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クラウドPBXの12のメリットと3つのデメリット徹底解説!

クラウドPBXの12のメリットと3つのデメリット徹底解説!

この記事のもくじ

クラウドPBXは、ビジネスに役立つ12のメリットを兼ね備えています。しかし当然ながらデメリットもあります。

従来のビジネスフォンでは導入コストや運用コストなどが高くつきますし、オフィスに縛られた働き方を強いられます。

例えば、初期導入時の配線工事や通信設備機器本体が高額であったり、ワークスタイルに自由度がなかったり・・・。

このようなビジネスフォンのデメリットを改善できるものが「クラウドPBX」です。

もちろんコスト削減の他にもさまざまな魅力があります。

この記事では、そのクラウドPBXのメリット・デメリットについて詳しく解説します。

1クラウドPBXとは?従来のビジネスフォンとの違いは?

クラウドPBXとは、オフィス内の電話機に内線・外線をつなげる役割である「PBX」をクラウド上(ネット上)に構築したものです。

※PBXとは?

そもそもPBXとは、ビジネスフォンで外線・内線の受発信や転送など、さまざまな機能を利用可能にする機械のこと。そのため「主装置」とも呼ばれています。


従来のビジネスフォンではPBX(主装置)をオフィス内に設置し、大規模な工事で配線を物理的につなげて利用していましたが、クラウドPBXはクラウドサービスを活用するためオフィス内に設置する必要がなくなり、クラウド上(ネット上)に用意されたPBXを活用するだけで簡単に外線・内線などのあらゆる機能を利用できます。

なお従来のPBXではビジネスフォン本体が必要でしたが、クラウドPBXではビジネスフォン本体は不要になり、代わりにお持ちのスマホやPCで利用可能です。

またクラウドサービスとは、ネットワークを活用してデータやソフトウェアをネット上(クラウド上)で管理するサービスのことです。従来のデータ管理はUSBやメールを活用してデータの送受信をしていましたが、クラウドサービスを活用することでデータの送受信という概念がなくなり、使用権限があれば誰でもネット上(クラウド上)でデータを閲覧することができるようになりました。

クラウドPBXの12のメリット

クラウドPBXはクラウド上(ネット上)にPBXを構築しただけではなく、従来のPBXでは利用できなかった鮮度の高い機能も兼ね備えています。

クラウドPBXのメリットは、なんと12項目も。

具体的には

  1. 社外でも固定電話番号で受発信可能!
  2. 初期導入費用の大幅削減!
  3. ランニングコストの削減!
  4. テレワーク導入の実現可能!
  5. 【社用携帯不要】個人携帯がビジネスフォンに!
  6. 【業務効率アップ】出退勤管理などオプション充実!
  7. 【BCP対策】災害時にも強い!
  8. 電話番号継続可能!
  9. 電話機の増減が簡単!
  10. 鳴り分けを自由にカスタマイズできる!
  11. メンテナンス費用が不要!
  12. ネットFAXの利用可能!

といった12項目で、どれも生産性の向上が期待できるメリットばかりです。

クラウドPBXのスペックは従来のPBXと比べるまでもありません。

社外でも固定電話番号で受発信可能!

従来のPBXではオフィス内のビジネスフォンでしか固定電話の番号(06、03など)を利用できないため、顧客に連絡する場合はオフィスに戻る必要があり、効率の悪い業務を避けられませんでした。

しかしクラウドPBXは、クラウド上(ネット上)にPBXを構築しているため、社外にいながらスマホで発着信が可能です。

ちなみに市外局番(06、03など)だけではなく、フリーダイヤルも使用できます。

クラウドPBXを活用することで出先でも固定電話番号で発着信可能になります。

初期導入費用の大幅削減!

従来のPBXでは大規模な設置・配線工事が必要であったため、莫大な初期導入費用がかかっていました。その初期導入費用はなんと200,000円以上。

さらに設置・配線工事には最短でも1ヶ月以上かかるためすぐには利用できません。

初期費用が高いのはデメリットですが、固定電話は必要不可欠なため受け入れるしかありませんでした。

その点クラウドPBXは設置・配線工事が不要で、スマホにアプリをインストールしてクラウドPBX専用アダプターを設置するのみ。

そのため初期導入費用は、安い販売業者ではなんと0円。高くても10,000~20,000円で導入可能です。

さらにクラウドPBXの導入は早い業者なら1日で導入できます。

その日からクラウドPBXを活用でき、さらに初期導入費用も安いのがメリットですね。

ランニングコストの削減!

