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クラウドPBXの6つのメリットを一挙紹介!

クラウドPBXの6つのメリットを一挙紹介!

この記事のもくじ

クラウドPBXを導入する際、どのようなメリットがあるかご存知でしょうか?
コスト面でのメリットがよく言われますがそれ以外にも多くのメリットがクラウドPBXにはあります。

今回は「クラウドPBXの6つのメリットを一挙紹介!」と題して、クラウドPBX導入のメリットについて紹介します。
初期費用がほとんどかからないという点は確かにメリットとして非常に大きいのですが、それ以外にもさまざまなメリットがありますので、ぜひ導入の際の参考にしてください。

メリット①コストが安い

クラウドPBXのメリットはコストの安さです。

コストの安さはクラウドPBXの人気が高まっている要因でもあります。PBXの機器代金が不要なことや配線工事をしなくても利用できることなどから初期費用が安いことに加えて、通話料やオプションの費用、保守にかかる費用などさまざまな項目でコストの削減効果が期待できます。

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従来のビジネスフォンといえば、初期導入費用として何十万円以上の金額が必要になりましたが、ほとんど初期費用をかけずにビジネスフォン設備を構築することができます。

メリット②柔軟な働き方が可能になる

クラウドPBXの2つ目のメリットはスマホの内線化により、柔軟な働き方を実現できることです。これによって、近年注目されている働き方改革やモバイルワークを実現することができます。

オフィスの内外での柔軟な働き方について紹介します。

オフィス内ではフリーアドレス化にも対応

スマートフォンを内線化し、それぞれのビジネスフォン子機をクラウドでネットワーク接続することで、オフィス内でも場所にとらわれない働き方が可能になります。

従来のようにビジネスフォン子機を音声回線で接続する場合には、ケーブルごとに外線番号や内線番号が紐づけられていたため、スタッフが座席を移動する際にはビジネスフォン子機と一緒に移動する必要がありました。IP電話網を使用するクラウドPBXでは、電話機を気にせずに移動することができるため、プロジェクトごとに座席を移動したり、最初から座席を設定せずにフリーアドレス化したりすることが容易になります。

またスマートフォンを内線化すれば、社内のどこにいても内線通話が可能となるほか、自席にいなくても会社の番号で外線発信をすることができます。

社外でも内線として利用できるため、どこにいても会社に在籍しているように仕事ができる

スマートフォンを内線化すれば、オフィスの外にいてもオフィスの中にいるように仕事をすることができます。

在宅勤務者やモバイルワーカーが社外から会社の電話番号を使って電話発信をすることができます。これによって、社内にいなくても会社のスタッフとして顧客への電話対応をしたり、会社に出社しなくても取引先とやり取りをしたりすることができます。

また、社外スタッフと社内スタッフが通話料のかからない内線通話で活発にコミュニケーションを取ることができます。そのため、テレワーク導入時に陥りがちな指示・相談・コミュニケーションの不足といった事態を避けることができます。

こうした柔軟な働き方を実現することによりBCPの策定の一要素にもなります。

オフィスの移転や拡張にも柔軟に対応

スタートアップ企業や大きく成長中の企業では、従業員の大幅な増加やそれに伴うオフィスの移転・拡張が必要となるケースが考えられます。
このような場合にオンプレミスPBXの場合、回線の増設工事(移転の際には、+追加工事)が必要になります。

しかし、クラウドPBXの場合には、配線が不要なのでライセンス数を増やし機器を追加するだけで増員や拡張にも柔軟に対応可能です。

メリット③経費として計上できる

従来のオンプレミスPBXは資産となり、減価償却をして資産計上する必要がありますが、クラウドPBXの場合は経費として計上することができます。

経費として落とすことで税金を抑えることもでき、経理上のメリットがあります。

メリット④コンピュータ上で情報を管理できる

クラウドPBXのメリットとして、電話帳データやライセンス情報などをコンピュータ上で一括管理できる点があります。

管理方法は、クラウドPBXのサービスごとに異なりますが、管理者向けの管理画面が設けられているケースが多いです。
一括管理できるデータの具体例としては以下のデータがあります。

・電話帳データ
・留守番電話データ
・CRM(顧客管理システム)との連携による顧客情報管理
・請求書管理
・リアルタイムの稼働状況管理
など

その他、名刺データの管理など管理機能が充実しているクラウドPBXもあります。
さまざまな情報をインターネット上で一括管理できるので、管理の簡素化や戦略的な営業が可能になります。

また、電話帳データなどの重要なデータを端末に残さずにインターネット上で管理することで、端末紛失時などの情報セキュリティ対策にもなりますし、個人所有の携帯電話を内線化する際にも仕事の情報をプライベートのスマホに入れずに済むというメリットにもなります。

メリット⑤市外局番を設定できる・今の番号を引き継げる

対応可能な市外局番には限りがありますが、クラウドPBXでは市外局番を設定できます。
ベンダーによっては、現在利用中の電話番号をそのまま継続することもできます。

市外局番を設定すれば、特に一般消費者向けには信頼の向上につながります。また、電話番号を引き継ぐことで、名刺やパンフレットなどの擦り直し、取引先や顧客への連絡が必要なくなることから、業務負担が大きく軽減されます。

メリット⑥保守をベンダーに任せられる

クラウドPBXでは、オンプレミスPBXと異なりバージョンアップやトラブル対応などの保守サービスをベンダーに任せることができます。

保守を任せられることは費用面でのメリットもありますが、本来の業務に集中できるという点でもメリットがあります。

例えば、オンプレミスPBXに不具合が発生した場合、自社で状況の確認や業者の手配、業者への状況の説明、業者が工事対応中の業務の制限、工事費用の支払い対応など、業務の手を止めてさまざまな対応を行わなければなりません。そして、復旧作業がスムーズに進まない場合(例えば故障部品の取り寄せが必要な場合など)は、一定期間ビジネスフォンが使用できなくなるケースも考えられます。

クラウドビジネスフォンの場合には、こうした作業をベンダーに一任できるほか、トラブル時の対応もベンダーごとに対策が取られているケースが多いため業務にも大きな穴を開けずに対応できるケースが多いです。

まとめ

クラウドPBXの6つのメリットについて紹介しました。
こうしたメリットをうまく活用すれば、大きなコストをかけなくても場所や環境にとらわれない柔軟な働き方が可能になります。また、クラウドPBXはさまざまな会社の規模に対応可能なので、その時の状況に合わせた契約をすることでコストを必要最小限に抑えることができます。

メリットをしっかりと活用するためにも、クラウドPBXを契約する際にはプランやオプションの内容を細かく把握し、どのように自社のビジネスに活用できるかをイメージしながら手続きを進めていくと良いでしょう。

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