クラウドPBXについて知ろう

【図解】クラウドPBXで外線・内線が便利に！仕組みやメリットを解説

従来のビジネスフォンの場合、オフィスの外で会社の代表番号を使っての発着信や、離れた場所で働く社員との内線通話は不可能でした。

しかし「クラウドPBX」を導入すれば、外出先や自宅など、場所を問わずスマホを使って会社番号での外線の発着信が可能に。

さらに社外にいるスタッフと無料で内線通話ができるため、業務効率の向上とコスト削減を実現します。

クラウドPBXは、テレワークなどのニューノーマルな働き方やグローバル化する企業活動との相性もよく、今注目を集めているビジネスツールです。

この記事では、クラウドPBXの外線・内線の仕組みやメリットを解説します。

電話環境の整備や、通信機器の見直しを検討している企業さまは、ぜひ参考にしてください。

クラウドPBXとは？従来のビジネスフォンとの違い

「次世代型ビジネスフォン」ともいわれるクラウドPBXは、スマホやPCで場所を問わず利用できます。

従来のビジネスフォンは主装置を事務所内に設置する必要がありますが、クラウドPBXはインターネット回線のクラウド上に主装置の機能を設置します。

クラウドPBXと従来型のビジネスフォンとの機能や導入の面での違いは以下の点です。

ほかにもさまざまなメリットがありますが、ビジネスにおいてライフラインともいえる外線を場所を問わず利用できる点はクラウドPBXの最大の魅力の一つです。

クラウドPBXの外線の仕組み

クラウドPBXは、クラウド上の主装置にて外線や内線の番号を制御して、PC・スマホ・SIPフォンなどで接続する仕組みです。

ビジネスフォンに関する主要な機能の大半がインターネット上にあるため、オンラインで接続さえできればどこにいても社内にいるようにビジネスフォンを利用できます。

たとえばテレワークスタッフや別の支社のスタッフが、会社の番号にかかってきた電話を受けたり、会社の電話番号で発信したりできます。

その結果、得られるメリットは以下の点です。

従来のビジネスフォンの外線機能に加え、クラウドPBXならではのメリットを活かすことで業務効率化や新しい働き方への対応が容易になります。

クラウドPBXの内線の仕組み

クラウドPBXは、内線の機能についてもインターネット上でつながります。

クラウドPBXの内線の仕組みによって、社員同士であれば場所にかかわらず内線通話できるというメリットがあります。

ベンダーの提供している機能にもよりますが、社内チャットやグループウェアなどビジネスツールとして活用することも可能です。

これらの仕組み・機能を効果的に活用すれば、コスト削減や業務効率効率化につなげられます。

クラウドPBXの外線の特徴と3つのメリット

この章ではクラウドPBXの外線の特徴と3つのメリットを掘り下げてご紹介。

利用シーンをイメージしていただけるよう、具体的な状況を想定しながらご案内します。

【外線メリット①】場所を問わず会社番号の発着信ができる

クラウドPBXを導入すると、場所を問わず会社の電話番号で発着信できます。

ビジネスにおいて03や06などの市外局番は、携帯電話の電話番号よりも高い信頼があります。

従来のビジネスフォンでは、担当者の外出機会が多い場合にチラシや広告に担当者の携帯電話の番号を掲載するケースが一般的でした。

クラウドPBXを導入後は、会社番号を掲載できるため、問い合わせの増加につながるケースも想定されます。

注意点は、利用できる電話番号が異なる点です。

特に、既存の会社の電話番号を引き継ぎたいときや市外局番を利用したい場合には、導入前に利用の可否を確認しましょう。

プランや事業者によっては、050のIP電話番号しか利用できない場合があります。

【外線メリット②】オフィス外の社員にも転送不要でコスト削減

クラウドPBXの外線を導入すると、オフィス外の社員にも転送不要であるため、コスト削減につながります。

従来のビジネスフォンの転送機能は、電話の発信者から転送元までの通話料を負担しなくてはならないというデメリットがありました。

しかも電話に出られない場合や望まない営業電話がかかってきた場合などにも転送料金は自社で負担しなくてはなりません。

明細をチェックすると、転送に高額の費用がかかっているケースはよくあることです。

クラウドPBXを導入すれば転送料金が無料になるため、外回りの社員が多く、転送電話を利用することが多い企業にとっては、クラウドPBXの月額費用を負担したとしても十分にコスト面でのメリットを期待できます。