通話によるランニングコストは従来のビジネスフォンだと高くつく傾向にあり、損をしてしまっているのです。

例えば、外出先の社員へ電話で連絡する場合だと通話料は1分20円〜30円程度かかります。そのため電話代が、月に数十万円にも及ぶ企業が大半。

クラウドPBXに関してはオフィスから出先の社員へはもちろん、出先の社員同士でも内線通話が無料でできます。

なぜなら、クラウド上(ネット上)にPBXを構築しているため、電波の届く場所はどこでもPBXを利用できるからです。

テレワーク導入の実現可能!

テレワークを導入して、生産性の向上やワークライフバランスの充実を目指している企業も多いですが、業種や仕事内容がテレワークに不適合で導入を断念している企業も少なくありません。

例えばテレワークを導入すると、顧客からの着信時に担当者がオフィス不在のため対応できないことが問題になります。その他にも会社の電話番号で発信したい場合、自宅やコワーキングスペースなどからは発信できません。

しかしクラウドPBXでは

  1. 社外でも固定電話番号で受発信可能
  2. どこにいても社員間で内線通話が可能
  3. どこにいても顧客からの着信を担当者へ取り次ぎ可能

といった理由からテレワーク導入が実現できます。

テレワークの導入に関するクラウドPBXの詳しい解説についてはぜひ「クラウドPBXで働き方改革】世界中がオフィス環境に?テレワークを促進」をご覧ください。

【社用携帯不要】個人携帯がビジネスフォンに!

ビジネスフォン本体や社用携帯のコストは、無視できないほど高くつきます。

例えば、従来のビジネスフォンは目安として1台100,000円程度かかりますし、リース契約なら月額4,000円以上です。

電話機を数十台導入するとなるとコストも数十倍かかります。さらに携帯電話のバッテリー寿命は2年〜4年ほどのため、周期的に買い替えも必要。端末本体代だけでもコストは馬鹿になりません。

しかしクラウドPBXなら、個人の携帯電話をビジネスフォンとして利用可能です。導入方法も簡単で個人携帯にアプリをインストールするのみ。

もちろん、今まで通りプライベート使用もできますし、自分の携帯電話番号で電話もできます。

仕事でクラウドPBXを利用したい場合は、インストールしたアプリするだけで利用可能です。

コスト削減はもちろん、アプリひとつで簡単にプライベートモードと仕事モードを切り替えられます。

【業務効率アップ】出退勤管理などオプション充実!

従来のビジネスフォンは、オフィス内での内線・外線・転送機能のみ利用できましたが、クラウドPBXは主要な機能以外も業務効率をアップさせるオプション機能が充実しています。

例えば、出退勤管理機能。勤怠管理が困難なテレワークや、会社に寄らず営業先から自宅へ直接帰れる直行・直帰制度を導入したい場合に便利です。

クラウド上(ネット上)で社員全員のGPS位置情報を管理することで、出退勤管理を可能にしました。

また、顧客電話対応スキルを向上させる機能も豊富です。例えば「簡易CTI機能」は顧客からの着信時、瞬時に顧客情報がスマホやPC画面に表示できます。顧客を待たせることのない素早い対応から顧客満足度を向上可能です。

他にも「通話録音機能」で、顧客との通話を録音してトラブルを防ぐことはもちろん、電話対応スキルの向上にも繋がります。

さらに業務効率をアップさせる機能として「名刺管理機能」で名刺をクラウド上(ネット上)で簡単に管理する機能や「スケジュール管理機能」で社員同士のスケジュールを共有する機能も。

クラウドPBXは便利な電話機能の他にも、業務効率をアップさせるオプション機能を豊富に兼ね備えているのです。

【BCP対策】災害時にも強い!

地震・津波・大雨・大雪などの自然災害や事故による停電など、予期せぬ事態が起こった場合に対応するためのBCP対策にもクラウドPBXは向いています。

従来のPBXはオフィス内に配線をひいてPBXを設置しているため、オフィス内の機器が破損してしまうと専門の工事業者を呼んで、復旧するまで外部と連絡が取れませんでした。

クラウドPBXなら配線を用いずインターネットを介してPBXを利用しているため、インターネット回線さえ復旧すればスマホやPCからすぐに連絡することが可能です。

またクラウドPBXはクラウド上(ネット上)でデータを管理しているため、オフィス機器の破損によるデータの破損や消失がありません。

つまり、災害が起こってもデータは無傷ということです。

業務を停滞させて顧客や提携先に電話連絡の面で迷惑をかけることはなくなります。

他にも災害による交通機関の遅延や運休で出社が困難な場合でも、クラウドPBXなら出社せずにテレワークを活用して業務を停滞させることなく進められます。

予期せぬ事態にしっかり対応できることも魅力的です。

電話番号継続可能!

