クラウドPBXについて知ろう

【図解】クラウドPBXと既存PBXの併用方法｜メリットや注意点も解説

クラウドPBXの導入を考えている方のなかには、「既存PBXやビジネスフォンをそのまま使えるか？」といった疑問を持つ方もいるのではないしょうか。

結論から言うと、クラウドPBXと既存PBXは「併用可能」です。

併用することで、既存の電話設備を流用できたり、通話料を大幅に節約できたりと、さまざまなメリットが生まれます。

この記事では、クラウドPBXと既存PBXの違いを明確にしたうえで、併用する方法を解説します。

また併用のメリット・デメリットや、既存設備を撤去する場合の注意点もご紹介。

「クラウドPBXの機能は魅力だけど、既存の設備も無駄にしたくない」とお考えの方に必読の情報をお伝えします。

クラウドPBXと既存PBXは併用できる！その方法とは

冒頭で解説したとおり、クラウドPBXと既存PBXは「併用可能」です。

現在、既存PBXを使用中の企業がクラウドPBXを導入する場合にも、既存PBXを処分する必要はありません。

※ここで言う「既存PBX」とは、電話回線を使う「レガシーPBX」。以降は主に「従来のビジネスフォン」と呼称。

それではどのような方法で併用するのか、その仕組みをくわしく解説していきます。

ただその前に、理解が深まるよう、クラウドPBXと既存PBXがそもそもどう違うのか簡単に振り返っておきたいと思います。

そもそもクラウドPBXとは？従来のビジネスフォンとの違い

クラウドPBXと従来のビジネスフォンには多くの違いがあります。

違いを理解すると、なぜクラウドPBXが画期的な電話システムと言えるのかが分かり、導入する利点が見えやすくなります。

最初にクラウドPBXの仕組みや特徴を押さえ、従来のビジネスフォンより優れていると言える理由を見ていきましょう。

クラウドPBXはインターネット回線を使った電話サービス

クラウドPBXは、クラウド上にある主装置にインターネット回線でアクセスして使う電話サービスです。

主装置というのは、電話機の発着信をコントロールする装置です。
オフィスにたくさんの電話機が置かれている様子をイメージしてください。

それらの電話機が混線せずに発着信を行うには、きちんと外線や内線をコントロールする「司令塔」が必要ですが、主装置がその役割を果たします。

クラウドPBXでは、この主装置の働きをするものがクラウド上、つまりインターネット上に存在します。

主装置を利用して発着信を行うには、各電話機をインターネットでクラウド上の主装置に接続しなければなりません。

これは裏を返すと、インターネット環境さえあれば、クラウド上の主装置を利用できるということです。

オフィスにいるときでも、自宅や外出先にいるときでも、インターネットを通してクラウドPBXのサービスを利用できます。

従来のビジネスフォンとの大きな違いは「主装置」にある

クラウドPBXと従来のビジネスフォンとの大きな違いは、主装置の設置場所と電話機との接続方法です。

前述のとおり、クラウドPBXではクラウド上に主装置が存在し、インターネット回線で電話機と接続します。

それに対して従来のビジネスフォンでは、オフィス内に主装置が設置され、電話回線で電話機と接続されます。

これらの違いが、電話業務に大きな変化をもたらしました。

従来のビジネスフォンのケースだと、主装置を使った電話業務ができるのは「オフィス内」に限られます。
主装置と電話機とは、電話回線で糸電話のように有線接続されているからです。

