは早いメーカーで最短即日、遅くても1〜2週間程度で導入が可能。
そのため申請から導入までのギャップがほとんどなく、業務も停滞することがありません。
ちなみに、従来のPBXは導入まで早くても1ヶ月以上かかっていました。
こんなにも迅速な導入ができる理由は、クラウドPBXを設置してアプリをインストールするだけ、という導入の簡潔さ。
同時に、物理的な部品も必要ないという点にあります。
迅速に支社を増設したい場合や事業立ち上げをされる方には、かなりおすすめなのです。
業務効率を格段にアップさせる「オプション機能」がすごい
クラウドPBXは内線・外線など電話機の主機能の他にも「オプション機能」が標準搭載されています。
オプション機能には先ほど説明した「自動音声応答機能」の他に
- 顧客情報自動表示機能
- GPS付きクラウド勤怠管理システム
- 通話録音機能
といったものが、搭載。
【顧客情報自動表示機能】
顧客からの着信時に、その顧客の情報がスマホ・PCの画面に自動で表示される機能。
顧客を待たせることなく迅速な対応ができることから顧客満足度の向上にも期待できます。
【GPS付きクラウド勤怠管理システム】
GPSで社員の位置情報から出勤・退勤した場所を記録。
勤怠管理に活用いただけます。
多様な働き方が求められる今、非常に便利な機能です。
テレワークや直行直帰制度にも最適。
【通話録音機能】
顧客・取引先との電話内容を全て録音できます。
その結果、「言った・言ってない」などのトラブルを回避。
クラウドPBXの外線通話を導入して実際にメリットを実感した事例
とあるアパレル販売業者では、顧客からの問い合わせと取引先からの連絡で電話を利用していました。
しかし、顧客からか取引先からの連絡かわからなかったため、大変不便な思いをされていたそう。
倉庫や外出時に、電話の対応ができないことも課題でした。
そこでクラウドPBXを導入することに。
顧客・取引先からの着信を外出先や倉庫で直接対応できるようになったことで、業務効率は向上。
さらには着信を鳴り分けを設定し、顧客からの連絡か取引先からの連絡か、判断できるようにもなりました。
もう一つの事例としては、営業スタッフが絶えず外出している企業。
社員間のコミュニケーションを取るために、電話を利用していたそうです。
しかし、出先の社員と連絡を取るためのコストがかかり、絶えず外出していることから頻繁に連絡することで、コストはさらに膨れ上がることに。
この課題を解決したのが、クラウドPBXです。
社員間のコミュニケーションを「無料内線」で大幅にコストダウン。
さらに通話料金を気にして電話の発信が億劫であった以前に比べ、何も気にせず何回でも連絡が取れるメリットは大きいでしょう。
おすすめのクラウドPBX
ここまでクラウドPBXの外線・内線の仕組みやメリットを紹介してきました。
クラウドPBXの導入を前向きに考えている方も多いと思いますが、クラウドPBXにもたくさんの種類があります。
どれが良いのか、迷ってしまうでしょう。
そこでクラウドPBXメーカー選びの参考のために、一押しのクラウドPBXをご紹介します。
ここまで紹介してきたメリットをふんだんに活かせるクラウドPBX、それが『OFFICE PHONE』です。
『OFFICE PHONE』は、19年にもわたる自社独自のシステム研究により、その機能性・性能はクラウドPBX界でもトップクラス。
「導入実績20,000社」「顧客対応満足度業界NO1」といった実績・称号から、その性能の高さがうかがえます。
『OFFICE PHONE』の最大の魅力は
- 最短即日開通、アプリに登録するだけ簡単設定！
- 電話番号継続可！海外でも、どの電話番号でも利用可能！
- 初期費用は0円！月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の価格！
- プロからのサポートでクラウドPBXだけではなくビジネスやオフィス機器全般についても相談可能！
- 19年の研究により従来のビジネスフォンと変わらないクリアな通話品質！
といった5つのポイント。
業務効率を向上させ、コストも大幅削減できます。
この他にもさまざまなメリットがあるので、『OFFICE PHONE』について詳しく知りたい方は、ホームページの詳細をチェックしてみてください。
詳しくはこちら：「OFFICE PHONE」
まとめ
クラウドPBXの外線・内線は共に、従来のPBXやビジネスフォンとは比べ物にならないほどグレードアップしています。
外線を目的で導入した方でも、内線のメリットが大きな恩恵になることでしょう。
その逆も然りです。
ビジネスでの内線・外線利用を検討している方は、ぜひクラウドPBXを導入してください。
また導入する際は、19年以上自社独自の研究で日々進化を遂げている『OFFICE PHONE』をぜひ候補に！
シェア数や十分すぎる機能性から、非常におすすめのクラウドPBXなので、ぜひ参考にしてください。