クラウドPBXを導入する場合、基本的にNTT東西日本で新規取得したフリーダイヤル(0120、0800など)や市外局番(03、06など)の固定電話番号を継続して使えます。

そのため、電話番号を変更するデメリットはありません。

企業にとって固定電話番号を変更することは顧客を失うようなもの。

なぜなら、新規顧客を獲得するには宣伝や信頼面から既存顧客より5倍のコストがかかることや、既存顧客の離脱を5%改善すれば利益率は25%も改善されるというデータからです。

つまり、顧客を再度獲得するにはコストが膨大すぎるのです。

ただ、電話番号継続には例外もあります。

一般的なクラウドPBXはスマホにアプリをインストールして、数分で設置できるクラウドPBX専用アダプターを設置して利用するのですが、中にはスマホにアプリをインストールするだけで使える簡易タイプのクラウドPBXも存在します。アプリをインストールするだけのタイプは、電話番号を継続できず新規取得が必要です。

さらに簡易タイプのクラウドPBXでは、使用できる電話番号も限られていて市外局番(03、06)は利用できず、フリーダイヤル(0120、0800など)か050番号のみになります。そのため簡易タイプのクラウドPBXを導入する用途は、フリーダイヤルを取得したい場合または社外で内線を利用してコストを削減したい場合くらいですね。

なお一般的なクラウドPBXでも、ケーブルテレビなどNTT東西日本以外で新規取得した固定電話番号は継続できない場合もあります。

電話番号継続の可否は判断が難しいので、直接クラウドPBXメーカーに問い合わせて確認することをおすすめします。

電話機の増減が簡単!

従来のPBXでは、大規模な配線工事を必要とするため電話機の増減は費用がかかり、導入に時間がかかるイメージがあります。

電話機の増減が難しいと、後々社員が増えて電話機を増やしたい場合に手間がかかり面倒です。

しかし、クラウドPBXではクラウド上(ネット上)で接続する電話機の設定を変更するだけで簡単に増減できます。簡単に設定できるため、メーカーに問い合わせる必要もなく自分で簡単に変更が可能です。

クラウドPBXは企業に合わせて柔軟な対応をしてくれます。

鳴り分けを自由にカスタマイズできる!

クラウドPBXでは顧客から着信があった場合、優先的に着信が届くスマホの設定や自動音声案内サービスなどを利用して、顧客の電話内容によって担当者へ鳴り分け設定をすることもできます。

例えば着信の優先順位を設定する場合、受付担当のAさんへ着信して、その後Bさんへ着信するように独自に詳細な設定が可能です。

着信優先順位の設定や自動音声案内サービスによる鳴りわけ設定を利用することで、不要な対応を減らしてスムーズな取り次ぎで業務効率の向上ができます。

メンテナンス費用が不要!

従来のPBXでは配線工事や設置工事が必要なため、定期的なメンテナンスはもちろん、不具合がある場合に修理する必要がありました。

定期的なメンテナンスや改善のたびに専門の業者を呼んで工事するため、コストが積み重なるのです。メンテナンスにかかる時間も非常に長いです。

しかしクラウドPBXでは自らメンテナンスをする必要がなく、販売業者が定期的にメンテナンスしてくれます。

当然、メンテナンスにかかる費用は無料。無駄な業務・コストが増えることなくクラウドPBXを導入できます。

さらにクラウドPBXの場合「LINE」などの一般的なアプリのように最新機能へのアップデートはクラウド上(ネット上)で可能なため、ほんの数分でアップデートが可能。

常に鮮度の高い最新機能を利用できることも魅力的ですね。

ネットFAXの利用可能!

クラウドPBXでは、ネットワークを活用してスマホやPCのクラウドPBXアプリから簡単にFAXを送受信できます。そのためFAX専用機が不要でコストが削減でき、スマホから簡単に送受信できるため業務効率も格段にアップします。

また受信したFAXは、印刷しなくてもスマホやPC画面で簡単に閲覧可能になる点もメリットです。

クラウドサービスを活用したクラウドPBXは、電話機の外線・内線・転送機能をつなげるだけではなく、オプション機能も充実しているのです。

クラウドPBXのデメリットは3つ!