【外線メリット③】ネット環境があれば国内外で外線通話が可能

クラウドPBXの外線はインターネット環境さえあればどこでも通話が可能です。

従来は高額な通話料がかかっていた国際電話も気軽に利用できます。

また、外線設備の導入にあたってはアプリをインストールするのみであるため、小規模の店舗やテレワークスタッフの自宅などにも低コストでビジネスフォンの設備を導入できます。

クラウドPBXの内線の特徴と3つのメリット

クラウドPBXの内線について、3つメリットをご紹介します。

従来のビジネスフォンとは違い、クラウドPBXの内線機能にはどのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

【内線メリット①】外出先や別拠点で働く社員と内線通話が可能

クラウドPBXでは、内線通話が無料になります。

無料で内線通話が可能なことにより、以下の二次的なメリットも期待できます。

コスト面でのメリットはもちろんですが、生産性の向上にも効果を期待できます。

【内線メリット②】着信の振り分けは外出先の社員にもスムーズ

クラウドPBXでは、外出先のスタッフにスムーズに着信を振り分けられます。

インターネット回線を利用しているので、社員が外出していても、オフィスから外出先の社員へ内線をつなぐことが可能です。

たとえば、取引先からの連絡をそのまま外出先の社員へ繋ぐことができるので、折り返すという手間を省くことができます。

オフィスにいる社員からしても、社外にいる社員へ外線をかけるという工程が1つ減るので、業務も効率化していると言えます。

【内線メリット③】アカウント数の増減は工事不要で簡単・スピーディ

クラウドPBXは、工事不要・端末購入不要で簡単にビジネスフォン子機を増設できます。

従来のビジネスフォンでは、利用台数を導入する度に配線工事が必要でした。

また主装置に接続できる機器の台数が決まっているため、主装置の増設や入れ替えが発生するケースもあり、その場合は専門業者への工事の依頼が必須でした。

クラウドPBXの場合は、スマートフォンにアプリを導入するのみで端末を増設できるため、スタッフの人数にあわせてその都度台数を増減できます。

リース契約ではないため、契約期間のしばりもありません。

ただし導入する業者やプランによっては、契約台数の上限が設定されている場合もあるため、契約前に確認しましょう。

クラウドPBXのその他のメリット5選！

クラウドPBXには外線・内線の利用時のメリット以外にも多くのメリットが備わっています。

クラウドPBXのその他のメリットを順番に解説していきます。

配線工事不要で導入が簡単・スピーディ

クラウドPBXのメリットとして「配線工事不要で導入が簡単・スピーディ」ということが挙げられます。

専用アダプターの設置工事が必要な場合もありますが、インターネット環境が整っていれば、スマホやPCにアプリを設定すれば最短即日で利用可能です。

従来のビジネスフォンでは、オフィス設備を整える期間であったり、工事の日程確保、機器が届くまでの期間を考えると数か月の時間が必要となってしまいます。

大規模な工事の必要がなく、導入までの期間がスピーディという大きなメリットがクラウドPBXにはあります。

専用の電話機が不要で初期費用を大幅削減

クラウドPBXは「専用の電話機が不要で初期費用を大幅削減」ということもメリットです。

従来のビジネスフォンであれば、拠点ごとにPBX（電話交換機）の設置工事が必要となり、大きなコストがかかっていました。

しかしクラウドPBXの場合は、そもそもPBXがクラウド上にあるため、専用アダプターの設置工事のみで初期にかかるコストを大幅に削減できます。

従来のビジネスフォンの場合、機器購入や設置費用で30～40万が相場なのに対して、クラウドPBXの場合は1～5万円が相場になっています。

アカウント数の増減が簡単、レイアウト変更もなし

クラウドPBXのメリットとして「アカウント数の増減が簡単、レイアウト変更もなし」ということが挙げられます。

つまり追加で回線を増やしたい場合でも、工事が不要でインターネット上から設定ができます。

