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クラウドPBXの内線機能を徹底解説!利用シーンと4つのメリット

クラウドPBXの内線機能を徹底解説!利用シーンと4つのメリット

この記事のもくじ

「クラウドPBXと従来のビジネスフォンの内線機能はどこか違いがあるの?」
「クラウドPBXの内線には、何か新しい機能はあるの?」

といった疑問をお持ちではありませんか?

「次世代の通信コミュニケーションツール」であるクラウドPBXを導入すると、業務効率化・コスト削減・コミュニケーション活性化などのさまざまなメリットが。

くわえて、内線機能に特化しているところも大きなメリットです。

そこで今回は、クラウドPBXの内線機能のメリットや効果について徹底解説します!

クラウドPBXで利用できる内線機能とは?

ビジネスフォンに当たり前のように搭載されている、内線機能。

普段は意識していないかもしれませんが、内線機能はビジネスフォンを利用するうえで、非常に重要な役割を果たすものです。

まずは、内線機能の詳細について紹介します。

ビジネスフォンの真骨頂は内線機能にあり!

ビジネスフォンと一般家庭電話との最も大きな違いは、「内線機能」にあると言えます。

たとえば一般の家庭用電話でできるのは、基本的に電話の受発信やFAXの送受信、留守番電話の受発信など。

しかしビジネスフォンなら、デスクごとに内線番号を設定して社員間で通話したり、外部からの電話を転送したり、同じ電話番号を複数の電話機で共有したりと、さまざまな機能を利用可能です。

これらは全て、内線機能があってこそ使用できるのです。

クラウドPBXで使用できる内線機能(=内線クラウド)とは?

次世代型ビジネスフォン「クラウドPBX」では、従来のものよりもさらに便利な内線機能を利用することができます。

本来、ビジネスフォンで内線機能を使用するには『PBX』という装置が必要。

ですがクラウドPBXではインターネット上に仮想のPBXを設置することで、インターネットに繋がっていれば自社の電話機が全て内線で結ばれるようになります。

インターネット経由でいつでもどこでも、社内のビジネスフォンネットワークに接続できるのは非常に便利ですよね。

プライベートのスマホや業務用のPCも含め、全て内線でつながります。

クラウドPBXでの内線化によって実現できる3つの利用シーン

従来のビジネスフォンの内線機能ではできなかったことも、クラウドPBXなら利用できる場合も!

ここでは、クラウドPBXならではの内線機能を活かしたサービスを3つご紹介します。

場所に関係なく内線通話ができる

従来のビジネスフォンでは、無料の内線通話が利用できるのは同一事務所内のみ。

しかしクラウドBPXの場合、世界のどこにいてもインターネットさえあれば無料で内線通話ができます。

このように場所に関係なく内線通話ができる機能は、以下のような場面。

  • 本社と支社との間の通話、本社と店舗や店舗間の通話
  • 外出中の営業スタッフと事務所スタッフとの通話
  • 海外出張中のスタッフと本社との通話
  • テレワーカーや在宅勤務者と事務所との通話

このように柔軟に内線通話ができることで、ビジネスの幅がグッと広がるところが大きな魅力でしょう。

クラウドPBXでの内線化では端末を選ばない

クラウドPBXなら、従来の置き型電話機(SIPフォン)の他に、PCやスマートフォンを電話機として利用することができます。

PCが内線でつながることで、電話を受けながら入力作業をおこなう事務スタッフの作業効率を向上させることができます。

またスマホの内線化により、外出の機会が多い経営者や営業スタッフも気軽に内線通話ができるところがうれしいポイントです。

データ共有ができる

内線でつながることにより、データ共有も簡単になります。

そのメリットが感じられる場面は、具体的に次の通り。

  • インターネット上に登録した電話帳データを、それぞれの電話機やスマホで利用できる
  • PCやスマホから、写真データやエクセルデータなどを送信・共有できる

これらの機能活用により、効果的にデータを共有することができます。

クラウドPBXでの内線化の4つのメリットとは?

クラウドPBXの内線機能の利用シーンから、

「なんとなく従来のビジネスフォンよりも便利そう!」

といったイメージを感じてもらえたかもしれません。

しかし中には、活用法やメリットがまだまだ漠然としている方も多いことでしょう。

そこで次に、クラウド内線による4つのメリットについて解説します。

コスト削減効果が期待できる

クラウドPBXでは、内線の範囲が拡大するため無料通話ができる場面が増え、コスト削減につながります。

特に、コスト削減効果を期待できるのは次の場面です。

●拠点間通話・本社と店舗との通話
拠点間通話のみで毎月数万円単位の通話料が発生している企業もありますが、内線化すれば無料です。

●海外の拠点や海外の海外出張中のスタッフとの通話
一般的に国際電話は通話料が高額になりますが、クラウドPBXの内線なら料金はかかりません。

●不在時の折り返し通話が不要に
クラウドPBXでは、折り返しの必要なく、電話を受けたスタッフがそのまま担当者に内線で電話を取り次ぐことができます。

●業務用のスマホ貸与やスタッフの通信費負担分を削減できる
通信費負担のために、スタッフに携帯電話を貸与したり通話料を会社で負担する企業もあります。
しかしクラウドPBXは、スタッフのスマホにアプリを入れるだけで利用できるため、その必要がありません。
また内線の利用料はかからないため、コストが大幅に削減されます。