ここからはクラウドPBXのデメリットをお伝えします。ただし、クラウドPBXのデメリットは対策することで解決可能です。

そこで、クラウドPBXの起こり得るデメリットとその対策方法を解説します。

具体的には、

  1. 音質が不安なメーカーもある
  2. ランニングコストがかかる
  3. 発信できない番号がある

といった3つのデメリットがあります。

音質が不安なメーカーもある

クラウドPBXによっては音質が不安なメーカーも存在します。なぜなら、クラウドPBXはインターネット回線を利用して電話するため技術力の劣るメーカーが対応できていないためです。

例えば、電話中に声が曇ったり、音が途切れたりします。会話は成立するものの不快な気分になりますよね。

しかし音質が悪いのはメーカーの技術力のため、技術力の高いクリアな音声で電話できるメーカーを選べば全く問題ありません。音質の良いクラウドPBXなら、固定電話機や携帯電話と同等の音質で快適に電話可能です。

ランニングコストがかかる

クラウドPBXは月額基本料がかかります。月額基本料はおおよそ2,000円〜3,000円程度です。

従来のビジネスフォンでは基本料がかからないため、月額基本料がかかるとどうしてもデメリットのように感じてしまいますね。ただし従来のビジネスフォンの場合、ビジネスフォン本体を一括購入かリース契約する必要があります。

一括購入の場合、初期費用の目安として電話機一台につき100,000円程度でコストが高くつきます。とはいえリース契約の場合でも安くて月額4,000円前後はかかってしまいます。

これらを考慮すると、月額基本料の2,000円〜3,000円程度はかかるものの、ビジネスフォン本体が不要なため月額基本料と通話料のみで済む、クラウドPBXの方が月額料金は安くつきます。

その他にも、出先の社員との無料内線通話や転送費用が不要など、クラウドPBXでは大幅なコスト削減が可能です。

総合的に判断して、結果は火を見るよりも明らかでしょう。

発信できない番号がある

クラウドPBXでは、発信できない番号があります。例えば、110や119などの緊急用電話番号です。

万が一、発信する機会があったとしてもクラウドPBXアプリからの発信ではなく、普通にスマホから発信できるため不要です。

市外局番や携帯電話番号は全ての電話番号へ発信できるため、ビジネスに支障はありません。心配は無用です。

メリット・デメリットから考慮したクラウドPBXを選ぶポイントは3つ!

これまで解説してきたクラウドPBXの12のメリットと3つのデメリットを踏まえて、クラウドPBXメーカーを選ぶ際に意識する3つのポイントをご紹介いたします。

そのポイントは、

  1. 音質がクリアなメーカーかどうか確認!
  2. 使用できる電話番号の確認!
  3. 満足度の高いサポートであるかどうか確認!
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    といったどれも欠かせない3つのポイントです。

    音質がクリアなメーカーかどうか確認!

    クラウドPBXのデメリットを対策するために、クラウドPBXの音質には注意して選ぶことをおすすめします。

    音質がクリアか否か判断するためには、

    1. クラウドPBXの説明で、クリアな音質であると説明されているか確認!
    2. クラウドPBXメーカーの口コミを確認!

    といった2つの方法を活用しましょう。

    音質がクリアなメーカーは、クラウドPBXのデメリットである音質についてアピールしたいはずです。そのため、クラウドPBXの説明ページで音質についてクリアである旨を説明しています。逆に、音質が不安なメーカーは音質についての説明を伏せています。

    また音質について知るには、実際に利用しているユーザーの口コミを見ることです。実体験ベースで書かれる口コミは最も信頼できますね。判断基準として、口コミの中で音質が良いとコメントがあれば音質がクリアです。その反面、音質について書かれていなければあまり音質が良くないと考えるべきです。

    使用できる電話番号の確認!

    実は、クラウドPBXのタイプによっては市外局番(03、06)が利用できないケースもあります。

    一般的なクラウドPBXは、市外局番・フリーダイヤルなど全ての固定電話番号が利用できますが、アプリをインストールするだけでクラウドPBXの機能が利用できる簡易版クラウドPBXのタイプでは、市外局番を利用できません。

    • 会社の固定電話番号を使用したい場合は一般的なクラウドPBX
    • 内線やフリーダイヤルを使用したいだけならアプリをインストールするのみのクラウドPBX

    といった風な使用用途に合わせたクラウドPBX選びがおすすめです。

    満足度の高いサポートであるかどうか確認!