それに対してクラウドPBXでは、オフィス内外のどこにいても主装置を使った電話業務ができます。

主装置と電話機とが、インターネット回線で接続されているからです。
※インターネット回線は電話回線とは異なり、特定の配線に依存せず使えます。

まとめると、「従来オフィス内でのみ行えた電話業務を、オフィスの外で行えるようにしたのがクラウドPBX」ということです。

具体的には、クラウドPBXで以下のことが実現します。

このように、クラウドPBXの特徴である「どこでも主装置にアクセスできる仕組み」を活かすと、電話業務がより効率かつ低コストになります。

クラウドPBXと既存PBXの併用には機器の設置が必要

ここからは、クラウドPBXと既存PBX（従来のビジネスフォン）を併用する方法について見ていきましょう。

具体的には、以下2つのパターンをご紹介します。

「既存の主装置や電話機をクラウドPBXでも活かしたい」
「いきなり従来のビジネスフォンを全面刷新するのではなく、段階的に入れ替えていきたい」

このように考えている方は、ぜひ参考にしてください。

パターン①「IP-PBX」を設置する方法

1つ目のパターンは、「IP-PBX」を設置する方法。

「IP-PBX」とは、インターネット回線を使うビジネスフォンのシステムです。

従来のビジネスフォンは、「主装置がオフィスにあって、電話回線で電話機と接続する」とご紹介しました。

IP-PBXも主装置がオフィスにあるのは同じですが、クラウドPBXと同じく、インターネット回線で電話機とつなげます。

つまりIP-PBXは、従来のビジネスフォンとクラウドPBXのハイブリッドのような存在です。

	従来のビジネスフォン ※本記事では既存PBXとして紹介	IP-PBX（クラウドPBXの一種）	クラウドPBX
主装置の位置	オフィス内		クラウド上
利用回線	電話回線	インターネット回線

IP-PBXですが、じつは広い意味ではクラウドPBXの一種でもあります。

クラウドとはネットワーク経由で提供されるサービスを指して使われる言葉ですが、IP-PBXはインターネット回線で電話サービスを提供する意味では、クラウドのサービスだからです。

ただし主装置はオフィス内にあり、クラウドPBXのようにベンダーが提供するインターネット上のサーバーにはありません。
そのため厳密には、「IP-PBX＝クラウドPBX」とはなりません。

本題に戻りますが、IP-PBXを利用すると、既存PBX（従来のビジネスフォン）との併用が実現します。
といっても、クラウドPBXとの併用というより「クラウドPBXの一種であるIP-PBXとの併用」です。

そう聞いて、「IP-PBXと併用できるかではなく、クラウドPBXと併用できるか知りたい」と思われた方がいらっしゃるかもしれません。

もっともな疑問ですが、じつはIP-PBXはクラウドPBXと機能がほとんど同じです。
しかも前述どおり、広い意味ではクラウドPBXとも呼べるため、「既存PBXとクラウドPBXは併用可能」と言えます。

では具体的に、どのような仕組みで併用するかというと、以下の画像がおおまかなイメージです。

画像の「主装置」とは、既存PBX（従来のビジネスフォンの主装置）のことです。
この主装置とIP-PBXとを、ISDN回線でつなぎ、さらに社内LAN経由でIP-PBXを光回線と結びます。

この仕組みにより、既存PBXで使ってきた電話機や複合機を使い続けられます。
同時に、IP-PBXを通してクラウドPBXの便利な機能を利用可能です。

パターン②「VoIPゲートウェイ」を設置する方法

2つ目のパターンは「VoIPゲートウェイ」を設置する方法です。

「VoIPゲートウェイ」とは、アナログ回線とインターネット回線を中継する装置です。

本来、データ転送方式が異なるアナログ回線とインターネット回線は、そのままではつながりません。

既存PBXは電話回線を使い、クラウドPBXはインターネット回線を使うため、直接は接続できないのです。

しかし、いわば両回線の「通訳者」として機能するVoIPゲートウェイを経由すると、回線をつなぎ合わせられます。

こちらの方法を使うことでも、クラウドPBXと既存PBXを併用可能です。

具体的なサービス例としては、NTT東西のひかりクラウドPBXが挙げられます。
以下は、NTT東日本による併用時の機器接続イメージです。

出典：ひかりクラウドPBX（既存のビジネスフォンやPBXと併用する場合）

画像内の「VoIP GW」と書かれているものがVoIPゲートウェイです。
この装置は既存PBXと接続され、さらにクラウド上の主装置へとつながっています。

IP-PBXを使うパターンと同じく、既存の電話機もこの方法で継続使用できます。
ただ併用するパターンとしては、IP-PBXを使うパターンのほうが、VoIPゲートウェイを使うパターンより一般的です。

クラウドPBXと既存PBXを併用する5つのメリット

クラウドPBXと既存PBXを併用することには、以下のようなメリットがあります。

それぞれのメリットについて見ていきましょう。

既存の設備を活かしながらクラウドPBXを導入できる

クラウドPBXと既存PBXを併用すると、既存の設備を活かしながらクラウドPBXを導入できます。

従来のビジネスフォンで使う主装置やビジネスフォン端末は高価です。
またビジネスフォンはなかなか壊れないため、クラウドPBXの導入を機に使わなくなってしまうのはもったいないです。

