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クラウドPBXはBCP策定にも!事業継続計画の取り組み方や展望を紹介

クラウドPBXはBCP策定にも!事業継続計画の取り組み方や展望を紹介

この記事のもくじ

BCP(事業継続計画)についてご存知でしょうか?2012年ごろから取り組まれていますが、特に中小企業においては認知率が50%とまだ対応の過程段階にあります。

今回は、「クラウドPBXはBCP策定にも!事業継続計画の取り組み方や展望を紹介」と題し、BCPの概要や全体像を紹介したうえでクラウドPBXがどのようにBCP策定に活用できるかについて紹介しています。BCP策定は注目されてから数年が経過していますが、まだ正しく理解されていないことが多く、取り組みが中途半端に終わっているケースも見られます。

効果的なBCPを策定し、いざというときに備えましょう。

震災を機に注目されたBCP(事業継続計画)とは

BCP(事業継続計画)の概要について解説します。

BCPの概要

BCPはBusiness Continue Planの略称で、「事業継続計画」と日本語訳されています。かみ砕いていえば、大災害や疫病の流行、企業の大部分を巻き込む大事故などが発生した際にも、最低限行わなければならない重要業務を行えるようにし、元通りの事業が行えるように計画を立てておくことです。

BCPが注目されるようになったのは、2011年の東日本大震災がきっかけです。東日本大震災を受けて行政や民間企業のさまざまな部分で打撃を受け、機能不全に陥ったためです。主な具体例は以下の通りです。

・従業員の死亡やケガ・病気
・データ損失やシステム障害によるICT機器・ネットワークの機能不全
・交通機関のマヒにより従業員が出社できない
・社屋倒壊
・関連会社や子会社の倒壊による部品の欠品

BCPの経緯

こうした行政や民間企業の機能不全を受け、2013年6月に内閣府が発表した事業継続ガイドライン(第三版)などさまざまなガイドラインや指針が設定されています。しかしながら、平成28年時点において大手企業でさえBCP策定率が60%にとどまるなど、まだまだ課題が多いのが実情です。

実際のところ、ガイドラインに基づいて大手企業を中心にBCPに対して取り組みが行われていたはずの2016年の熊本地震の際にも、熊本県が発表した直接経済被害推計は3.7兆円となっており、東日本大震災、阪神淡路大震災に次ぐ史上第3位の被害額を計上しており、BCPがうまく機能していなかったことが問題視されました。

BCPのメリットと展望

BCPを準備すると、災害発生直後に最低限の企業としての機能を果たせるだけではなく、災害から発生から復旧までの期間を短くすることができる、といわれています。

さらには、以下のメリットが考えられます。
①サプライチェーンの役割を果たせる
②取引先や企業からの信頼を得られる
③ライバル企業に対して優位に立てる

また、現状BCPはまだ取り組み過程にあるためこうしてメリットを挙げられる状況ですが、政府がガイドラインを設けていることもあり、将来的にはBCPが社会的責務として認識される可能性もあります。そうなった場合には、適切にBCPに取り組んでいない部分が強調されるケースもあるため、今後は企業の規模問わずますますBCP取り組みへの姿勢は重要視されるでしょう。

BCPの取り組み方

とはいえ、BCPの取り組み方は非常に難しいものがあります。
熊本地震の例に見る通り、大手企業でさえ対策を行っていると考えていたにもかかわらず、BCPが機能しなかったという例が多数ありました。

BCPに失敗しないための取り組み方としては、以下のポイントが重要です。

・代表者が真剣にBCPに対して取り組む姿勢を持ち、従業員一人ひとりにプランを浸透させること
・大きな被害にあうことを前提にプランを策定すること
・企業の代表者や幹部が不在になっても事業が継続できるように、指示系統の優先順位を決めておき残った人員で重要な業務が行えるようにしておくこと
・重要な業務を行うための最低限の環境やツールを確保しておくこと

さまざまな災害や状況を想定して、具体的にこれらのポイントを定めておくことでいざというときに有効なBCPを策定することができます。

クラウドPBXをいかにBCP策定に活用するか

クラウドPBXがBCPの中でどういった役割を果たすのかについて紹介します。

BCPとクラウドPBX

クラウドPBXはBCPを実現するための一つの手法であるといわれています。
BCPの際にクラウドPBXが役に立つポイントを紹介します。

(1)本社が大きな災害により倒壊したり交通機関がマヒしてしまい従業員が出社できなかったりする際に、内線化したスマートフォン端末で会社にかかってくる顧客や取引先からの電話を取ることができます。

(2)他の支社、営業所、関連会社などとの連絡をおこなう際にも、スタッフ個々の携帯電話ではなく会社の代表回線や内線番号を使って情報伝達することができます。

(3)クラウドPBXの機能によっては、電話帳リストに基づいて一斉に安否確認を取ることができます。

(4)電話帳データや通話の録音データなどをデータとしてクラウド上に残しておくことができます。

クラウドPBXは導入しやすさが魅力

以上のように、クラウドPBXはBCP策定の一つの要素として活用できます。
クラウドPBXに対応するだけでBCP対応ができるわけではありませんが、クラウドPBXは企業にとっては導入のしやすさが大きな魅力でもあります。

BCPは事業継続計画という名前の通り、計画ですので綿密なプランニングが必要ですが、クラウドPBXの導入はインターネット環境さえ整っていれば比較的手軽です。さらに活用方法についても、例えばクラウドコンピューティングのように専門的なややこしい機能を使いこなす必要がないため、中小企業やスタートアップ企業にとっても、対応しやすい項目ではないでしょうか?

働き方改革の実現も

クラウドPBX自体が、働き方改革やテレワークの実現ツールとして語られるケースも多いですが、BCPの策定と同時に働き方改革を進めている企業もあります。

テレワークの重要な位置づけとして在宅勤務やモバイルワークなどのテレワークがありますが、これらはBCPを実現する要因にもなります。
また、BCP策定の際に業務内容を棚卸し、仕事の優先順位を決定することになりますが、業務の棚卸や不要な業務の廃止、業務フォローの見える化は働き方改革にとっても重要なポイントです。

働き方改革を実現するためには、他に労働時間の是正や正規・非正規雇用の格差解消などの要素もありますが、こちらも政府の指針により重視されているポイントですし、クラウドPBXの導入が一つのポイントにもなりますので、併せて検討されてみてはいかがでしょうか?

まとめ

大規模な災害や疫病の大流行、本社機能を揺るがす事件や事故が発生した際に、優先順位の高い重要な業務を継続するためのプランBCP。有効なBCPを定めておき活用できれば、企業としての社会的責任を果たすだけではなく、取引先や企業に対してのアピールにもなり、ライバル企業に差をつけることも可能になります。

もちろん、事故や災害は発生しないに越したことはありませんが、そういった事態が発生することを前提にあらゆるケースを想定することが重要です。

そして、そのための有効な対策の一つがクラウドPBXです。インターネット環境さえあれば手軽にスタートできる内容でもあるので、ぜひ対応を検討してください。同時に、クラウドPBXを活用した働き方改革への対応を進めるのもおすすめです。

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