    クラウドPBXのサポートは、メーカーによってさまざま。満足度の高さもクラウドPBXを選ぶ上で重要なポイントです。

    なぜなら、いちいち説明書やネットで設定方法を調べるよりも、サポートを受けてスムーズに設定した方が業務に関係のない無駄な時間をかけずに業務効率をアップできるからです。

    例えば、クラウドPBXの設定や不明点についてのみサポートできるタイプのメーカー、24時間体制で不明点やトラブルに対応してくれるサポートがついているメーカー、クラウドPBXだけではなくIT専門家によるビジネスやオフィス環境機器全般についてのサポートもついているメーカーなどがあります。もちろん、サポートがついていないメーカーも。

    メーカーそれぞれの技術力や知識力によって、サポートの質も変わります。そのため、しっかりサポートをしてくれるクラウドPBXを選択することが大切です。

    5メリット豊富でデメリットを解決するクラウドPBXの代表例「OFFICE PHONE」
    これまで解説してきた12のメリットと3つのデメリットを加味した上で、おすすめのクラウドPBX「OFFICE PHONE」をご紹介します。

    クラウドPBXを選ぶ3つのポイントを意識したおすすめのものです。良質なクラウドPBXの代表例として参考にしてみてください。

    「OFFICE PHONE」は、19年にも渡る開発研究の結果、クラウドPBX業界の最先端を走ります。実際に、導入累計20,000社突破という実績を持つのです。さらに、クラウドPBX業界で満足度No1と呼び声の高い機能とサポートを兼ね備えています。

    • 最短即日開通、アプリに登録するだけ簡単設定!
    • 電話番号継続可!海外でも、どの電話番号でも利用可能!
    • 初期費用は0円!月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の価格!
    • プロからのサポートでクラウドPBXだけではなく、ビジネスやオフィス機器全般についても相談可能!

    といった4つのポイントが、他のクラウドPBXと比較して優れているポイントです。

    OFFICE PHONEは、アプリインストールと専用アダプターを設置するだけで簡単に導入可能なため、クラウドPBX界で最も早い最短当日の開通が可能。さらに、アダプターを設置するタイプのため市外局番・フリーダイヤルなど、全ての電話番号をそのまま継続できます。

    また、初期費用は0円で導入でき、月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の安さです。回線数は1回線から契約可能で簡単に回線の追加もでき、柔軟な対応をしてくれます。月額利用料も非常に安くつきます。

    特に「OFFICE PHONE」のサポートは非常に優れています。OFFICE PHONEでは「01サポート」というサービスを提供しており、IT専門家が経営革新や業務改善などさまざまなサポートをしてくれます。

    例えば、経営の課題や日常での課題の相談、経営革新支援や日常業務支援など、大なり小なりコンサルタント会社並みのサポートをしてくれるのです。ITを知らないことで逃しているビジネスチャンスや、利益低下を改善したい方には非常におすすめです。また、サポートによる実績として売り上げ4倍アップ、利益率2倍、人件費70%削減の事例も多数あります。

    そんなOFFICE PHONEの音声品質はもちろんクリアで良質です。19年に渡る音声変換エンジンの改良により、ノイズを除去した高性能な音声機能を実現。聞き取れないことがないほどクリアな音質です。

    詳しくはこちら:「OFFICE PHONE

    まとめ:クラウドPBXはメリットが豊富!

    クラウドPBXには、業務効率アップやコスト削減を実現する豊富な12のメリットを兼ね備えています。

    • 社外でも固定電話番号で受発信可能!
    • 初期導入費用やランニングコストの大幅削減!
    • 内線・外線・転送だけではなく、便利なオプション機能も充実!

    といったメリットは企業にとってこの上なく魅力的です。

    もちろんクラウドPBXにもデメリットはありますが、対策を立てることで簡単に解決できます。

    • 音質が不安なデメリットは音質が良いメーカーを選ぶことで解決
    • 月額基本料はかかるが月額料金全体で見れば安い
    • 発信できない110・119番号などは普通にスマホから発信すれば良い

    といった対策でデメリットを解決しましょう。

    これらを考慮した上で、メリット豊富でデメリットを解決できるクラウドPBX「OFFICE PHONE」が一押しです。

    • 最短即日開通、アプリに登録するだけ簡単設定!
    • 電話番号継続可!海外でも、どの電話番号でも利用可能!
    • 初期費用は0円!月額料金も1端末98円〜と業界最高峰の価格!
    • プロからのサポートで、クラウドPBXだけではなくビジネスやオフィス機器全般についても相談可能!

    といった魅力はクラウドPBX界で最高峰の代物。

    ぜひ参考にしてみてください。

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