さらに既存PBXで使っていたFAX機器についても、まだまだ使えるのに使用を中止すると無駄が生まれます。

クラウドPBXと併用すると、これら既存の機器を流用できます。

設備投資にかけた資金が無駄にならないため、企業にとってはプラスです。
既存設備をリース契約で使っている場合も、併用すれば、契約を中途終了して違約金を払うことになりません。

また使い慣れた機器をそのまま利用できると、社員にとって利便性が高いでしょう。

全国一律の通話料金になるためコスト削減になる

クラウドPBXと既存PBXを併用する別のメリットは、全国一律の通話料金になるためコスト削減になることです。

従来のビジネスフォンで外線をかけると、距離に応じて通話料金が発生します。

一方クラウドPBXのようにインターネット回線を使う電話サービスでは、全国一律の通話料金が適用されます。

※通話料金は8円前後／3分。

従来のビジネスフォンをクラウドPBXと接続・併用すると、全国一律料金にて外線発信が可能です。

これまでの通話料金を大幅節約できるため、コスト削減に取り組んでいる企業は重宝するでしょう。

スマホ内線化で場所を問わず電話業務が可能になる

クラウドPBXと既存PBXを併用すると、スマホ内線化で場所を問わず電話業務が可能になります。

クラウドPBXは、インターネット回線を通してどこからでもクラウド上の主装置にアクセスできます。

電話回線ではなくインターネットを使うため、スマホも主装置に接続可能です。
※専用アプリをインストールして使います。

Wi-Fiや4G／LTE・5Gなどを通して、オフィス内はもちろん、外出先でも接続できます。

このようにスマホをビジネスフォン端末の代わりに使う仕組みが「スマホ内線化」です。

スマホ内線化により、外出中の社員と無料内線通話ができたり、出先から会社代表番号での発着信ができたりと、業務の自由度が増します。

従来のビジネスフォン単体では難しいですが、クラウドPBXと併用することで、スマホ内線化が実現します。

BYOD対応で端末購入コストをカットできる

クラウドPBXと既存PBXを併用すると、BYOD対応で端末購入コストをカットできます。

「BYOD」とは、社員個人のデバイスを業務に使う考え方を指します。

クラウドPBXでは固定電話機に加え、スマホやタブレット・PCなども使えますが、社用ではなく個人のデバイスも使用可能です。

従来のビジネスフォンだけだと、会社が電話機の購入・修理などをしなければなりません。

クラウドPBXと併用すれば、BYODで社員個人のスマホを電話機にできるため、設備コストをカットできます。

クラウドPBXのBYODについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

クラウドPBXでBYOD導入を加速！メリット・デメリットを徹底解説

テレワークやBCP対策を促進できる

クラウドPBXと既存PBXを併用すると、テレワークやBCP対策を促進できます。

インターネットを通じてどこからでも電話業務ができるということは、
少なくとも電話業務だけのために出社する必要がないということです。

ほかの社員との通話や顧客・取引先との通話は、すべて自宅その他の場所で行えばよいだけです。

もちろん、ほかの業務でどのみち出社しなくてはならない場合は別ですが、テレワークを推進したい企業にとって便利であることは間違いありません。

またクラウドPBXはBCP対策としても有効です。
BCP対策とは、災害など緊急事態があったときに事業を継続・即時復旧するための取り組みを意味します。

繰り返しになりますが、クラウドPBXの主装置、つまりメインの機能はクラウド上にあります。

災害などで出社できなくても、インターネット環境さえあれば電話業務を継続できるため、BCP対策にうってつけです。

出社しなければ従来のビジネスフォンだけだと、通常電話業務ができませんが、クラウドPBXと併用すればこの問題を解決できます。

クラウドPBXがBCP対策に有効な理由について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

【クラウドPBXでBCP対策を実現】事業継続に役立つ4つの理由とは

クラウドPBXと既存PBXを併用する2つのデメリット

クラウドPBXと既存PBXの併用には、以下のようなデメリットもあります。

メリットだけでなく、デメリットもしっかり踏まえて併用の判断をするようおすすめします。

各デメリットについて解説します。

機器の設置に費用がかかる

クラウドPBXと既存PBXを併用すると、機器の設置に費用かかります。

