now loading

【クラウドPBX導入事例・ホテル編】PMSとの連携

【クラウドPBX導入事例・ホテル編】PMSとの連携

この記事のもくじ

外国人観光客の増加などの要因から、近年非常に活気づいているホテル業界。ホテル業界でもクラウドPBXの導入が進んでいます。

今回は「【クラウドPBX導入事例・ホテル編】PMSとの連携」と題して、ホテル業界でのクラウドPBXの導入に関しての導入事例を中心に、従来のPBXや固定電話の必要性やクラウドPBXのメリットなどについて紹介します。

時代の流れとともに、ホテルもかなりシステム化されていますので、既存の概念にとらわれず柔軟に対応をすることで業務の効率化やコストの削減が実現できる可能性があります。

ホテルの客室に電話機は必要?

モーニングコールやフロントとの連絡など、ホテルの客室には電話機が不可欠とされていました。しかし、そういった状況が少しずつ変わってきています。

今は多くのホテルでPMS(Property Management System)というホテル管理システムが導入されています。PMSによって宿泊管理を統括的に行うことができます。クラウドPBXの中にはPMSと連携させることができるものもあります。連携させることで、モーニングコールやメッセージなどの宿泊客への連絡や、清掃の指示や状況取得などの機能が利用できるようになります。

そうすると、客室に従来の固定電話が不要になる、という考え方も生まれます。実際に、客室の電話機を撤廃して、タブレット端末やモバイル端末にこれらの機能を持たせているホテルも増えてきています。

事例鬼怒川金谷ホテルでの導入事例

鬼怒川金谷ホテルは、高価格帯のリゾートホテルです。
鬼怒川金谷ホテルでは、PBXの故障をきっかけにオンプレミスのPBXと客室の固定電話を撤廃して、タブレット端末を利用したNTT東日本の「ひかりクラウドPBX」を導入しました。

固定電話を廃止しタブレット端末へと切り替えたポイント

PBXの故障というきっかけがあったにせよ、なぜ金谷ホテル観光では固定電話を廃止しタブレット端末に切り替えをされたのでしょうか?そのポイントについて紹介します。

①客室の雰囲気に合うIP電話機がなかったこと
リゾートホテルである金谷ホテル観光は、家具や機材などの部屋の雰囲気を重視されています。IP電話機は機能面では安心感がありますが、どうしても客室の雰囲気に合う形状のものがなかったといいます。

②タブレット端末のみでも十分用途を満たせること
携帯電話の普及により客室の電話を使用して外線発信をする宿泊客は極めて少なくなりました。今は、客室での電話機の使用用途としてはフロントへの連絡と客室間の内線通話がほとんどです。こうした用途であれば、タブレット端末をスピーカーモードにしておけば十分に対応できます。

③情報の発信やルームサービスの注文にタブレット端末を利用できる
タブレット端末は観光ガイドなどの情報発信にも利用されています。紙媒体のパンフレットよりも多くの情報を掲載することができるので、宿泊客の満足度向上にもつながっています。また、タブレットを使ってルームサービスの注文を行うことも可能、となっています。

クラウドPBXの導入内容と効果

鬼怒川金谷ホテルでは、客室用としてタブレット端末41台、フロントなどスタッフが利用するIP電話機15台をクラウドPBXにて利用しています。従来は、中規模のPBXを利用されていたとのことですが、コスト面ではほぼ同等であるということです。導入時にはルーターの設置などにより一時的に費用が膨らんだとのことですが、部署ごとに契約していた電話回線やインターネット回線を一本化するなどのコストの見直しも同時に実現できたということです。

当初、高齢者を中心にタブレット端末に対する不満がなかったわけではありませんが、スリープモードにならないように設定をしたり、マニュアルをそばに置いたり、初期場面を通話アプリにするなどの工夫をした結果、徐々に解決をされたとのことです。

PMSとの連携機能のあるMOT/HOTEL Phoneの導入事例

クラウドPBXのサービスをホテル向けに展開しているサービスもあります。
そのうちの一つがオフィス24の展開するMOT/HOTEL Phoneです。同社のクラウドPBXとしては、MOT/TELがありますが、MOT/HOTEL Phoneはホテル業界に特化したサービスで、利用頻度の少ない客室の固定電話をクラウドPBXを利用したタブレット端末で代用するサービスです。

MOT/HOTEL Phoneの機能の概要

MOT/HOTEL Phoneには、以下の機能が搭載されています。

<客室用>
・客室電話
・多言語通訳
・観光案内
・館内案内
・アラーム
・お知らせ

これらの客室用の機能は、客室に設置したモバイル端末にて利用可能です。さらに、チェックインからチェックアウトまでの間、専用のアプリをダウンロードすることで宿泊者自身の携帯電話にこれらの機能を持たせることができます。

<スタッフ用>
・スマートフォン内線化
・多言語管理
・清掃管理
・録音機能
・スタッフ間チャット
・PMS連動

MOT/HOTEL Phone導入企業

MOT/HOTEL Phoneの導入事例がホームページにて公開されています。

・コートホテル新横浜
PBXの老朽化をきっかけにMOT/HOTEL Phoneを導入。

・Hotel ETHNOGRAPHY
機能面を重視してMOT/HOTEL Phoneを導入。具体的にはタブレット端末に機能を搭載することにより、客室の紙媒体の資料ファイルや目覚まし時計を撤去することができ、客室の雰囲気を良くすることができること、ミスなく清掃の管理ができること、などを理由に導入を決定されました。

・HOTEL EXCEL KIKUSUI
従来のPBXの交換は高いコストがかかってしまう点から、クラウドPBXの導入を決定。操作性が非常にシンプルであること、5か国語に対応していること、宿泊者のスマホをルームキーとして設定することができフロントを通さずにチェックインができるようになることなど、機能面でのメリットも踏まえて導入を選定されました。

まとめ

外国人観光客の増加を受けて活気づいているホテル業界でも、ホテル全体のシステム化やスマホの導入率の増加に伴ってクラウドPBXの導入が進んでいます。特に、MOT/HOTEL Phoneなどのホテル業界に特化したサービスの場合、PMSとの連携をはじめとしたさまざまなホテル業務に特化した機能を利用することができます。
従来とは異なり客室に電話機を置いておく必要性も薄れてきていることや、ホテル業務と連動することで清掃管理や顧客管理がスムーズに行えるというメリットがあります。客室の景観を損なわずスタイリッシュな空間を演出できるというのもクラウドPBXのタブレット端末が喜ばれるポイントです。

事例を参考にしながら、導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

PAGE TOP