従来のビジネスフォンであれば、専門の業者に工事を依頼して、オフィスのレイアウトなども変更が必要でした。

逆に回線を減らす場合でも、クラウドPBXならインターネットから変更できるので、とても機転が利くサービスと言えるでしょう。

オフィスの移転時も工事無しですぐに使える

クラウドPBXのメリットとして「オフィスの移転時も工事無しですぐに使える」ことも挙げられます。

従来のビジネスフォンであれば、一からPBXを設置しなおす工事が必要となるので、手間や費用がかかってしまいます。

一方クラウドPBXの場合、PBXがクラウド上にあるため、工事不要でスマホ・PCの設定をするだけで即日利用できます。

ただしクラウドPBXで電話番号が引き継げないケースになると、工事が必要となってくるので、事前に確認しましょう。

オプション機能も豊富で電話業務の効率アップ

クラウドPBXのメリットとして「オプション機能も豊富で電話業務の効率アップ」ということも挙げられます。

クラウドPBXはインターネット回線を利用したサービスなので、ITテクノロジーを活かした便利な機能が豊富に揃っています。

たとえばどのようなオプションがあるのか、以下に5つ挙げました。

それぞれ従来のビジネスフォンでは、対応できない機能ばかりですがクラウドPBXならインターネットを利用できるので、電話業務の効率アップに繋がると言えるでしょう。

クラウドPBXの導入事例とおすすめサービスを紹介

クラウドPBXの導入事例とおすすめサービスをご紹介します。

実際にクラウドPBXを導入した企業の事例をもとに解説していきます。

企業のクラウドPBXの導入事例

某アパレル会社のA社は、もともと従来のビジネスフォンでしたが、電話配線をコードレスにしたいと考えていました。

さらに外出することが多いこともあり、顧客からの問い合わせの応対ができないことも悩みのタネでした。

そこでスマホがビジネスフォンとして使える、クラウドPBXを導入することに。

導入した結果、オフィス外でも顧客からの問い合わせに応えることで、商機を逃さず売上アップに繋がっているとのこと。

従来のビジネスフォンに備わっていた、電話配線もコードレスとなり、オフィスもスッキリすることに成功しました。

音質やコストに関しても、料金以上の価値を感じておられ、非常に満足のいく結果を得られています。

他にも企業のクラウドPBXの導入事例を紹介した記事がありますので、「クラウドPBXの【導入事例まとめ5選】企業の実際の活用例を紹介」をご覧ください。

低価格・高品質！初めての導入は『OFFICE PHONE』がおすすめ

某アパレル会社A社のように、インターネット回線を利用したクラウドPBXを検討されている方も多いと思います。

しかしクラウドPBXにもさまざまなサービスがあり、「どれを選んでいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめのクラウドPBXが、『OFFICE PHONE』です。

『OFFICE PHONE』は、19年の開発研究によるクリアな通話品質を誇るクラウドPBXです。

導入累計数は20,000社を超え、規模を問わず多くの企業様にご満足いただいています。

無料トライアルでクリアな音質と使い勝手をお試しいただけるのはもちろん、キャンペーン適用で初期費用0円、月額料金も1端末あたり98円～と導入しやすい業界最安値の料金設定です。

転送機能をはじめとするクラウドPBXの便利機能を使いこなして、社内の電話環境を改善したい企業様は、ぜひ『OFFICE PHONE』のご利用をご検討ください！

まとめ

クラウドPBXを導入することで、外線・内線ともに非常に多くのメリットが手に入ることをご紹介しました。

重要なポイントとしては外線・内線ともに、インターネット回線を利用しているのでコストも削減でき、場所を問わず発着信ができることです。

導入事例でもご紹介したように、オフィス外でも顧客の問い合わせに応えることができ商機に繋がったり、コードレスとなりオフィスがスッキリしたりというお声も。

クラウドPBXを検討している方は、ご紹介した『OFFICE PHONE』の無料トライアルで通話品質や使い勝手をぜひ一度お試しください！