IP-PBXやVoIPゲートウェイなどを使うことになるため、機器代と工事費が発生します。

機器の費用はおおむね以下のとおりです。

2つの電話システムの運用コストがかかる

クラウドPBXと既存PBXを併用する別のデメリットは、2つの電話システムの運用コストがかかることです。

クラウドPBXと従来のビジネスフォンの両方を運用するため、その分コストがかさみます。

具体的にかかる費用には、以下のものが挙げられます。

IP-PBXをリースする場合は、契約する業者に対してリース代を支払う必要があります。

どれくらい運用コストがかかるかは、契約内容や機器購入の有無など、状況によって変わります。

併用するかクラウドPBX単体で運用するかは、コスト面を事前に計算してから判断することが大切です。

クラウドPBXと既存PBXを併用する2つのパターン

クラウドPBXと既存PBXを併用する場合、その運用パターンとしては、以下2つが挙げられます。

それぞれのパターンについて詳しく見ていきましょう。

無期限に併用を続けるパターン

1つ目は、無期限に併用を続けるパターンです。

とくにクラウドPBX単体の電話システムにするつもりがなく、併用期限を決めずに運用するパターンです。

このパターンは主に、既存設備が多く、壊れるまでは有効活用したいケースなどに当てはまるでしょう。

一般的に法定耐用年数は、主装置・ビジネスフォンともに5年、電話線は10年。

しかし、これはあくまで法定耐用年数の話であって、実際の耐久性はもっと長いです。
どのように使うかによりますが、ビジネスフォンであれば15～20年使えるケースもあります。

現在の設備をできるだけ長く使うつもりで、かつコスト面で大きな問題がなければ、期限を決めずに併用するのもありでしょうです。

一時的に併用して段階的に既存PBXをなくすパターン

2つ目は、一時的に併用して段階的に既存PBXをなくすパターンです。

このパターンは、以下のようなニーズや不安を持つ企業の場合に便利でしょう。

このようなケースでは、段階的に併用してクラウドPBXの使い心地を試し、問題ないか実用性が確かめられたら、既存PBXをなくすやり方だと安心です。

既存PBXを撤去するときの注意点

併用をやめる場合、既存PBXやビジネスフォンを撤去することになります。

そのさいは以下の点を意識しましょう。

撤去工事は専門業者に依頼する

素人で撤去作業は行えないため、必ず専門業者に依頼しましょう。

設備を一括購入している場合は、一定期間保管する

撤去後に「もう一度システムを元に戻したい」と感じる可能性はゼロではありません。
可能なら数ヶ月ほど保管しておき、完全に不要と判断できたら、売却するか廃棄します。

廃棄する場合は自治体の指針に沿って、適正な方法でおこないましょう。

リース契約の場合は、契約満了かどうか確認する

リース契約中は、設備の所有権はリース会社にあります。
契約途中で勝手に撤去することはできないため、必ず契約が満了しているか確認しましょう。

契約が満了していない状態でリース契約を打ち切ると、違約金として契約期間の料金を全額支払わなければならなくなる恐れがあります。

契約満了か違約金支払いにより撤去できるようになったら、設備をリース会社に返却します。

クラウドPBXの導入・既存PBXとの併用は『OFFICE110』にお任せ

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『OFFICE 110』公式サイト
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まとめ

クラウドPBXと既存PBXを併用することは可能です。

クラウドPBXの一種であるIP-PBXを設置するか、VoIPゲートウェイを設置することで、併用が可能です。

併用すると、従来のビジネスフォンのみでは実現が難しかったさまざまな業務を行えるようになります。

場所に縛られず主装置にアクセスでき、どこでも社員同士が無料内線通話をかけられます。

さらに外出先で会社代表番号での発着信を行うことも可能です。

ただしコスト面でデメリットがあるため、この記事でご紹介したメリット・デメリットを天秤にかけて判断されるようおすすめいたします。

クラウドPBX導入や既存PBXの撤去を検討される際は、ぜひ『OFFICE 110』までお気軽にご相談ください。

オフィスに関するどのような質問にも丁寧にお応えいたします。

なお、弊社のクラウドPBX『OFFICE PHONE』では、随時トライアルサービスを実施中です。

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