●端末購入価格を削減できる
クラウドPBXでは、お持ちのスマホやPCを内線端末として使用できるので、ビジネスフォン購入代金を削減することもできます。

業務効率の向上

クラウド内線の機能を活用することで、業務効率の向上も大いに期待できます。

具体的にご紹介すると、次のような場面があります。

●電話の応答がスムーズになる
従来は担当者が不在の場合、折り返しの電話をするという二度手間を踏んでいました。
しかしクラウドPBXなら、スマホやPCなどで直接電話を取ることができること、他のスタッフが電話を受けても内線でそのまま電話が取次げることから、スムーズに業務を進められます。

●テレワークや在宅勤務がスムーズに
クラウドPBXを内線で接続すると、スタッフのプライベート携帯電話が内線電話として使用されます。
在宅勤務やテレワークなどのオフィス以外の場所で勤務をする場合でも、スマホやパソコンが1台あれば内線通話が可能です。

●導入時や入れ替え・拡張時の工事が手軽に
従来、ビジネスフォンの端末を増やす際には業者に工事を依頼しなければなりませんでした。
またPBXのキャパを超えると、高額タイプへの買い替えや買い足しが必要に。
しかしクラウドPBXなら、端末をインターネットに接続するのみで増設することができるため、端末の追加や入れ替えが非常に手軽です。

コミュニケーションの活性化

クラウドPBXの内線機能でスタッフ全員が無料でつながるようになると、気軽にコミュニケーションを取ることができます

また、従来のように不在時にプライベートのスマホに直接電話をかけることが少なくなり、あくまで業務用のビジネスフォンに連絡を取るというスタンスを取れるので、比較的楽に連絡できるようになります。

結果的に、クラウドPBXの内線機能によりコミュニケーションが活性化され、生産性向上や業務改善に繋がることもあります

セキュリティ面の安全

クラウドPBXはビジネス用途に特化したビジネスツールなので、品質の良いものを選べばセキュリティ対策もしっかりと取られています

同じく無料で通話ができる「LINE」などのツールを利用する企業もあると思いますが、それらとは安心感が段違い。

内線として使用する場合、電話帳データの共有や社内データの送受信もあるため、安全に使用できるのは非常に大きなポイントになるでしょう。

内線のクラウド化によりコミュニケーションを活性化!

クラウドPBXの利点をチェックしたうえで、自社への導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

導入の際に頭に入れておきたいのが、「クラウドPBXのメーカーによって品質が大きく異なる」ということ。

内線機能をより効果的に活用するには、品質の優れたクラウドPBXを選ぶことが重要になります。

くわえて導入のしやすさも、選ぶにあたって非常に大きなポイントですよ。

そこで、この記事でおすすめしたいクラウドPBXが「OFFICE PHONE」

その理由は、以下の2点です。

●従来のビジネスフォン並の音声品質
どんなに便利なクラウドPBXであっても、音質が優れていなければ意味がありません。

たとえば音声が途切れやすかったり、ノイズがたくさん入ったり・・・

音質に問題のあるクラウドPBXを導入すると、かえって業務効率が低下してしまい、結果としてデメリットが大きくなってしまいます。

しかし「OFFICE PHONE」は、従来のビジネスフォンと同じくらいの高クオリティのクラウドPBXなので、通話の品質面に不安を抱えている方にも十分におすすめです。

●導入のサポートをしてもらえる
クラウドPBXを導入する際には、内線番号の設定やそれぞれの端末の初期設定など、最初に登録の手間がかかります。

しかしOFFICE PHONEなら、面倒な端末の初期設定を営業担当者がサポートしてくれます。

以上より、質の良いクラウドPBXを導入したい企業には、断然「OFFICE PHONE」がおすすめです。

まとめ

ビジネスフォンの一大要素といえる内線機能は、クラウド化することによりさらに便利になります。

世界中のどこにいても、そしていつでも好きなときに、社内のメンバーと無料で内線通話ができるのです。

このようなクラウドPBXの内線機能を最大限に活かすには、サービスのメリットを知ることや、基本性能に優れたクラウドPBXを導入すること、さらにはサポートの親切なクラウドPBXを選ぶことが重要。

業界最長クラスの19年の開発実績のある「OFFICE PHONE」は、20,000社以上に導入された最高品質クラスのクラウドPBXです。

従来のビジネスフォンにも匹敵するほどの通話品質を実感したい方、内線クラウドによりビジネス効率を高めたい方は、ぜひ一度メーカーに問い合わせください!

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